Como começar a usar a Asana

Bem-vindo(a) à Asana! Quer você seja a primeira pessoa na sua organização a se inscrever ou um novo membro de uma equipe que já usa a Asana gratuitamente ou que esteja começando uma avaliação gratuita, este artigo mostrará a maneira mais rápida de tirar o maior proveito da Asana, além de explicar o uso dos recursos mais importantes. Não se explicará tudo (essa é a função do Guia Asana) mas abordaremos o que é mais importante para ajudar a começar já a usar a Asana da melhor forma.

Como a informação é armazenada na Asana?

Visão geral da estrutura da Asana

Os domínios na Asana baseiam-se no endereço de e-mail compartilhado pela empresa, portanto, o convite de colegas de equipe (ou receber um convite) leva a participar do mesmo domínio. Veja como a Asana está organizada:

  1. As organizações baseiam-se no endereço de e-mail compartilhado pela empresa, e conectam todos os que usam a Asana na sua empresa. As organizações (diferentemente dos espaços de trabalho) são pensadas para empresas, companhias e outros usos profissionais da Asana. Acesse as configurações de organização clicando no seu avatar.
  2. A barra lateral é um ponto de partida para as ações fundamentais. É aqui onde pode conferir e responder às notificações na Caixa de entrada, ver todas as tarefas atribuídas a você nas Minhas tarefas, e salvar relatórios como de trabalhos em risco ou aprovações.
  3. Os portfólios guardam grupos de projetos. Você pode usá-los para ver em um só lugar todos os projetos e atualizações de status que levam a uma iniciativa ou objetivo.
  4. As equipes são grupos funcionais de uma organização que normalmente correspondem às equipes gerais da empresa, como de marketing ou vendas. Vemos acima a equipe de Marketing da Apollo Enterprises
  5. Os projetos monitoram todos os passos, informações e comunicações para alcançar um objetivo, iniciativa ou meta. Kat Mooney é membro de quatro projetos na equipe de Design da Organização Apollo da Asana: solicitações de design, revisão semanal, web design e ativos de marketing.
  6. As tarefas são armazenadas nos projetos e deixam claro quem está responsável pelo quê e quais são os prazos. As tarefas guardam todos os arquivos, conversas e instruções correspondentes, para que a informação permaneça sempre no lugar certo (e em um só lugar).

Veja um rápido tour da interface da Asana.

Os projetos e tarefas são os elementos mais fundamentais que compõem a Asana. A seguir mostraremos como você pode criar fluxos de trabalho com eles.

1. Criar o seu primeiro projeto

Os projetos são a forma de organizar e planejar todas as tarefas relacionadas a uma iniciativa, meta ou obra específica. Você pode visualizar os projetos como uma lista ou um quadro, assim como num calendário e num cronograma. Pode criar projetos para quase tudo o que imaginar e da forma que quiser, mas reparamos que, com frequência, os projetos se enquadram nas quatro categorias a seguir:

As quatro visualizações distintas na Asana - listas, calendários, quadros e o cronograma

Veja mais casos de uso na seção formas de usar a Asana ou confira a biblioteca de modelos.

Como criar um projeto na Asana

Recomendamos criar o seu primeiro projeto a partir de um modelo pronto para poupar tempo e entender a estrutura básica dos projetos, mas se preferir, pode começar a criar um do zero.

Como criar um novo projeto na Asana

  1. Clique no botão + laranja claro na barra superior e escolha Projeto.
  2. Se quiser começar com um modelo, clique na guia de modelos e procure um que corresponda ao trabalho realizado por sua equipe. Clique em Usar modelo, atribua um nome, selecione a equipe onde deve residir e, por fim, clique em Criar projeto. Você tem liberdade para adicionar ou remover o que quiser.
  3. Se quiser criar o seu próprio projeto, escolha entre os layouts de lista ou quadro, atribua um nome e escreva uma descrição. Em seguida, clique em Criar projeto.

