StyleHaul conecta influenciadores e marcas #comAsana

Quando a responsabilização não é evidente

Hoje, quando é relatado um bug no site ou é recebido um pedido de suporte na conta da Asana da StyleHaul, a equipe está certa que o assunto será resolvido. Dez vezes mais certa do que antes, para ser mais preciso. Mas nem sempre foi assim, de acordo com Drew Shannon, Vice-presidente sênior de Negócio e operações de rede da StyleHaul. “Quando comecei, o termo ‘responsabilização’ era citado com frequência. Não é que alguém fosse incompetente no seu trabalho, apenas que as nossas informações estavam espalhadas por todo lado. Se alguma coisa ficava por fazer, não tínhamos um motivo claro para isso.”

A complexidade do projeto certamente afeta a StyleHaul, mas também afeta os 6000 criadores de conteúdo que contam com a StyleHaul para ganhar dinheiro. A StyleHaul é um marketplace que conecta influenciadores sociais e criadores de conteúdo para o Youtube como as marcas. Essas marcas são capazes de visar audiências específicas e compartilhar os seus produtos de uma maneira genuína, e os criadores de conteúdo conseguem rentabilizar e fazer crescer os seus negócios. Os criadores possuem números massivos de seguidores, muitas vezes rivalizando com celebridades tradicionais e meios de comunicação. Um desses criadores, Aspyn Ovard, tem mais de 2,9 milhões de seguidores no Youtube, e a StyleHaul a ajuda a fazer parcerias com grandes marcas como Juicy Couture e Line Play.

Gerando confiança quando as coisas avançam rapidamente

Trabalhar com uma grande rede de parceiros de marcas e criadores significa que há muitos detalhes a observar, e um crescimento contínuo exige uma equipe altamente funcional na qual haja confiança mútua para que se possa realizar o trabalho.

“Com frequência, neste ambiente acelerado, a função para a qual um funcionário é contratado evolui significativamente dentro de um período de seis meses, o que pode levar a um desalinhamento de recursos no qual as pessoas não sabem quem está fazendo o quê, o que é de sua responsabilidade e o que não,” diz Drew. “Tínhamos uma necessidade premente por algum tipo de infraestrutura empresarial que ajudasse a todos na gestão de projetos, e nos proporcionasse clareza e capacidade de responsabilização. A maneira como vínhamos fazendo as coisas causou muito atrito e estresse desnecessários.”

Escolhendo a solução acertada

Com isso em mente, Drew tentou encontrar a solução mais acertada para aumentar a transparência e a capacidade de responsabilização na equipe. Ele se perguntava:

1. Como podemos ter certeza de que as marcas e os criadores de conteúdo obtêm o suporte de que necessitam?
2. Como podemos escalar os nossos processos na StyleHaul para trazer novas marcas e criadores de conteúdo rapidamente?
3. Como podemos saber quem está fazendo o quê na nossa empresa, para não termos trabalho em dobro e perder os prazos?

Drew precisava de uma ferramenta que seria um ponto central para toda a empresa, algo que todas as equipes tivessem realmente vontade de usar. “De modo geral, evitamos trabalhar de maneira isolada. As equipes na StyleHaul raramente são maiores do que duas ou três pessoas, então praticamente não há trabalhos contidos somente em um departmento. Qualquer ferramenta que usarmos precisa ser adotada por toda a empresa.”

Drew tentou diversas ferramentas antes de parar na Asana. A maioria delas eram, ou simples demais (não tinham as funções de estruturação e geração de relatórios que a StyleHaul necessitava), ou complexas demais para que todos os membros de equipe descobrissem como usar no dia a dia.

Depois de experimentar usar a Asana, Drew estava a pleno vapor em menos de uma hora. Ele credita essa rapidez aos materiais preparados para a integração. “O Guia é um recurso excelente. Li tutoriais, peguei modelos de fluxos de trabalho e pude obter uma boa ideia de como isto poderia realmente funcionar para nós. Estava claro que a Asana era o caminho a seguir.”

Com uma pequena ajuda dos meus amigos

Drew introduziu a nova tecnologia para gerentes e funcionários de maneira diferente, focando nos aspectos que a ferramenta traria para cada grupo específico. “Para executivos, é a visibilidade sobre o que está acontecendo e o que está sendo priorizado. Para os funcionários, traz um grande redução da cobrança, porque o gerente pode ver o que está acontecendo. Elimina a necessidade de fazer consultas de acompanhamento tão frequentes.”

StyleHaul foi especialmente bem-sucedida com Asana devido ao suporte que receberam. “O nosso consultor de sucesso, Michael, foi fantástico. Qualquer dúvida que eu tivesse era respondida imediatamente, não precisei esperar na fila. Ainda mais impressionante foi a forma como foi proativo conosco. Ofereceu soluções personalizadas especificamente para nós, e sempre esteve presente para perguntar como poderia melhorar a nossa experiência com Asana.” Com a ajuda proativa para personalizar a Asana para se adaptar às necessidades da StyleHaul, Drew criou processos que funcionaram para todas as equipes, mesmo em um ambiente em constante mudança.

Maior transparência e capacidade de responsabilização

Quando os projetos com Asana começaram a correr com mais facilidade que aqueles que não a usavam, Asana passou a ser uma ferramenta indispensável para toda a empresa. Houve menos atrasos ao pagar os criadores de conteúdo dentro dos prazos, e a equipe jurídica pôde criar e aprovar contratos para novas parcerias de maneira mais rápida. Com responsáveis claros para cada tarefa em um projeto, todos sabem quem está encarregado de cada parte.

Estes são alguns dos projetos em Asana mais usados pela StyleHaul:

• Monitoramento de Bugs: “Todos nós usamos Asana para monitorar bugs em um software proprietário que usamos internamente. O projeto de monitoramento de bugs pode ser visto por toda a empresa: nós anexamos capturas de tela e criamos um modelo de descrição para todos os relatos de bugs.”
• Integração de novos funcionários: “Criamos um projeto antes de cada nova contratação, para que todas as pessoas de operações estejam preparadas para as necessidades dos novos funcionários: autorizações do estacionamento, notebooks e acesso a ferramentas e sistemas internos.”
• Treinamento de equipes: “Também usamos a Asana como guia para treinamento autônomo e um tutorial para as pessoas que estão começando na StyleHaul. Os novos funcionários podem começar sozinhos e saber exatamente o que fazer na primeira semana.”
• Contratos e requisitos legais: “A equipe jurídica coloca todas as solicitações num projeto privado na Asana, para que suas prioridades sejam claras e nada fique por fazer.”
• Suporte ao cliente: “Pudemos integrar a Asana com Zendesk, onde mantemos os pedidos de suporte, o que simplificou muito o gerenciamento das solicitações provenientes dos clientes.”

A Asana controlou muito do caos e do atrito que Drew experimentou quando passou a fazer parte da StyleHaul.

“O maior benefício de usar a Asana é a transparência e capacidade de responabilização que proporciona por toda a empresa. Isso é algo que realmente estava fazendo falta.”

— Drew Shannon,  Vice-presidente sênior de Negócio e operações de rede na StyleHaul

Não apenas as equipes trabalham melhor em conjunto na StyleHaul, como também têm obtidos resultados reais de negócio. Desde que começou a usar a Asana, a StyleHaul tem aumentado rapidamente o número de criadores de conteúdo e marcas com que trabalha, incluindo Elizabeth Arden e Walgreens.