Começar uma avaliação

Quer você seja um membro novo da Asana ou já utilize a versão gratuita, o período de avaliação é a melhor maneira de explorar tudo o que os planos Asana Premium e Asana Business têm a oferecer. Por terem sido projetados para empresas, eles ajudarão a gerenciar os seus projetos e a se certificar de que tudo, das listas de afazeres mais simples às iniciativas mais ambiciosas, estará sempre em dia. Este artigo não vai abranger todos os aspectos do aprendizado da Asana (para isso, consulte nosso artigo de início rápido), mas ajudará a compreender como começar rapidamente a tirar proveito das possibilidades do Premium e do Business.

Ainda precisa se cadastrar para começar uma avaliação gratuita? Escolha entre Premium e Business e use este artigo para obter ajuda sobre como começar.

Comece por estes passos e continue a leitura para saber mais:

  1. Convide sua equipe para o seu domínio na Asana e crie ali uma equipe.
  2. Escolha um projeto piloto para trabalhar com eles. Comece em pouco tempo com um dos nossos modelos de projeto.
  3. Use os recursos Premium e Business. Veja abaixo a visão geral dos recursos para obter exemplos e orientações passo a passo.
  4. Baixe o aplicativo para iOS ou Android para trabalhar e ver as atualizações de qualquer lugar, até mesmo off-line.
  5. Reúna o feedback e defina convenções à medida que ganha mais experiência para determinar o que funciona melhor e o que é bem recebido pela equipe.

1. O que você precisa saber antes de começar a avaliação

Asana é uma das principais ferramentas de gerenciamento colaborativo do trabalho, criada para aperfeiçoar a produtividade, a colaboração e a coordenação entre equipes e organizações. Em vez de tentar processar tudo através de e-mails, mensagens, arquivos ou reuniões sem fim, a Asana lhe permite planejar, gerenciar e monitorar todo o seu trabalho em um só lugar. Além disso, integra-se com suas outras ferramentas colaborativas para que o trabalho esteja sempre conectado.

Para começar a sua avaliação de maneira produtiva, procure se familiarizar com os fundamentos básicos da Asana:

Certifique-se de convidar a sua equipe para que também possa experimentar e usar a Asana durante a avaliação.

2. Comece por um modelo

Para ter uma impressão mais adequada da Asana, experimente usá-la para um projeto ou processo com que a sua equipe já esteja familiarizada. Temos dezenas de modelos para ajudar a começar rapidamente. Alguns dos modelos mais usados incluem Solicitações de trabalho, Calendário de conteúdo e Lançamento de produto.

Faz o planejamento de trabalhos e projetos por meio de planilhas? Experimente o nosso importador de CSV para os trazer para a Asana com apenas alguns cliques.

Se você já usa a Asana gratuitamente, poderá usufruir dos recursos Premium e Business nas tarefas e projetos já existentes. Mesmo assim, é boa ideia definir em quais projetos vai testar os recursos Premium, e como. Por exemplo, você pode começar a usar campos personalizados para definir as prioridades em um projeto de solicitações de design, ou testar as dependências em um plano de evento. Em seguida, experimente adicionar esses projetos a um portfólio para os monitorar em conjunto.

Veja mais ideias de projetos da Asana, dicas e boas práticas para casos de uso, ou veja alguns exemplos práticos nos estudos de caso de clientes.

3. Principais recursos Business

Com seu primeiro projeto já escolhido, você já pode começar a tirar proveito da sua avaliação. Os recursos abaixo não apresentam tudo o que o Premium e o Business têm a oferecer, mas são fáceis de começar a usar de imediato e funcionam muito bem em conjunto.

Portfólios (somente Business)

Os Portfólios são a melhor forma de ficar a par de todos os projetos de uma equipe ou iniciativa específica num único lugar. Eles são uma forma simples de armazenar e organizar os projetos mais frequentemente acessados, e você pode ordená-los por prazo, proprietário, status, prioridade e outros.

Para criar Portfólios, clique em Portfólios, na barra lateral, depois em Novo Portfólio, e digite o nome dos projetos que quer adicionar.

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar num só lugar todos os projetos para uma iniciativa ou equipe específica

Compartilhe Portfólios copiando os seus links e enviando para qualquer usuário da Asana no mesmo domínio.

Gestão de recursos (somente com Business)

Os gerentes de projetos e coordenadores têm dificuldade para administrar as cargas de trabalho e dependem muitas vezes de sistemas complexos ou da coleta manual de informações espalhadas entre e-mails, documentos e reuniões, perdendo tempo com todo esse processo. A Gestão de recursos proporciona uma visualização única e exata da capacidade e disponibilidade da sua equipe com base nos trabalhos atribuídos através da Asana. Ajuda também a tomar decisões informadas e bem fundamentadas para a alocação da equipe de forma a manter o trabalho balanceado e as iniciativas no caminho certo.

A Gestão de recursos trabalha lado a lado com os Portfólios. Adicione os projetos que você quer monitorar aos Portfólios para preencher automaticamente os dados sobre volumes de trabalho.

Captura de tela do trabalho sendo redistribuído entre os responsáveis na visualização da Gestão de recursos

Comece a usar a Gestão de recursos com nosso tutorial passo a passo.

