Equilibre transparência e privacidade

Na Asana, acreditamos na importância da transparência, para a nossa empresa e para o nosso produto. A transparência promove responsabilidades pessoais e da equipe, e evita que as informações fiquem isoladas.

Ao compreender que o trabalho que realiza pode ser acessado por qualquer pessoa, você automaticamente se sente mais responsável perante sua equipe. Quando é capaz de ver como o seu trabalho se encaixa nos objetivos de sua equipe e de sua empresa, você se sente mais capacitado. É o oposto de microgerenciamento. É por essa razão que os projetos Asana são criados para serem públicos, podendo ser vistos por qualquer pessoa da equipe.

Transparência e responsabilidade

Para ajudar as equipes a identificar quem é o responsável por determinado trabalho, cada tarefa tem apenas um responsável. Ao atribuir um responsável direto para cada tarefa, as equipes evitam falhas de comunicação ou perdas de prazo que ocorrem quando não se sabe quem é o responsável, ou qual é a data de conclusão para algum trabalho.

Quando as equipes sabem com clareza quem é o responsável, todos estão capacitados para contribuir com o sucesso de um projeto.

Público vs. privado

Você pode usar a Asana para monitorar todo o seu trabalho, mas alguns podem ser mais sensíveis ou confidenciais. Como padrão, todo trabalho realizado na Asana é de acesso público para a sua organização, mas você também pode criar projetos privados para manter o acesso a algumas informações limitado apenas a quem precisar ter acesso a elas.

Para criar um projeto privado para você e outros colegas de equipe, é necessário ser um usuário Asana Premium.

Descubra o trabalho com a Asana

Ao tornar o trabalho público na Asana, as equipes podem ver o que está acontecendo em tempo real, e também ter acesso ao que já foi realizado, para terem toda a informação e contexto. Em geral, recomendamos que a maioria dos trabalhos seja pública, para que possa ser facilmente acessado por qualquer pessoa. O trabalho na Asana é fácil de ser encontrado com uma simples busca

Se precisa de critérios de busca mais específicos, você pode usar a busca avançada para acessar listas de tarefas que correspondam a critérios específicos, como responsável, data de conclusão, seguidores, entre outros.

Use a busca avançada da Asana para gerar relatórios

Com a busca avançada, você pode ver em que as outras pessoas da sua equipe estão trabalhando (e quando), e pode inclusive criar relatórios para se certificar que o trabalho esteja avançando corretamente.

Maneiras de usar a busca avançada:

  • Veja todas as tarefas em que um subordinado direto ou colega de equipe está trabalhando ou já concluiu, procurando por um responsável específico em um determinado período de datas de conclusão.
  • Veja as prioridades definidas por um subordinado direto buscando por tarefas suas marcadas como para “hoje”, “próximas” ou “mais tarde”.
  • Identifique projetos e tarefas que correm risco de perder os prazos (por exemplo, todas com data de conclusão até o fim da semana).
  • Determine se há algum colega de equipe que precise de ajuda buscando por tarefas incompletas atribuídas por você a outras pessoas.
  • Procure por todas as tarefas marcadas com um campo personalizadocampo personalizado Adicione mais dados às tarefas Asana. Os nomes, tipos e valores dos campos são personalizados, então, você pode criar campos especificamente para o seu fluxo de trabalho. Consulte Mais informação de “prioridade alta” para se certificar que têm um responsável e que serão concluídas a tempo.

Tornando o trabalho privado

Obviamente, algumas informações precisam ser tratadas com cuidado. Você pode criar uma equipe oculta ou um projeto privado para informações desse tipo. Por exemplo, departamentos financeiros que lidam com informações de contabilidade, equipes jurídicas encarregadas de proteger dados confidenciais ou gerentes que precisam dar um retorno sobre a avaliação de funcionários ou ter reuniões individuais

Como tornar um projeto privado

  1. Clique no botão +, na parte superior do projeto
  2. Selecione Tornar privado

Torne os projetos privados na Asana

Projetos somente para comentários

Independentemente de um projeto ser público ou privado, você pode querer se assegurar que ele não será modificado depois de ter sido criado. Você pode definir o acesso ao projeto como apenas para comentários, o que lhe permite conceder acesso para edição somente a alguns membros. Todos os outros poderão apenas comentar e trabalhar nas tarefas que receberam. Você pode alterar o tipo de acesso de cada pessoa de maneira individual.

Tirar o melhor proveito da Asana pode significar um nível de transparência com o qual algumas equipes não estão acostumadas, mas acreditamos que para atingir resultados, o trabalho deve ser feito às claras. Quando as equipes sabem quem são os responsáveis e todos concordam com os objetivos e prioridades conjuntas, os indivíduos estão então capacitados para alcançar todo o seu potencial.

Saiba mais assistindo Como usar a Asana

Confira nossa websérie Como usar a Asana para aprender a criar tarefas, equipes e projetos privados na Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.