Planejamento de eventos no campus

O planejamento de eventos no campus normalmente implica em muito estresse, muitas pendências, muitos e-mails e mais prazos do você pode cumprir. Se o seu próximo evento tiver 10 ou 10 mil participantes, a Asana é a ferramenta perfeita de planejamento de eventos para colaborar com seus colegas de classe e assegurar que seu evento ocorra sem problema algum.

Configuração de seu projeto de evento

  1. Crie um novo projeto para seu evento. Dê um nome descritivo ao projeto como “Hackathon de outuno” ou “Concerto beneficente”. Adicione uma descrição no projetodescrição no projetoSaiba mais com uma visão geral de alto nível.
  2. [Convide outros colegas de classe]](/guide/team/onboard/adding-people) e organizadores do evento para serem Membro do projetoMembro do projetoAlguém que tem acesso a um projeto e recebe notificações sobre ele.Saiba mais para que todos possam atribuir e concluir tarefas e acompanhar as atualizações importantes.
  3. Organize seu cronograma de planejamento de eventos com seçõesseçõesAs seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade.Saiba mais baseadas no calendário de seu trabalho. Use títulos como “Mês de”, “Semana de”, “Dia anterior” etc.
  4. Adicione tarefas em cada seção para assegurar que cada tarefa tenha um prazo, responsável, quaisquer arquivos relevantes anexados e uma descrição clara para que todos saibam quem está fazendo o quê e para quando.
  5. No dia do seu evento, você pode usar a Asana para visualizar sua agenda adicionando tarefas com prazos para cada etapa, incluindo montagem, chegada de fornecedores e convidados, jantar etc. À medida que o evento progredir, sua equipe poderá concluir as tarefas em um dispositivo móvel para assegurar que tudo esteja dentro do cronograma.

Baixe o aplicativo da Asana para iOS ou [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) para uma coordenação mais tranquila no dia do evento para você e sua equipe de planejamento.

Planeje os eventos de seu campus com projetos da Asana

Faça mais com o planejamento de eventos

Monitorar patrocínios

Você pode facilmente monitorar os patrocinadores no projeto de seu evento. Com uma tarefa para cada patrocinador, você pode usar as subtarefas para monitorar cada etapa do processo, incluindo fazer e receber telefonemas e materiais, contratos e ativos do patrocinador, como logotipos e frases. Esse pode ser um ótimo lugar para ser a fonte de ideias para patrocinadores e monitorar seu progresso coletando fundos para seu evento. Confira nosso exemplo de monitoramento de conta para ter uma ideia.

Copiar um projeto de evento

Se precisar realizar uma série de eventos ou o mesmo evento regularmente, poderá criar um modelo de projeto a ser duplicado. Adicione itens ao modelo com base no que aprendeu com os eventos anteriores. Duplique então o projeto para cada novo evento da série. O uso de modelos também facilita a entrega de planejamentos de eventos à medida que os alunos se formam.

Monitorar a lista de convidados

Monitore sua lista de convidados na Asana. Use um Formulário do Google para que os convidados confirmarem a presença e integre-o no projeto de seu evento ou em um novo projeto da Asana. Quando os convidados confirmarem, o nome deles aparecerá como uma tarefa na Asana. Você pode até mesmo usar esse projeto como uma lista de verificação. À medida que cada convidado chegar em seu evento, marque a tarefa como concluída em seu dispositivo móvel.

Gerenciar fornecedores externos

Use seu projeto para gerenciar interações com fornecedores externos. Crie uma tarefa para cada fornecedor e subtarefas para cada etapa do processo, incluindo a obtenção de um cotação, finalização de contrato, confirmação de cronograma e pagamento de fatura. Quando você receber uma fatura por e-mail, use o encaminhamento de e-mail para criar uma tarefa na Asana.

Foram-se os dias em que gerenciávamos um evento com uma área de transferência ou apenas um e-mail. Com a Asana, sua equipe estará organizada e preparada para seu próximo evento, assegurando que os participantes tenham a melhor experiência possível.

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