Gestão de projetos

Cada equipe usa a Asana para a gestão de projetos de forma um pouco diferente, mas estas dicas mostrarão a você o melhor ponto de partida para acertar as noções básicas e, ao mesmo tempo, darão uma visão rápida do que você pode fazer quando tem alguns projetos sob a sua alçada.

Criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Sabemos que os clientes hesitam ao decidir se é melhor criar um projeto, uma tarefa ou subtarefas para incluir um trabalho na Asana. Vamos apresentar uma estrutura rápida e um infográfico para acelerar a tomada de decisão:

• Crie um projeto para as suas grandes iniciativas coordenadas que envolvam muitas etapas e participantes e requeiram diversos modos de apresentação para ver tudo isso (como uma campanha, lançamento/evento ou um calendário editorial/pipeline).
• Crie uma tarefa se você quiser captar um único afazer que uma pessoa possa concluir em questão de minutos ou em poucos dias de trabalho (por exemplo, uma publicação de blog ou a correção de um bug), o qual você também deseja observar usando diversos modos de visualização.
• Crie uma subtarefa para repartir uma tarefa em partes menores ou dividir o trabalho (por exemplo, uma tarefa para verificar as palavras-chave de SEO do blog ou uma sondagem da frequência de bugs), a qual só precise ver na janela de tarefa. (Aja com cuidado se tiver mais de 5 subtarefas ou vários níveis de subtarefas!)

Leia mais dicas aqui se quiser uma explicação mais aprofundada da estrutura que apresentamos.

1. Criar um projeto

Ainda que não aprenda mais nada na Asana, a compreensão de como criar e usar um projeto fará uma grande diferença para a sua equipe deixar de lado as planilhas desatualizadas, trocas de e-mail confusas e longas reuniões feitas para tentar entender sempre as mesmas informações.

• Crie um projeto. Os projetos residem dentro das equipes da Asana e armazenam grupos de tarefas relacionadas entre si. Você pode usá-los para praticamente qualquer coisa, de iniciativas com prazos (como um lançamento) até processos permanentes (como a gestão de um calendário editorial) ou o acompanhamento de informações (como solicitações de design recebidas). É possível alternar entre as visualizações em lista, quadro, cronograma, e calendário a qualquer momento.
• Poupe tempo com um modelo. Os nossos modelos têm como base alguns dos fluxos de trabalhos mais testados e aprovados na Asana. Eles contam com recomendações sobre como configurar um projeto e mover as tarefas ao longo do fluxo de trabalho. Você pode até mesmo criar o próprio modelo. 

2. Organizar o seu projeto

Depois de criado, estruture o projeto para mantê-lo organizado e fácil de visualizar.

• Agrupe tarefas relacionadas entre si usando as seções. Exemplos de uso para as seções são ordenar por prazo, fase do trabalho, tipo de tarefa e período de realização, mas prestam-se também para muitas outras coisas.
• Deixe claras as responsabilidades usando os recursos de atribuição de tarefas e data de conclusão. Desse modo, todos ficam sabendo as tarefas sob sua responsabilidade e para quando o trabalho precisa ficar pronto.
• Capte mais detalhes de tarefas com os campos personalizados. Os campos personalizados são como colunas de planilhas. Eles monitoraram os detalhes de cada tarefa e permitem filtrar e ordenar usando essas informações. Você pode criar campos de status, prioridade, custo e muito mais.
• Ordene, filtre e salve a sua visualização de projeto. Não quer ver as tarefas já concluídas na sua lista de projetos? E que tal predefinir a visualização de calendário como padrão para um determinado projeto? Use a barra de ferramentas de projeto para filtrar, ordenar e salvar.

3. Criar um agendamento de projeto

Agora que o seu projeto foi criado, a Asana pode ajudar a montar um agendamento e um fluxo de trabalho para ele, de forma a que a sua equipe possa fazer o trabalho fluir sem problemas da primeira à última etapa.