2. Organize seu projeto

Agora que já tem um projeto, vamos explicar como você pode organizá-lo. Se usou um modelo ou se outros membros da equipe já usam a Asana, talvez hajam campos personalizados e seções já configurados no seu projeto. Se criou um projeto do zero, poderá adicioná-los posteriormente.

Agrupar as tarefas relacionadas com as seções ou colunas

Exemplo de seções no layout de lista da Asana

As seções (no layout de lista) ou colunas (no layout de quadro) ajudam a organizar as tarefas no seu projeto para não ter apenas uma única lista longa. O agrupamento de tarefas facilita a sua localização e a compreensão de como se relacionam entre si e contribuem para os objetivos. São mais úteis para categorias que não mudam à medida que o trabalho progride, como intervalos de tempo (semana ou mês, por exemplo) ou tipos de tarefa. Você também pode criar colunas (no layout de quadro) para ordenar as coisas por “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”.

Para criar seções pressione Tab + N. Nos projetos estilo quadro, basta clicar em Adicionar coluna.

Ordene e filtre as tarefas dos projetos com os campos personalizados

As seções e colunas representam um nível de categorização para agrupar as tarefas, e os campos personalizados ajudam a filtrar e ordenar as tarefas no seu projeto por prioridade, status da tarefa e aprovação da tarefa, entre outros. Portanto, quando quiser agrupar o seu trabalho de outra forma e não tiver criado seções específicas para isso, pode usar os campos personalizados para essa finalidade.

Como ordenar as tarefas por campo personalizado na Asana

Os campos personalizados também ajudam a padronizar as informações monitoradas nas tarefas. Por exemplo, você criar um campo personalizado para o “custo” num projeto de planejamento de sprint e assegurar-se de que cada tarefa terá o orçamento corretamente determinado antes de ser priorizada.

3. Converter o seu projeto num plano colaborativo

Crie tarefas para todos os passos necessários para a realização do seu plano

As tarefas representam os passos realizáveis ou coisas a fazer, e podem até incluir as informações de referência de um projeto (como o brief ou as especificações do projeto). Você verá algumas tarefas de exemplo nos nossos modelos, mas provavelmente será necessário adicionar muitas mais para representar todas as etapas necessárias para a execução do seu projeto.

Clique no projeto, digite o nome da tarefa e pressione 'Enter' para salvar e adicionar outra em seguida. Uma tarefa adequada conta com um responsável, intervalo de datas e instruções ou contexto para ajudar a realizar o trabalho (uma descrição da tarefa, comentário ou arquivo anexado).

Tarefa Asana de exemplo com responsável, intervalo de datas e descrição

Dicas para criar uma boa tarefa

  • Crie nomes das tarefas específicos e que levem à ação.
    • No lugar de “Publicação do blog,”, por exemplo, crie uma tarefa chamada “Escrever o artigo [título] para o blog” e outra intitulada “Publicar o artigo [título] no blog”, para que não haja dúvidas sobre o que deve ser feito.
  • Vincule trabalhos relevantes na descrição da tarefa ao @mencionar tarefas, projetos e conversas relacionados.
  • Adicione as datas de início e de conclusão para que fique claro quando a pessoa deve iniciar o trabalho, e poder com isso concluí-lo dentro do prazo.
  • Anexe arquivos ao mencionar um documento.
  • Estabeleça datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que conhecer os prazos, ou estime da melhor forma para que eles possam se preparar.
  • Adicione colegas de equipe como seguidores para que possam acompanhar o progresso da tarefa.
  • Marque uma tarefa como dependente de outra, para que os colegas de equipe só possam iniciar essa tarefa quando a anterior tiver sido concluída.
  • Criar marcos de tarefas to mark major project goals (like hitting a revenue target) or pieces of work that unlock the next phase (like getting a budget approved.)

