Asana para equipes de operações

As equipes de operações podem contar com a Asana para criar, dimensionar e agilizar seus projetos e processos. Este artigo destina-se às equipes que já conhecem os conceitos básicos dos projetos Asana e querem ter mais eficiência e testar os recursos pagos. Use os links de âncora acima para ver para casos de uso específicos ou comece já com as dicas gerais a seguir.

Se os projetos Asana, ainda são novidade para você, comece com um modelo de projetos de operações para ter uma ideia de como organizá-los. Outra opção é importar uma planilha na qual você já esteja planejando o trabalho de operações para mapear rapidamente o projeto na Asana.

Dicas gerais para projetos de operações

Estas dicas são úteis para vários tipos de projetos de operações. Elas ajudam a gerenciar planejamentos de projetos, cronogramas, atualizações de status e prioridades com mais facilidade.

Gerencie e monitore grupos de projetos, cronogramas e disponibilidade das equipes com os Portfólios

GIF de projetos da equipe de operações listados por status em um Portfólio Asana, e então exibidos em um cronograma antes de alternar para a Gestão de recursos para ver a disponibilidade dos funcionários

  • Os Portfólios ajudam a monitorar o status de grupos de projetos para ver o que requer a sua atenção. Por exemplo, você pode criar um portfólio de todas as implementações de softwares para monitorar o seu desempenho.
  • Certifique-se de que os gerentes de projetos e líderes publiquem atualizações de status com frequência para que sejam exibidas no portfólio.
  • Se quiser ver os agendamentos do projeto em um cronograma, adicione-os a um portfólio e use a aba do Cronograma para ver se não há sobreposições. Você também pode usá-lo como o seu principal calendário de operações para o trimestre ou o ano em questão.
  • Gerencie a disponibilidade da equipe e tome decisões inteligentes de alocação de pessoal ao adicionar os projetos ativos da sua equipe a um portfólio. Em seguida, acesse a aba Gestão de recursos para ver todos os agendamentos.

Priorize e organize tarefas

GIF de como definir o campo personalizado de prioridade de uma tarefa dependente como Alta e então ordenar um projeto de operações na Asana com base nos campos personalizados de prioridade para ver primeiro as tarefas de maior prioridade

  • Os campos personalizados ajudam a reunir informações em cada tarefa de forma consistente com campos de texto, numéricos ou suspensos. Por exemplo, você pode criar campos para acompanhar o progresso das tarefas, os custos ou a prioridade.
  • Ordene projetos por campos personalizados para agrupar as tarefas por campo (como ao ordenar por coluna em uma planilha) ou use os campos para criar relatórios que ajudam a ver o que pode estar em risco.
  • As dependências garantem que as tarefas sejam realizadas na sequência correta para que ninguém se antecipe ou fique se perguntando quando poderá dar início à sua parte.
  • Defina regras em qualquer projeto para automatizar o seu trabalho. Por exemplo, é possível ter uma regra para ajudar a priorizar as novas tarefas adicionadas a um projeto de solicitação de operações ou para adicionar colaboradores quando uma tarefa atingir um determinado estágio.

Dicas para propostas de projetos e projetos de solicitações

Sua equipe de operações recebe muitas solicitações, dúvidas e propostas de trabalho de outras equipes? Estas dicas ajudam a avançar as solicitações de forma mais rápida ao ter todos os detalhes disponíveis desde o início e agilizar as aprovações finais.

GRÁFICO que mostra o processo de solicitação de trabalho na Asana do início ao fim

  • Padronize as solicitações com os formulários. Em vez de perder tempo para obter os requisitos necessários para uma solicitação, crie um formulário que possa ser preenchido por qualquer pessoa e que forneça à equipe os detalhes certos.
  • Poupe o tempo da sua equipe atribuindo solicitações com datas de conclusão e definindo um campo personalizado de prioridade somente quando a tarefa tiver uma prioridade específica. Dessa forma, sua equipe não será bombardeada com perguntas ou solicitações aleatórias nem terá dúvidas sobre como priorizá-las levando em conta seus outros trabalhos.

Dicas para fazer a integração de fornecedores

Se a sua equipe de operações é responsável por escolher ou fazer a integração de um novo fornecedor, ela pode contar com a Asana para executar desde a aprovação do fornecedor à sua implementação. Veja a seguir como fazer isso:

GRÁFICO que mostra o processo de integração de fornecedores na Asana do início ao fim

IMAGEM da integração Asana para Gmail

Dicas para planejar objetivos

As equipes de operações geralmente são responsáveis por planejar os objetivos e metas da equipe ou da empresa. Facilite o planejamento interdisciplinar com este fluxo de planejamento de objetivos, seja para o trimestre ou para o ano todo.

GRÁFICO que mostra o processo dos objetivos da equipe ou da empresa na Asana do início ao fim

  • Economize tempo com os modelos. Os objetivos e metas costumam ser definidos em intervalos regulares. Comece em pouco tempo com todas as etapas necessárias usando um modelo criado pela Asana ou salve um novo, específico para as suas necessidades.
  • Torne as aprovações claras e ágeis criando tarefas de aprovação, e nas quais o responsável pode deixar o seu feedback. Depois de concluída, haverá um registro claro sobre a decisão de aprovação e o porquê.
  • Depois de definir os seus objetivos, crie um Portfólio onde poderá acompanhar os principais projetos que contribuem para os objetivos e ver os respectivos progressos e cronogramas. Garanta que os gerentes de projetos e líderes de equipes forneçam atualizações de status frequentes a respeito dos objetivos pelos quais são responsáveis.

GIF exemplificando como aprovar uma tarefa na Asana

Como criar uma tarefa de aprovação na Asana.

Mais recursos para as equipes de operações

Você aprende melhor visualmente? Quer ver como nossos clientes agilizam suas operações com a Asana? Confira estes recursos:

Recursos Link
Modelos para equipes de operações Veja todos os modelos de operações
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Estudo de caso Leia e descubra como a Epitaph Records, a Barfoot & Thompson e a Morning Coworking gerenciam suas operações com a Asana
Conecte-se com a Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade 

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.