Planejamento de eventos no campus

O planejamento de eventos no campus normalmente implica muito estresse, muitos afazeres, muitos e-mails e mais prazos do que se pode cumprir. Quer o seu próximo evento tenha 10 ou 10 mil participantes, a Asana é a ferramenta perfeita de planejamento de eventos para colaborar com os seus colegas de classe e assegurar que o evento ocorra sem imprevistos.

Para configurar um projeto de evento

1. Crie um novo projeto para o seu evento. Dê um nome descritivo, como “Maratona de outono” ou “Concerto beneficente”. Adicione uma descrição do projetodescrição do projetoA descrição do projeto é um espaço para informar aos seus colegas de equipe os objetivos e a visão geral de um projeto.Saiba mais que ofereça uma visão geral resumida.
2. Convide colegas de classe e organizadores do evento para atuarem como membros do projeto, de forma a que todos possam atribuir e realizar tarefas e acompanhar as atualizações importantes.
3. Organize o seu cronograma de planejamento de eventos com seçõesseçõesAs seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade.Saiba mais baseadas no calendário dos trabalhos. Use títulos como “A um mês do evento”, “A uma semana do evento”, “Dia anterior ao evento”, etc.
4. Adicione tarefas em cada seção e assegure-se de que cada tarefa tenha um prazo, responsável, os arquivos relevantes anexados e uma descrição clara para que todos saibam quem está fazendo o quê e para quando.
5. No dia do evento, você pode usar a Asana para visualizar a sua agenda adicionando tarefas com prazos para cada etapa, incluindo montagem, chegada dos fornecedores, chegada dos convidados, jantar, etc. À medida que o evento progredir, a sua equipe poderá marcar as tarefas com concluídas em um dispositivo móvel para assegurar que tudo saia conforme planejado.

Baixe o aplicativo da Asana para iOS e Android para uma coordenação perfeita no dia do evento entre você e a equipe encarregada de fazer do planejamento.

Faça mais com o planejamento de eventos

Monitorar patrocínios

Você pode monitorar os patrocinadores com facilidade no projeto do evento. Com uma tarefa para cada patrocinador, você pode usar subtarefas para monitorar cada etapa do processo, concentrar os dados de contato, anotar telefonemas, listar materiais, contratos e ativos do patrocinador (como logotipos e frases promocionais), etc. Esse pode também ser um ótimo lugar para reunir ideias para a obtenção de patrocinadores e registrar a coleta de fundos para o evento. Confira o nosso exemplo de monitoramento de conta para mais ideias.

Copiar um projeto de evento

Se precisar realizar uma série de eventos ou um mesmo evento regularmente, poderá criar um modelo de projeto a ser duplicado. Adicione itens ao modelo em função do que se aprendeu com os eventos anteriores. Duplique então o projeto para cada novo evento da série. O uso de modelos também simplifica a transferência dos planejamentos de eventos a outras pessoas quando os alunos se formam.

Monitorar a lista de convidados

Monitore a sua lista de convidados na Asana. Use um Formulário do Google para os convidados confirmarem presença e integre-o ao projeto do evento ou em um novo projeto da Asana. Quando os convidados confirmarem, o nome deles aparecerá como uma tarefa na Asana. Você pode até mesmo usar esse projeto como uma lista de conferência dos participantes: à medida que cada convidado chegar no dia do evento, você pode marcar a respectiva tarefa como concluída a partir do seu dispositivo móvel.

Gerir fornecedores externos

Utilize o projeto para gerir as interações com fornecedores externos. Crie uma tarefa para cada fornecedor e subtarefas para cada etapa do processo, o que pode incluir a obtenção de uma cotação, a finalização do contrato, a confirmação do cronograma e o pagamento da fatura. Ao receber uma fatura por e-mail, use o encaminhamento de e-mails para criar uma tarefa na Asana e dar continuidade no contexto do projeto.

Foram-se os dias em que administrávamos um evento com ferramentas como e-mail e muitos “copia e cola”. Com a Asana, a sua equipe estará organizada e preparada para o próximo evento, assegurando que os participantes tenham a melhor experiência possível.