Planejamento de eventos no campus

O planejamento de eventos no campus normalmente implica em muito estresse, muitas pendências, muitos e-mails e mais prazos do você pode cumprir. Se o seu próximo evento tiver 10 ou 10 mil participantes, a Asana é a ferramenta perfeita de planejamento de eventos para colaborar com seus colegas de classe e assegurar que seu evento ocorra sem problema algum.

Configuração de seu projeto de evento

  1. Crie um novo projeto para seu evento. Dê um nome descritivo ao projeto como “Hackathon de outuno” ou “Concerto beneficente”. Adicione uma descrição no projeto com uma visão geral de alto nível.
  2. [Convide outros colegas de classe]](/guide/team/onboard/adding-people) e organizadores do evento para serem membros do projetomembro do projeto Alguém que tem acesso a um projeto e recebe notificações sobre ele. Saiba mais para que todos possam atribuir e concluir tarefas e acompanhar as atualizações importantes.
  3. Organize seu cronograma de planejamento de eventos com seçõesseções As seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade. Saiba mais baseadas no calendário de seu trabalho. Use títulos como “Mês de”, “Semana de”, “Dia anterior” etc.
  4. Adicione tarefas em cada seção para assegurar que cada tarefa tenha um prazo, responsável, quaisquer arquivos relevantes anexados e uma descrição clara para que todos saibam quem está fazendo o quê e para quando.
  5. No dia do seu evento, você pode usar a Asana para visualizar sua agenda adicionando tarefas com prazos para cada etapa, incluindo montagem, chegada de fornecedores e convidados, jantar etc. À medida que o evento progredir, sua equipe poderá concluir as tarefas em um dispositivo móvel para assegurar que tudo esteja dentro do cronograma.

Baixe o aplicativo da Asana para iOS ou [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) para uma coordenação mais tranquila no dia do evento para você e sua equipe de planejamento.

Planeje os eventos de seu campus com projetos da Asana

Faça mais com o planejamento de eventos

Monitorar patrocínios

Você pode facilmente monitorar os patrocinadores no projeto de seu evento. Com uma tarefa para cada patrocinador, você pode usar as subtarefas para monitorar cada etapa do processo, incluindo fazer e receber telefonemas e materiais, contratos e ativos do patrocinador, como logotipos e frases. Esse pode ser um ótimo lugar para ser a fonte de ideias para patrocinadores e monitorar seu progresso coletando fundos para seu evento. Confira nosso exemplo de monitoramento de conta para ter uma ideia.

Copiar um projeto de evento

Se precisar realizar uma série de eventos ou o mesmo evento regularmente, poderá criar um modelo de projeto a ser duplicado. Adicione itens ao modelo com base no que aprendeu com os eventos anteriores. Duplique então o projeto para cada novo evento da série. O uso de modelos também facilita a entrega de planejamentos de eventos à medida que os alunos se formam.

Monitorar a lista de convidados

Monitore sua lista de convidados na Asana. Use um Formulário do Google para que os convidados confirmarem a presença e integre-o no projeto de seu evento ou em um novo projeto da Asana. Quando os convidados confirmarem, o nome deles aparecerá como uma tarefa na Asana. Você pode até mesmo usar esse projeto como uma lista de verificação. À medida que cada convidado chegar em seu evento, marque a tarefa como concluída em seu dispositivo móvel.

Gerenciar fornecedores externos

Use seu projeto para gerenciar interações com fornecedores externos. Crie uma tarefa para cada fornecedor e subtarefas para cada etapa do processo, incluindo a obtenção de um cotação, finalização de contrato, confirmação de cronograma e pagamento de fatura. Quando você receber uma fatura por e-mail, use o encaminhamento de e-mail para criar uma tarefa na Asana.

Foram-se os dias em que gerenciávamos um evento com uma área de transferência ou apenas um e-mail. Com a Asana, sua equipe estará organizada e preparada para seu próximo evento, assegurando que os participantes tenham a melhor experiência possível.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.