Como começar a usar a Asana

Bem-vindo(a) à Asana!

Fotografia de clientes reais da Asana, com tarefas coloridas da Asana flutuando ao redor deles e mostrando o que cada um realizou graças ao produto Há inúmeras coisas que nossos clientes podem realizar com a Asana, mas este é um breve resumo do que você mais precisa saber no início.

Demonstração rápida da Asana

O visual e os recursos da Asana estão em constante evolução; o que você vê na sua tela vai ser provavelmente diferente do que aparece neste vídeo, mas os conceitos fundamentais permanecem os mesmos.

1. Como criar uma tarefa

GIF de como criar uma tarefa em um projeto da Asana

Tudo começa com uma tarefa. As tarefas são ações a realizar e constituem o componente básico mais importante da Asana.

Para criar uma tarefa, comece com um projeto, digite o nome da tarefa e pressione Enter para adicionar outras tarefas.

Boas práticas para tarefas

  • Crie nomes de tarefas específicos e que estimulem a ação, para que fique claro o que deve ser feito. Adicione uma descrição da tarefa para que o responsável saiba o que precisa fazer.
  • Atribua a tarefa a um colega de equipe e defina a data de conclusão (mesmo se for provisória) para deixar claro quem é responsável pelo quê.
  • Anexe arquivos com qualquer informação relevante para o trabalho, ou documentos de trabalho. Além disso, confira se você realmente anexou os arquivos finais ao marcar a tarefa como concluída, para que os colegas de equipe consigam localizar o seu trabalho e saber que foi terminado.
  • Adicione colegas de equipe como colaboradores da tarefa para eles ficarem em dia com o progresso da tarefa. Você também pode enviar-lhes notificações usando as @menções no comentário de uma tarefa.

2. Como criar o seu primeiro projeto

Os projetos são a forma de organizar e planejar todas as tarefas relacionadas a uma iniciativa, meta ou trabalho específico. Você pode visualizá-los em uma lista, um quadro, um calendário ou um cronograma, e alternar entre esses modos de visualização a qualquer momento.

GIF exemplificando as diferentes visualizações de projetos na Asana, incluindo lista, quadro, cronograma e calendário

Tipos de projetos que você pode gerenciar com a Asana

Você pode planejar e gerenciar quase todos os projetos ou processos na Asana. Veja a seguir os exemplos mais comuns:

Tipos de projetos da Asana

Veja mais exemplos na seção formas de usar a Asana ou comece com um projeto pronto na nossa biblioteca de modelos.

3. Organizar o seu projeto

Agrupe tarefas relacionadas com as seções

Exemplo de seções no layout de lista da Asana

As seções agrupam as suas tarefas, facilitando a análise do projeto. São mais úteis para categorias que não mudam à medida que o trabalho progride. Por exemplo, você pode criar seções por intervalo de tempo (como trimestres ou meses), fase do projeto ou, como no estilo de quadro Kanban, de forma a ordenar os itens pelo estado “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.

Ordene e filtre as tarefas dos projetos com os campos personalizados

Como ordenar as tarefas por campo personalizado na Asana

Os campos personalizados são como os cabeçalhos das colunas de uma planilha. Eles ajudam a filtrar e ordenar as tarefas no seu projeto por informações como prioridade, status da tarefa, custo e aprovação da tarefa. Para agrupar o seu projeto, basta clicar em qualquer cabeçalho e, em seguida, usar os botões Filtrar e Ordenar.

4. Como encontrar o seu trabalho e as atualizações correspondentes

À medida que os projetos avançam e surgem novos trabalhos, a Asana oferece-lhe diversas opções para que você se mantenha em dia. Abra a barra lateral para ver rapidamente:

Minhas tarefas

GIF que mostra como priorizar uma tarefa na Asana a partir de Minhas tarefas para que você se lembre de fazê-la no fim da semana) As Minhas tarefas mostram apenas as tarefas atribuídas a você, bem como seus prazos. Acesse a tela de Minhas tarefas no transcorrer do dia para marcar as tarefas que já foram concluídas, ver os novos trabalhos e dar início à tarefa seguinte.

Caixa de entrada

GIF que mostra uma cliente visualizando e ordenando a caixa de entrada na Asana de acordo com o trabalho atribuído a ela desde as atualizações gerais A Caixa de entrada consiste em um feed com as atualizações mais recentes e filtradas, mas apenas dos trabalhos que você está acompanhando. Você também pode responder e tomar ações na própria Caixa de entrada e acessar o seu trabalho de maneira rápida.

5. Como a Asana está organizada

Os projetos e tarefas são os elementos mais essenciais que compõem a Asana.

Visão geral da estrutura da Asana

  1. As organizações se baseiam no endereço de e-mail compartilhado pela empresa e conectam todos os que usam a Asana na sua empresa.
  2. As equipes são grupos funcionais de uma organização que normalmente correspondem às equipes gerais, como de marketing ou vendas, ou a outros grupos funcionais, como o “escritório de Nova York”.
  3. Os projetos são armazenados em equipes (e portfólios) para monitorar todos os passos, informações e comunicações para alcançar um objetivo, iniciativa ou meta.
  4. As tarefas são armazenadas nos projetos e deixam claro quem está responsável pelo quê, e quais são os prazos. As tarefas guardam todos os arquivos, conversas e instruções correspondentes, para que sejam encontrados facilmente em um único lugar.
  5. Os portfólios guardam grupos de projetos. Você pode usá-los para ver num só lugar todos os projetos e atualizações de status que levam a uma iniciativa ou objetivo.

Mais recursos úteis para aprender a usar a Asana

Ilustração de uma mulher cheia de inspiração, criatividade e curiosidade

Após dominar os conceitos básicos, você pode continuar se aprimorando, e a equipe da Asana fará o mesmo. Dispomos de vários recursos de primeiros passos para que todos possam aprender da maneira que preferirem.

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