Solicitações de trabalho

As solicitações de trabalho podem encher rapidamente a caixa de entrada, especialmente se você tiver uma função que dá suporte a diversas outras equipes, indivíduos ou clientes. Equipes como design, direitos autorais, TI e administração podem simplificar seu processo de solicitações monitorando-as em um projeto da Asana, facilmente organizável por nível de prioridade, atribuir tarefas e monitorar progressos.

Ignore a configuração e use os [modelos de solicitações de trabalho da Asana](https://app.asana.com/-/product_templates? preview_template=creative_requests)

Acompanhe o Como usar a Asana

Assista a Como usar a Asana quando configurar o seu projeto de solicitações de trabalho.

Defina um projeto de solicitações

  1. Crie um projeto e chame-o de “solicitações de trabalho de [NOME DA EQUIPE]”. Deve ser um projeto público em uma equipe pública, para que possa ser acessado por qualquer pessoa que precise fazer uma solicitação.
  2. Compartilhe-o com as pessoas apropriadas, adicionando-as como project member.
    • Se o projeto for para solicitações internas, você deve incluir qualquer pessoa que frequentemente faz solicitações e quem seria o responsável por tratar dessas solicitações.
    • Se o projeto for para pedidos e solicitações externas, você poderá convidar pessoas para o projeto ou usar as integrações da Asana (como um Wufoo ou formulário da web do Google) para que os pedidos sejam enviados direto de seu site ou e-mail para a Asana, sem trabalho extra para a pessoa que está fazendo o pedido ou solicitação.
  3. Para assegurar que cada solicitação seja priorizada e atribuída, atribua um Proprietário do projetoProprietário do projeto Cada projeto pode ter um Proprietário de projeto. Eles podem fazer atualizações de status no projeto. Consulte Mais informação . Essa função também pode ser alternada entre membros da equipe.
  4. Crie uma tarefa modelo para copiar posteriormente, para assegurar que você está registrando todas as informações necessárias de quem está fazendo a solicitação. Mantenha-a na lista de prioridades do projeto para ter acesso fácil e deixe claro aos solicitantes que eles devem copiar a tarefa modelo a cada nova solicitação.
  5. Adicione campos personalizados ao projeto para que seja possível monitorar ainda mais informações e peça aos colegas de equipe que os preencham antes de enviar a solicitação. Você pode ter campos de horas estimadas ou categorizar a tarefa por tipo. Por exemplo, uma equipe de criação pode categorizar tarefas por tipo de ativo (ilustração, foto, GIF, vídeo).
  6. O proprietário do projeto deve adicionar datas inicial e final nas solicitações e depois acessar a visualização de calendário na parte superior do projeto, para ver as tarefas em um calendário e assegurar que as coisas estão sendo feitas dentro do prazo.

Monitore as solicitações de trabalho com facilidade na Asana

Integrações

Para obter instruções de configuração detalhadas, confira cada integração em nossa [página de aplicativos](/(apps).

Crie formulários da Internet para coletar solicitações de toda a empresa

Você pode criar um formulário da web personalizado com o Wufoo ou o Google Forms para registrar todas as informações de que você precisa para uma nova solicitação de trabalho. Após preenchidos, os campos do formulário serão automaticamente sincronizados a uma tarefa em seu projeto de solicitação na Asana. Você pode até mesmo mapear campos no formulário da web em seus campos personalizados no projeto. Dessa forma, os solicitantes sabem quais detalhes são necessários para deixar a solicitação ativa e não perdem tempo indo e voltando para esclarecer a solicitação.

Use a integração com o Slack para monitorar novas solicitações

As solicitações de trabalho podem vir de qualquer lugar, e não é simples mantê-las organizadas. Com a integração Asana for Slack você transforma conversas em tarefas da Asana. Além disso, você recebe notificações do Slack sempre que uma nova tarefa for adicionada ao projeto de solicitações de trabalho, e pode tomar ações a partir delas e definir prioridades. Assim nada fica perdido e você pode processar as solicitações com rapidez sem precisar alternar entre as ferramentas.

A integração Asana for Slack ajuda a levar o trabalho adiante com mais rapidez onde quer que a sua equipe esteja trabalhando

Encaminhe solicitações recebidas por e-mail para a Asana

Se você receber solicitações por e-mail, e não quiser adicionar essas pessoas na Asana (ou se estiver tentando ajudar sua equipe a fazer a transição do e-mail para a Asana), use o plugin Asana para Gmail para facilmente transformar e-mails em tarefas. Se você não usa o Gmail, pode encaminhar e-mails para a Asana em x@mail.asana.com para transformá-los em tarefas. Você também pode encaminhar e-mails para projetos específicos.

Conecte o seu projeto de solicitações com outras ferramentas utilizando o Zapier

Conecte seu projeto de solicitações na Asana a outras ferramentas que sua equipe usa, para ter acesso a pedidos e solicitações, como o Evernote, Jira e o Google Sheets, sem escrever uma única linha de código. A Asana te ajuda a automatizar vários de seus processos e fluxos de trabalho, através de projetos e integrações. Saiba mais sobre como configurar a integração com o Zapier.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.