A Sophos tem maior clareza com a Asana

A organização de marketing na Sophos é tão grande, global e interconectada que precisa de um Front Desk metafórico só para acolher os próprios colegas que precisam de suporte interno.

Sophos é uma empresa de segurança cibernética localizada no Reino Unido com mais de 3000 funcionários em 119 países. Sua organização de marketing está dividida nas equipes usuais, como marketing de produto, marketing de campo para programas e eventos, operações de marketing e marketing corporativo.

O marketing corporativo assegura a consistência da marca da Sophos e determina a sua direção. Dawn Jensen, Gerente Sênior de Programas Globais da equipe, descreve sua função como "um dos principais embaixadores da marca na Sophos. Nós determinamos a marca e o tom, e nos certificamos que todos todos cantam a uma só voz."

Qualquer coisa que envolva a marca Sophos precisa passar pelo marketing corporativo. Eles processam todas as solicitações de ativos de marca e de ativos para a Internet, materiais promocionais e design da experiência do usuário. A rapidez com que processam as solicitações internas vai ajudar ou atrapalhar as outras equipes.

A Dawn assumiu a função de "concierge de marketing corporativo" para gerenciar as solicitações e agregar recursos. Assim que a equipe começou a usar a Asana para reunir e ordenar as solicitações, recebeu visibilidade imediata sobre o tipo e volume de solicitações que recebia. Isso os ajudou a prestar um melhor suporte a seus colegas de marketing e proporcionou à diretoria uma abundância de dados para encaminhar o marketing corporativo na direção certa.

A caixa preta

No passado, a forma como o marketing corporativo processava as solicitações deixava todos no escuro sobre o que estava acontecendo. Um profissional de marketing enviava uma solicitação escrevendo um e-mail para um endereço de e-mail agregador (alias).

"Era lento e precário. Por vezes, ninguém respondia durante semanas", diz Dawn. "De repente, você recebia o ativo que tinha pedido. Não havia qualquer visibilidade sobre o processo, que demorava muito mais do que deveria."

Ganhando visibilidade com a Asana

O marketing corporativo decidiu implementar um "Front Desk" com a Asana para ajudar a equipe a trabalhar melhor com os outros departamentos.

Substituiram o alias de e-mail pela Asana e uma integração com formulários. Agora, um profissional de marketing preenche um formulário que encaminha a solicitação para um projeto na Asana, e cada envio de formulário se traduz numa tarefa de um projeto. O marketing corporativo processa a solicitação, e a pessoa que solicitou o trabalho de marca ou para uso na Internet acompanha todo o processo.

"Os esclarecimentos e comunicação melhoraram de forma imediata", diz Dawn. "Nossa equipe de marketing de campo ficou encantada com as respostas que começaram a receber e com a nova transparência sobre as solicitações."

Depois desses resultados positivos, reavaliaram o formulário para fazer perguntas ainda mais detalhadas, o que ajudou o marketing corporativo a melhor determinar o alcance do projeto, trazendo clareza sobre toda a ordem de trabalho.

O marketing corporativo agora serve melhor os seus clientes internos e conclui muito mais solicitações. "Proporcionou-se às pessoas uma maneira mais rápida de levantar a mão e pedir ajuda," reflete Dawn.

Orientando a organização de marketing corporativo

A Asana também ajuda o marketing corporativo a otimizar-se como organização.

Com a solução de alias de e-mail não havia outra forma de recolher as informações, o que dificultava à diretoria a avaliação do volume de solicitações. "Era difícil para nós criar uma equipe sem saber como a manteríamos ocupada", explica. "Não sabíamos que tipo de fluxos de trabalho estavam sendo seguidos, e no que se estava trabalhando".

A Asana proporciona à diretoria de marketing a capacidade de melhor planejar os recursos e ver mais claramente os processos da equipe. Eles também podem segmentar as solicitações por tamanho. "A Asana deu a todos uma maneira de separar trabalhos mais corriqueiros, como uma correção ortográfica, dos processos mais complexos", diz ela.

A Asana também ajuda a quantificar os dados para a diretoria executiva. Como observou Dawn, "com a Asana podemos ver que foram atribuídas quase 11 mil tarefas em seis meses, e isso é fenomenal! Com essa informação podemos identificar os padrões problemas que surgem e que podem requerer recursos adicionais, novos processos ou tempos de processamento mais longos."

Detectando e corrigindo ineficiências

O marketing corporativo também pode usar a Asana para identificar trabalhos duplicados e implementar uma correção que venha de cima, ou ajudar as equipes a colaborar melhor.

Certo dia, o supervisor de Dawn percebeu que o marketing corporativo estava recebendo muitas solicitações de arquivos de assinatura, aquelas imagens que aparecem ao final dos e-mails das pessoas. "Pudemos fazer uma busca na Asana para provar quantas havia, e constatamos que era um número realmente grande", diz Dawn. Isso os ajudou a criar uma versão padronizada para uso de todos, o que melhorou a consistência da marca.

Devido ao teor global das operações da Sophos, o trabalho muitas vezes se repete em múltiplos países. Por exemplo, eles organizam um Congresso de Parceiros todos os anos em 12 cidades, de Kyoto a Dubrovnik, que representa um ponto de partida anual para apresentar aos parceiros o que está no roteiro da Sophos para o ano que se inicia.

Este ano a Sophos usou a Asana para armazenar os planos dos organizadores da conferência por meio de um projeto, o que lhes trouxe visibilidade sobre o que os planejadores das outras cidades tinham feito. "Monitoramos a localização de cada evento do congresso por meio de um campo personalizado", diz Dawn. "Cada local tinha requisitos similares, portanto em vez de alternar entre diversos projetos na Asana, pudemos usar um único projeto e listar todos os locais dentro dele."

Também trabalharam com uma empresa de organização de eventos e usaram um campo personalizado na Asana para mostrar as diversas fases dos materiais entregáveis, da criação à aprovação e à produção. Com isso todos poderiam acompanhar o processo.

Com os campos personalizados e um núcleo central para as tarefas, a Asana ajudou a Sophos a encontrar consistência no processo de planejamento de eventos e a padronizá-lo por todas as equipes ao redor do mundo, tanto as internas quanto as externas.

Uma recepção de acolhida para uma equipe mais organizada

Por meio da recém-descoberta visibilidade sobre o processo de solicitação de ativos, o marketing corporativo é agora um parceiro mais poderoso para a equipe de marketing de campo, trazendo-lhe apoio com um suprimento mais rápido, consistente e transparente dos ativos de marketing.

"Adoro o fato de o marketing corporativo e o marketing de campo da Sophos trabalharem em estreita proximidade", diz Dawn. O sistema funciona tão bem que está sendo ampliado para atender às solicitações das equipes de TI e de RH.

O maior número de dados também dá à equipe de marketing corporativo da Sophos novas oportunidades de direcionar o futuro da empresa, otimizar a alocação de recursos e identificar as eficiências. A equipe opera em quatro continentes, mas nunca esteve tão unida. Um Front Desk de acolhida não capacita apenas os seus parceiros, fortalece também a própria empresa.

“Esclarecimento e comunicação imediatamente aperfeiçoados. Nossa equipe de marketing de campo ficou encantada com a nova visibilidade sobre as solicitações.”
—Dawn Jensen, Gerente Sênior de Programas Global da Sophos