Para isso:

• Mapeie os planos do projeto com o Cronograma, obtendo uma visualização estilo Gantt que ajuda a planejar e visualizar cada etapa do projeto. É possível ver a duração, o prazo e as dependências de cada tarefa para fazer ajustes com facilidade e, assim, evitar sobreposições e conflitos.
• Certifique-se de que o trabalho se iniciará no momento certo usando as dependências de tarefas. Se estiver esperando que um colega de equipe termine o trabalho, a Asana ajuda a monitorar o respectivo status para que você possa começar a sua parte no tempo certo. Isso também significa que você não precisa consultar repetidamente se a tarefa já foi concluída, nem vai perder tempo por não saber que já está pronta. Estabeleça dependências de tarefas com facilidade usando o Cronograma.
• Divida o trabalho em subtarefas (se for necessário). Muitos clientes perguntam por que só se pode atribuir um responsável a cada tarefa. A razão disso é garantir que as responsabilidades estejam sempre bem claras, mas, se uma tarefa incluir trabalhos prévios ou etapas adicionais, ou se é necessário pedir algo rapidamente a outro colega de equipe, as subtarefas podem ajudar a dividir o trabalho em partes menores e demonstrar com precisão as responsabilidades do processo.
• Crie uma visão geral do projeto para poder compartilhar o brief do projeto com a sua equipe no mesmo local onde ficam os planejamentos e tarefas, esclarecendo as funções do projeto para facilitar a sua consulta a qualquer momento.

4. Faça avançar o trabalho

Quando a sua equipe começa a colaborar, a Asana torna-se ainda mais poderosa na gestão de projetos. É possível fornecer facilmente atualizações de status no contexto do trabalho que a equipe estiver realizando. Você receberá notificações apenas sobre o que for mais importante para você.

Como fazer isso:

• À medida que as tarefas progridem ou sofrem bloqueios, faça comentários para fornecer atualizações e deixar os seguidores a par do andamento dos trabalhos, responder às perguntas e proporcionar feedback.
• Forneça atualizações de status usando dados do projeto para gráficos comparativos e indicadores de progresso. Também é possível @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos na atualização para referenciar e agradecer com facilidade. Todos os membros do projeto serão notificados e poderão comentar na atualização.
• Crie marcos de tarefas para assinalar os objetivos principais do projeto e mostrar as fases essenciais ao progresso do projeto. Assim, sua equipe sabe que objetivos devem ser alcançados e os gerentes do projeto podem mapear os avanços em relação aos marcos.
• Agilize as avaliações e aprovações com o nosso fluxo de trabalho para aprovações. Se o projeto contar com ativos visuais, simplifique o monitoramento do feedback por meio das anotações.
• Adicione regras para automatizar trabalhos manuais, como atribuir tarefas, atualizar campos personalizados, mover tarefas concluídas e muito mais. Você poupará tempo e terá confiança de que se está seguindo o processo correto.
• Monitore as atualizações nos diversos projetos com os portfólios. Os portfólios são ideais para aqueles que querem monitorar vários projetos, ou o progresso rumo a iniciativas específicas, numa única tela e em tempo real.

5. Preparar para o projeto seguinte

Viva! Você gerenciou com sucesso um projeto na Asana. Mas antes de ir para o próximo projeto, reserve um momento para refletir sobre este.

Como fazer isso:

• Leve em conta que, à medida que a Asana lança novos recursos e aperfeiçoa o aplicativo, a sua equipe também fará novas descobertas e evoluirá no modo como usa a Asana. Isso é normal, ou melhor, é o ideal!
• Reúna todo o aprendizado com o projeto em um modelo. Dessa forma, você evita repetir os mesmos erros e deixa o seu planejamento ainda mais robusto para a próxima vez.
• Arquive o projeto. Agora que está concluído, arquive-o para se concentrar nas prioridades atuais. Arquivar um projeto não excluirá as suas informações, apenas o remove da sua lista de projetos.
• Comemore com a sua equipe. Há muitos pequenos gestos que servem para você expressar gratidão na Asana, como as celebrações e as curtidas.

Recursos para a gestão de projetos

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