Administração de organizações estudantis

Com a Asana, você pode organizar seu trabalho acadêmico e administrar sua empresa, clube ou outras atividades extracurriculares. Você pode armazenar informações importantes da organização, notas e listas de afazeres na Asana, que oferece uma colaboração melhor antes, durante e depois de suas reuniões e atividades. À medida que você adicionar novos membros ou antigos membros já formados, ficará fácil manter tudo e todos em um só lugar.

Criar um espaço de trabalho

  1. Crie um novo espaço de trabalho para sua organização ou clube. É nele onde você armazenará todas as tarefas e informações pertinentes ao seu grupo para que todos vocês possam colaborar juntos na Asana.
  2. Convide líderes da organização para o espaço de trabalho. Nele, você poderá decidir como você deseja criar projetos para os diferentes aspectos de sua organização na Asana.
  3. Crie um projeto. Você pode criar projetos para sua contabilidade, pautas e notas de reuniões, uma campanha de arrecadação de fundos, próximos eventos, planejamento de eventos e muito mais. As possibilidades são quase infinitas.

Crie um espaço de trabalho e seu primeiro projeto na Asana para começar

Convide outros membros

  1. Quando você já tiver criado alguns projetos, convide o restante dos membros de sua organização. Você pode convidá-los clicando no botão + na barra superiorbarra superior A barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho. Consulte Mais informação . Assim que eles se cadastrarem, você poderá realizar uma reunião inicial para apresentar a Asana a eles e assegurar que todos estão participando.
  2. Peça aos membros que adicionem projetos e tarefas existentes e incentive-os a criar seus próprios. Quando todos adicionarem sua entrada, vocês podem começar a colaborar na Asana.
  3. Incentive os membros a concluírem e adicionarem tarefas, bem como adicionar comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação e iniciar conversas para fazer perguntas, obter atualizações de status ou fornecer informações para manter todos atualizados. Quando todos começarem a atualizar suas tarefas, você não precisará passar muito tempo em atualizações simples durante as reuniões semanais e com e-mails - em vez disso, você receberá atualizações instantâneas na Asana.

Verifique com seus membros se eles têm dúvidas sobre como usar a Asana e como eles podem usá-la. Leia nosso artigo Guia sobre como criar e manter a dinâmica para obter dicas.

Administre suas reuniões com a Asana

  1. Crie um projeto para a agenda de sua reunião. Use as seçõesseções As seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade. Consulte Mais informação para organizar sua agenda e criar tarefas para cada item da agenda. Você pode dar um prazo para cada tarefa que corresponda à data da reunião para assegurar que sejam abordadas.
  2. Adicione todos os participantes da reunião como membros do projetomembro do projeto Alguém que tem acesso a um projeto e recebe notificações sobre ele. Consulte Mais informação para que possam adicionar os itens como tarefas antes da reunião.
  3. Antes da reunião, peça ao líder da organização que revise os tópicos da pauta (as tarefas do projeto) e as organize em ordem de prioridade. Basta arrastar e soltar as tarefas na ordem que você precisar.
  4. Use a Asana durante a reunião e consulte seu projeto da pauta da reunião para que todos saibam o que está sendo discutido. Você pode usar o modo foco (basta digitar Tab + X) para exibir cada tarefa em um monitor grande para que todos vejam.
  5. Atribua as próximas etapas durante a reunião. Marque as tarefas como concluídas à medida que elas são discutidas. Atribua tarefas ao membro do clube correto se houver trabalho de acompanhamento. Você também pode criar novas tarefas durante a reunião para que todos saibam o que fazer depois.

Crie um projeto de pauta de reunião na Asana para monitorar discussões, itens de ação e notas

Administrar sua organização e reuniões na Asana faz com que seja fácil que todos saibam quem está fazendo o quê e para quando, e com isso você pode maximizar o tempo da reunião juntos. Em vez de desperdiçar tempo passando por atualizações de status e descobrindo o que discutir, você pode começar a trabalhar criando um impacto no campus.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.