Como começar a usar a Asana

Bem-vindo(a) à Asana!

Fotografia de clientes reais da Asana, com tarefas coloridas da Asana flutuando ao redor deles e mostrando o que cada um realizou graças ao produto Há inúmeras coisas que nossos clientes podem realizar com a Asana, mas este é um breve resumo do que você mais precisa saber no início.

Demonstração rápida da Asana

O visual e os recursos da Asana estão em constante evolução; o que você vê na sua tela é provavelmente diferente deste vídeo, mas os conceitos fundamentais permanecem os mesmos.

1. Como criar uma tarefa

GIF de como criar uma tarefa em um projeto da Asana

As tarefas representam as etapas realizáveis ou coisas a fazer, aprovações ou marcos a serem atingidos. Além disso, podem incluir informações importantes de referência nos projetos (como briefs ou modelos de apresentação), para que sejam facilmente encontradas.

Para criar uma tarefa, comece com um projeto, digite o nome da tarefa e pressione Enter para adicionar outras tarefas.

Boas práticas para tarefas

  • Crie nomes de tarefas específicos e que estimulem à ação, para que fique claro o que deve ser feito.
  • Estabeleça datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que souber os prazos, ou estime-os da melhor forma possível, para que eles possam se preparar. Você pode até adicionar uma data de início para exibir um intervalo de datas.
  • Anexe arquivos ao mencionar um documento.
  • Adicione colegas de equipe como colaboradores, para que possam acompanhar o progresso da tarefa.
  • Vincule trabalhos relevantes ou notifique colegas de equipe na descrição da tarefa ao @mencionar tarefas, pessoas ou projetos relacionados.
  • Comente na tarefa — Você pode comentar nas tarefas para fazer perguntas, responder a colegas de equipe ou fornecer informações e opiniões.

2. Como criar o seu primeiro projeto {#gl-first-project}

Os projetos são a forma de organizar e planejar todas as tarefas relacionadas a uma iniciativa, meta ou obra específica. Você pode visualizá-los como uma lista, um quadro, um calendário ou um cronograma.

GIF exemplificando as diferentes visualizações de projetos na Asana, incluindo lista, quadro, cronograma e calendário

Tipos de projetos que você pode gerenciar com a Asana

Você pode planejar e gerenciar quase todos os projetos ou processos na Asana. Veja a seguir os exemplos mais comuns:

Tipos de projetos da Asana

Veja mais casos de uso na seção formas de usar a Asana ou comece com um projeto pronto na nossa biblioteca de modelos.

3. Organizar o seu projeto

Agrupe as tarefas relacionadas com seções ou colunas

Exemplo de seções no layout de lista da Asana

As seções (no layout de lista) ou as colunas (no layout de quadro) agrupam suas tarefas. São mais úteis para categorias que não mudam à medida que o trabalho progride. Por exemplo, você pode criar seções por intervalo de tempo (como trimestres ou meses), fase do projeto ou no estilo de quadros Kanban, para ordenar os itens por “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.

Para criar seções pressione Tab + N. Nos projetos em quadro, basta clicar em Adicionar coluna.

Ordene e filtre as tarefas dos projetos com os campos personalizados

Como ordenar as tarefas por campo personalizado na Asana

Os campos personalizados são como os cabeçalhos das colunas. Eles ajudam a filtrar e ordenar as tarefas no seu projeto por informações como prioridade, status da tarefa, custo e aprovação da tarefa. Para agrupar o seu projeto, basta clicar em qualquer cabeçalho e, em seguida, usar os botões Filtrar e Ordenar.

4. Como encontrar o seu trabalho e as atualizações correspondentes

À medida que os projetos avançam e surgem novos trabalhos, a Asana oferece-lhe diversas opções para que você se mantenha em dia. Abra a barra lateral para ver rapidamente:

Minhas tarefas

GIF que mostra como priorizar uma tarefa na Asana a partir de Minhas tarefas para que você se lembre de fazê-la ao final da semana As Minhas tarefas mostram apenas as tarefas atribuídas a você, bem como seus prazos. Acesse a tela de Minhas tarefas ao longo do dia para marcar as tarefas que já foram concluídas, ver os novos trabalhos e dar início à tarefa seguinte.

Caixa de entrada

GIF que mostra uma cliente visualizando e ordenando a caixa de entrada na Asana de acordo com o trabalho atribuído a ela desde as atualizações gerais A Caixa de entrada consiste em um feed com as atualizações mais recentes e filtradas, mas apenas dos trabalhos que você está acompanhando. Você também pode responder e tomar ações na própria Caixa de entrada e acessar o seu trabalho de maneira rápida.

5. Como a Asana está organizada

Os projetos e tarefas são os elementos mais essenciais que compõem a Asana.

Visão geral da estrutura da Asana

  1. As organizações se baseiam no endereço de e-mail compartilhado pela empresa e conectam todos os que usam a Asana na sua empresa.
  2. As equipes são grupos funcionais de uma organização que normalmente correspondem às equipes gerais, como de marketing ou vendas, ou a outros grupos funcionais, como o “escritório de Nova York”.
  3. Os projetos são armazenados em equipes (e portfólios) para monitorar todos os passos, informações e comunicações para alcançar um objetivo, iniciativa ou meta.
  4. As tarefas são armazenadas nos projetos e deixam claro quem está responsável pelo quê, e quais são os prazos. As tarefas guardam todos os arquivos, conversas e instruções correspondentes, para que sejam encontrados facilmente em um único lugar.
  5. Os portfólios guardam grupos de projetos. Você pode usá-los para ver num só lugar todos os projetos e atualizações de status que levam a uma iniciativa ou objetivo.

Mais recursos úteis para aprender a usar a Asana

Ilustração de uma mulher cheia de inspiração, criatividade e curiosidade

Após dominar os conceitos básicos, você pode continuar se aprimorando, e a equipe da Asana fará o mesmo. Dispomos de vários recursos de primeiros passos para que todos possam aprender da maneira que preferirem.

Quero… Recursos
Assistir a vídeos rápidos Assista Como usar a Asana ou clique pelas telas das Aulas Asana
Obter treinamento Inscreva-se para participar de um treinamento ao vivo ou de uma demonstração de recursos ao vivo; matricule-se na Asana Academy
Dar uma olhada nos artigos sobre dicas [Guia Asana](/guide) ou [Blog Asana]
Falar com alguém Cadastre-se no Fórum da comunidade Asana ou contrate um instrutor da Asana

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.