Criar, atribuir e reagir a tarefas

O que são tarefas?

As tarefas normalmente representam afazeres ou etapas realizáveis para deixar claro quem está responsável pelo quê, e até quando, mas também podem representar ideias e itens de referência. As tarefas armazenam todos os arquivos, conversas e instruções relacionadas para que a informação permaneça no lugar certo (e num só lugar). Geralmente fazem parte de um projeto para serem fáceis de encontrar e permanecer visíveis para os membros da equipe.

Digamos que você tem a tarefa de animar um vídeo para uma campanha futura, e outro colega está responsável por revisá-lo. Estas tarefas podem ser monitoradas por meio de um projeto de gerenciamento de campanha, organizado dentro da equipe de Marketing e Comunicações na Asana.

Assistir a um tutorial

Como usar a Asana é uma série de curtos tutoriais que você pode acompanhar para praticar e aprender a usar a Asana em pouco tempo. Experimente também nossas rápidas Aulas Asana.

Como criar tarefas

GIF de criação de tarefa na Asana

Há três maneiras principais de criar tarefas: 1. A partir do botão laranja + na barra superior. 2. A partir do botão Adicionar tarefa de um projeto. 3. Clicar em qualquer lista de tarefas, pressionar Enter, e começar a digitar.

Você também pode criar tarefas a partir de e-mails ou mensagens Slack. Asana integra-se com importantes ferramentas para poupar o seu tempo e tornar mais simples a gestão de suas tarefas.

Dicas e boas práticas para tarefas

Estas dicas ensinam a criar uma boa tarefa a reagir às tarefas que nos são atribuídas.

Criar uma boa tarefa

Captura de uma tarefa na Asana com responsável, data de validade, descrição, anexo para gerenciar o trabalho

  1. Escreva nomes de tarefas específicos e claros. Por exemplo, talvez seja melhor escrever “Concluir o primeiro esboço do artigo para o blog”, em vez de “Escrever para o blog.”
  2. Atribua a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre quem está responsável pelo trabalho.
    • Você pode subdividir uma tarefa em subtarefas se várias pessoas precisarem contribuir para a sua conclusão.
  3. Adicione uma data de início e de conclusão para mostrar a duração e prazo final da tarefa. Os colegas de equipe podem organizar com mais eficácia o tempo necessário para a tarefa e saber quando deverá estar pronta.
  4. Utilize a descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa para que o responsável tenha todas as informações necessárias para começar e terminar o trabalho.
  5. Anexe os arquivos que forem necessários. Asana integra-se com Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box para facilitar a tarefa de anexar arquivos a partir das ferramentas que você já usa.
  6. Algumas tarefas dependem que outros trabalhos sejam concluídos primeiro. Configure as dependências de tarefas para que o trabalho se dê no momento certo e na ordem correta.
  7. Por fim, você pode adicionar seguidores à tarefa (como ao adicioná-los em cópia num e-mail). Eles receberão notificações sobre a atividade relacionada a ela. Os seguidores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.
  8. Depois de concluir uma tarefa, clique no ícone de 'feito' ao lado do nome da tarefa. Publique um comentário para que seus colegas fiquem por dentro da sua realização.

Você também pode criar marcos de tarefas para representar os principais objetivos do projeto (como alcançar uma meta de faturamento) ou trabalhos importantes que desbloqueiam as fases seguintes (como a confirmação de local para um evento).

Reagir e colaborar nas tarefas

As tarefas foram pensadas para serem criadas e atribuídas por qualquer pessoa e para qualquer pessoa no mesmo domínio da Asana. Deixe a colaboração especialmente dinâmica com estas dicas:

  • Se alguém atribuir uma tarefa a você, considere curti-la para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
  • Se você não for a pessoa certa para fazer essa tarefa, pode reatribuí-la ou começar uma conversa nos comentários da tarefa.
  • À medida que trabalha na tarefa, dê atualizações escrevendo comentários na tarefa para que os seguidores da tarefa possam acompanhar o progresso e agir de acordo.
  • Se um comentário contém detalhes cruciais ou a informação definitiva, você pode fixá-lo no topo para torná-lo mais fácil de encontrar. *Se precisar chamar a atenção de alguém para uma tarefa ou comentário, use as @menções. A pessoa será notificada e pode ir rapidamente para a tarefa em questão. Uma pessoa @mencionada passa a seguir automaticamente aquela tarefa.
  • Você também pode @mencionar projetos, tarefas e nomes de conversas para conectar o seu trabalho e tornar mais fáceis as consultas.

Digite @ e o nome de um colega de equipe num campo de comentário ou descrição para mencioná-lo

Mais recursos para dominar as tarefas

Aprende melhor visualmente ou quer treinamento em detalhes? Confira estes recursos:

Recursos link
Aulas Asana Aprenda o básico sobre tarefas em 5 minutos
Videotutorial sobre tarefas Veja Como usar a Asana
Curso sob demanda sobre gerenciamento de tarefas Registre-se para a Asana Academy
Conecte-se com a Comunidade [Participe de um treinamento ou comece um tópico sobre tarefas no fórum da nossa comunidade

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.