Como estabelecer a base de um fluxo de trabalho

Organização

As organizações conectam todos os funcionários de uma empresa que usam a Asana em um único lugar em função do endereço de domínio do e-mail corporativo, que é comum a todos.

Equipes

No âmbito da organização, você e os seus colegas se dividem em equipes para colaborar em projetos e tarefas. Cada utilizador na organização participa de, no mínimo, uma equipe, mas pode estar em várias.

Projetos

Os projetos lhe permitem organizar todas as tarefas referentes a uma iniciativa, meta ou conjunto de trabalhos. Dentro deles, você utilizará seções para categorizar as suas tarefas.

Tarefas

Estas são a unidade básica de trabalho na Asana.

Subtarefas

Use subtarefas para dividir o trabalho em partes menores ou para redistribuir o trabalho entre várias pessoas.

Comentários

Comente em uma tarefa para fazer perguntas, acrescentar informações ou dar a sua opinião.

Decisões para criar fluxos de trabalho

Em seguida, você tomará uma série de decisões importantes para assegurar que o fluxo de trabalho funcione corretamente.

Primeira decisão: projeto ou tarefa

É muito comum as equipes terem dúvidas se devem armazenar o fluxo de trabalho dentro de um projeto ou de uma tarefa.

Recomendamos começar organizando o seu fluxo de trabalho geral em um projeto.

Projetos são locais centralizados que favorecem a coordenação com as partes interessadas. Crie tarefas e subtarefas que representem trabalhos realizáveis. Não é fácil concluir tarefas vagas demais (como “Promover”, por exemplo), portanto, faça uma divisão granular do trabalho em tarefas de intuito claro e execução viável.

Segunda decisão: como usar seções

Para decidir como usar as seções do projeto, é importante entender as duas maneiras que fazem o trabalho avançar por um fluxo: as sequências e os estágios.

Os estágios são como processos: um único entregável avança por uma série de etapas até ser concluído. Os processos de solicitação ou de desenvolvimento de produto são ótimos exemplos de fluxos de trabalho estagiados. Em casos como esses, é interessante aplicar a visualização em quadro no projeto e utilizar seções para indicar cada estágio. As tarefas representarão cada entregável, que será movido de uma seção para a seguinte conforme os estágios avançarem.

Terceira decisão: quais campos personalizados adicionar

Planeje os campos personalizados com antecedência. A forma de organizar, automatizar e relatar o fluxo de trabalho depende dos campos que são adicionados.

Organização

Como você quer organizar as tarefas do seu fluxo de trabalho? Crie campos para categorias específicas.

Automatização

Como você quer automatizar o seu fluxo de trabalho? É possível criar regras específicas para os campos adicionados.

Relatórios

Quais são os relatórios necessários ao seu fluxo de trabalho? Os gráficos disponibilizados no painel do projeto dependem dos campos personalizados.

Quarta decisão: quando usar subtarefas

Às vezes, uma tarefa ou um entregável precisa ser dividido em etapas menores e sequenciais. Use as subtarefas em tais casos.

Atenção ao criar fluxos de trabalho constituídos apenas de tarefas e subtarefas. Isso pode causar problemas futuros, caso você decida adicionar automatizações, utilizar a visualização em cronograma ou gerar relatórios de trabalhos.

Utilidades comuns para as subtarefas

Se a tarefa principal for uma solicitação, considere usar subtarefas para representar as etapas de acompanhamento.

Caso seja necessária a aprovação de várias pessoas para uma tarefa principal, adicione as solicitações de aprovação como subtarefas.

Alguns fluxos de trabalho possuem ações que dependem de certas condições para acontecerem. Por exemplo, uma equipe gestora de solicitações pode precisar de mais informações antes de avançar com uma solicitação em determinadas situações. Nesse caso, utilize uma regra para adicionar subtarefas quando uma tarefa chegar ao estágio pertinente.

Sabia que é possível criar seções em subtarefas? Basta pressionar o atalho “Tab + N” no teclado.

De modo geral, se você for adicionar mais de 10 subtarefas, avalie se não seria melhor criar um novo projeto com tarefas.

Quinta decisão: um projeto ou vários?

Às vezes, o fluxo de trabalho é tão grande que pode requerer vários projetos.

Use múltiplos projetos caso:

O fluxo de trabalho esteja interligado a uma equipe que já possua um projeto próprio. Por exemplo, uma equipe monitora publicações sobre um determinado tema em um projeto, enquanto outra precisa debater esse mesmo tema em uma reunião futura. Nesse caso, as equipes incluiriam as tarefas correspondentes nos dois projetos.

As fases do fluxo de trabalho envolvam uma quantidade muito grande de tarefas, a ponto de atrapalhar a organização se estiverem armazenadas em um único projeto. Por exemplo, uma equipe utiliza um projeto para gerir uma caixa de entrada de solicitações com alto tráfego, e cria um projeto separado para responder às solicitações após estas avançarem. O processo é automatizado pela equipe por meio de regras personalizadas.

Sexta decisão: como configurar as permissões do projeto?

O funcionamento do fluxo de trabalho varia conforme as permissões definidas. É possível conceder aos membros do projeto permissões de edição ou somente comentários. Com a permissão “pode comentar”, as pessoas estão autorizadas a consultar ou comentar projetos, mas não podem editá-los.

Na maioria dos fluxos de trabalho, será necessário fornecer permissão de edição aos membros do projeto para que executem suas próprias tarefas. Recomendamos a permissão “pode comentar” caso: O projeto precise ficar visível a várias partes interessadas que não são responsáveis por qualquer uma das tarefas. Você queira evitar modificações indesejadas em um projeto com informações importantes.

Acesse esta página para saber mais detalhes sobre permissões.

Após estabelecer as bases do seu fluxo de trabalho, é hora de lhe conferir movimento. Leia a seguir o próximo artigo desta série.