Helpdesk de TI

Nos problemas de TI que você não consegue resolver “ligando e desligando”, é necessária uma forma mais simples de informar problemas. Às vezes, é difícil encontrar uma solução que seja poderosa o suficiente para sua equipe de TI e que seja fácil para todos usarem. Usar a Asana em solicitações de TI faz com que seja mais simples para que qualquer um informe problemas e para que as equipes de TI consigam revolvê-los com rapidez.

Configurar um projeto de helpdesk de TI

  1. Crie um projeto e chame-o de “Helpdesk de TI”. Certifique-se de que ele também seja um projeto público em uma equipe pública para que todos possam encontrá-lo quando precisarem de uma ajuda de TI.
    • Dependendo de como você deseja visualizar o projeto, é possível escolher o layout em lista ou quadro.
    • Em problemas de TI confidenciais, você pode criar um projeto privado que apenas a equipe de TI pode ver.
  2. Atribua um proprietário do projeto, como um líder de equipe ou coordenador. À medida que novas tarefas forem adicionadas nas solicitações de TI, elas poderão ser atribuídas para o colega de equipe apropriado. Ou, os membros da equipe de TI podem atribuir as tarefas à medida que elas surgirem.
    • Adicione membros da equipe de TI como membros do projeto. Dessa forma, eles receberão notificações de novas tarefas para que nada passe desapercebido.
  3. Organize seu projeto por tipo de solicitação de TI ou colega de equipe. Você pode usar as seções ou colunas.
  4. Para criar solicitações de helpdesk de TI, qualquer pessoas em sua empresa pode simplesmente criar uma tarefa no projeto. Você também poderá usar uma tarefa de exemplo caso determinadas informações precisem sempre ser incluídas. Basta que os solicitantes copiem a tarefa quando fizerem uma nova solicitação.
    • Quando uma solicitação for feita, certifique-se de que ela seja atribuída a um colega de equipe e dê um prazo para que o solicitante saiba quando pode esperar uma solução, e para que o colega de equipe de TI possa orçar o valor correto para trabalhar nela.
  5. Atribua subtarefas ao solicitante do problema por meio do processo de solução de problemas. As etapas para corrigir o problema ficarão claras e você terá um histórico de solução de problemas.
  6. Use os comentários da tarefa para se comunicar facilmente o tempo todo, tudo dentro da mesma tarefa.

Crie um projeto de helpdesk de TI na Asana

Faça mais com o helpdesk de TI

Envie solicitações de TI com formulários da internet

Você pode criar um formulário da internet personalizado com o Wufoo ou o Google Forms para capturar todas as informações de que precisa para uma nova solicitação de TI. Quando terminar de preencher, os campos do formulário serão automaticamente sincronizados com uma tarefa em seu projeto de solicitação na Asana. Você pode até mesmo mapear campos no formulário da internet em seus campos personalizados no projeto. Dessa forma, os solicitantes sabem quais detalhes são necessários para deixar a solicitação ativa e não perdem tempo indo e voltando para esclarecer a solicitação.

Use a integração com o Slack para monitorar novas solicitações de helpdesk

Você provavelmente recebe solicitações de helpdesk de todos os lados, e não é simples mantê-las organizadas. Com a integração Asana for Slack você transforma conversas em tarefas da Asana. Você pode até adicionar a tarefa ao seu projeto de Helpdesk de TI e tomar ações sobre a tarefa diretamente do Slack. Assim nada fica perdido e você pode processar as solicitações com rapidez.

Monitore mais detalhes com os campos personalizados

Economize tempo com a adição de campos personalizados ao projeto. Com os campos personalizados, você pode acompanhar ainda mais informações sobre cada solicitação e pedir aos colegas de equipe que os preencham antes de enviar. Você pode ter campos por prioridade, urgência, tipo de solicitação e mais.

Usar os campos personalizados em seu projeto Asana de helpdesk de TI

Como adicionar campos personalizados

Adicione campos personalizados em seu projeto de solicitação de TI clicando no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecionando Gerenciar campos personalizados. A partir daqui, você pode criar e gerenciar seus campos personalizados.

Como criar campos personalizados na Asana Como gerenciar campos personalizados na Asana

Use os campos personalizados de TI em outros projetos

Para outros projetos que envolvem TI (como a configuração de A/V para apresentações ou integração de novos contratados), você pode adicionar campos personalizados para deixar claro o que é necessário com rapidez. Por exemplo, na Asana, toda vez que temos uma apresentação, usamos campos personalizados decodificados por cores para que nossa equipe de TI possa ver rapidamente onde precisam deles (ou não).

Use campos personalizados coloridos e personalizados para que colegas de equipe de TI saibam onde precisam deles

Use prazos e defina tarefas recorrentes

Em solicitações urgentes, você pode usar prazos para assegurar que quaisquer problemas sejam resolvidos antes de apresentações, demonstrações ou viagem pela empresa. Selecione um horário clicando no prazo de uma tarefa e selecionando Adicionar um horário de conclusão.

Se uma determinada tarefa precisar ser repetida em um intervalo regular, você poderá defini-la como recorrente para assegurar que você nunca perca uma renovação de conta ou um ciclo de solicitação mensal novamente.

Defina prazos e tarefas recorrentes na Asana para trabalhos que precisam ser feitos de tempos em tempos

Armazenar tarefas em vários projetos

É comum que uma de solicitação de TI resulte em trabalho e iniciativas de TI maiores. Ao invés de fazer duas tarefas separadas, você pode armazenar tarefas em vários projetos para monitorar o trabalho de ambos os projetos. O trabalho não será duplicado e você verá as informações corretas no contexto certo.

Por exemplo, sua equipe de TI pode ter um projeto privado monitorando computadores emprestados. Se uma nova solicitações de empréstimo de um computador surgir, você poderá armazenar a tarefa no projeto Solicitações de TI_e_empréstimo de computador, mas manter o restante do projeto de empréstimo privado.

Use formulários na configuração da estação de trabalho de novos contratados

Ofereça aos novos funcionários um começo tranquilo usando a Asana para ajudar a configurar sua estação de trabalho. Antes que eles comecem, peça para que preencham um formulário no Google Form com suas necessidades e preferências de TI. Assim que enviar as informações, você poderá encaminhá-las diretamente para a Asana como uma nova tarefa em seu projeto de solicitação de TI sem precisar copiar e colar.

Não solucione um problema apenas, resolva_o_problema executando seu helpdesk de TI com a Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.