Como adicionar movimento aos fluxos de trabalho
Após configurar um fluxo de trabalho, como adicionar as transferências e as automatizações que o farão funcionar? Como dar fluidez ao seu fluxo de trabalho?
Este é o terceiro de uma série de três artigos. Se você não leu os dois primeiros, encontre-os aqui:
Como estabelecer a base de um fluxo de trabalho
Construtor de fluxo de trabalho
Comece a usar o Construtor de fluxo de trabalho.
O Construtor de fluxo de trabalho se encontra em uma das guias dos seus projetos. Este recurso ajuda a construir as etapas pelas quais o trabalho se move do início ao fim. O Construtor de fluxo de trabalho ajuda a construir, mas não a executar o seu fluxo de trabalho. Ao terminar a criação do fluxo no Construtor de fluxo de trabalho, passe a uma das outras visualizações do projeto.
Quatro tipos de movimento
Seja ao usar o Construtor de fluxo de trabalho ou não, procure pelos quatro diferentes tipos de movimento e conecte-os aos recursos adequados na Asana.
1. Início
Cada fluxo tem um ponto de início onde o trabalho começa. Dependendo do seu fluxo de trabalho, ele irá começar de uma destas maneiras:
- Manualmente: em alguns casos, a equipe começa o trabalho manualmente, como numa nova publicação de blog para um lançamento futuro. Nestas situações, você irá criar um novo projeto ou tarefa.
- Com um formulário: alguns fluxos envolvem um processo de recebimento, no qual o trabalho a realizar é disparado pela interação de outras pessoas, como um pedido ou requisição. Os processos de recebimento são um caso de uso ideal para os Formulários, que ajudam a agilizar e padronizar as solicitações de trabalho.
- Com um modelo de tarefa: as equipes que executam repetidamente o mesmo conjunto de etapas no seu fluxo de trabalho usam os modelos de tarefa. Este é um caso de uso excelente quando é preciso criar antecipadamente uma tarefa com links para a informação relevante ou com um conjunto de subtarefas, como no caso do acompanhamento de candidatos.
2. Transferências
Em diversos fluxos, as tarefas são passadas de uma pessoa a outra até a sua conclusão. As equipes seguem estas práticas comuns para as transferências:
Reatribuição manual
Certifique-se de que o trabalho é realizado adicionando responsáveis às tarefas. Em alguns fluxos de trabalho, os responsáveis pelas tarefas são diferentes em cada estágio.
Por exemplo, quando um produtor de criação entrega um pedido para um designer. Nesses casos, basta reatribuir a tarefa.
Adição de subtarefas
Quando for necessário dividir uma tarefa em etapas menores para transferir partes do fluxo de trabalho, adicione subtarefas.
Como exemplo, uma equipe que administra solicitações acompanha cada entregável na forma de uma tarefa no seu projeto. Ela então adiciona subtarefas para organizar as etapas entre cada estágio do fluxo de trabalho.
Adição de dependências
Em alguns casos, uma tarefa bloqueia o progresso da outra, o que requer o uso das dependências. Elas permitem marcar uma tarefa que está bloqueada por outra.
Por exemplo, uma equipe que administra o feedback de clientes sobre o produto precisa esperar que a equipe de desenvolvimento processe o trabalho antes de dar retorno à equipe que enviou o feedback. Assim, ela adiciona uma dependência para mostrar que uma tarefa está bloqueada pela outra. As dependências estão disponíveis apenas para equipes e organizações Asana Premium.
Uso das aprovações
Diversas transferências exigem aprovações antes de serem realizadas. Estes são excelentes casos de uso das aprovações, que são um tipo de tarefa que dá ao responsável as opções de “aprovar”, “solicitar alterações” ou “rejeitar” o assunto em questão. Por exemplo, um designer precisa da revisão e aprovação de diversos participantes para um ativo antes de concluir o respectivo entregável. As aprovações estão disponíveis para clientes Asana Business ou Enterprise.
3. Interseções
Em alguns fluxos, o trabalho tem contato com outra equipe ou ferramenta. Ao encontrar essas interseções, lembre-se de usar:
A inclusão em múltiplos projetos
Na Asana, as tarefas podem ser adicionadas a diversos projetos simultaneamente sem precisar duplicá-las, e as atualizações aparecem em todos os projetos concomitantemente. Este recurso é chamado de inclusão em múltiplos projetos.
Use a inclusão em múltiplos projetos e dê visibilidade compartilhada sobre a mesma tarefa em diversos projetos e equipes na Asana.
As integrações
Se o trabalho passa por outra ferramenta, verifique a disponibilidade de uma integração. Assim, é possível conectar o seu fluxo de trabalho entre as ferramentas.
Confira a nossa lista de integrações aqui.
4. Repetição
Em inúmeros fluxos, é preciso realizar a mesma ação repetidamente para que o trabalho se mova adiante. Estas são situações excelentes para a incorporação das Regras, automatizações simples que agilizam as etapas manuais. As Regras estão disponíveis para os usuários Asana Premium e as personalizações adicionais estão disponíveis para os clientes Asana Business e Enterprise.
Com o construtor de fluxo de trabalho, você pode criar com facilidade regras para cada estágio do seu fluxo.
De fato, você pode automatizar cada um dos tipos de movimento já discutidos neste artigo. Por exemplo:
Desencadeadores e ações
Início → Quando novas tarefas são adicionadas a um projeto por envios de formulário... → Adicionar subtarefas à tarefa para acompanhamento imediato
Transferências → Quando um campo personalizado é atualizado... → Reatribuir a tarefa a um membro de equipe específico
Interseções → Quando uma tarefa é movida para uma sessão em particular... → Adicionar a tarefa ao projeto de outra equipe
A seguir, veja outras regras comuns para os fluxos de trabalho:
| Desencadeadores | Ações |
|---|---|
| (Quando desejar que todas as novas tarefas sejam movidas para uma seção específica) Quando uma nova tarefa é adicionada a um projeto... | Mover a tarefa para uma sessão específica |
| (Quando desejar que as tarefas sejam automaticamente concluídas quando você as movimenta para a sessão de trabalhos concluídos) Quando a tarefa for movida para a sessão de trabalhos concluídos... | Marcar esta tarefa como concluída |
| (Quando desejar solicitar uma atualização sobre um trabalho próximo) Quando uma data de conclusão se aproximar... | Adicionar um comentário à tarefa. |
| (Quando for necessário consultar o responsável sobre uma tarefa de projeto) Quando uma tarefa for movida para uma sessão específica... | Adicionar um comentário à tarefa, com o modelo de projeto @mencionado no texto. |
| (Quando desejar que uma aprovação seja movida para um outro estágio com base na resposta dos aprovadores) Quando uma tarefa de aprovação for marcada como “aprovada”, “alterações solicitadas” ou “rejeitada” | Mover a tarefa para a sessão relevante. |
