Criar, atribuir e reagir a tarefas

O que são tarefas?

As tarefas normalmente representam afazeres ou etapas realizáveis para deixar claro quem está responsável pelo quê, e até quando, mas também podem representar ideias e itens de referência. As tarefas armazenam todos os arquivos, conversas e instruções relacionadas para que a informação permaneça no lugar certo (e num só lugar). Geralmente fazem parte de um projeto para serem fáceis de encontrar e permanecerem visíveis para os membros da equipe.

Digamos que você tem a tarefa de animar um vídeo para uma campanha futura, e outro colega está responsável por revisá-lo. Estas tarefas podem ser monitoradas por meio de um projeto de gerenciamento de campanha, organizado dentro da equipe de Marketing e Comunicações na Asana.

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Como usar a Asana é uma série de curtos tutoriais que você pode acompanhar para praticar e aprender a usar a Asana em pouco tempo. Experimente também nossas rápidas Aulas Asana.

Como criar tarefas

Há três maneiras principais de criar tarefas:

1. A partir do botão laranja + na barra superior.
2. A partir do botão Adicionar tarefa de um projeto.
3. Clicar em qualquer lista de tarefas, pressionar Enter, e começar a digitar.

Você também pode criar tarefas a partir de e-mails ou mensagens Slack. Asana integra-se com importantes ferramentas para poupar o seu tempo e tornar mais simples a gestão de suas tarefas.

Dicas e boas práticas para tarefas

Estas dicas ensinam a criar uma boa tarefa e a reagir às tarefas que nos são atribuídas.

Criar uma boa tarefa

1. Escreva nomes de tarefas específicos e claros. Por exemplo, talvez seja melhor escrever “Concluir o primeiro esboço do artigo para o blog”, em vez de “Escrever para o blog.”
2. Atribua a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre quem está responsável pelo trabalho.

• Você pode subdividir uma tarefa em várias subtarefas se mais de uma pessoa estiver contribuindo para a sua conclusão.

3. Adicione uma data de início e de conclusão para mostrar a duração e prazo final da tarefa. Os colegas de equipe podem organizar com mais eficácia o tempo necessário para a tarefa e saber quando ela deverá estar pronta.
4. Utilize a descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa para que o responsável tenha todas as informações necessárias para começar e terminar o trabalho.
5. Anexe os arquivos necessários. A Asana integra-se com Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box para facilitar a tarefa de anexar arquivos a partir das ferramentas que você já usa.
6. Algumas tarefas dependem que outros trabalhos sejam concluídos primeiro. Configure as dependências de tarefas para que o trabalho se dê no momento certo e na ordem correta.
7. Por fim, você pode adicionar colaboradores à tarefa (como ao adicioná-los em cópia num e-mail). Eles receberão notificações sobre a atividade relacionada a ela. Os colaboradores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.
8. Depois de concluir uma tarefa, clique no ícone de “feito” ao lado do nome da tarefa. Publique um comentário para que seus colegas saibam o que você realizou.

Você também pode criar marcos de tarefas para representar os principais objetivos do projeto (como alcançar uma meta de faturamento) ou trabalhos importantes que desbloqueiam as fases seguintes (como a confirmação de local para um evento).

Criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Muitos clientes têm essa dúvida. Em geral, a resposta é que depende simplesmente do resultado desejado e do modo como se quer ver a informação. Confira a nossa estrutura a seguir e veja algumas indicações que podem ajudar na escolha da opção certa:

	Crie um projeto se...	Crie uma tarefa se...	Crie uma subtarefa se...	Exemplos
Nível de esforço	O esforço exigido é grande, quando se lida com um grupo de participantes que visam a um objetivo ao longo do tempo ou quando se deseja obter uma plataforma central para monitorar o trabalho.	Você está tentando captar um único afazer que uma só pessoa possa concluir em questão de minutos ou em poucos dias de trabalho.	Várias pessoas estão contribuindo para a conclusão de uma tarefa: dividir para conquistar.	Projeto: Calendário editorial Tarefa: Publicar blog Subtarefa: Reunir depoimentos de clientes para o blog
Visualizações	Você quer ver o projeto e as tarefas usando diversos modos de visualização (lista, quadro, cronograma, calendário) e deseja documentar as tarefas com os portfólios e o painel.	Você deseja que o trabalho fique visível nos modos de cronograma, painel e gestão de recursos (subtarefas não aparecerão nesses modos).	Você não faz questão de ver as subtarefas usando o cronograma, o painel ou a gestão de recursos. (Do contrário, converta a tarefa principal em um projeto.)	Projeto: Lançamento do produto Tarefa: Realizar pesquisa de mercado Subtarefa: Redigir um resumo da pesquisa para o marketing
Complexidade	O seu trabalho envolve muitas etapas, fases, participantes ou camadas.	Você quer se comunicar com alguns participantes do grupo sobre uma parte do projeto em particular (em vez de tratar do projeto como um todo).	Você está tentando dividir uma tarefa em partes menores. (No entanto, caso haja mais de cinco tarefas atribuídas a participantes diferentes, considere se não é melhor convertê-la num projeto.)	Projeto: Campanha de Ano-Novo Tarefa: Finalizar as mensagens da campanha Subtarefa: Revisar as mensagens da campanha

Reagir e colaborar nas tarefas

As tarefas foram pensadas para serem criadas e atribuídas por qualquer pessoa e para qualquer pessoa no mesmo domínio da Asana. Deixe a colaboração ainda mais dinâmica com estas dicas:

• Se alguém atribuir uma tarefa a você, considere curti-la para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
• Se você não for a pessoa certa para fazer essa tarefa, pode reatribuí-la ou começar uma conversa nos comentários da tarefa.
• À medida que trabalha na tarefa, forneça atualizações escrevendo comentários na tarefa para que os colaboradores da tarefa possam acompanhar o progresso e agir conforme necessário.
• Se um comentário contém detalhes cruciais ou a informação definitiva, você pode fixá-lo no topo para torná-lo mais fácil de encontrar.
• Se você precisar chamar a atenção de alguém para uma tarefa ou comentário, use as @menções. A pessoa será notificada e poderá ir rapidamente para a tarefa em questão. Uma pessoa @mencionada passa automaticamente a participar dessa tarefa.
• Você também pode @mencionar projetos, tarefas e nomes de conversas para conectar o seu trabalho e tornar mais fáceis as consultas.

Mais recursos para dominar as tarefas

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