Briefs de criação e pedidos ad hoc

Como criar um projeto de pedidos de criação

Você pode usar este processo para gerenciar pedidos de criação ad hoc (como uma imagem para as redes sociais) e briefs de criação para projetos maiores (como o lançamento de uma campanha) num único lugar. Há diversas maneiras de criar o seu processo. Para começar rapidamente:

  1. Parta do projeto de pedidos de criação.
  2. Importe uma planilha existente caso esteja monitorando atualmente os pedidos de criações.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pedidos de criação do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.

Dicas para gerenciar e produzir pedidos de criação

Agora que você já criou o seu projeto de pedidos de criação, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os seus trabalhos.

1. Crie modelos para os briefs e pedidos de criação para processá-los mais rapidamente com formulários

Obter um brief de criação completo ou detalhes claros para um pedido de criação é essencial para priorizar adequadamente o trabalho e assegurar-se de que todos compartilham das mesmas expectativas. Partir de objetivos pouco claros ou andar para cá e para lá por causa de coisas como formato dos arquivos acrescenta mais tempo ao seu ciclo de produção.

Por isso, crie formulários para os briefings de criação e para os pedidos de criação ad hoc.

Captura de tela de formulário de pedido de criação criado na Asana

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, o formulário transforma-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada e atribuída a um colega de equipe já com todas as informações necessárias.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Se entrar o pedido de uma iniciativa ou projeto grande, multidisciplinar ou complexo, você pode converter a tarefa num projeto para gerenciar com mais eficácia.

2. Priorizar e filtrar os pedidos com os campos personalizados

Depois de preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los por categoria. Se você costuma usar planilhas, provavelmente já faz isso ao filtrar e ordenar as colunas. Os campos personalizados são uma substituição muito mais poderosa por permitir monitorar estas informações no contexto do trabalho, não apenas num lugar onde talvez só o produtor da criação ou o gerente do projeto tenha acesso.

Se adicionar um campo de "equipe" ao seu formulário, poderá mapeá-lo ao campo personalizado do mesmo nome no seu projeto. Com isso, depois de enviar, a nova tarefa gerada especificará a equipe que precisa ajudar com o pedido, o que permitirá avaliar rapidamente o seu âmbito e os participantes envolvidos.

Um campo personalizado de "prioridade" pode ajudar o produtor ou gerente a priorizar os pedidos em relação aos demais trabalhos, para não permitir que solicitantes exaltados passem à frente de prioridades maiores.

3. Manter os requisitos para as criações e os detalhes dos pedidos no contexto dos designs feitos com a Adobe Creative Cloud

Depois que o trabalho já começou, pode ser difícil manter os detalhes fundamentais, os requisitos e os feedbacks à mão quando os designers estão trabalhando nos ativos em programas como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC, ou InDesign CC. Em vez de perder tempo alternando entre as ferramentas e o contexto relevante, os profissionais podem manter a tarefa da Asana aberta no aplicativo da Adobe Creative Cloud.

Captura de tela da integração entre a Adobe Creative Cloud e a Asana visível no programa Adobe

4. Crie feedback claro e interativo diretamente nos ativos de criação

Depois que os ativos estão prontos para receber feedback, podem facilmente ser anexados e revisados na própria tarefa com o recurso de provas e anotações. Estas facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos ativos para que o feedback seja proporcionado dentro do contexto. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o artista pode então decidir como incorporar.

GIF do fluxo de trabalho das anotações de imagens na Asana

Em conjunto com a nossa integração com a Adobe Creative Cloud, os criadores podem evocar o feedback diretamente no programa da Adobe em que estão trabalhando para ajudá-los a se orientar e poupar o tempo de passar de um contexto e ferramenta ao outro.

Isto torna o processo de dar e receber feedback mais fácil, porque os avaliadores podem deixar suas sugestões mais claras e os criadores decidem se devem incorporá-las ou não, mantendo todos os registros num único lugar.

