Integração de novos clientes

A integração de novos clientes envolve muita coordenação. Entre e-mails, planilhas e coordenação entre as equipes, a chance de algo acabar esquecido é bastante significativa. Monitore o trabalho de sua equipe na integração e no gerenciamento de clientes com a Asana. Você manterá uma comunicação clara e constante com seus clientes para que o relacionamento continue a crescer.

Leia os estudos de caso da Hello Social e da Social Driver para descobrir como a Asana ajuda essas empresas a integrar os clientes 20 a 50% mais rápido.

Como criar o seu modelo de projeto de implementação do cliente

Você irá configurar dois projetos: um para uso interno da sua equipe e outro entre sua equipe e o cliente.

Projetos de integração internos e externos para clientes e gerentes de conta

Parte um: crie um projeto-modelo de implementação do cliente

Esse projeto será apenas para uso interno de sua equipe para garantir que a integração do cliente ocorra de acordo com o planejado.

  1. Crie um novo projeto para usar como modelo de implementação de cliente a ser duplicado. Nomeie o projeto como “Implementação interna.” (Sempre que criar um novo projeto a partir do modelo, altere o nome para que comece com o nome do seu cliente.)
  2. Crie tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação que abranjam todas as etapas gerais de integração do cliente. Elas variam muito de organização para organização, mas aqui estão alguns exemplos gerais:

    • Assinar contrato
    • Estabelecer os principais pontos de contato da conta
    • Carregar dados do cliente
    • Desenvolver a estratégia
    • Fazer uma reunião com a equipe para assegurar que todas as etapas da integração estejam refletidas no projeto.
  3. Crie seções na parte um para categorizar suas etapas de integração. Para isso, basta pressionar as teclas Tab + N.
  4. Qualquer tarefa que se aplique ao projeto de implementação externa (veja a parte dois) pode ser também armazenada nele. Digite Tab + P e clique no botão + para adicionar outro projeto.
  5. Quando o modelo de implementação interna tiver sido criado, peça aos colegas de equipe para criarem um novo projeto a partir do modelo personalizado sempre que integrarem um novo cliente, o renomearem de acordo com o nome do cliente, e atualizarem as tarefas ou as descrições das tarefas para que correspondam especificamente ao nome e aos processos do cliente.
  6. Convide os participantes internos relevantes como membros do projeto para que possam monitorar os trabalhos com o cliente no projeto e fornecer atualizações de status sempre que necessário.

Criar um modelo interno de implementação na Asana a ser duplicado

Parte dois: crie um modelo de projeto de implementação externa

Este modelo deve ser compartilhado com o cliente para que ele possa verificar o andamento de sua integração e enviar à equipe as tarefas e perguntas que surgirem ao longo do processo.

  1. Crie uma equipe chamada “Gerenciamento de conta” ou “Contas do cliente”. É nela que você vai armazenar todos os projetos de implementação e de conta do cliente visíveis ao cliente.
  2. Crie um novo projeto. Intitule-o “Implementação externa”.
  3. Adicione uma descrição de projeto que explique as diferentes seções no projeto, as informações de contato do gerente da conta e, se desejar, um link para o Guia caso os clientes tenham dúvidas sobre a Asana.
  4. Crie seçõesseções As seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade. Consulte Mais informação e nomeie-as como “referência”, “questões em aberto” e “itens de ação”. Crie tarefas que façam sentido para a sua base de clientes. Por exemplo, você pode ter tarefas para uma reunião inicial, envio de dados etc.
  5. Assim como para a implementação interna, quando o seu projeto estiver criado, salve-o como um modelo clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Converter em modelo. Certifique-se de que seus colegas de equipe criem novos projetos de implementação externa a partir do modelo em vez de começarem do zero.
  6. Quando o projeto estiver criado, você poderá duplicar o modelo para cada nova conta e convidar o cliente e os respectivos colegas de equipe como membros do projeto (mas eles serão convidados da sua organização). Na sua equipe, você também poderá convidar o gerente de conta do cliente e outras pessoas relevantes como membros do projetomembros do projeto Alguém que tem acesso a um projeto e recebe notificações sobre el. Consulte Mais informação para que possam adicionar tarefas, acompanhar o progresso e fornecer atualizações de status conforme necessário.
    • Cada cliente individual só poderá ver os projetos para os quais foi convidado dentro da equipe, e não verá as informações das outras contas.
  7. Adicione tarefas de seu projeto interno como referência nesse projeto do cliente digitando Ctrl/Cmd + P na tarefa e depois digitando no nome do projeto externo. Incentive o cliente a adicionar tarefas na seção “perguntas em aberto” para entrar em contato com você. Adicione tarefas em “itens de ação” quando houver trabalho para sua equipe ou para o cliente, ou se houver itens de acompanhamento das ligações ou reuniões.
  8. Use a Asana como seu repositório central para compartilhar arquivos, comunicar atualizações de status, realizar reuniões com o cliente, solicitar trabalhos e comunicar de forma geral.
  9. Use a visualização do progresso para publicar atualizações de status para que seus colegas de equipe e clientes possam ver como está o andamento da integração.

