Briefs de criação e pedidos ad hoc

Como criar um projeto de pedidos de criação

Você pode usar este processo para gerenciar pedidos de criação ad hoc (como uma imagem para as redes sociais) e briefs de criação para projetos maiores (como o lançamento de uma campanha) num único lugar. Há diversas maneiras de criar o seu processo. Para começar rapidamente:

  1. Parta do projeto de pedidos de criação.
  2. Importe uma planilha existente caso esteja monitorando atualmente em uma os pedidos de criações.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pedidos de criação do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Dicas para gerenciar e produzir pedidos de criação

Agora que você já criou o seu projeto de pedidos de criação, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os seus trabalhos.

1. Crie modelos para os briefs e pedidos de criação para processá-los mais rapidamente com formulários

Obter um brief de criação completo ou detalhes claros para um pedido de criação é essencial para priorizar adequadamente o trabalho e assegurar-se de que todos compartilham das mesmas expectativas. Partir de objetivos pouco claros ou andar para cá e para lá por causa de coisas como formato dos arquivos acrescenta mais tempo ao seu ciclo de produção.

Por isso, crie formulários para os briefs de criação e para os pedidos de criação ad hoc. Os formulários são diretamente vinculados ao seu projeto de produção criativa e ajudam a assegurar que a sua equipe sempre comece com toda a informação de que necessita, apresentada nos termos que ela espera.

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, o formulário transforma-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada e atribuída a um colega de equipe já com todas as informações necessárias.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Se entrar o pedido de uma iniciativa ou projeto grande, multidisciplinar ou complexo, você pode converter a tarefa num projeto para gerenciá-la com mais eficácia.

2. Priorizar e filtrar os pedidos com os campos personalizados

Depois de preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los por categoria. Se você costuma usar planilhas, provavelmente já faz isso ao filtrar e ordenar as colunas. Os campos personalizados são um substituto muito mais poderoso por permitir monitorar estas informações no contexto do trabalho, não apenas num lugar onde talvez só o produtor da criação ou o gerente do projeto tenha acesso.

Se adicionar um campo de "equipe" ao seu formulário, poderá mapeá-lo ao campo personalizado do mesmo nome no seu projeto. Com isso, depois de enviar, a nova tarefa gerada especificará a equipe que precisa ajudar com o pedido, o que permitirá avaliar rapidamente o seu âmbito e os participantes envolvidos.

Um campo personalizado de "prioridade" pode ajudar o produtor ou gerente a priorizar os pedidos em relação aos demais trabalhos, para não permitir que solicitantes exaltados passem à frente de prioridades maiores.

3. Cumpra os prazos com avaliações e aprovações mais claras

Conseguir dar e incorporar mais facilmente o feedback da campanha pode fazer a diferença entre alcançar ou não os seus objetivos. Siga estes passos para fazer avançar o trabalho pelas diversas etapas de aprovação com clareza e rapidez:

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Adicione regras de projeto para que as tarefas sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas, concluídas, ou movidas para seções diferentes do projeto à medida que avançam.
  2. Use notificações de campos personalizados para manter todos os participantes informados sobre o progresso. Eles serão notificados quando os campos forem atualizados de “Feedback requerido” para “Aprovado”, por exemplo.
  3. Os avaliadores podem deixar o seu feedback diretamente nas imagens por meio de anotações. Cada elemento individual de feedback cria uma subtarefa realizável para que o criador possa monitorar e implementar o feedback conforme necessário.

GIF do fluxo de trabalho das anotações de imagens na Asana

4. Manter os requisitos para as criações e os detalhes dos pedidos no contexto dos designs feitos com a Adobe Creative Cloud

Depois que o trabalho já começou, pode ser difícil manter os detalhes fundamentais, os requisitos e os feedbacks à mão quando os designers estão trabalhando nos ativos em programas como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC, ou InDesign CC. Em vez de perder tempo alternando entre as ferramentas e o contexto relevante, os profissionais podem manter a tarefa da Asana aberta no aplicativo da Adobe Creative Cloud.

Captura de tela da integração entre a Adobe Creative Cloud e a Asana visível no programa Adobe

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso dos pedidos de criação

Está começando agora? Confira as boas práticas gerais para as atualizações de status e para os relatórios.

1. Localize trabalhos em risco e faça o acompanhamento com os colegas de equipe por meio dos relatórios de busca avançada

Outra vantagem de usar os campos personalizados para monitorar as prioridades e aprovações é que as informações podem ser usadas para realizar relatórios de busca avançada. Estes extraem a informação de todo o seu trabalho na Asana para ajudar a responder a perguntas como "quais prioridades estão em risco?" e "que ativos aguardam feedback?" em tempo real, sem ter que procurar ou compilar manualmente essas informações. Embora seja possível gerar relatórios de busca para quase tudo, os relatórios de trabalhos em risco e os relatórios de aprovações podem ajudar a identificar bloqueios antes que estes se manifestem. A partir do relatório é também possível fazer o acompanhamento direto com os responsáveis pelas tarefas e demais participantes comentando nas tarefas.

Captura de tela dos resultados de um relatório de busca avançada na Asana

Para aprender a criar outros tipos de relatórios de busca avançada, comece por aqui.

2. Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal nos trabalhos criativos com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso rumo à realização dos trabalhos de criação e avaliar a disponibilidade da equipe, os produtores de criação e coordenadores geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. Para evitá-lo, você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os trabalhos de criação e projetos de pedidos de trabalhos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas de lançamento e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe de criação com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os trabalhos de criação em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

3. Monitorar o tempo gasto nos trabalhos para faturamento ou planejamento de recursos

Muitas equipes de criação precisam ter uma noção clara do número de horas necessário para realizar os trabalhos, especialmente as agências, freelancers e gerentes que precisam equipar os projetos corretamente. Em vez de fazer estimativas pouco realistas ou complicar desnecessariamente o monitoramento, os profissionais de criação podem usar a integração com Harvest para monitorar o tempo dentro da Asana (ou outro aplicativo de monitoramento do tempo).

Captura de tela da integração com Harvest para monitoramento de tempo na Asana

Aprenda a usar aplicativos para monitoramento de tempos na Asana com o nosso rápido tutorial em vídeo.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de processos de criação

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes administram os seus pedidos e produções de criação? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de pedidos de criação e de pedidos ad hoc Usar modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Webinários e estudos de caso Veja como a Sony Music, a Dr. Martens, a Stance e a LA Rams gerenciam os pedidos de criações com a Asana.
Conecte-se com a Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade. 

Começar os projetos com um sólido brief de criação é essencial para manter o trabalho dentro dos prazos e do orçamento. No entanto, as equipes de criação também devem gerenciar diligentemente os pedidos ad hoc das demais equipes. Deixe a produção de criações mais eficiente com este processo:

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