Givenchy traslada su visión acerca del lujo a todo el mundo con Asana

En 1957 el icónico diseñador de moda Hubert de Givenchy encargó hacer una fragancia para su adorada amiga y musa Audrey Hepburn. La leyenda cuenta que cuando le preguntó si podía lanzar el perfume como la primera fragancia comercial de su marca de moda, ella respondió ocurrente: “Je vous l’interdis!”—“¡Te lo prohíbo!”. El nombre “L’Interdit” permaneció y el producto se convirtió en un éxito mundial con Hepburn como la cara de las publicidades. Una sociedad de celebridades que fue innovadora para su época.

Hoy, Givenchy sigue siendo una marca global de lujo y es una filial de LVMH, una multinacional francesa con sede central en París. Sigue lanzando cosméticos y perfumes en todo el mundo. Entre los equipos que coordinan los lanzamientos hay un equipo de Productos que desarrolla los envases y las fórmulas; además del equipo de Experiencia del Consumidor, que desarrolla el marketing, el branding y las experiencias de compra.

Estos dos equipos centrales necesitan trabajar en sincronía e interactuar con los demás departamentos de LVMH, como el de Finanzas, para cumplir con los plazos. También deben seguir la misma visión global con respecto a brindar al comprador una experiencia coherente acerca de la marca y los productos Givenchy, independientemente de que sea en una tienda, en un sitio web o en cualquier sitio de ventas de París, Nueva York o Singapur. Necesitaban encontrar la manera de coordinarlo todo. Entonces, Givenchy creó un rol nuevo y adoptó Asana para mantener todo en armonía.

Un punto central para planificar los lanzamientos de productos en Givenchy

La empresa incorporó al líder de Planificación y Desarrollo de Givenchy en marzo de 2018 para gestionar los lanzamientos globales. Coordina nada menos que 80 proyectos a la vez para los equipos de Productos y Experiencia del Consumidor. Lo hace desde el inicio hasta el momento en que un producto llega a las tiendas.

Es un rol nuevo que conecta los puntos de todas las funciones. Es el nexo de toda la dedicación para llevar los productos al mercado. El líder de Planificación y Desarrollo ensambla una visión íntegra de la marca, sus productos y sus servicios. Gestiona los cronogramas de desarrollo, supervisa el trabajo en curso y anticipa las necesidades futuras. Gracias a ello, resuelve los problemas con la visión global en mente.

Pero para hacerlo necesita reunir a las partes interesadas de todo Givenchy. Junto a su pequeño equipo interactúa con 200 personas en 19 funciones. “Trabajo con todos los servicios de LVMH”, dice el líder en Planificación y Desarrollo, “en particular, con el de marketing”. “Colaboro con el equipo de Experiencia del Consumidor en merchandising, producción digital, prensa y educación; con el equipo de Producto, en el desarrollo de los envases, investigación y desarrollo, y fórmulas; y con Finanzas, en las proyecciones y los precios”.

El nuevo rol del líder de Planificación y Desarrollo marca un cambio importante en la forma en que funcionan muchas empresas. Uno de sus desafíos principales ha sido aprender a comunicarse de forma efectiva con todas las funciones diferentes de la organización, incluidas una amplia variedad de roles y gerentes de mayor permanencia. También ha migrado toda la gestión de proyectos a Asana.

Cambiamos a la gestión de proyectos en Asana

Antes de que Givenchy implementara Asana, el equipo de Productos usaba un cronograma en Microsoft Project para mantenerse organizados. Mientras tanto, el equipo de Experiencia del Consumidor no contaba con ninguna solución de gestión.

Esto hacía que fuera difícil mantenerse al día con los plazos y ver el progreso continuo. “No teníamos forma de actualizar, compartir ni ver un cronograma consolidado para cada lanzamiento que abarcara todas las funciones”, comenta el líder de Planificación y Desarrollo. Esta falta de coordinación central también dificultaba el diseño de una experiencia de marca coherente para el consumidor mediante un merchandising, producción digital, prensa y materiales de educación unificados.

Con el rol central del líder de Planificación y Desarrollo activo, la empresa adoptó Asana como una plataforma para reunir y coordinar el trabajo de todas las personas que participan en un mismo lanzamiento. En Asana, pueden encuadrar más de 80 proyectos en curso a un macronivel.

Lanzamiento de la reformulación de L’Interdit de Givenchy en 2018

Además de permitir una supervisión de alto nivel, en Asana se almacena información integral para lanzamientos de productos específicos, como el relanzamiento en 2018 de la emblemática esencia L’Interdit.

Al planificar la experiencia del consumidor de L’Interdit y los materiales para el lanzamiento al mercado, los equipos querían conservar el legado y la gracia de la fragancia original; pero, a la vez, darle una sensación contemporánea para una generación nueva. Adivina quién es la nueva cara de la fragancia: Rooney Mara, la doble de Hepburn.

Durante el proceso de planificación, los equipos organizaron una reunión semanal del grupo de trabajo en la que se incluía a representantes de los sectores de merchandising, producción digital, prensa, educación y marketing para compartir el progreso, aportar ideas y debatir acerca de la visión. El líder de Planificación y Desarrollo y su equipo usaron Asana para reunir y dar seguimiento a los plazos que acordaron para el lanzamiento.

También usaron Asana para almacenar y compartir presentaciones, informes e información acerca de la visión del producto, para que los equipos interdisciplinarios pudieran consultarlos en cualquier momento. “Es importante que al final, todos los diferentes participantes hayan colaborado con la misma visión del producto”, comenta el líder de Planificación y Desarrollo.

Tener la información en un solo lugar abierto y accesible como Asana permite que los equipos reduzcan los emails y las llamadas telefónicas extra. “Usamos Asana para evitar tener conversaciones acerca de la sincronización, las presentaciones y los informes”, destaca el líder de Planificación y Desarrollo. Todos quienes forman parte del grupo de trabajo y otras personas más, los 200 colaboradores, pueden entrar a Asana y ver las mismas actualizaciones del proyecto, los requisitos y los plazos.

En el proyecto de Asana para lanzamientos como el de L’Interdit (2018) se muestran las fechas y las tareas relacionadas con el desarrollo, la fórmula, el merchandising, los activos digitales, la prensa, las animaciones, las herramientas de capacitación y mucho más.

L’Interdit: un lanzamiento global para el lujo contemporáneo

Llevó 18 meses coordinar y ejecutar el lanzamiento del nuevo L’Interdit. Se lanzó, a tiempo, en 2018 y en aproximadamente 120 países. “Creemos que el lanzamiento ha sido particularmente exitoso”, dice el líder de Planificación y Desarrollo, “por la calidad del producto y la distintiva fragancia. Y estamos especialmente orgullosos de la experiencia del consumidor que diseñamos”.

“Asana es una excelente solución para la gestión colaborativa de proyectos”, continúa. “Y las animaciones que vuelan, como recompensa por completar tareas, son muy divertidas. En el equipo de marketing, todos tienen un adhesivo con el unicornio de Asana en su laptop”.

Asana es una excelente solución para la gestión colaborativa de proyectos.”