Guia rápido Asana Premium

Apesar de haver um grande número de recursos Asana Premium, muitos dos quais não são mencionados aqui, recomendamos que comece por usar alguns dos mais importantes para perceber rapidamente o valor do Premium e tirar o melhor proveito da sua avaliação ou começo do seu plano Premium. Apresentamos abaixo alguns deles e mostramos como usá-los, com exemplos e vídeos rápidos que servirão de ajuda.

Veja a lista com todos os recursos Premium.

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem monitorar mais informações dentro de cada tarefa. Com os campos de menu suspenso, numéricos ou de texto simples você pode reunir os detalhes por categoria, monitorar o progresso ou o status da tarefa, entre outros. Também é possível filtrar e ordenar os projetos e as buscas avançadas por campo personalizado.

Como criar e adicionar campos personalizados

Adicione campos personalizados a qualquer projeto clicando no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior do projeto. A partir dali é possível criar e gerenciar seus campos personalizados de acordo com as informações que precisa monitorar.

Depois de adicionados, os campos serão exibidos nas visualizações de Lista, Quadro, Calendário e Cronograma dos projetos aos quais tiverem sido adicionados. Eles também serão exibidos nas descrições das tarefas. Para atualizar um campo, basta clicar no menu suspenso ou começar a digitar nele a partir da visualização da tarefa.

Exemplos de campos personalizados

Existem inúmeras maneiras de usar os campos personalizados (veja mais exemplos em nosso artigo de ajuda). Aqui estão algumas maneiras fáceis de começar, se você:

  • Quer adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto (como o custo ou o número de horas)
  • Precisa acompanhar informações gerais das tarefas de diversos projetos (por exemplo, níveis de prioridade, etapas do trabalho)
  • Quer se certificar de que seus colegas de equipe fornecerão determinadas informações para cada tarefa de um projeto (por exemplo, de solicitação de trabalho para uma equipe de design)
  • Precisa fazer uma busca ou gerar um relatório com base em campos de dados ou valores específicos.

Como criar campos personalizados na Asana

Datas de início

As datas de início mostram quando você deve começar o trabalho para cumprir os prazos e evitar trabalhos de última hora. Elas também ajudam os gerentes de projetos a visualizar a agenda geral de um projeto para planejar quando os trabalhos devem começar e terminar.

Como usar as datas de início

Clique no seletor de datas a partir de qualquer tarefa e selecione Adicionar data de início, selecionando o dia em precisar começar a trabalhar nela. Em seguida, mova o cursor até a data de conclusão, e terá então definido o intervalo de dias necessários para executar a tarefa.

Visualize e reduza ou estenda os intervalos de datas de uma tarefa com facilidade na visualização do Calendário ou Cronograma.

Exemplos de como usar as datas de início

Qualquer tarefa pode ter uma data de início, mas essa funcionalidade é particularmente importante em projetos que você planeja com o Cronograma ou que deseja ver em um calendário. As datas de início podem ser adicionadas a:

  • Todas as tarefas dos projetos de planejamento de eventos, campanhas e lançamentos de produtos, assegurando assim o cumprimento do prazo final.
  • A criação de tipos de tarefas (como de rascunho de blog, criação de design, desenvolvimento de um recurso,
  • Tarefas estratégicas (como, por exemplo, dar feedback, fazer pesquisa, definir um tempo para refletir sobre o assunto antes de dar uma resposta final, etc.).

 

Dependências

As dependências de tarefas deixam claro quais tarefas estão prontas para começar, e quais aguardam outras tarefas para então poder começar. Com isso, os colegas de equipe começam seus trabalhos no momento certo, sem precisar consultar constantemente e sem arriscar perder uma data de entrega.

Como criar dependências da tarefa

Vá até à tarefa que espera a conclusão de outro trabalho e clique no menu de ações (ícone com três pontos) no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação . Em seguida, selecione Marcar como dependente de…, procure e selecione a tarefa que precisa ser feita antes de começar a trabalhar na tarefa atual. Adicione quantas dependências de outras tarefas forem necessárias.

Use a visualização do Cronograma para assinalar facilmente as dependências entre tarefas e solucionar eventuais conflitos de agendamento se as tarefas estiverem todas em um mesmo projeto.

Quando a sua tarefa estiver pronta para começar, você receberá uma notificação na Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação .

Exemplos de dependências

Veja algumas maneiras de usar dependências:

!{As dependências na Asana exibem quais tarefas você espera que se concluam, qual o prazo para a conclusão e o seu responsável.](https://luna1.co/649494.png){.screenshot}

Cronograma

O Cronograma confere uma visualização atraente e dinâmica de como se encaixam todos os elementos do seu plano e ajuda a cumprir todos os prazos. É como um gráfico de Gantt mais poderoso, porque está vinculado ao trabalho subjacente monitorado na Asana, e está sempre atual.

Como usar o Cronograma

O Cronograma é uma visualização de projeto, portanto está visível em qualquer projeto da Asana. Torna-se mais útil quando se adicionam datas de início, datas de conclusão e as eventuais dependências de outras tarefas do projeto, proporcionando uma visão completa do calendário. Para acessá-lo, vá para a guia Cronograma, logo abaixo do nome do projeto.

Você pode arrastar e soltar tarefas no Cronograma para criar e ajustar o seu plano. O Cronograma também é atualizado ao fazer alterações às tarefas do projeto, tanto no layout de lista como no de quadro.

Projetos de exemplo para planejar com o Cronograma

O Cronograma é mais útil para projetos com prazo final de entrega, não tanto para projetos contínuos. Clique nos casos de uso abaixo para obter o modelo na Asana, e começar a experimentar dentro de poucos instantes.

