Propostas de projetos e pedidos ad hoc

Os pedidos e ideias de projetos vêm de todas as direções numa organização, e com isso o trabalho pode acabar perdido ou sobrecarregando as equipes. Em vez de tentar dar conta de tudo ou adicionar a um backlog que cai no esquecimento, as equipes podem criar um projeto de pedidos de trabalhos.

Como criar um projeto de pedidos de trabalhos

Você pode usar este processo para gerenciar de um só lugar os pedidos ad hoc (como a correção de um erro ortográfico ou uma pergunta que você não pode responder de imediato) e os envios de novos briefs de projetos. Para começar rapidamente, você pode:

  1. Partir do modelo de pedidos de trabalhos.
  2. Importar uma planilha existente caso esteja atualmente monitorando nela os pedidos que chegam.

Como acessar todos os modelos da Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pedidos do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Dicas para gerenciar e concluir pedidos

Agora que você já criou o seu projeto, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os trabalhos.

1. Faça modelos dos pedidos para processá-los mais rapidamente com a ajuda dos formulários

Perder tempo com detalhes básicos dos pedidos ou não começar com um brief de projeto claro atrasa o trabalho. Por isso, crie formulários para reunir os detalhes certos todas as vezes para os briefings de projeto ou pedidos ad hoc. Os formulários são diretamente conectados ao seu projeto de pedidos para que sua equipe comece com todas as informações que necessita em termos de fácil compreensão.

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, o formulário transforma-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada e atribuída a um colega de equipe já com todas as informações necessárias.

Prepare um formulário seguindo os passos detalhados aqui. Adicione regras de projeto para atribuir automaticamente as tarefas recebidas via formulário a um produtor de criações ou coordenador de equipe e se certificar de que os pedidos sejam corretamente priorizados.

Se entrar o pedido de uma iniciativa ou projeto grande, multidisciplinar ou complexo, você pode converter a tarefa num projeto para gerenciá-la com mais eficácia.

2. Manter os pedidos nas conversas e e-mails processáveis

Se você recebe muitos pedidos por mensagem ou por e-mail, tem a opção de enviar ao solicitante um link para o seu formulário, mas também pode usar as integrações para atuar rapidamente na própria conversa.

Captura de tela das integrações da Asana com o Outlook e Gmail

Para os e-mails, use os add-ons para Gmail, Outlook, ou outros clientes de e-mail. Para as mensagens, experimente a integração da Asana com o Slack.

Se receber mensagens ou e-mails com perguntas ou trabalho processável, pode adicioná-los à Asana sem sair da sua caixa de entrada ou mensagem para atribuí-los como tarefas, adicionar ao projeto de pedidos, entre outros.

GIF da criação de uma tarefa Asana a partir de uma mensagem Slack com a integração

3. Priorizar e organizar os pedidos com os campos personalizados

GIF de criar e acessar campos personalizados clicando no link azul na parte superior de um projeto na Asana

Depois de preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los nas categorias. Se você costuma usar planilhas, provavelmente já faz isso ao filtrar e ordenar as colunas.

Um gerente de projeto pode, por exemplo, usar o campo personalizado de “prioridade” para que o responsável entenda a urgência. Assim, ele se assegura simultaneamente de que as solicitações em geral sejam priorizadas de modo condizente com a realidade.

4. Cumpra os prazos com avaliações e aprovações mais claras

Conseguir dar e incorporar mais facilmente o feedback da campanha pode fazer a diferença entre alcançar ou não os objetivos do projeto. Siga estes passos para fazer avançar o trabalho pelas diversas etapas de aprovação com clareza e rapidez:

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Adicione regras de projeto para que as tarefas sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas, concluídas, ou movidas para seções diferentes do projeto à medida que avançam.
  2. Use notificações de campos personalizados para manter todos os participantes informados sobre o progresso. Eles serão notificados quando os campos forem atualizados de “Feedback requerido” para “Aprovado”, por exemplo.

Dicas para gerar relatórios de pessoal e solicitações de pessoal

Monitore o progresso do projeto e gerencie a alocação de pessoal com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso do projeto e avaliar a disponibilidade da equipe os coordenadores geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os projetos principais e projetos de pedidos ad hoc para acompanhar o progresso em tempo real, os prazos e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe com base nas tarefas atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho balanceadas e os trabalhos importantes em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

Recursos para monitoramento de pedidos

Aprende melhor visualmente? Quer saber como nossos clientes gerenciam suas atividades? Confira estes recursos:

Recursos Link
Modelo de pedidos de trabalho Usar o modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Webinário sobre estudo de caso Veja como a New Relic gerencia os pedidos com a Asana
Estudo de caso Leia e descubra como a Barfoot & Thompson, maior empresa imobiliária privada da Nova Zelândia, gerencia suas atividades com a Asana
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