¿Qué son las herramientas de colaboración?
¿Necesitas trabajar con objetivos comunes con otras personas? Las herramientas de colaboración en línea son la clave. Algunas simplemente brindan a los equipos una manera fácil de comunicarse y compartir el trabajo, por ejemplo, las aplicaciones de email o chat. Otras ofrecen funciones más complejas para ayudarte a gestionar tu trabajo y trabajar en equipo de manera más productiva.
¿Por qué considerar el uso de herramientas de colaboración en línea?
Trabajar en equipo no es fácil, por muchos motivos. Probablemente tengas compañeros de equipo que trabajan en diferentes lugares y zonas horarias. Además, el trabajo de todos está ahora diseminado en múltiples aplicaciones. ¿El resultado?
Falta de visibilidad
Los gerentes, líderes y compañeros de equipo a menudo pasan por alto actualizaciones importantes porque no pueden verlas.
Objetivos poco claros
Todos pierden tiempo buscando información, tratando de entender qué hacer y duplicando el trabajo.
Mala planificación
Los gerentes y líderes no saben en qué están trabajando sus equipos y pierden tiempo en reuniones de estado.
Las herramientas de colaboración fortalecen los equipos
Un buen software de colaboración ayuda a eliminar la comunicación y la información aisladas, porque organizan tu trabajo en un lugar. Todos saben quién está haciendo qué. Los compañeros de equipo pueden analizar el trabajo y compartir ideas con facilidad. Los proyectos se entregan en tiempo y forma.
Funciones de las herramientas de colaboración¿Cuál es la herramienta adecuada para mi equipo?
Desde ya, depende de tus necesidades específicas, pero las buenas herramientas de colaboración deberían ofrecerte la capacidad de:
Compartir archivos
Compartir archivos (Google Docs, PDF, JPG, etc.) es esencial para colaborar y crear una “fuente única de referencias”, donde los equipos pueden encontrar la información que necesitan. También debes poder analizar los archivos compartidos para mantener los detalles sobre los recursos en un solo lugar.
Programar proyectos y tareas
La capacidad de asignar y reasignar tareas ayuda a entender las prioridades, mientras que los calendarios y otras funciones de programación permiten a los equipos colaborar en los planes y mantenerse al día respecto del progreso y los cambios.
Coordinar el trabajo
Necesitas ver las tareas, las dependencias y los hitos para determinar las fechas de entrega, ajustar los planes cuando sea necesario y ayudar a tu equipo a trabajar eficientemente. Las buenas herramientas de colaboración ayudan a mantener el control del progreso y alertar cuando se acercan tus fechas límite o el trabajo se atrasa.
Comunicarte sin problemas
Mantener las conversaciones sobre proyectos y listas de pendientes en un lugar ayuda a los equipos a convertir las ideas y los comentarios en acción. La solución que elijas también debería integrarse con tus aplicaciones de mensajería e email para ser compatible con las diferentes maneras en que tu equipo prefiere comunicarse.
Los proyectos importantes tienen miles de piezas en movimiento, personas involucradas y tareas para realizar. Asana nos ayuda a planificar todo, dar seguimiento a todo el trabajo y mantenernos al corriente del progreso de todos.
—Maggie Green, gerente de Proyectos, 1A Auto
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