Quando o seu plano de projeto estiver concluído, compartilhe-o com todos os interessados na sua organização

Modelos

Se a sua equipe tem fluxos de trabalho ou processos que repete com frequência, você não precisa criar sempre as mesmas tarefas e projetos. Seja desenvolvendo o seu próprio modelo personalizado ou partindo de um modelo criado pela Asana, é fácil configurar um fluxo de trabalho para não ter que começar todas as vezes do zero nem perder nenhuma etapa.

Como criar os modelos

  1. Crie um novo projeto e adicione as tarefas, seções ou colunas e campos personalizados necessários para organizar e categorizar o seu trabalho de forma clara.
  2. Você pode atribuir tarefas, incluir anexos e detalhes a um modelo de projeto antecipadamente se estes forem necessários todas as vezes que realizar este processo.
  3. Depois que tiver criado o projeto modelo, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.

Somente o autor do modelo poderá modificá-lo, para evitar alterações acidentais. Se for necessário, é possível nomear outros editores.

Transformar um projeto existente em um modelo personalizado

  1. Depois que finalizar o uso de um projeto para o trabalho atual, remova as informações desnecessárias, como prazos, responsáveis e anexos.
  2. Quando o seu projeto estiver limpo, sem informações desnecessárias, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como modelo.

Criar um novo projeto a partir do seu modelo

  1. Para usar os seus modelos, crie um novo projeto clicando no botão + na barra superior.
  2. Clique na guia Modelos na tela de novos projetos. Os seus modelos personalizados estão organizados por equipe. Estão também aqui os modelos criados pela Asana.
  3. Depois de encontrar o modelo que quer usar, clique em Usar modelo para criar um projeto a partir dele. Depois, é possível modificar o novo projeto conforme a necessidade.

Exemplos de modelos de projeto

Aqui estão alguns exemplos de por onde começar a criar um modelo de projeto:

Salve qualquer projeto como modelo clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Salvar como modelo

Para fazer buscas na Asana basta digitar na barra de pesquisa, localizada na barra superior. Para aprofundar os critérios da busca e começar a criar relatórios, você precisará da busca avançada. Você poderá buscar qualquer coisa, desde datas de conclusão e responsáveis até campos personalizados, autores de tarefas e muito mais.

Os relatórios de busca avançada são úteis principalmente para gerentes de projeto, líderes de equipe e gerentes que precisam visualizar de forma clara e rápida os recursos alocados, os progressos, ou os trabalhos que correm risco de enfrentar problemas.

Criar relatórios de busca avançada

Para criar um relatório, clique dentro da barra de busca e selecione Busca avançada no menu suspenso. A partir daí, você poderá especificar os seus critérios e termos de busca (observe que nem sempre é preciso digitar um termo de busca). Você pode usar quantos filtros de busca quiser.

Depois de realizar a busca, você pode salvá-la clicando na estrela que está no cabeçalho. Dessa forma, você poderá acessar o relatório a partir da barra lateral sempre que quiser. Os resultados de buscas são atualizados automaticamente.

Exemplos de buscas avançadas que você pode executar na Asana

Aqui estão alguns exemplos de relatórios que você pode criar:

  • Verificar a alocação de recursos—Procure pelas tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe com data de conclusão próxima, para avaliar a sua disponibilidade.
  • Trabalhos que você precisa acompanhar—Procure por tarefas que você criou para outros e que ainda não foram concluídas.
  • Tarefas em risco—Procure por tarefas com um campo personalizado de “prioridade alta” com prazo para hoje ou amanhã. É um ótimo recurso para gerentes de projeto que precisam manter um projeto dinâmico.
  • Projetos realizados neste semestre—Procure por tarefas atribuídas a você que foram concluídas em um período específico. É ótimo para mostrar e comprovar para outros quais foram as suas contribuições em determinados períodos.
  • Progresso do projeto—Busque por tarefas concluídas dentro de determinado projeto para ver o que foi realizado até ao momento.

 

Recursos de privacidade

Projetos e equipes privadas

Acima de tudo, o objetivo da Asana é tornar o trabalho transparente para que possa haver responsabilidade e clareza. Para trabalhos confidenciais, os usuários Premium podem modificar as configurações de privacidade das equipes e projetos, e assegurar que estarão acessíveis somente para aqueles que realmente precisam ter acesso.

Crie equipes e projetos privados para:

  • Reuniões individuais
  • Avaliação do desempenho
  • Informações jurídicas, financeiras ou corporativas confidenciais
  • Grupos de gerentes e líderes
  • Planejamento de surpresas e novidades da empresa
  • Usos de RH

Com projetos somente para comentários você tem controle sobre quem pode modificar esses projetos, para que não ocorram modificações acidentais sem precisar impedir o seu acesso.

Controles de acesso

Quanto mais informações são inseridas na Asana, maior a necessidade de que seus dados estejam seguros e que sua equipe de TI tenha controle sobre tudo. À medida que os colegas de equipe e colaboradores vêm e vão, você controla o seu acesso a outras equipes e projetos, podendo inclusive removê-los por completo do seu domínio. Se houver alguma falha de segurança, o administrador pode fazer uma redefinição forçada da senha para que seus dados estejam sempre seguros na Asana.

Agora que você está a par e sabe como usufruir dos principais recursos Premium, pode começar a implementá-los nos seus fluxos de trabalho e ver as vantagens que trazem para sua equipe e seu trabalho. Você pode ver a lista completa de recursos Premium e obter mais dicas acessando o Guia.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.