Criar um modelo de implementação externa na Asana a ser duplicado

Parte três: dê início com o cliente

Agora que o cliente já foi convidado para o projeto externo, é necessário realizar uma reunião inicial na qual ambas as equipes possam decidir como planejam colaborar na Asana. Você pode mostrar os fundamentos básicos para o uso da Asana, tais como criar tarefas e comunicar de forma eficaz. Você também pode explicar que informações estão presentes no projeto, como publicar atualizações de status e onde fazer perguntas e solicitações para a sua equipe.

Dicas para gerenciar os seus projetos criados a partir de modelos de implementação do cliente

Gerencie os projetos dos clientes num só lugar com os Portfólios

Estes dois projetos de integração talvez sejam apenas o começo de muitos mais projetos que você terá com seus clientes. Crie um portfólio para ficar de olho em todos os projetos de cada cliente. Os Portfólios mostram o status, a prioridade e o progresso dos projetos em tempo real, para que você tenha uma visão precisa do progresso em relação às metas com cada cliente. Isto permite identificar quando as coisas começam a perder o foco para que possa dedicar a sua atenção à relação com esse cliente sempre que for necessário. Nos processos internos você pode usar os Portfólios como auxílio para monitorar e reportar o status das principais iniciativas com cada cliente.

Crie relatórios com as Planilhas Google

Depois de adicionar os projetos de integração dos clientes a um Portfólio, usar os relatórios de Portfólios nas Planilhas Google pode ser uma forma útil de comparar todos os seus projetos de integração para ver o que está em dia e o que requer mais atenção. Você pode criar relatórios e visualizações personalizados a partir dos dados do projeto na Asana para entender o tempo que leva para integrar clientes, como cada colega de equipe contribui para uma integração, e se algum processo pode ser melhorado.

Use as dependências para que o processo de integração ocorra na ordem correta

Depois de criar os seus projetos de integração internos e externos, você poderá usar as dependências para identificar as tarefas que estão esperando por outros trabalhos. Quando uma tarefa primária for concluída, você receberá uma notificação de que a próxima tarefa no seu fluxo de trabalho está pronta para começar. Tanto sua equipe quanto os clientes podem ver se existem bloqueios e quando o trabalho da próxima etapa pode começar. Por exemplo, se você não puder inserir os dados de um cliente até que ele preencha um formulário de integração, ele poderá ver que você está esperando por isso sem que seja preciso incomodá-lo.

Adicione campos personalizados para monitorar qualquer coisa de maneira uniforme

Adicione campos personalizados em qualquer projeto (e inclua-os em seus modelos!) para categorizar, filtrar e indicar informações adicionais na Asana. Você pode usar campos personalizados para mostrar a prioridade e o estágio do trabalho, captar informações de contato com campos de texto, verificar a integridade e o tipo da conta e muito mais. Monitorar tudo com campos personalizados é fácil para sua equipe e também para os clientes finais, além de oferecer a você uma maneira uniforme de capturar informações.

Quando todo o trabalho é monitorado na Asana entre você e seu cliente, todos sabem quem está fazendo o quê e quais são os prazos. Você pode dedicar o seu tempo a trabalhar com afinco para os seus clientes nas coisas que construirão um relacionamento mais forte e um crescimento contínuo, sem com isso engordar a sua caixa de entrada.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.