Aproveite ao máximo o seu período de avaliação Premium

Quer você seja um membro novo da Asana ou já utilize sua versão gratuita, o período de avaliação é a melhor maneira de explorar a Asana Premium. Esse upgrade foi projetado para os negócios e lhe permite criar e usar os fluxos de trabalho mais avançados possíveis. Este artigo não vai abranger todos os aspectos do aprendizado da Asana, mas ajudará a compreender como começar rapidamente a tirar proveito das possibilidades do Premium.

Se você nunca usou a Asana, confira nossa checklist de integração para aprender os fundamentos básicos e acessar mais recursos.

Aqui está um plano rápido para o seu período de avaliação:

  1. Convide uma pequena equipe piloto com os interessados que ajudarão a ponderar na decisão de compra.
  2. Escolha um projeto piloto para trabalhar com eles. Pode começar com solicitações de trabalho, uma campanha de marketing ou um plano de evento, por exemplo.
  3. Teste os recursos Premium como campos personalizados, datas de início, Cronograma e dependências. Eles ajudarão a perceber rapidamente o valor do Premium.
  4. Reúna feedback e identifique com o uso aquilo que funciona e é bem recebido pela equipe.

1. O que você precisa saber antes de começar a avaliação

Asana é uma ferramenta criada para aperfeiçoar a produtividade das equipes. Ela ajuda equipes de todos os tamanhos a coordenar e gerenciar os seus trabalhos. Em vez de tentar lidar com projetos, pedidos e ideias espalhados por arquivos, e-mails ou mensagens, Asana lhe permite planejar, visualizar e gerenciar todo o seu trabalho em um só lugar. Além disso, (integra-se com suas outras ferramentas colaborativas) para que o trabalho permaneça conectado.

Para um início de avaliação bem sucedido, familiarize-se com alguns dos fundamentos básicos da Asana:

2. Escolher um projeto piloto

É mais fácil começar a entender a Asana ao usá-la em um projeto ou processo que já são conhecidos da sua equipe. Isso fica a critério da sua equipe, mas avaliações produtivas e bem sucedidas começam com um projeto ou processo que:

  • Tem prazos, entregas e planos bem definidos
  • Não está bem organizado ou pode ser aperfeiçoado
  • É um processo que sua equipe repete com frequência

Por exemplo, você pode começar com um projeto de solicitações de trabalho, um plano de evento ou um lançamento.

Você pode criar o projeto do zero ou começar rapidamente com poucos cliques um modelo pronto da Asana.

Confira no Guia as boas práticas de projetos e como desenvolvê-los com um bom ritmo e sem complicações.

Se já tiver projetos na Asana, poderá usufruir dos recursos Premium em cada um deles. Mesmo assim, é boa ideia definir em quais projetos vai testar os recursos Premium, e como. Por exemplo, você pode começar a usar campos personalizados para definir prioridades em um projeto de solicitações de designs, ou dependências em um plano de evento.

Agora que já tem uma boa ideia de qual projeto ou processo usar, é hora de convidar uma equipe piloto para os testes.

3. Usar os recursos Premium

Com seus colegas de equipe e um projeto de teste já definidos na Asana, está tudo pronto para começar a tirar o melhor proveito da sua avaliação. Os recursos abaixo não apresentam tudo o que o Premium oferece, mas são fáceis de começar a usar de imediato e funcionam muito bem em conjunto.

Campos personalizados

Os campos personalizados ajudam a monitorar mais informação nas tarefas Asana e a avaliá-la rapidamente com a codificação por cores e a visibilidade nas diversas visualizações de projeto. Os nomes e valores dos campos são personalizáveis, para que possa criar um campo para o estágio atual, outro para a prioridade, custo, ou o que for importante para o fluxo de trabalho, para a equipe e para a empresa.

Clique no cabeçalho do projeto para criar e gerenciar os seus campos personalizados. Use campos personalizados para monitorar qualquer coisa, como o estágio atual, o nível de prioridade, etc.

Use campos personalizados nos projetos em que precisa categorizar ou ordenar a informação. Você pode ordenar calendários editoriais por canal de conteúdo, projetos de solicitações por nível de prioridade, etc.

Modelos

Use os modelos criados pela Asana ou crie e salve modelos personalizados para padronizar os processos rotineiros de sua equipe. Com isso você economiza o tempo de configurar o projeto e assegura-se de seguir sempre os mesmos passos, para que nada fique para trás.

Você também pode usar o nosso importador de CSV para transformar rapidamente as planilhas existentes em um projeto com apenas alguns cliques.

Datas de início

As datas de início mostram quando você deve começar o trabalho para cumprir com os prazos, para evitar deixar para a última hora.

Use as datas de início nas tarefas que precisam ser feitas em um período determinado, como o rascunho de uma postagem de blog ou a filmagem de um vídeo.

Dependências de tarefas

Marque uma tarefa como à espera de outra para manter projetos complexos em curso e assegurar que os trabalhos corretos sejam realizados no tempo certo. Elas são ótimas para elaborar um processo claro e evitar confusões.

Use dependências nas tarefas que precisam ser feitas em sequência, como revisar o primeiro rascunho depois deste ter sido escrito, ou publicar uma página da Internet depois que foi feito o seu controle final de qualidade.

Cronograma

Crie uma visualização atraente e dinâmica de como as peças do seu trabalho se juntam para começar os projetos da melhor forma e cumprir todos os prazos. Com o Cronograma você pode ver, compartilhar e adaptar seus planos do projeto em questão de minutos.

O Cronograma na Asana é uma visualização no estilo Diagrama de Gantt aperfeiçoada, por estar conectada a todo o seu trabalho. Utilize-o para planejar e gerenciar os seus projetos com prazos definidos

O cronograma é mais eficaz quando as tarefas têm datas de início e dependências bem definidas, para obter uma visão clara de como todos os trabalhos se interconectam. À medida que o trabalho avança é possível arrastar e soltar tarefas para ajustar as agendas e identificar potenciais conflitos.

Mas não terminam aqui! Confira todos os recursos Premium e saiba como funcionam.

4. Como obter respostas às suas perguntas sobre o Premium

Se tiver dúvidas ao experimentar o Premium consulte estes recursos:

  • Leia a Ajuda do Guia Asana, onde há instruções específicas para os recursos.
  • Receba um treinamento aprofundado quando solicitado com o curso sobre Premium da Asana Academy.
  • Pergunte na Comunidade Asana para receber respostas rapidamente.
  • Contate a equipe de vendas se tiver dúvidas específicas sobre associação, faturamento ou o período de avaliação.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.