Relatórios de progresso

Como líder de sua empresa, você provavelmente já é responsável por saber o progresso diário do projeto, fornecendo atualizações de status para outros gerentes, identificando riscos e compreendendo como o trabalho de sua equipe afeta outras equipes. A Asana incentiva os gerentes a monitorar o progresso do projeto sem precisar de mais reuniões ou do microgerenciamento de membros da equipe.

O Peloton monitora o progresso com a Asana

 

Monitoramento do progresso do projeto com Painéis

  1. Adicione os principais projetos de sua equipe em seu Painel para ter uma visão de alto nível do progresso e do status dos projetos.

  2. Personalize sua Visualização de Painel arrastando e soltando os cartões de projetos por ordem de prioridade, por proprietário do projeto, em ordem alfabética ou por cor de status.

  3. Certifique-se de que os Project Owner e líderes de equipe estejam atualizando seus respectivos projetos regularmente para que tudo esteja atualizado.

  4. Use seu Painel em reuniões ou apresentações para mostrar como está o andamento do trabalho.

Painel na Asana

Peça a cada proprietário de projeto que atualize o status do projeto regularmente, especialmente quando os marcos são atingidos ou se o projeto não estiver indo bem. Saber o status ajudará você e sua equipe a tomar as medidas adequadas com rapidez.

Visualizações e relatórios personalizados

Minhas tarefas

Para ter uma visualização mais granular do que cada membro da equipe está trabalhando, realize uma busca com o nome da pessoa desejada. A Visualização da pesquisa exibirá todas as tarefas planejadas divididas em Hoje, Próximas e Mais tarde, além das novas tarefas atribuídas a eles. Você pode dar estrelas às listas de tarefas dos membros de sua equipe e acessá-las na barra lateral para ter uma visualização rápida de quais são as prioridades dos membros da equipe.

Minhas tarefas na Asana

Relatórios no Painel com o Google Sheets

Se você é um usuário ávido do Painel e lida com muitos projeto que precisa comparar em um nível mais profundo, é possível usar os relatórios do Painel no Google Sheets. Com essa integração, você pode acessar dados do projeto diretamente da Asana e criar relatórios personalizados e visualizações para ver o que está indo bem e o que precisa de atenção - tudo isso dentro do Google Sheets. Basta clicar em Abrir relatório no Google Sheets no canto superior direito do seu Painel.

Painel com  relatório aberto no Google Sheets em destaque

Visualizações de busca

Use a busca para criar relatórios personalizados de trabalho concluído, próximo trabalho, trabalho prioritário e trabalho de equipes e projetos. Você pode pesquisar em todos os campos da Asana, do responsável à data de conclusão e muito mais. Para acessar de forma rápida e salvar seus critérios de pesquisa, dê estrelas e renomeie suas Visualizações de pesquisa.

Menu suspenso de pesquisa com campos para critérios de pesquisa

Visualizações de pesquisa úteis quando você deseja saber…

Preciso fazer o acompanhamento de alguém?

  • As tarefas que atribuí e estão incompletas

O que minha equipe concluiu recentemente?

  • Tarefas concluídas nos últimos X dias

No que a equipe vai trabalhar em seguida?

  • Tarefas incompletas que vencem nos próximos X dias

Há alguma tarefa vencida?

  • Tarefas incompletas que venceram nos últimos X dias

Acompanhe o progresso

Ao usar os Painéis e as Visualizações de projeto versáteis da Asana você sabe o status dos projetos e das metas, além de vê-los no contexto correto. Quando você atualizar as informações relevantes, poderá tomar decisões rapidamente, planejar o trabalho de seu equipe com mais precisão e alcançar os resultados que deseja.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.