Créer et gérer un calendrier de projet pour assurer la réussite de votre équipe

Avez-vous parfois l’impression de travailler en plein milieu d’un champ de bataille  ? Voici quelques signes qui doivent vous mettre la puce à l’oreille : les gens travaillent en vase clos, sans coordination ; les divers éléments d’un projet ne sont pas reliés entre eux et les délais ne sont généralement pas respectés. Vous n’avez que peu ou pas de visibilité sur les ressources de votre équipe, avec le risque de produire du travail en double en raison du manque de communication. La bonne nouvelle, c’est que bon nombre de ces problèmes peuvent être résolus simplement à l’aide d’un calendrier de projet.

Tout d’abord, rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé. Les résultats de l’enquête Pulse of the Profession 2019 montrent que les entreprises gaspillent près de 12 % de leurs investissements dans des dépenses de projets en raison d’un manque d’efficacité. La gestion de projet peut vous aider à repartir sur des bases solides et à remettre de l’ordre dans votre travail.

Encore mieux, vous pouvez maîtriser votre journée de travail en mettant en place un calendrier de projet, un élément crucial du processus de gestion de projet qui réduit les pertes de temps et de ressources. Que vous essayiez d’assembler toutes les pièces d’une ligne de contenu, d’un plan d’événement ou d’un lancement de produit, vous vous sentirez en contrôle si vous savez précisément ce qui s’est passé et ce qui reste à venir dans le cadre de votre projet.

En quoi consiste un calendrier de projet ?

Le calendrier de projet est accessible à toute votre équipe. Il centralise et présente de manière visuelle l’ensemble des éléments de votre projet, pour vous donner une vue d’ensemble sur les diverses échéances. Par ailleurs, ce calendrier aide vos collaborateurs à planifier leur travail à l’avance et à bien s’organiser. Avec un calendrier de planification de projet bien ficelé, vous êtes toujours à jour et savez quoi faire aujourd’hui, la semaine prochaine, et même ultérieurement. Et comme votre équipe y a également accès, chacun peut facilement identifier le travail à terminer en urgence et celui qui l’attend par la suite.

Types de calendriers de projet

Vous songez à créer un calendrier de projet… Quel est le premier outil auquel vous pensez ? Une feuille de calcul Excel, mise en page pour ressembler à un calendrier ? Un système de gestion de calendrier comme Google Agenda ? Outre ces méthodes classiques, vous pouvez aussi établir votre calendrier grâce à un outil de gestion de projet.

Pour établir un calendrier de projet, plusieurs choix s’offrent à vous. En tant que chef de projet (même si ce n’est pas votre fonction officielle), trouver un système de gestion qui fonctionne pour votre équipe fait partie intégrante de vos responsabilités. Voici un bref aperçu des avantages et inconvénients des trois principales méthodes pour créer un calendrier de projet :

Créer un calendrier de projet sur Excel : avantages et inconvénients

Au moment de créer un calendrier de projet, nous sommes nombreux à penser à Excel. Cet outil vous permet en effet d’établir un calendrier de projet grâce à des feuilles de calcul : dans ce cas, vous modifiez simplement les lignes et colonnes Excel pour vous rapprocher d’un calendrier mensuel classique.

Avantages :

• Votre équipe a déjà accès à Google Agenda et sait comment s’en servir.

• Excel propose des modèles de calendriers de projet pour ne pas avoir à tout reprendre du début.

• Vous pouvez agrandir et réduire les cellules en fonction de la quantité d’informations ajoutées à votre calendrier de projet.

Inconvénients :

• Excel n’ayant pas été conçu pour créer des calendriers de projet, il est parfois difficile d’identifier et d’assurer le suivi du travail à effectuer avec cet outil.

• Il n’est pas toujours simple d’intégrer certains détails, fichiers ou autres supports auxquels votre équipe peut avoir besoin d’accéder.

• Une fois votre calendrier de projet créé sur Excel, il peut être compliqué d’en modifier le format ou l’affichage.

Créer un calendrier de projet sur Google Agenda : avantages et inconvénients

Il est également possible de créer un calendrier de projet au sein même du système de gestion de calendrier de votre équipe, par exemple sur Google Agenda. Les événements qui y sont inscrits représentent ainsi les tâches à accomplir prochainement.