5. Ter aprovações mais eficazes e rápidas com as notificações dos campos personalizados

Os prazos para produção das criações podem ser apertados, e as entregas pouco claras e ciclos de aprovação confusos podem ser onerosos. Por isso, mantenha todos os arquivos de trabalho, feedback e expectativas claros com um fluxo de trabalho para aprovações:

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Adicione o campo personalizado de “estágio de aprovação” ao seu projeto clicando no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior do seu projeto.  
  2. Quando o ativo estiver pronto para revisão, o criador define o campo como Pronto para revisão e atribui a tarefa ao avaliador.
  3. O revisor receberá a notificação de que já pode começar a revisão.
  4. Quando tiverem terminado a revisão, definem o campo personalizado como Aprovado ou Precisa de alterações, e reatribuem a tarefa ao criador original.
  5. O criador recebe uma notificação de que o seu trabalho foi aprovado ou precisa ser atualizado. A partir da notificação poderá ver o feedback e ir para o arquivo onde é necessário incorporá-lo.

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso dos pedidos de criação

Está começando agora? Confira as boas práticas gerais para as atualizações de status e para os relatórios.

1. Localize trabalhos em risco e faça o acompanhamento com os colegas de equipe por meio dos relatórios de busca avançada

Outra vantagem de usar os campos personalizados para monitorar as prioridades e aprovações é que as informações podem ser usadas para realizar relatórios de busca avançada. Estes extraem a informação de todo o seu trabalho na Asana para ajudar a responder a perguntas como "quais prioridades estão em risco?" e "que ativos aguardam feedback?" em tempo real, sem ter que procurar ou compilar manualmente. Embora seja possível gerar relatórios de busca para quase tudo, os relatórios de trabalhos em risco e os relatórios de aprovações podem ajudar a identificar bloqueios antes que estes se manifestem. A partir do relatório é também possível fazer o acompanhamento direto com os responsáveis pelas tarefas e demais participantes comentando nas tarefas.

Captura de tela dos resultados de um relatório de busca avançada na Asana

Para aprender a criar outros tipos de relatórios de busca avançada, comece por aqui.

2. Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal nos trabalhos criativos com os Portfólios e a Gestão de recursos

Para compreender o progresso rumo à realização dos trabalhos de criação e avaliar a disponibilidade da equipe, os produtores de criação e coordenadores geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os trabalhos de criação e projetos de pedidos de trabalhos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas de lançamento e as prioridades de um único lugar.

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe de criação com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os trabalhos de criação em dia.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.

3. Monitorar o tempo gasto nos trabalhos para faturamento ou planejamento de recursos

Muitas equipes de criação precisam ter uma noção clara do número de horas necessário para realizar os trabalhos, especialmente as agências, freelancers e gerentes que precisam equipar os projetos corretamente. Em vez de fazer estimativas pouco realistas ou complicar desnecessariamente o monitoramento, os profissionais de criação podem usar a integração com Harvest para monitorar o tempo dentro da Asana (ou outro aplicativo de monitoramento do tempo).

Captura de tela da integração com Harvest para monitoramento de tempo na Asana

Aprenda a usar aplicativos para monitoramento de tempos na Asana com o nosso rápido tutorial em vídeo.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de processos de criação

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes administram os seus pedidos e produções de criação? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de pedidos de criação e de pedidos ad hoc Usar modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Webinários e estudos de caso Veja como a Sony Music, a Stance e a Scripps gerenciam os pedidos de criações com a Asana
Conecte-se com a Comunidade [Participe de um treinamento](https://events.asana.com) ou [comece um tópico no fórum da nossa comunidade]

Começar os projetos com um sólido brief de criação é essencial para manter o trabalho dentro dos prazos e do orçamento. No entanto, as equipes de criação também devem gerenciar diligentemente os pedidos ad hoc das demais equipes. Deixe a produção de criações mais eficiente com este processo:

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.