L’équipe marketing d’entreprise de Sophos prend en charge plus de 1 000 événements par an avec Asana

Sophos est une entreprise de cybersécurité qui met en œuvre des solutions de chiffrement, de points de terminaison et autres outils pour sécuriser les réseaux de plus de 100 000 entreprises dans le monde. Son modèle commercial reposant sur les canaux de distribution, les événements sont essentiels pour établir des relations avec des partenaires, des revendeurs et des clients. Chaque année, l’équipe du marketing d’entreprise collabore avec celle du marketing de terrain pour organiser 12 conférences partenaires, 10 salons internationaux, plus de 150 événements régionaux, plus de 500 webinaires de génération de demande et des centaines d’événements internes.

Pour assurer la réussite de tous ces événements et la cohérence de la marque, Dawn Jensen, directrice principale du marketing international, et Sydney Leopold, responsable des événements internationaux, travaillent en étroite collaboration afin de produire chaque élément, des pages d’inscription pour les événements aux designs des stands d’exposition, en passant par les petits cadeaux destinés aux clients.

L’équipe du marketing d’entreprise prend en charge plus de 1 000 événements par an, des salons internationaux aux webinaires de génération de demande. Avec Asana, nous avons pu réduire notre temps d’exécution de 70 %.”

La création de toutes les ressources marketing et design nécessaires pour prendre en charge ces événements représente un travail considérable : plus de 22 000 demandes par an sont traitées par l’équipe de marketing d’entreprise. Malheureusement, cette dernière ne parvenait pas à suivre toutes les demandes par e-mail. Personne n’avait de visibilité sur la progression du travail, certaines requêtes passaient entre les mailles du filet, et il était difficile d’assurer la cohérence de la marque et la qualité de tous les événements dans toutes les régions, pourtant l’une des principales responsabilités de l’équipe.

En quête du meilleur outil pour intensifier et rationaliser le travail

Lorsque Dawn a rejoint Sophos, l’équipe du marketing d’entreprise avait déjà commencé à évaluer des solutions de gestion du travail. Elle recherchait une solution intuitive, facile à utiliser et modulable pour gérer tous les projets, des mises à jour de brochures aux processus complexes conçus pour les sommets commerciaux et les conférences de partenaires.

Sophos a finalement sélectionné Asana, l’outil qui convenait le mieux à ses besoins et à ses processus opérationnels. Flexible et parfaitement adaptée à l’évolution des activités, la plateforme permet aux membres d’équipe de visualiser leurs processus de différentes manières selon le contexte. L’équipe marketing de Sophos a tout de suite apprécié cette interface intuitive et performante.

Plus de 1 600 demandes traitées chaque trimestre

En partenariat avec l’équipe de la réussite client d’Asana, Dawn a mis au point des conventions pour que chacun suive le même processus d’envoi, de tri et d’exécution des requêtes. Ceci a permis à l’équipe du marketing d’entreprise de standardiser ses processus opérationnels pour qu’aucune étape ne passe à la trappe.

Avec Asana, nous avons pu répondre à 6 400 demandes d’événements en ligne et de design en 2018, soit une hausse de 50 % de notre capacité pour à peine 5 % d’effectifs en plus.”

Une fois ses projets intégrés à Asana, l’équipe du marketing d’entreprise a pu fournir des mises à jour en temps réel aux collègues du marketing de terrain. « Il m’a suffi de montrer aux responsables des événements à quoi ressemblaient leurs demandes sur Asana. Tout y était parfaitement visible : les commentaires, la chronologie de toutes les activités liées aux demandes, qui était chargé du design, de la révision… absolument tout », explique Dawn. « J’ai obtenu des réponses très positives de leur part dans l’ensemble, et on m’a beaucoup demandé comment accéder à cet outil. » Asana fait gagner des centaines d’heures à Dawn en création de rapports, appels téléphoniques, communications par e-mail et réunions.

Optimisation des processus, de la coordination et des événements

Dawn et son équipe disposent désormais d’un projet intitulé « Boîte de réception des demandes », géré 16 heures par jour, six jours par semaine (par des membres d’équipe répartis sur trois fuseaux horaires) afin qu’aucun événement ne passe entre les mailles du filet. Tout le travail étant désormais centralisé sur Asana, chacun peut voir ce sur quoi travaille l’équipe, le statut de chaque demande individuelle et sa date d’achèvement prévue.

Maintenant que l’équipe du marketing d’entreprise et ses partenaires interfonctionnels gèrent leurs projets sur Asana, ils peuvent prendre en charge davantage d’événements, assurer la cohérence de la marque et offrir une expérience engageante aux partenaires et clients des 119 pays desservis par Sophos.