Avantages :

• Votre équipe a déjà accès à Google Agenda et sait comment s’en servir.

• La plupart des systèmes de gestion permettent d’afficher simultanément plusieurs calendriers : il est donc possible de consulter à la fois votre agenda personnel et le calendrier des événements professionnels de votre entreprise.

• Les événements inscrits au calendrier comportent généralement un titre et une description. Vous pouvez donc intituler l’événement comme la tâche et ajouter des informations plus détaillées en description.

Inconvénients :

• Les systèmes de gestion de calendrier comme Google Agenda ont été conçus pour afficher des événements, et non des tâches et livrables.

• Si une journée comporte plusieurs « événements », votre calendrier pourra vite devenir difficile à gérer.

• Visualiser simultanément sur le même outil les tâches à venir et vos réunions programmées peut poser problème : manque de visibilité, désordre…

Utiliser un outil de gestion de projet pour votre calendrier de projet : avantages et inconvénients

Les outils de gestion de projet sont pourvus de fonctionnalités performantes qui visent à aider votre équipe à coordonner ses activités et réaliser ses projets les plus ambitieux. Ce type d’outils propose plusieurs options pour visualiser un projet : calendriers, tableaux Kanban, chronologies, etc.

Avantages :

• Les outils de gestion de projet vous permettent d’accéder à une vue détaillée de l’ensemble des tâches de votre projet, mais aussi de cliquer sur chaque tâche afin d’obtenir des informations complémentaires et éléments de contexte, sans oublier les pièces jointes correspondantes.

• Intégrez facilement à votre calendrier de projet tous vos outils professionnels habituels. Votre équipe a ainsi accès à l’ensemble des fichiers et informations dont elle a besoin pour travailler, en un seul et même endroit.

• Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez basculer entre plusieurs vues et afficher ainsi les mêmes informations de différentes manières : calendriers de projet, tableaux Kanban, listes de tâches ou chronologies. Ainsi, tous les participants au projet peuvent visualiser les tâches de la façon qui leur convient le mieux.

Inconvénients :

• Votre équipe n’est pas nécessairement familière des outils de gestion de projet.

• Les participants issus des différentes équipes devront être autorisés à accéder à l’outil pour consulter votre calendrier de projet.

Comment créer un calendrier de projet ?

Pour commencer, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion de projet pour créer vos calendriers de planification. Grâce à cet outil, vous aurez accès à une myriade de fonctionnalités :

• créer et déplacer facilement des tâches ;

• ajuster les échéances ;

• Attribution de responsables aux tâches

• partager des informations ;

• renforcer et simplifier la communication ;

• visualiser tout le travail de votre équipe au même endroit ;

• basculer entre différentes vues (calendrier, diagramme de Gantt ou tableau Kanban) ;

• tenir les délais ;

• tirer le maximum des intégrations Asana.

Bien, revenons-en maintenant à la création de notre calendrier. Voici les mesures concrètes à prendre :

1. Tracer la marche à suivre : décidez des étapes à franchir, du début à la fin, pour terminer le projet. Identifiez les éventuels liens de dépendance entre les tâches. Ne vous inquiétez pas des délais pour le moment.

2. Définir les dates de début et les échéances : à présent, prenez du recul et observez vos étapes dans leur ensemble avant d’ajouter des dates réalistes pour chacune d’entre elles.

3. Identifier les participants : attribuez chaque étape au membre de l’équipe approprié afin de clarifier les responsabilités.

4. Faire des ajustements si nécessaire : votre calendrier de projet est un document évolutif. Pensez à le consulter régulièrement et à déplacer les tâches lorsque vos plans évoluent.

Une fois votre calendrier de projet créé, partagez-le avec l’ensemble des personnes concernées afin que chacun soit sur la même longueur d’onde et sache ce que l’on attend de lui dans les jours, semaines ou mois à venir. Encouragez votre équipe à utiliser ce calendrier au quotidien pour faire part de ses progrès ou partager des documents.