Plano de projeto de exemplo com o Cronograma Asana, uma visualização no estilo gráfico de Gantt

Planeje seu melhor projeto com o Cronograma

Para definir a programação de projeto com maiores chances de sucesso e se manter flexível durante a sua realização, experimente usar o Cronograma. Ele é uma apresentação no estilo gráfico de Gantt que ajuda a visualizar o seu calendário e onde é possível arrastar e soltar as tarefas e criar dependências de tarefas com facilidade para se assegurar de que a programação é realizável antes que ocorram os conflitos. Se estes chegarem a ocorrer, você pode mover rapidamente os itens conforme necessário para reprogramar os prazos e realocar os recursos.

4. Gerenciar e colaborar em projetos de forma mais eficiente

Quando você gerencia o trabalho com a Asana, todos sabem quem vai fazer o quê e quais são os prazos, portanto há a clareza e responsabilização necessárias para os trabalhos mais cruciais. Também se obtém um panorama mais estratégico com as atualizações de status e o acompanhamento do progresso. Aqui estão algumas das formas de começar a colaborar de maneira mais eficaz com sua equipe e a gerenciar os projetos como um profissional:

Dicas para uma melhor colaboração de tarefas:

  • Adicionar um seguidor – Adicione as pessoas interessadas como seguidores de uma tarefa para que elas possam ver o trabalho da tarefa, conversar sobre ela e receber notificações sobre o progresso. Você pode adicionar/remover seguidores na parte inferior do painel direito.
  • Comentar em uma tarefa – Você pode comentar em uma tarefa para fazer perguntas, responder a colegas de equipe ou oferecer mais informações e opiniões.
  • @mencionar – Digite @ em um comentário ou descrição para mencionar seus colegas de equipe e criar links diretos para conversas, tarefas ou projetos na Asana.
  • Conclua as tarefas — quando o trabalho representado pela tarefa estiver concluído, marque-a como concluída. Faça um comentário para deixar claro o que você realizou e o que mais for importante mencionar aos demais sobre o trabalho final ou o resultado.
    • Se houver informações importantes na tarefa concluída que você quer manter facilmente acessíveis, desatribua-a de você, marque como não concluída e inclua '[REFERÊNCIA]' no nome para deixar claro que nada nela ficou pendente.
  • Se a sua equipe ainda depende muito do e-mail para fazer solicitações ou dar atualizações, considere usar nossas integrações com o Gmail e o Outlook para ajudar a fazer a transição para a Asana. Mesmo que o e-mail seja = "fácil de usar= ", dificulta muito o gerenciamento do trabalho, que é provavelmente a razão de você usar a Asana.)

Dicas para um melhor gerenciamento de projetos:

  • Use o cronograma para fazer modificações ao seu plano de projeto se os prazos ou recursos precisarem ser reajustados. Você também poderá partilhar essa visualização com todos os envolvidos que desejam ver o seu plano para o projeto para conhecer melhor os principais marcos e prazos e ver em que ritmo as coisas avançam.
  • Escreva atualizações de status na aba de Progresso do seu projeto. Escolha uma cor para o status e @mencione colegas de equipe, tarefas, conversas e outros projetos para vinculá-los à atualização de status. A atualização será enviada a todos os membros do projeto.
  • Precisa monitorar o progresso e gerir a alocação de pessoal em diversos projetos? Crie um Portfólio de projetos para ver o status do projeto, os prazos e outros de um só lugar. Depois, use a aba de Gestão de recursos para obter uma visualização centralizada da capacidade de sua equipe nos diversos projetos e redistribuir qualquer trabalho para manter as iniciativas em dia.

Captura de tela de um Portfólio de projetos, clicando depois na aba Gestão de recursos para ver a disponibilidade da equipe

5. Como ficar a par do trabalho

À medida que os projetos avançam a Asana proporciona muitas opções para monitorar o trabalho de diversas formas sem exigir o trabalho adicional que é requerido quando se usa o e-mail e os arquivos de forma isolada. Abra a barra lateral da Asana para ver as Minhas tarefas, a Caixa de entrada e os Portfólios, e que atua como um centro de comando para acessar o seu trabalho, as informações sobre ele e o progresso geral do projeto.

