Adicionar as suas primeiras tarefas

Onde ficam as tarefas?

As tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação são as subdivisões do seu trabalho e ajudam você a acompanhá-lo na Asana.

As tarefas podem ser independentes ou estar dentro de um projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação . Os projetos são maneiras de agrupar as tarefas, e são organizados dentro de equipes na Asana. Por exemplo, você pode ter uma tarefa para escrever uma postagem para um blog e outro colega de equipe será responsável por revisá-la. Essas tarefas podem ser acompanhadas no projeto de um calendário editorial armazenado na equipe de Comunicação e Marketing na Asana.

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Como adicionar tarefas

Para adicionar uma nova tarefa rapidamente, clique no botão + laranja na barra superior. Você também pode adicionar tarefas na Visualização em lista de qualquer projeto ou na sua lista da aba Minhas tarefas.

Como adicionar tarefas

Comece adicionando algumas tarefas para você mesmo. Liste coisas que você quer fazer hoje, amanhã, esta semana ou no final do mês. Tente escrever tarefas com um responsável e um resultado bem claro. Por exemplo, “Ler todos os artigos sobre Como Começar na Asana”, “Agendar uma reunião com a Katrina” ou “Fazer um rascunho da apresentação”. Depois, adicione uma tarefa para um colega de equipe. Peça que ele compartilhe informações, ofereça feedback sobre o seu trabalho ou responda a uma pergunta.

Atribuindo suas primeiras tarefas para outras pessoas

Se você for a primeira pessoa da sua organização a usar a Asana, pode digitar o endereço de e-mail de um colega de equipe no campo de atribuição de tarefas para convidá-lo para entrar na Asana. Quando ele se cadastrar, a tarefa já estará atribuída a ele, para que já possa começar a trabalhar.

Escolha colegas de equipe que você acha que estarão interessados e animados para usar a Asana com você e comece com um grupo pequeno.

Se sua equipe já está usando a Asana, você pode clicar no campo de responsável de uma tarefa e digitar o nome ou e-mail do seu colega de equipe. Outra opção é usar o [atalho do teclado] Tab + A quando estiver com uma tarefa aberta e selecionar um responsável. Ele receberá a notificação de que você atribuiu uma tarefa a ele.

Como criar uma ótima tarefa

Quando você clicar em uma tarefa, vai abrir o painel direito com todos os detalhes referentes a ela. Os detalhes da tarefa incluem o responsávelresponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação , a data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação , a descrição da tarefadescrição da tarefa A descrição da tarefa é um campo de texto que permite que os usuários adicionem detalhes e contexto às suas tarefas. Consulte Mais informação , os comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação e os seguidoresseguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação .

É fácil criar uma tarefa:

  1. Lembre-se de usar um nome de tarefa bem definido, que represente um trabalho específico. Por exemplo, escolha “Incorporar o feedback da análise de design” em vez de “Fazer o design”, para que o trabalho seja claro e fácil de realizar em vez de vago e indefinido.
  2. Depois, você pode atribuir a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que fique claro quem vai fazer o quê e quando. Você pode dividir uma tarefa em subtarefas se for preciso que várias pessoas contribuam para a sua conclusão.
  3. Adicione uma data (e até um horário) de conclusão para mostrar até quando a tarefa precisa ser concluída. Você também pode escolher uma data de início para que os responsáveis possam organizar seu tempo de forma eficaz do começo ao fim. Chega de prazos estourados ou caos de última hora.
  4. Use o espaço de descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa. Assim, qualquer pessoa que estiver seguindo a tarefa terá as informações necessárias para entendê-la e realizá-la.
  5. Por fim, você pode adicionar seguidores à tarefa. Eles podem incluir colegas de equipe que precisam saber o que está acontecendo com a tarefa e receberão notificações sobre as atividades relacionadas a ela. Os seguidores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.

Depois de concluir uma tarefa, clique no ícone de confirmação ao lado do nome da tarefa.

Organize e conclua o trabalho na aba Minhas tarefas

Ser mais produtivo e organizado só depende de você, e a aba Minhas tarefas vai ajudá-lo com isso. A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você. Nós recomendamos que você comece cada dia dando uma olhada nela.

Organize seu trabalho com a aba Minhas tarefas

Veja as novas tarefas diariamente

  • As novas tarefas vão aparecer no topo, na seção de Novas tarefas. Qualquer pessoa pode atribuir uma tarefa a você, e você também pode criá-las e atribuí-las a si mesmo.
  • Para evitar que as novas tarefas se acumulem, sempre tente manter no máximo dez tarefas na seção de Novas tarefas.

Planeje seu dia do jeito Asana e use nossas dicas para não deixar nada para trás.

Priorize suas tarefas

  • Marque as tarefas que precisam ser concluídas hoje como Hoje usando o atalho do teclado Tab-Y. Você pode marcar as tarefas restantes como Próximas (Tab-U) ou Mais tarde (Tab-L). Outra opção é arrastar as tarefas para essas três seções.
  • O ideal é ter apenas de 3 a 5 tarefas marcadas para Hoje. Lembre-se de priorizá-las novamente no início de cada dia para que fique claro no que você está trabalhando. Dê uma olhada em suas Próximas tarefas também, para não se esquecer delas e estar pronto para começar a trabalhar nelas quando chegar o momento.

Confira se as tarefas movidas para Mais tarde têm datas de conclusão (mesmo que sejam estimadas). Assim, elas serão movidas para Hoje no dia anterior à data de conclusão.

Priorize suas tarefas arrastando-as para Hoje, Próximas e Mais tarde

Organize a aba Minhas tarefas

  • Você também pode dividir sua lista de Próximas e Mais tarde em seções (por exemplo, por prioridade, data de conclusão ou categoria da tarefa).

  • Como padrão, a seção Mais tarde fica minimizada para que as tarefas futuras não distraiam você do trabalho que precisa ser feito antes, mas ainda ficam facilmente acessíveis.

  • Você pode organizar a aba Minhas tarefas por data de conclusão, projeto ou conclusão ao clicar no ícone de configurações no canto superior direito da tela de Minhas tarefas.

  • Veja suas tarefas em um calendário com a Visualização de calendário para não se sobrecarregar em nenhum dia específico, e confira as próximas tarefas. Isso também é útil no aplicativo móvel, para dar uma olhada rápida.

Atualize as tarefas

  • Se alguém atribuir uma tarefa a você, confirme com uma curtida ou com uma resposta automática para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
  • Enquanto estiver trabalhando na tarefa, faça atualizações com comentários sobre a tarefa para que os seguidores da tarefa e outras pessoas envolvidas no projeto saibam do status e possam oferecer feedback ou responder perguntas.

Saiba mais: Como usar a aba Minhas Tarefas [#tasks-video]

Criar desde o início um sistema de organização fácil de navegar na Asana vai ajudar você a planejar o seu dia e garantir que você e sua equipe tenham sucesso a longo prazo.

Depois de adicionar as tarefas à Asana, você estará pronto para criar seu primeiro projeto em equipe.

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Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Sempre saiba o que fazer a seguir

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Trabalhe com colegas de equipe

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Comunique-se ainda mais rápido

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.