Equilibre transparência e privacidade

Na Asana, acreditamos na importância da transparência, para a nossa empresa e para o nosso produto. A transparência promove responsabilidades pessoais e da equipe, e evita que as informações fiquem isoladas.

Ao compreender que o trabalho que realiza pode ser acessado por qualquer pessoa, você automaticamente se sente mais responsável perante sua equipe. Quando é capaz de ver como o seu trabalho se encaixa nos objetivos de sua equipe e de sua empresa, você se sente mais capacitado. É o oposto de microgerenciamento. É por essa razão que os projetos Asana são criados para serem públicos, podendo ser vistos por qualquer pessoa da equipe.

Transparência e responsabilidade

Para ajudar as equipes a identificar quem é o responsável por determinado trabalho, cada tarefa tem apenas um responsável. Ao atribuir um responsável direto para cada tarefa, as equipes evitam falhas de comunicação ou perdas de prazo que ocorrem quando não se sabe quem é o responsável, ou qual é a data de conclusão para algum trabalho.

Quando as equipes sabem com clareza quem é o responsável, todos estão capacitados para contribuir com o sucesso de um projeto.

Público vs. privado

Você pode usar a Asana para monitorar todo o seu trabalho, mas alguns podem ser mais sensíveis ou confidenciais. Como padrão, todo trabalho realizado na Asana é de acesso público para a sua organização, mas você também pode criar projetos privados para manter o acesso a algumas informações limitado apenas a quem precisar ter acesso a elas.

Para criar um projeto privado para você e outros colegas de equipe, é necessário ser um usuário Asana Premium.

Descubra o trabalho com a Asana

Ao tornar o trabalho público na Asana, as equipes podem ver o que está acontecendo em tempo real, e também ter acesso ao que já foi realizado, para terem toda a informação e contexto. Em geral, recomendamos que a maioria dos trabalhos seja pública, para que possa ser facilmente acessado por qualquer pessoa. O trabalho na Asana é fácil de ser encontrado com uma simples busca. 

Se precisa de critérios de busca mais específicos, você pode usar a busca avançada para acessar listas de tarefas que correspondam a critérios específicos, como responsável, data de conclusão, seguidores, entre outros.

Com a busca avançada, você pode ver em que as outras pessoas da sua equipe estão trabalhando (e quando), e pode inclusive criar relatórios para se certificar que o trabalho esteja avançando corretamente.

Maneiras de usar a busca avançada:

• Veja todas as tarefas em que um subordinado direto ou colega de equipe está trabalhando ou já concluiu, procurando por um responsável específico em um determinado período de datas de conclusão.
• Veja as prioridades definidas por um subordinado direto buscando por tarefas suas marcadas como para "hoje", "próximas" ou "mais tarde".
• Identifique projetos e tarefas que correm risco de perder os prazos (por exemplo, todas com data de conclusão até o fim da semana).
• Determine se há algum colega de equipe que precise de ajuda buscando por tarefas incompletas atribuídas por você a outras pessoas.
• Procure por todas as tarefas marcadas com um campo personalizadocampo personalizadoAdicione mais dados às tarefas Asana. Os nomes, tipos e valores dos campos são personalizados, então, você pode criar campos especificamente para o seu fluxo de trabalho.Saiba mais de “prioridade alta” para se certificar que têm um responsável e que serão concluídas a tempo.

Tornando o trabalho privado

Obviamente, algumas informações precisam ser tratadas com cuidado. Você pode criar uma equipe oculta ou um projeto privado para informações desse tipo. Por exemplo, departamentos financeiros que lidam com informações de contabilidade, equipes jurídicas encarregadas de proteger dados confidenciais ou gerentes que precisam dar um retorno sobre a avaliação de funcionários ou ter reuniões individuais. 

Como tornar um projeto privado

1. Clique no botão +, na parte superior do projeto
2. Selecione Tornar privado

Projetos somente para comentários

Independentemente de um projeto ser público ou privado, você pode querer se assegurar que ele não será modificado depois de ter sido criado. Você pode definir o acesso ao projeto como apenas para comentários, o que lhe permite conceder acesso para edição somente a alguns membros. Todos os outros poderão apenas comentar e trabalhar nas tarefas que receberam. Você pode alterar o tipo de acesso de cada pessoa de maneira individual.

Tirar o melhor proveito da Asana pode significar um nível de transparência com o qual algumas equipes não estão acostumadas, mas acreditamos que para atingir resultados, o trabalho deve ser feito às claras. Quando as equipes sabem quem são os responsáveis e todos concordam com os objetivos e prioridades conjuntas, os indivíduos estão então capacitados para alcançar todo o seu potencial.

Saiba mais assistindo a Como usar a Asana

Confira nossa websérie Como usar a Asana para aprender a criar tarefas, equipes e projetos privados na Asana.