Apresente Asana para mais equipes

Asana é ótima para equipes, mas fica ainda melhor quando todos em uma empresa podem acompanhar seus trabalhos em conjunto. Com toda a sua equipe a bordo, você já tem ótimos exemplos de como seria útil ter outras equipes também na Asana. Abaixo temos algumas dicas para apresentá-la, para que possam aproveitar seus benefícios em conjunto.

Por que convidar outras equipes?

Ao pensar em apresentar a Asana para outras equipes de sua empresa, talvez você se pergunte “Como isso ajudaria a minha equipe?” Mas investir esse tempo para apresentar a Asana para outras equipes acaba trazendo vários benefícios para a sua equipe, como:

  • Trabalho conectado—Fica fácil ver como o seu trabalho se encaixa com o que outras equipes estão fazendo, e você pode conectar projetos e ter acesso ao histórico de trabalhos conforme os projetos avançam.
  • Ganho de tempo—Gasta menos tempo se organizando para poder trabalhar, há menos reuniões de atualização de status e mais transparência sobre quem está fazendo o que e quando. Com isso você se concentra no trabalho, em vez de perseguir detalhes. Sua equipe se torna mais eficaz e tem a clareza de que necessita para fazer avançar o trabalho.
  • Colaboração mais efetiva—Descobre novas oportunidades de colaboração, aproveita melhor o trabalho de outras equipes, e consulta projetos anteriores, além de saber em que outras equipes estão trabalhando.

Usando Asana entre diferentes equipes

A Asana é mais eficaz quando todas as equipes a usam para acompanhar os trabalhos. Além dos benefícios da Asana para equipes individuais, há claras vantagens quando todos estão a bordo:

  • Veja como sua empresa está caminhando em direção aos objetivos principais. Quando as informações da empresa são visíveis para todos, todos têm acesso a informações, conversas e projetos importantes que mostram o progresso na conquista dos objetivos maiores. Isso faz com que todos se sintam conectados a um mesmo propósito.

  • Desenvolva fluxos de trabalho completos. Provavelmente sua equipe realiza trabalhos em que outras equipes estão envolvidas. Quando todos têm acesso às mesmas informações, há mais transparência quanto a quem está fazendo o quê, e podem-se estabelecer e descrever claramente as expectativas na Asana.

  • É uma fonte confiável. Qualquer funcionário que se integra à equipe a qualquer momento tem acesso a projetos, equipes e conversas públicas. Pode dessa forma ficar a par de tudo rapidamente, mesmo que não tenha acompanhado o trabalho desde o início. Você pode @mencionar pessoas para pedir e fornecer informações a qualquer momento.

  • Fique livre das correntes de e-mail sem fim. Crie uma equipe para todos os funcionários de sua empresa. Você pode dar início a uma conversa com todos os funcionários para dar atualizações importantes para todos, ou enviar informações sobre a festa da empresa.

Apresente Asana para outras equipes

Agora que você e sua equipe começaram a ver os benefícios de usar a Asana, você está mais preparado para fazer com que outras equipes também comecem a usar. Abaixo estão algumas dicas de como apresentar a Asana para outras equipes:

  • Do mesmo modo que você convidou inicialmente alguns colegas de equipe, convide agora colegas ou gerentes de outras equipes. Eles podem trabalhar com você para terem uma visão geral da Asana, e posteriormente implementar na equipe deles.

  • Não apenas convide a equipe para a sua organização. Sempre recomendamos adicionar as pessoas como seguidoras de tarefas, compartilhar projetos com elas e as mencionar em comentários de tarefas, para que possam participar desde já e vejam como funcionam os projetos e tarefas já em andamento na Asana.

  • Incentive-os a experimentar um modelo pronto, para que possam começar um fluxo de trabalho com a Asana desde o começo usando nossas dicas e recomendações. Você pode, inclusive, compartilhar com eles o projeto do modelo de integração com Asana para que comecem a usar sem demoras.

  • Ofereça a eles exemplos de fluxos de trabalho que possam ser utilizados especificamente para a equipe deles, e apresente projetos de listas e de quadros, para que comecem a utilizar a Asana e interagir com a sua equipe.

  • Fale sobre a Asana em sua próxima reunião com outra equipe, e utilize-a para organizar a pauta.

  • Encaminhe todos os novos usuários para o artigo de início rápido e para as aulas Asana, para que aprendam sobre a Asana e estejam prontos para começar em 15 minutos.

  • Indique a eles a série no Youtube Como usar a Asana. É voltada para novos usuários e pessoas que estão considerando usar a Asana. Há, inclusive, um vídeo sobre como convidar colegas de equipe:

Crie novas equipes

Se há mais equipes interessadas e você está pronto para convidá-las, crie uma equipe para essas pessoas, ou ensine a criarem uma por conta própria. Lembre-se que as equipes são normalmente usadas para representar departamentos, grupos de trabalho, ou qualquer outro grupo que estará envolvido em diversos projetos conjuntos.

Para criar uma equipe, vá até a parte inferior da barra lateral e clique em Criar nova equipe, ou clique no botão + próximo a qualquer equipe existente.

Depois que a equipe tiver sido criada, é possível começar a convidar outros colegas de equipe, criar projetos específicos para a equipe, e também participar de outras equipes e projetos.

Quanto mais equipes participarem e acompanharem seus trabalhos com a Asana, mais o seu trabalho fica conectado, as colaborações acontecem com mais facilidade, e você tem a clareza de que precisa para fazer avançar os projetos, sem importar com quem você está trabalhando. Toda a sua empresa pode usar a Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.