A Sophos tem maior clareza com a Asana

Escritório da Sophos
  • Sophos logo
  • Número de funcionários
    • 3000
  • Países em que atua
    • 119
  • Tarefas atribuídas em 6 meses
    • 11.000

A organização de marketing na Sophos é tão grande, global e interconectada que precisa de um Front Desk metafórico só para acolher os próprios colegas que precisam de suporte interno.

Sophos é uma empresa de segurança cibernética localizada no Reino Unido com mais de 3000 funcionários em 119 países. Sua organização de marketing está dividida nas equipes usuais, como marketing de produto, marketing de campo para programas e eventos, operações de marketing e marketing corporativo.

O marketing corporativo assegura a consistência da marca da Sophos e determina a sua direção. Dawn Jensen, Gerente Sênior de Programas Globais da equipe, descreve sua função como "um dos principais embaixadores da marca na Sophos. Nós determinamos a marca e o tom, e nos certificamos que todos todos cantam a uma só voz."

Qualquer coisa que envolva a marca Sophos precisa passar pelo marketing corporativo. Eles processam todas as solicitações de ativos de marca e de ativos para a Internet, materiais promocionais e design da experiência do usuário. A rapidez com que processam as solicitações internas vai ajudar ou atrapalhar as outras equipes.

A Dawn assumiu a função de "concierge de marketing corporativo" para gerenciar as solicitações e agregar recursos. Assim que a equipe começou a usar a Asana para reunir e ordenar as solicitações, recebeu visibilidade imediata sobre o tipo e volume de solicitações que recebia. Isso os ajudou a prestar um melhor suporte a seus colegas de marketing e proporcionou à diretoria uma abundância de dados para encaminhar o marketing corporativo na direção certa.

A caixa preta

No passado, a forma como o marketing corporativo processava as solicitações deixava todos no escuro sobre o que estava acontecendo. Um profissional de marketing enviava uma solicitação escrevendo um e-mail para um endereço de e-mail agregador (alias).

"Era lento e precário. Por vezes, ninguém respondia durante semanas", diz Dawn. "De repente, você recebia o ativo que tinha pedido. Não havia qualquer visibilidade sobre o processo, que demorava muito mais do que deveria."

Ganhando visibilidade com a Asana

O marketing corporativo decidiu implementar um "Front Desk" com a Asana para ajudar a equipe a trabalhar melhor com os outros departamentos.

Substituiram o alias de e-mail pela Asana e uma integração com formulários. Agora, um profissional de marketing preenche um formulário que encaminha a solicitação para um projeto na Asana, e cada envio de formulário se traduz numa tarefa de um projeto. O marketing corporativo processa a solicitação, e a pessoa que solicitou o trabalho de marca ou para uso na Internet acompanha todo o processo.

Escritório Sophos

"Os esclarecimentos e comunicação melhoraram de forma imediata", diz Dawn. "Nossa equipe de marketing de campo ficou encantada com as respostas que começaram a receber e com a nova transparência sobre as solicitações."

Depois desses resultados positivos, reavaliaram o formulário para fazer perguntas ainda mais detalhadas, o que ajudou o marketing corporativo a melhor determinar o alcance do projeto, trazendo clareza sobre toda a ordem de trabalho.

O marketing corporativo agora serve melhor os seus clientes internos e conclui muito mais solicitações. "Proporcionou-se às pessoas uma maneira mais rápida de levantar a mão e pedir ajuda," reflete Dawn.

Orientando a organização de marketing corporativo

A Asana também ajuda o marketing corporativo a otimizar-se como organização.

Com a solução de alias de e-mail não havia outra forma de recolher as informações, o que dificultava à diretoria a avaliação do volume de solicitações. "Era difícil para nós criar uma equipe sem saber como a manteríamos ocupada", explica. "Não sabíamos que tipo de fluxos de trabalho estavam sendo seguidos, e no que se estava trabalhando".

