Integração de novos clientes

A integração de novos cliente envolve muita coordenação. Entre e-mails, planilhas e coordenação entre as equipes, a chance de algo escapar é bem grande. Monitore o trabalho de seu equipe na integração e no gerenciamento de clientes com a Asana. Você manterá uma comunicação clara e constante com seus clientes para que o relacionamento continue a crescer.

Como criar o seu modelo de projeto de implementação do cliente

Você irá configurar dois projetos: um para uso interno de seu equipe e outro entre sua equipe e o cliente.

Projetos de integração internos e externos para clientes e gerentes de conta

Parte um: crie um projeto modelo de implementação do cliente

Esse projeto será apenas para uso interno de sua equipe para garantir que a integração do cliente esteja ocorrendo de acordo com o planejado.

  1. [Crie um novo projeto para usar como modelo de implementação de cliente para duplicar. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. Crie tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação que abranjam todas as etapas gerais de integração do cliente. Elas variam muito de organização para organização, mas aqui estão alguns exemplos gerais:

    • Assinar contrato
    • Estabelecer principais contatos da conta
    • Carregar dados do cliente
    • Desenvolvimento de cartilha
      • Faça uma reunião com sua equipe para assegurar que todas as etapas de integração estejam refletidas no projeto.
  3. Crie seções na parte um para categorizar suas etapas de integração. Basta digitar dois pontos ( : ) depois do nome de uma tarefa.
  4. Em qualquer tarefa que se aplique ao projeto de implementação externo (veja a parte dois), você pode [armazenar tarefas em vários projetos]. Digite Tab + P e clique no botão + para adicionar outro projeto.
  5. Quando você tiver criado seu modelo de implementação interno, peça aos colegas de equipe para criarem um novo projeto a partir de um modelo personalizado toda vez que estiverem integrando um novo cliente, além de renomeá-lo para que corresponda ao nome do cliente, bem como atualizar as tarefas ou as descrições das tarefas ou tarefa para que correspondam especificamente ao nome e aos processos do cliente.
  6. Convide partes interessadas internas relevantes como membros do projeto para que possam monitorar seu trabalho com o cliente no projeto e fornecer atualizações de status quando for necessário.

Criar um modelo interno de implementação na Asana a ser duplicado

Parte dois: crie um modelo de projeto de implementação externo

Esse modelo deve ser compartilhado com o cliente para que ele possa verificar o andamento de sua integração e enviar à equipe as tarefas e perguntas que surgirem no meio do processo.

  1. Crie uma equipe chamada “Gerenciamento de conta” ou “Contas do cliente”. É nela que você vai armazenar todos os projetos de implementação e de conta do cliente.
  2. Crie um novo projeto. Nomeie o projeto como “Implementação externa”.
  3. Adicione uma descrição de projeto que explique as diferentes seções no projeto, as informações de contato do gerente da conta e, se desejar, um link para o Guia (/guide) se clientes tiverem dúvidas sobre a Asana.
  4. Crie seçõesseções As seções permitem que as equipes organizem suas listas de tarefa. Elas dividem os projetos na lista de Minhas tarefas com base na categoria, etapa do fluxo de trabalho ou prioridade. Consulte Mais informação e nomeie-as como “referência”, “questões em aberto” e “itens de ação”. Crie tarefas que façam sentido para a sua base de clientes. Por exemplo, você pode ter tarefas para uma reunião inicial, carregar dados etc.
  5. Assim como para a implementação interna, quando seu projeto for criado salve-o como um modelo clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Salvar como modelo. Certifique-se de que seus colegas de equipe criem novos projetos de implementação externa a partir do modelo ao invés de criarem do zero.
  6. Quando o projeto estiver criado, você poderá duplicar o modelo para cada nova conta e convidar o cliente e respectivos colegas de equipe como membros do projeto (mas eles serão convidados em sua Organização). Na sua equipe, você também poderá convidar o gerente de conta do cliente e outros interessados relevantes como membros do projetomembros do projeto Alguém que tem acesso a um projeto e recebe notificações sobre el. Consulte Mais informação para que possam adicionar tarefas, acompanhar o progresso e fornecer atualizações de status conforme necessário.
    • Cada cliente individual só poderá ver os projetos para os quais foi convidado dentro da equipe. Com isso, ele não poderá ver as informações de outras contas.
  7. Adicione tarefas de seu projeto interno como referência nesse projeto do cliente digitando Ctrl/Cmd + P na tarefa e depois digitando no nome do projeto externo. Incentive o cliente a adicionar tarefas na seção “perguntas em aberto” para entrar em contato com você. Adicione tarefas em “itens de ação” quando houver trabalho para sua equipe ou para o cliente, ou se você tiver itens de acompanhamento de ligações ou reuniões.
  8. Use a Asana como seu repositório central para compartilhar arquivos, comunicar atualizações de status, realizar reuniões com seu cliente, solicitar trabalho e se comunicar de forma geral.
  9. Use a visualização do progresso para publicar atualizações de status para que seus colegas de equipe e clientes possam ver como está o andamento da integração.

