Helpdesk de TI

Para problemas de TI que não podem ser resolvidos com facilidade, você precisa de uma maneira fácil de os reportar. No entanto, nem sempre é fácil encontrar uma solução poderosa o suficiente para a sua equipe de TI e fácil de ser usada por todos. Usar a Asana para as solicitações de TI simplifica o processo para quem relata os problemas e para as equipes de TI, que podem então solucioná-los com rapidez.

Como criar um projeto de helpdesk de TI

  1. Crie um projeto e intitule-o “Helpdesk de TI” ou outro nome sugestivo. Certifique-se de que se trata de um projeto público em uma equipe pública, para que todos possam encontrá-lo quando precisarem de ajuda da equipe de TI.
    • Dependendo de como preferir ver o projeto, poderá escolher entre os layouts de lista e de quadro.
    • Para assuntos de TI confidenciais você pode criar um projeto privado que possa ser visto apenas pela equipe de TI.
  2. Atribua um responsável pelo projeto, como um líder de equipe ou coordenador. Conforme novas solicitações de TI vão sendo adicionadas como tarefas, ele ou ela poderá atribuí-las ao colega de equipe mais adequado. Outra opção é deixar que os membros da equipe atribuam e distribuam as tarefas à medida que estas são criadas.
    • Adicione membros da equipe de TI como membros do projeto. Dessa forma, eles receberão notificações de novas tarefas para que nada passe desapercebido.
  3. Organize seu projeto por tipo de solicitação de TI ou colega de equipe. Você pode usar as seções ou colunas.
  4. Para novas solicitações de helpdesk de TI, qualquer pessoa na organização pode simplesmente criar uma tarefa no projeto. Você também pode usar uma tarefa de exemplo se for preciso incluir todas as vezes informações específicas. Os solicitantes só precisam duplicar a tarefa para fazer uma nova solicitação.
    • Quando uma solicitação for feita, certifique-se de que ela seja atribuída a um colega de equipe e dê um prazo para que o solicitante saiba quando pode esperar uma solução, e para que o colega de equipe de TI possa orçar o valor correto para trabalhar nela.
  5. Atribua subtarefas ao solicitante do problema por meio do processo de solução de problemas. As etapas para corrigir o problema ficarão claras e você terá um histórico de solução de problemas.
  6. Use os comentários da tarefa para se comunicar facilmente o tempo todo, tudo dentro da mesma tarefa.

Crie um projeto de helpdesk de TI na Asana

Dicas para gerenciar o seu projeto de helpdesk de TI

Envie solicitações de TI com formulários da internet

Você pode criar um formulário personalizado na Internet com Wufoo ou os Formulários Google para coletar as informações necessárias para a solicitação de TI. Depois de preenchidos, os campos do formulário serão automaticamente sincronizados com uma nova tarefa no seu projeto de solicitações na Asana, e você pode até mapear os campos no formulário da Internet com os campos personalizados do projeto. Com isso, os solicitantes saberão que informações são necessárias para dar continuidade à solicitação e não se perde tempo em esclarecer os detalhes da solicitação.

Use a integração com o Slack para monitorar novas solicitações de helpdesk

Provavelmente você recebe solicitações de helpdesk de todos os lados, e é fácil perder o controle da situação. Por sorte, com a integração Asana for Slack é possível transformar rapidamente conversas em elementos de ação, convertendo-as em tarefas na Asana. Você pode inclusive adicionar a tarefa ao projeto de helpdesk de TI e realizar outras ações da tarefa diretamente do Slack. Com isso, nada fica por fazer e você processa mais rapidamente as solicitações.

Monitore mais detalhes com os campos personalizados

Economize tempo com a adição de campos personalizados ao projeto. Com os campos personalizados, você pode acompanhar ainda mais informações sobre cada solicitação e pedir aos colegas de equipe que os preencham antes de enviar. Você pode ter campos por prioridade, urgência, tipo de solicitação e mais.

Usar os campos personalizados em seu projeto Asana de helpdesk de TI

Como adicionar campos personalizados

Adicione campos personalizados em seu projeto de solicitação de TI clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Gerenciar campos personalizados. A partir daqui, você pode criar e gerenciar seus campos personalizados.

Como criar campos personalizados na Asana Como gerenciar campos personalizados na Asana

Use os campos personalizados de TI em outros projetos

Para outros projetos que envolvem TI, como configurar a multimídia para as apresentações ou fazer a integração de novos funcionários), é possível acrescentar campos personalizados para deixar imediatamente claro que informações são necessárias. Na Asana, por exemplo, sempre que precisamos fazer uma apresentação, usamos campos personalizados de cores predefinidas que permitem à equipe de TI determinar rapidamente quando a sua ajuda se faz necessária.

Use campos personalizados coloridos e personalizados para que colegas de equipe de TI saibam onde precisam deles

Use prazos e defina tarefas recorrentes

Para solicitações com restrições de tempo você pode usar os prazos para assegurar que os problemas serão resolvidos antes de apresentações, demonstrações ou viagens da empresa. Selecione um horário clicando na data de conclusão de uma tarefa e selecionando Adicionar um horário de conclusão.

Se uma determinada tarefa precisar ser repetida a intervalos regulares, você pode defini-la como recorrente para se assegurar de que não perderá uma renovação de conta ou uma lista mensal de pedidos ou contas, por exemplo.

Defina horários de conclusão e recorrência das tarefas na Asana para trabalhos que precisam ser feitos em períodos específicos

Armazenar tarefas em vários projetos

Não é incomum que uma solicitação de TI seja interdependente de trabalhos e iniciativas de TI maiores. Em vez de fazer duas tarefas separadas, você pode armazenar tarefas em vários projetos para monitorar o trabalho de ambos os projetos. O trabalho não será duplicado e você verá as informações corretas no contexto certo.

Por exemplo, sua equipe de TI pode ter um projeto privado para monitoramento de computadores emprestados. Ao chegar uma nova solicitação de empréstimo de computadores, você pode armazenar a tarefa no projeto de solicitações de TI e no projeto empréstimo de computadores, mas mantendo o restante do projeto de empréstimos privado.

Use formulários na configuração da estação de trabalho de novos contratados

Ofereça aos novos funcionários um começo tranquilo usando a Asana para ajudar a configurar sua estação de trabalho. Antes que eles comecem, peça para que preencham um formulário no Google Form com suas necessidades e preferências de TI. Assim que enviar as informações, você poderá encaminhá-las diretamente para a Asana como uma nova tarefa em seu projeto de solicitação de TI sem precisar copiar e colar.

Não apenas resolva os problemas — solucione-os com eficácia controlando o seu helpdesk de TI com a Asana.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.