A Asana proporciona à diretoria de marketing a capacidade de melhor planejar os recursos e ver mais claramente os processos da equipe. Eles também podem segmentar as solicitações por tamanho. "A Asana deu a todos uma maneira de separar trabalhos mais corriqueiros, como uma correção ortográfica, dos processos mais complexos", diz ela.

A Asana também ajuda a quantificar os dados para a diretoria executiva. Como observou Dawn, "com a Asana podemos ver que foram atribuídas quase 11 mil tarefas em seis meses, e isso é fenomenal! Com essa informação podemos identificar os padrões problemas que surgem e que podem requerer recursos adicionais, novos processos ou tempos de processamento mais longos."

Detectando e corrigindo ineficiências

O marketing corporativo também pode usar a Asana para identificar trabalhos duplicados e implementar uma correção que venha de cima, ou ajudar as equipes a colaborar melhor.

Certo dia, o supervisor de Dawn percebeu que o marketing corporativo estava recebendo muitas solicitações de arquivos de assinatura, aquelas imagens que aparecem ao final dos e-mails das pessoas. "Pudemos fazer uma busca na Asana para provar quantas havia, e constatamos que era um número realmente grande", diz Dawn. Isso os ajudou a criar uma versão padronizada para uso de todos, o que melhorou a consistência da marca.

Devido ao teor global das operações da Sophos, o trabalho muitas vezes se repete em múltiplos países. Por exemplo, eles organizam um Congresso de Parceiros todos os anos em 12 cidades, de Kyoto a Dubrovnik, que representa um ponto de partida anual para apresentar aos parceiros o que está no roteiro da Sophos para o ano que se inicia.

Este ano a Sophos usou a Asana para armazenar os planos dos organizadores da conferência por meio de um projeto, o que lhes trouxe visibilidade sobre o que os planejadores das outras cidades tinham feito. "Monitoramos a localização de cada evento do congresso por meio de um campo personalizado", diz Dawn. "Cada local tinha requisitos similares, portanto em vez de alternar entre diversos projetos na Asana, pudemos usar um único projeto e listar todos os locais dentro dele."

Recepção do escritório da Sophos

Também trabalharam com uma empresa de organização de eventos e usaram um campo personalizado na Asana para mostrar as diversas fases dos materiais entregáveis, da criação à aprovação e à produção. Com isso todos poderiam acompanhar o processo.

Com os campos personalizados e um núcleo central para as tarefas, a Asana ajudou a Sophos a encontrar consistência no processo de planejamento de eventos e a padronizá-lo por todas as equipes ao redor do mundo, tanto as internas quanto as externas.

Uma recepção de acolhida para uma equipe mais organizada

Por meio da recém-descoberta visibilidade sobre o processo de solicitação de ativos, o marketing corporativo é agora um parceiro mais poderoso para a equipe de marketing de campo, trazendo-lhe apoio com um suprimento mais rápido, consistente e transparente dos ativos de marketing.

"Adoro o fato de o marketing corporativo e o marketing de campo da Sophos trabalharem em estreita proximidade", diz Dawn. O sistema funciona tão bem que está sendo ampliado para atender às solicitações das equipes de TI e de RH.

O maior número de dados também dá à equipe de marketing corporativo da Sophos novas oportunidades de direcionar o futuro da empresa, otimizar a alocação de recursos e identificar as eficiências. A equipe opera em quatro continentes, mas nunca esteve tão unida. Um Front Desk de acolhida não capacita apenas os seus parceiros, fortalece também a própria empresa.

“Esclarecimento e comunicação imediatamente aperfeiçoados. Nossa equipe de marketing de campo ficou encantada com a nova visibilidade sobre as solicitações.”
—Dawn Jensen, Gerente Sênior de Programas Global da Sophos

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

Campanha de Marketing

Lançamento de produto

Lançamento de produto

Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

Missão para a Lua

Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!