Criar um modelo de implementação externa na Asana a ser duplicado

Parte três: comece com o cliente

Agora que você convidou seu cliente para o projeto externo, é necessário realizar uma reunião inicial na qual ambas as equipes podem decidir como se planejar para colaborar na Asana. Você pode mostrar a elas o básico sobre como usar a Asana, como criar tarefas e se comunicar de forma eficaz. Você também pode explicar quais informações estão no projeto, como publicar atualizações de status e onde fazer perguntas e solicitações para sua equipe.

Dicas para gerenciar os seus projetos de modelos de implementação do cliente

Monitore o progresso com o painel

Já que você publica atualizações de status com regularidade nos projetos de seu cliente, pode usar o painel para ver o andamento dos projetos. O painel é muito útil para que gerentes de conta mantenham controle de todas as suas contas em uma só visualização. Você pode ordenar para identificar rapidamente as contas que precisam de mais atenção ou que estão em conformidade.

Relatórios com o Google Sheets

Como os projetos de integração internos são todos semelhantes, usar os relatórios do Painel no Google Sheets pode ser uma forma útil de comparar todos os seus projetos de integração para ver quem está em conformidade e quais clientes precisam de mais foco. Você pode criar relatórios e visualizações personalizadas a partir de dados do projeto da Asana para entender o tempo que leva para integrar clientes, como cada colega de equipe contribui para uma integração e que áreas precisam de melhoria.

Use dependências

Depois de criar seus projetos de integração internos e externos, você poderá usar as dependências para mostrar quais tarefas estão esperando por outro trabalho. Quando uma tarefa que está aguardando for concluída, você receberá uma notificação de que a próxima tarefa em seu fluxo de trabalho está pronta para começar. Tanto sua equipe quanto clientes podem ver se existem bloqueios e quando o trabalho da próxima etapa pode começar. Por exemplo, se você não puder carregar os dados de um cliente até que ele preencha um formulário de integração, ele poderá ver que você está esperando por isso, sem precisar incomodá-lo.

Adicionar campos personalizados

Adicione campos personalizados em qualquer projeto (e inclua-os em seus modelos!) para categorizar, filtrar e indicar informações adicionais na Asana. Você pode usar campos personalizados para mostrar a prioridade e o estágio do trabalho, captar informações de contato com campos de texto, verificar a integridade da conta e seu tipo e muito mais. Monitorar tudo com campos personalizados é fácil para sua equipe e clientes finais, além de oferecer a você uma maneira uniforme de capturar informações.

Quando o trabalho for monitorado na Asana entre você e seu cliente, todos saberão quem está fazendo o quê e para quando. Você pode passar um tempo trabalhando duro para seus clientes nas coisas que construirão um relacionamento mais forte e para continuar a crescer sem aumentar sua caixa de entrada.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.