10 conseils pour gérer votre calendrier de projet

Comme pour tout outil d’entreprise, l’utilisation d’un calendrier de projet prend tout son sens lorsque l’on applique certaines bonnes pratiques. Nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils :

1. Ne pas compliquer les choses : soyez précis et ajoutez tous les détails nécessaires (responsables, échéances, description du projet, documents de référence, etc.).

2. Utiliser un code couleur pour faciliter la visualisation des tâches.

3. Dupliquer les tâches si nécessaire : beaucoup de tâches et de types de tâches se répètent. Tirez-en avantage et dupliquez les tâches ou les exigences plutôt que de repartir de zéro.

4. S’assurer que la charge de travail de l’équipe est répartie équitablement : essayez d’identifier les personnes surchargées et celles qui sont susceptibles d’avoir plus de temps devant elles, et ajustez le calendrier du projet en conséquence.

5. Effectuer un suivi régulier : vous identifierez ainsi rapidement les échéances manquées sur votre calendrier de projet.

6. Faire des ajustements en cours de route : en cas de changement de dates, les outils de gestion de projet vous permettent de glisser-déposer les tâches en quelques clics.

7. Créer des chronologies qui montrent la durée de chaque tâche au sein du projet.

8. Définir des jalons de projet : ceux-ci constituent des indicateurs efficaces pour mesurer et partager votre progression.

9. Partager votre calendrier avec toutes les parties prenantes : au lieu de répondre à de multiples questions sur l’avancement du projet, vous pouvez renvoyer tout le monde vers votre calendrier.

10. Créer des modèles de calendrier de projet à réutiliser pour vos futurs travaux.

3 exemples de calendriers de projet

Les calendriers de projet sont suffisamment polyvalents pour s’adapter à n’importe quel projet. Cette flexibilité est pour beaucoup dans leur attractivité. Par ailleurs, ils sont aussi réutilisables. Si vous avez tendance à répéter un même type de projet, créez un modèle de calendrier. Vous pourrez ainsi le réutiliser et gagner du temps à chaque nouveau projet.

Voici quelques exemples de calendriers de projet :

1. Calendrier éditorial

Le calendrier éditorial d’un projet vous aide à maintenir le cap de votre production de contenu en regroupant tout le nécessaire et en vous permettant d’afficher clairement l’ensemble des dates et échéances. Attribuez des tâches aux participants (rédacteurs, relecteurs, concepteurs ou éditeurs) et définissez des dates de publication pour chaque article afin d’avoir une idée précise des prochaines sorties et dates associées. Maîtrisez l’ensemble de votre planning de contenu grâce à ce modèle.

2. Plan de projet marketing

Que ce soit pour un prochain événement ou pour le lancement d’une campagne, votre projet marketing n’aboutira que si vous disposez d’un calendrier de projet. Une gestion de projet efficace (donc réalisée en s’appuyant sur un calendrier) permet aux personnes en charge du marketing de centraliser la communication, de collaborer et de créer des processus répétables. Concevez votre plan marketing en y incluant les dates, noms des responsables et types d’initiatives (relations publiques, réseaux sociaux, etc.). Les changements sont une constante dans le milieu du marketing : les délais peuvent être modifiés à tout moment et les dates doivent être ajustées en conséquence pour tenir à jour votre plan marketing. Utilisez un modèle pour clarifier les responsabilités de votre équipe marketing.

3. Feuille de route produit

Centralisez tout ce qui a trait à votre feuille de route (création, mais aussi mises à jour) sur votre calendrier de projet. Cet outil est idéal pour présenter la chronologie et la stratégie d’un projet tout en suivant plusieurs lignes de produits au même endroit. De plus, vous pouvez partager votre stratégie afin de recueillir des avis et obtenir l’adhésion générale. Avec ce modèle de calendrier de projet, vous avez une parfaite visibilité sur vos priorités, que ce soit au niveau commercial comme du point de vue des produits.

Simplifiez-vous la vie au travail

Un bon ouvrier fait toujours le meilleur usage de ses outils. Les calendriers de projet sont un moyen simple de rendre votre travail quotidien plus fluide et plus efficace. Découvrez comment Redshift by Autodesk a augmenté son trafic de 30 % par an au cours de ces trois dernières années en faisant appel aux calendriers de projet d’Asana et en gérant mieux son contenu éditorial.