Adicionar e gerenciar mais projetos

Agora que já criou seu primeiro projeto e tem mais familiaridade com a Asana, talvez seja boa ideia adicionar e gerenciar mais projetos e explorar os modelos prontos. Este artigo abordará as outras formas de criar projetos e recursos com facilidade.

Importe seus projetos a partir de planilhas

A Asana ajuda a gerenciar seus trabalhos e projetos de um único lugar. Se você tem projetos e fluxos de trabalho que planeja e gerencia através de planilhas (ou de ferramentas como o Trello), pode usar o nosso importador de CSV para trazê-las rapidamente para a Asana. Organizar suas planilhas como no exemplo abaixo ajuda a converter suas colunas diretamente em campos da Asana, como de destinatário e datas de início e conclusão.

Exemplo de documento do Excel organizado para exportação

Tem outras colunas na sua planilha que monitoram coisas como prioridade ou status? Você pode criar novos campos personalizados (ou usar os já existentes na Asana) para coletá-las durante o processo de importação.

Economize tempo com os modelos

Para quê começar novos projetos do zero se você pode usar os modelos prontos da Asana?

Se precisa de ajuda ou inspiração para começar um novo projeto, você pode conferir os nossos modelos prontos da Asana. Eles ajudam a criar inúmeros fluxos de trabalho que você pode personalizar para atender às necessidades da sua equipe.

Tem processos que se repetem com frequência? Salve-os como modelos personalizados

Se houver fluxos de trabalho e projetos que você sabe que usará em outras ocasiões, como a integração de novos membros de equipe ou o balanço do fim do mês, salve-os como modelos personalizados. Com isso você se assegura de não esquecer nenhum passo nem ter que recriar o seu sistema.

Para salvar um projeto como modelo basta clicar no menu suspenso do cabeçalho do projeto e escolher Salvar como modelo. Esses modelos podem ser usados por qualquer pessoa na sua Organização.

Para criar um novo projeto a partir de um modelo, clique no botão + laranja, selecione Projeto, e procure na guia Modelos pelo modelo que precisa.

Saiba como outras equipes como a sua criam e gerenciam seus projetos

A Asana foi pensada para todos os tipos de equipe, independentemente do tamanho ou função. Temos modelos para algumas das equipes e projetos mais comuns, artigos do Guia com o passo a passo para criá-los, e cursos da Asana Academy para mostrar como gerenciá-los. Confira nas páginas seguintes mais dicas sobre como criar o melhor fluxo de trabalho para a sua equipe:

  • Explore nossa página de exemplos com os projetos mais comuns e veja como criá-los e gerenciá-los com as instruções passo a passo.
  • Não encontra a sua equipe ou caso de uso? Junte-se ao Fórum da Comunidade para partilhar o seu processo ou pedir a ajuda de outros para criar o processo ideal para um projeto específico.
  • Assista aos nossos webinários de clientes e encontre conversas e capturas de tela de como clientes reais planejam e gerenciam o seu trabalho com a Asana.

Gerencie múltiplos projetos com os Portfólios

Quando há um número maior de projetos na Asana, os gerentes de projetos, supervisores das equipes e aqueles que transmitem informações à equipe executiva podem precisar de uma forma de monitorar múltiplos projetos ao mesmo tempo. Você pode fazer isso com os portfólios. Um portfólio é uma coleção de projetos que exibe os status, datas de conclusão, proprietários, prioridades, níveis e mais numa só apresentação.

Isto poupa o seu tempo por não precisar averiguar se houve novas atualizações de status, e ajuda a aprimorar os projetos que mais requerem a sua atenção. Também é uma apresentação clara e abrangente que você pode compartilhar com outros interessados que precisem de uma visão geral (e não de atualizações das tarefas individuais), além de ajudar a manter a sua equipe focada no progresso.

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar num só lugar todos os projetos de uma iniciativa ou equipe específica

Para criar um portfólio basta clicar na sua barra lateral, depois em Portfólios. Clique no quadrado Novo portfólio e adicione todos os projetos que deseja monitorar num só lugar.

Saiba mais sobre gestão de projetos com Asana

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.