Administração de organizações estudantis

Com a Asana, é possível organizar os trabalhos do curso e administrar a organização, clube ou outras atividades extracurriculares. É possível armazenar informações importantes sobre a organização, notas e listas de afazeres na Asana, o que facilita a colaboração antes, durante e depois das suas reuniões e atividades. À medida que novos membros são adicionados ou membros antigos se formam, fica fácil manter tudo e todos no mesmo lugar.

Criar um espaço de trabalho

1. Crie um novo espaço de trabalho para a sua organização ou clube. É aqui que todas as tarefas e informações referentes ao seu grupo são adicionadas, para que vocês possam colaborar na Asana.
2. Convide líderes da organização para o espaço de trabalho. Decida, então, como deseja criar projetos para cada aspecto da sua organização na Asana.
3. Crie um projeto. Você pode criar projetos para sua contabilidade, pautas e notas de reuniões, uma campanha de arrecadação de fundos, próximos eventos, planejamento de eventos e muito mais. As possibilidades são quase infinitas.

Convide outros membros

1. Quando você já tiver criado alguns projetos, convide o restante dos membros de sua organização. Você pode convidá-los clicando no botão + na barra superiorbarra superiorA barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho.Saiba mais. Assim que eles se cadastrarem, você poderá realizar uma reunião inicial para apresentar a Asana a eles e assegurar que todos estão participando.
2. Peça aos membros que contribuam nos projetos e tarefas existentes, e incentive-os depois a criar seus próprios projetos e tarefas. Quando todos já tiverem participado, vocês podem começar a colaborar na Asana.
3. Incentive os membros a continuar concluindo e adicionando tarefas, bem como a adicionar comentárioscomentáriosComente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho.Saiba mais e iniciar conversas para fazer perguntas, obter atualizações de status ou fornecer informações para todos ficarem em dia. Quando todos estiverem atualizando as próprias tarefas, não será necessário perder tanto tempo com atualizações simples durante as reuniões semanais e por e-mail, pois já estarão recebendo atualizações instantâneas na Asana.

Verifique com seus membros se eles têm dúvidas sobre como usar a Asana e como eles podem usá-la. Leia nosso artigo Guia sobre como criar e manter a dinâmica para obter dicas.

Administre suas reuniões com a Asana

1. Crie um projeto de pauta da reunião. Use as seçõesseçõesAs seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade.Saiba mais para organizar a pauta e criar tarefas para cada tópico. Você pode atribuir a cada tarefa uma data de conclusão que corresponda à data da reunião, para certificar-se de que todas sejam abordadas a tempo.
2. Adicione todos os participantes da reunião como membros do projeto para que possam adicionar os itens como tarefas antes da reunião.
3. Antes da reunião, peça ao líder da organização que revise os tópicos da pauta (as tarefas do projeto) e as organize em ordem de prioridade. Basta arrastar e soltar as tarefas na ordem que você precisar.
4. Use a Asana durante a reunião com o projeto de pauta da reunião como referência, para que todos saibam o que está sendo discutido. Você pode usar o modo de focomodo de focoO modo tela cheia expande os detalhes de uma tarefa, preenchendo toda a janela do navegador.Saiba mais (basta digitar Tab + X) para exibir cada tarefa em um monitor grande, para que todos a vejam.
5. Atribua as próximas etapas durante a reunião. Marque as tarefas como concluídas à medida que elas são discutidas. Atribua tarefas ao membro do clube correto se houver trabalho de acompanhamento. Você também pode criar novas tarefas durante a reunião para que todos saibam o que fazer depois.

Administrar a organização e as reuniões na Asana ajuda todos a saber quem está fazendo o quê e qual é o prazo de conclusão, para que você possa maximizar o tempo que vocês passarão reunidos. Em vez de desperdiçar tempo conferindo as atualizações de status e tentando entender o que precisa ser discutido, você pode ir direto ao trabalho, e isso terá um impacto no campus.