Adicionar e gerenciar mais projetos

Agora que já criou seu primeiro projeto e tem mais familiaridade com a Asana, talvez seja boa ideia adicionar e gerenciar mais projetos e explorar os modelos prontos. Este artigo abordará as outras formas de criar projetos e recursos com facilidade.

Importe seus projetos a partir de planilhas

A Asana ajuda a gerenciar seus trabalhos e projetos de um único lugar. Se você tem projetos e fluxos de trabalho que planeja e gerencia através de planilhas (ou de ferramentas como o Trello), pode usar o nosso importador de CSV para trazê-las rapidamente para a Asana. Organizar suas planilhas como no exemplo abaixo ajuda a converter suas colunas diretamente em campos da Asana, como de destinatário e datas de início e conclusão.

Exemplo de documento do Excel organizado para exportação

Tem outras colunas na sua planilha que monitoram coisas como prioridade ou status? Você pode criar novos campos personalizados (ou usar os já existentes na Asana) para coletá-las durante o processo de importação.

Economize tempo com os modelos

Para quê começar novos projetos do zero se você pode usar os modelos prontos da Asana?

Se precisa de ajuda ou inspiração para começar um novo projeto, você pode usar um dos nossos modelos de projeto. Eles ajudam a criar inúmeros fluxos de trabalho que você pode personalizar para atender às necessidades da sua equipe.

Tem processos que se repetem com frequência? Salve-os como modelos personalizados

Se houver processos e projetos que você sabe que usará em outras ocasiões, como a integração de novos membros de equipe ou o balanço do fim do mês, salve-os como modelos personalizados. Com isso você se assegura de não esquecer nenhum passo nem perder tempo recriando a cada vez os mesmos procedimentos.

Para salvar um projeto como modelo basta clicar no menu suspenso do cabeçalho do projeto e escolher Salvar como modelo. Esses modelos podem ser usados por qualquer pessoa na sua Organização.

GIF do acesso aos modelos criados pelos usuários e pela Asana

Os modelos podem ser ainda mais fáceis de seguir adicionando regras. As regras podem cuidar automaticamente da atribuição de tarefas, atualização dos campos, entre outros.

Saiba como outras equipes como a sua criam e gerenciam seus projetos

A Asana foi pensada para todos os tipos de equipe, independentemente do seu tamanho ou função. Confira nas próximas páginas mais dicas sobre como criar o melhor fluxo de trabalho para a sua equipe:

Gerencie múltiplos projetos com os Portfólios

Quando há um número maior de projetos na Asana, os gerentes de projetos, supervisores das equipes e aqueles que transmitem informações à equipe executiva podem precisar de uma forma de monitorar múltiplos projetos ao mesmo tempo. Você pode fazer isso com os portfólios. Um portfólio é uma coleção de projetos que exibe os status, datas de conclusão, proprietários, prioridades, níveis e mais numa só apresentação.

Isto poupa o seu tempo por não precisar averiguar se houve novas atualizações de status, e ajuda a aprimorar os projetos que mais requerem a sua atenção. Também é uma apresentação clara e abrangente que você pode compartilhar com outros interessados que precisem de uma visão geral (e não de atualizações das tarefas individuais), além de ajudar a manter a sua equipe focada no progresso.

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar num só lugar todos os projetos de uma iniciativa ou equipe específica

Para criar um portfólio basta clicar na sua barra lateral, depois em Portfólios. Clique no quadrado Novo portfólio e adicione todos os projetos que deseja monitorar num só lugar.

Saiba mais sobre gestão de projetos com Asana

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.