  • As Minhas tarefas mostram automaticamente todas as tarefas atribuídas a você, assim como o seu prazo para conclusão. Acesse essa tela durante o dia para marcar as tarefas como concluídas, consultar os novos trabalhos e começar a trabalhar na tarefa seguinte.
    • Marque as tarefas como para Hoje, Próximas ou Mais tarde para poder focar no trabalho que precisa ser feito agora sem perder o sentido do que virá em seguida. Para isso, basta arrastá-las para a categoria adequada.
  • A Caixa de entrada é um feed com as atualizações mais recentes e filtradas, mas apenas dos trabalhos que você está acompanhando. Diferentemente do e-mail, você pode controlar as atualizações que quer receber, deixando de seguir o que não for mais relevante. Você também pode responder e tomar ações na própria Caixa de entrada para não perder o ritmo com interrupções.
    • Também não é necessário procurar na caixa de entrada para voltar a encontrar um trabalho, já que tudo o que aparece ali reside nas tarefas, projetos e conversas que já estão organizados na Asana.

Saiba mais sobre a Asana consultando outros recursos

Parabéns! Você já deu o primeiro passo para aprender a usar a Asana. Temos muitos outros recursos (para todos os tipos e estilos de aprendizagem) que ajudarão você e sua equipe ao longo do caminho.

  • Leia o Guia — este mesmo, você já o está lendo! Ao percorrê-lo você terá dicas importantes sobre como fazer a integração de novos membros, encontrará as melhores práticas e um grande número de exemplos úteis. A seção da Ajuda fornece documentação específica sobre cada um dos recursos.
  • Inscreva-se na Asana Academy— a Academy está repleta de vídeo cursos on-line detalhados que apresentam as melhores formas de usar a Asana.
  • Aprenda o básico sobre a Asana em 15 minutos— as Aulas Asana são slides animados que explicam aos usuários as principais funcionalidades em poucos minutos.
  • Experimente algumas maneiras diferentes de usar a Asana – ela foi criada para que todos os tipos de equipe possam acompanhar e monitorar os seus trabalhos. Leia nossos exemplos de uso para saber o que você e sua equipe podem fazer na Asana de modo geral e, especificamente, para o seu tipo de equipe. Também é boa ideia explorar os nossos modelos prontos.
  • Baixe nosso aplicativo para iOS ou Android – Assim como nosso aplicativo web, você pode usar o aplicativo móvel para criar tarefas e projetos, conversar e receber atualizações sobre o progresso para acompanhar seu trabalho de onde estiver, seja on-line ou off-line.
  • Conecte outras ferramentas com a Asana — a integração das ferramentas que você já usa com a Asana ajuda a trabalhar de forma mais inteligente, por não ser necessário alternar tanto entre os diversos contextos, e você pode usar cada ferramenta para aquilo que ela foi desenvolvida. Confira as nossas integrações com o Gmail e o Outlook para você e sua equipe começarem a tirar o trabalho do e-mail.
  • Obtenha respostas às suas perguntas — nosso Fórum da comunidade está cheio de especialistas, clientes e apoiadores da Asana que podem responder às suas perguntas e compartilhar suas formas de usar a Asana. Você também poderá contar com nossa equipe de suporte se encontrar quaisquer problemas.
  • Participe de um treinamento perto de vocêAsana Together é uma comunidade global de especialistas para ensinar, aprender e conectar. Confira a nossa página de eventos e se cadastre para treinamentos, encontros, webinários e mais.
  • Assista ao Como usar a Asana — a nossa série no Youtube Como usar a Asana mostra um passo a passo dos principais recursos, casos de uso e melhores práticas em menos de 3 minutos.
  • Imprima nosso folheto prático de uma folha que faz uma rápida apresentação dos recursos e que pode deixar à mão na sua mesa ou dar à sua equipe nas reuniões de abertura.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.