Propostas de projetos e pedidos ad hoc

Os pedidos e ideias de projetos vêm de todas as direções numa organização, e com isso o trabalho pode acabar perdido ou sobrecarregando as equipes. Em vez de tentar dar conta de tudo ou adicionar a um backlog que cai no esquecimento, as equipes podem criar um projeto de pedidos de trabalhos.

Como criar um projeto de pedidos de trabalhos

Você pode usar este processo para gerenciar de um só lugar os pedidos ad hoc (como a correção de um erro ortográfico ou uma pergunta que você não pode responder de imediato) e os envios de novos briefs de projetos. Para começar rapidamente, você pode:

  1. Partir do modelo de pedidos de trabalhos.
  2. Importar uma planilha existente caso esteja atualmente monitorando nela os pedidos que chegam.

Como acessar todos os modelos da Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pedidos do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Dicas para gerenciar e concluir pedidos

Agora que você já criou o seu projeto, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os trabalhos.

1. Faça modelos dos pedidos para processá-los mais rapidamente com a ajuda dos formulários

Perder tempo com detalhes básicos dos pedidos ou não começar com um brief de projeto claro atrasa o trabalho. Por isso, crie formulários para reunir os detalhes certos todas as vezes para os briefings de projeto ou pedidos ad hoc. Os formulários são diretamente conectados ao seu projeto de pedidos para que sua equipe comece com todas as informações que necessita em termos de fácil compreensão.

Captura de tela de formulário de pedido de criação criado na Asana

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, o formulário transforma-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada e atribuída a um colega de equipe já com todas as informações necessárias.

Prepare um formulário seguindo os passos detalhados aqui. Adicione regras de projeto para atribuir automaticamente as tarefas recebidas via formulário a um produtor de criações ou coordenador de equipe e se certificar de que os pedidos sejam corretamente priorizados.

Se entrar o pedido de uma iniciativa ou projeto de grandes dimensões, multidisciplinar ou complexo, você pode converter a tarefa num projeto para gerenciar com mais eficácia.

2. Manter os pedidos nas conversas e e-mails processáveis

Se você recebe muitos pedidos por mensagem ou por e-mail, tem a opção de enviar ao solicitante um link para o seu formulário, mas também pode usar as integrações para atuar rapidamente na própria conversa.

Captura de tela das integrações da Asana com o Outlook e Gmail

Para os e-mails, use os add-ons para Gmail, Outlook, ou outros clientes de e-mail. Para as mensagens, experimente a integração da Asana com o Slack.

Se receber mensagens ou e-mails com perguntas ou trabalho processável, pode adicioná-los à Asana sem sair da sua caixa de entrada ou mensagem para atribuí-los como tarefas, adicionar ao projeto de pedidos, entre outros.

GIF da criação de uma tarefa Asana a partir de uma mensagem Slack com a integração

3. Priorizar e organizar os pedidos com os campos personalizados

Depois de preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los nas categorias. Se você costuma usar planilhas, provavelmente já faz isso ao filtrar e ordenar as colunas. Os campos personalizados são uma substituição muito mais poderosa por permitir monitorar estas informações no contexto do trabalho, não apenas num lugar onde talvez só o gerente do projeto ou equipe tenham acesso.

Se adicionar um campo de “equipe” ao seu formulário, poderá mapeá-lo ao campo personalizado do mesmo nome no seu projeto. Com isso, depois de enviar, a nova tarefa gerada especificará a equipe que precisa ajudar com o pedido, o que permite avaliar rapidamente o seu âmbito e os participantes envolvidos.

Um campo personalizado de “prioridade” pode ajudar o gerente a priorizar os pedidos em relação aos demais trabalhos, para não permitir que solicitantes exaltados passem à frente de prioridades maiores.

4. Cumpra os prazos com avaliações e aprovações mais claras

Conseguir dar e incorporar mais facilmente o feedback da campanha pode fazer a diferença entre alcançar ou não os objetivos do projeto. Siga estes passos para fazer avançar o trabalho pelas diversas etapas de aprovação com clareza e rapidez:

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Adicione regras de projeto para que as tarefas sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas, concluídas, ou movidas para seções diferentes do projeto à medida que avançam.
  2. Use notificações de campos personalizados para manter todos os participantes informados sobre o progresso. Eles serão notificados quando os campos forem atualizados de “Feedback requerido” para “Aprovado”, por exemplo.

Dicas para gerar relatórios de pessoal e solicitações de pessoal

Monitore o progresso do projeto e gerencie a alocação de pessoal com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso do projeto e avaliar a disponibilidade da equipe os coordenadores geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os projetos principais e projetos de pedidos ad hoc para acompanhar o progresso em tempo real, os prazos e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe com base nas tarefas atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho balanceadas e os trabalhos importantes em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

Recursos para monitoramento de pedidos

Aprende melhor visualmente? Quer saber como nossos clientes gerenciam suas atividades? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de pedidos de trabalho Usar modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Webinário sobre estudo de caso Veja como a New Relic gerencia os pedidos com a Asana
Estudo de caso Leia e descubra como a Barfoot & Thompson, maior empresa imobiliária privada da Nova Zelândia, gerencia suas atividades com a Asana
Conecte-se com a Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.