Adicionar as suas primeiras tarefas
Onde ficam as tarefas?
As tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação são as subdivisões do seu trabalho e ajudam você a acompanhá-lo na Asana.
As tarefas podem ser independentes ou estar dentro de um projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação . Os projetos são maneiras de agrupar as tarefas, e são organizados dentro de equipes na Asana. Por exemplo, você pode ter uma tarefa para escrever uma postagem para um blog e outro colega de equipe será responsável por revisá-la. Essas tarefas podem ser acompanhadas no projeto de um calendário editorial armazenado na equipe de Comunicação e Marketing na Asana.
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Como adicionar tarefas
Para adicionar uma nova tarefa rapidamente, clique no botão + laranja na barra superior. Você também pode adicionar tarefas na Visualização em lista de qualquer projeto ou na sua lista da aba Minhas tarefas.
Comece adicionando algumas tarefas para você mesmo. Liste coisas que você quer fazer hoje, amanhã, esta semana ou no final do mês. Tente escrever tarefas com um responsável e um resultado bem claro. Por exemplo, “Ler todos os artigos sobre Como Começar na Asana”, “Agendar uma reunião com a Katrina” ou “Fazer um rascunho da apresentação”. Depois, adicione uma tarefa para um colega de equipe. Peça que ele compartilhe informações, ofereça feedback sobre o seu trabalho ou responda a uma pergunta.
Atribuindo suas primeiras tarefas para outras pessoas
Se você for a primeira pessoa da sua organização a usar a Asana, pode digitar o endereço de e-mail de um colega de equipe no campo de atribuição de tarefas para convidá-lo para entrar na Asana. Quando ele se cadastrar, a tarefa já estará atribuída a ele, para que já possa começar a trabalhar.
Escolha colegas de equipe que você acha que estarão interessados e animados para usar a Asana com você e comece com um grupo pequeno.
Se sua equipe já está usando a Asana, você pode clicar no campo de responsável de uma tarefa e digitar o nome ou e-mail do seu colega de equipe. Outra opção é usar o [atalho do teclado] Tab + A quando estiver com uma tarefa aberta e selecionar um responsável. Ele receberá a notificação de que você atribuiu uma tarefa a ele.
Como criar uma ótima tarefa
Quando você clicar em uma tarefa, vai abrir o painel direito com todos os detalhes referentes a ela. Os detalhes da tarefa incluem o responsávelresponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação , a data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação , a descrição da tarefadescrição da tarefa A descrição da tarefa é um campo de texto que permite que os usuários adicionem detalhes e contexto às suas tarefas. Consulte Mais informação , os comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação e os seguidoresseguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação .
É fácil criar uma tarefa:
- Lembre-se de usar um nome de tarefa bem definido, que represente um trabalho específico. Por exemplo, escolha “Incorporar o feedback da análise de design” em vez de “Fazer o design”, para que o trabalho seja claro e fácil de realizar em vez de vago e indefinido.
- Depois, você pode atribuir a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que fique claro quem vai fazer o quê e quando. Você pode dividir uma tarefa em subtarefas se for preciso que várias pessoas contribuam para a sua conclusão.
- Adicione uma data de início e de conclusão para mostrar a duração e prazo final da tarefa. Os colegas de equipe podem organizar com mais eficácia o tempo necessário para a tarefa e saber quando deverá estar pronta.
- Use o espaço de descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa, para que o seu responsável saiba o que se espera dele ou dela. Anexe quaisquer arquivos que possam vir a ser necessários ou úteis para a conclusão da tarefa.
- Por fim, você pode adicionar seguidores à tarefa (é como ao adicioná-los em cópia num e-mail). Eles receberão notificações sobre a atividade relacionada a ela. Os seguidores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.
- Ao terminar uma tarefa anexe os arquivos finais, se houver, para que os outros possam usá-los e consultá-los, e pressione a marca de seleção próxima ao nome da tarefa para notificar a sua conclusão.
Você também pode criar marcos de tarefas para representar os principais objetivos do projeto (como alcançar uma meta de faturamento) ou os trabalhos que desbloqueiam as fases seguintes (como a confirmação de local para um evento).
Organize e conclua o trabalho na aba Minhas tarefas
Ser mais produtivo e organizado só depende de você, e a aba Minhas tarefas vai ajudá-lo com isso. A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você. Nós recomendamos que você comece cada dia dando uma olhada nela.
Veja as novas tarefas diariamente
- As novas tarefas vão aparecer no topo, na seção de Novas tarefas. Qualquer pessoa pode atribuir uma tarefa a você, e você também pode criá-las e atribuí-las a si mesmo.
- Para evitar que as novas tarefas se acumulem, sempre tente manter no máximo dez tarefas na seção de Novas tarefas.
Planeje seu dia do jeito Asana e use nossas dicas para não deixar nada para trás.
Priorize suas tarefas
- Marque as tarefas que precisam ser concluídas hoje como Hoje usando o atalho do teclado
Tab-Y. Você pode marcar as tarefas restantes como Próximas (Tab-U) ou Mais tarde (Tab-L). Outra opção é arrastar as tarefas para essas três seções. - O ideal é ter apenas de 3 a 5 tarefas marcadas para Hoje. Lembre-se de priorizá-las novamente no início de cada dia para que fique claro no que você está trabalhando. Dê uma olhada em suas Próximas tarefas também, para não se esquecer delas e estar pronto para começar a trabalhar nelas quando chegar o momento.
Confira se as tarefas movidas para Mais tarde têm datas de conclusão (mesmo que sejam estimadas). Assim, elas serão movidas para Hoje no dia anterior à data de conclusão.
Organize a aba Minhas tarefas
Você também pode dividir sua lista de Próximas e Mais tarde em seções (por exemplo, por prioridade, data de conclusão ou categoria da tarefa).
Como padrão, a seção Mais tarde fica minimizada para que as tarefas futuras não distraiam você do trabalho que precisa ser feito antes, mas ainda ficam facilmente acessíveis.
Você pode organizar a aba Minhas tarefas por data de conclusão, projeto ou conclusão ao clicar no ícone de configurações no canto superior direito da tela de Minhas tarefas.
Veja suas tarefas em um calendário com a Visualização de calendário para não se sobrecarregar em nenhum dia específico, e confira as próximas tarefas. Isso também é útil no aplicativo móvel, para dar uma olhada rápida.
Atualize as tarefas
- Se alguém atribuir uma tarefa a você, confirme com uma curtida ou com uma resposta automática para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
- Enquanto estiver trabalhando na tarefa, faça atualizações com comentários sobre a tarefa para que os seguidores da tarefa e outras pessoas envolvidas no projeto saibam do status e possam oferecer feedback ou responder perguntas.
Saiba mais: Como usar a aba Minhas Tarefas [#tasks-video]
Criar desde o início um sistema de organização fácil de navegar na Asana vai ajudar você a planejar o seu dia e garantir que você e sua equipe tenham sucesso a longo prazo.
Depois de adicionar as tarefas à Asana, você estará pronto para criar seu primeiro projeto em equipe.