Anotações (somente Business)

As anotações permitem aos participantes dar feedback específico e interativo para que os colegas saibam o que devem fazer para incorporar o feedback. As anotações na Asana facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos ativos para que o feedback seja proporcionado em contexto. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o criador pode então decidir como incorporar.

GIF do fluxo de trabalho das anotações de imagens na Asana

Isto torna o processo de dar e receber feedback mais fácil, porque os avaliadores podem deixar suas ideias mais claras e os criadores decidem como e se as devem incorporar, mantendo todos os registros num único lugar.

Formulários (somente Business)

Talvez a sua equipe esteja acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos, mas essas informações chegam frequentemente desorganizadas e incompletas, o que causa confusão e atrasos, ou até problemas mais graves. Para evitar isso, crie formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados, os formulários são vinculados a um projeto específico e reúnem desde o começo todas as informações necessárias, que podem então ser monitoradas com facilidade a partir de um único lugar.

Captura de tela de formulário criado com a Asana para enviar um brief de criação

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana. Para isso, basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido e enviado, as suas informações se convertem numa nova tarefa no seu projeto, que pode então ser priorizada.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

4. Principais recursos Premium

Campos personalizados

Os campos personalizados ajudam a monitorar detalhes específicos de maneira uniforme em cada tarefa ou projeto nos Portfólios. Eles são como as colunas de uma planilha. Você pode usá-los para filtrar e ordenar um projeto ou Portfólio e relatar trabalhos em risco, aprovações, e outros.

Os nomes e valores dos campos são personalizáveis, e com isso você pode criar um campo para o estágio, outro para a prioridade, custo, ou que for importante para o seu fluxo de trabalho, equipe, e empresa. Também é possível receber notificações quando os campos personalizados forem modificados, para manter o ritmo do trabalho e deixar as aprovações claras](/guide/examples/project-management/approval-task-status).

Para criar campos personalizados, basta clicar no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior de qualquer projeto.

Gif mostrando como criar campos personalizados clicando no link azul na parte superior de qualquer projeto Asana

Os clientes Asana Business também podem bloquear campos personalizados, para se certificar de que todos usam os campos adequados e para os manter consistentes conforme aumenta o uso da Asana por sua organização.

Modelos

Use os modelos criados pela Asana ou crie e salve modelos personalizados para padronizar os processos rotineiros de sua equipe. Com isso, você economiza o tempo de configurar o projeto e se assegura de seguir sempre os mesmos passos para que nada fique para trás. Veja aqui a nossa galeria completa de modelos.

Você também pode usar o nosso importador de CSV para transformar rapidamente as planilhas existentes em um projeto com apenas alguns cliques.

Datas de início

As datas de início mostram quando você deve começar o trabalho para cumprir os prazos e evitar trabalhos de última hora. Elas também ajudam a planejar projetos com prazos específicos para se certificar de que o agendamento levará em conta quaisquer eventualidades.

Use as datas de início nas tarefas que precisam ser feitas em um período determinado, como o rascunho de uma postagem de blog ou a filmagem de um vídeo.

Dependências de tarefas

Marque uma tarefa como à espera de outra para manter projetos complexos em curso e assegurar que os trabalhos corretos sejam realizados no tempo certo. As dependências são ótimas para elaborar um processo claro e evitar confusões. Elas também poupam o seu tempo ao não precisar consultar constantemente os demais para saber se já começaram ou terminaram suas tarefas.

Use dependências nas tarefas que precisam ser feitas em sequência, como revisar o primeiro rascunho depois deste ter sido escrito, ou publicar uma página da Internet depois que foi feito o seu controle final de qualidade.

Cronograma

Crie uma visualização atraente e dinâmica de como as peças do seu trabalho se juntam, para começar os projetos da melhor forma e cumprir todos os prazos. Com o Cronograma você pode ver, compartilhar e adaptar seus planos do projeto em questão de minutos.

O Cronograma na Asana é uma visualização no estilo Diagrama de Gantt aperfeiçoada, por estar conectada a todo o seu trabalho. Utilize-o para planejar e gerenciar os seus projetos com prazos definidos

O cronograma é mais eficaz quando as tarefas têm datas de início e dependências bem definidas, para obter uma visão clara de como todos os trabalhos se interconectam. À medida que o trabalho avança é possível arrastar e soltar tarefas para ajustar as agendas e identificar potenciais conflitos.

Formulários

Talvez a sua equipe esteja acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos, mas essas informações chegam frequentemente desorganizadas e incompletas, o que causa confusão e atrasos, ou até problemas mais graves. Para evitar isso, crie formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados, os formulários são vinculados a um projeto específico e reúnem desde o começo todas as informações necessárias, que podem então ser monitoradas com facilidade a partir de um único lugar.

Captura de tela de formulário criado com a Asana para enviar um brief de criação

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana. Para isso, basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido e enviado, as suas informações se convertem numa nova tarefa no seu projeto, que pode então ser priorizada.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Mas isto não é tudo! Confira todos os recursos Premium e saiba como eles funcionam.

5. Obtenha respostas às suas perguntas

Se tiver dúvidas ao usar o Premium ou o Business, consulte estes recursos:

*Esta oferta depende da disponibilidade geográfica e do idioma. Por favor, entre em contato com nossa equipe de Sucesso do cliente para determinar a elegibilidade da sua equipe.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.