# Estudo de caso Asana - San Francisco AIDS Foundation

> A San Francisco AIDS Foundation usa a Asana para lançar campanhas de marketing e eventos de forma mais rápida. Leia o estudo de caso para descobrir como a sua equipe de marketing usa a Asana.

Source: https://asana.com/pt/case-study/san-francisco-aids-foundation

## San Francisco AIDS Foundation lança campanhas de marketing e eventos mais rapidamente com a Asana

Américas

Mercado de médio porte

Organizações sem fins lucrativos

- [Pedidos de criação](/templates/for/design/creative-requests)

- [planejamento de eventos](/templates/for/marketing/event-planning)

Em 2017, havia aproximadamente 15.952 pessoas convivendo com o vírus HIV em São Francisco — uma das maiores populações com HIV nos Estados Unidos. A cidade é também o epicentro da tecnologia e das startups. Em um lugar onde tantas pessoas são impactadas pelo HIV e pela tecnologia, a [San Francisco AIDS Foundation](https://www.sfaf.org/) promove a saúde, o bem-estar e a justiça social para as comunidades mais afetadas pelo HIV por meio de serviços destinados à saúde sexual e ao consumo de substâncias, além de parcerias comunitárias e de advocacia, aproveitando ao máximo a tecnologia facilmente disponível para a cidade.

Educação pública, serviços de saúde e advocacia de base são apenas algumas das formas pelas quais a SFAF alcança anualmente mais de 25 mil pessoas. Roxane Chicoine, diretora de criação, supervisiona toda a criação de ativos de marketing para suas campanhas, eventos, e muito mais, afetando diretamente a experiência que seu grande público tem com a organização. E a equipe da SFAF, composta por seis membros, atende às necessidades de marketing e criação de mais de duzentos colegas de equipe, o que significa que Roxane controla um alto volume de solicitações de ativos e diversas campanhas ao mesmo tempo.

Com uma equipe de marketing e criações tão pequena encarregada de toda a organização, não era fácil para a Roxane entregar os trabalhos nos prazos, pois:
- As longas planilhas de planejamento de projetos usadas para produzir eventos tornavam praticamente impossível saber o que era preciso criar, e para quando.
- As decisões eram baseadas em experiências anteriores e não em processos mensuráveis, deixando a equipe menos capaz e sem um fluxo de trabalho confiável a ser seguido.
- O feedback era coletado em diversas conversas e correntes de e-mail, acrescentando ainda mais trabalho e confusão a um processo já complexo.
- A equipe perdia tempo fazendo trabalhos de rotina em vez de elaborar ou trabalhar em estratégias.
- Eram cometidos erros porque faltavam detalhes importantes ou era difícil encontrá-los.

Antes da Asana, gastava boa parte do tempo organizando o meu trabalho, como processando solicitações, coletando atualizações de status ou correndo atrás de pequenos detalhes — em vez de focar na estratégia e no design. Agora consigo poupar tempo, e há menos etapas de revisão porque tenho acesso com antecedência a toda a informação necessária num só lugar.

## Buscar por estrutura e clareza

Roxane decidiu que precisava ter uma estrutura e hierarquia claras para organizar o trabalho, além de uma forma de centralizar a comunicação. Períodos de volume alto, tais como a preparação para grandes eventos de captação de fundos, como [Dining Out For Life](https://www.doflsf.org/) ou [Santa Skivvies Run](https://www.doflsf.org/), tornavam essas necessidades mais prementes. Durante esses períodos, Roxane poderia receber mais de 20 solicitações para uma determinada divisão da organização, o que correspondia a centenas de solicitações de criação em andamento ao mesmo tempo.

A equipe da Roxane começou a procurar por uma ferramenta e avaliou duas das opções que a organização já usava: a Asana e outra ferramenta de gestão do trabalho. Por fim, optaram por usar a Asana por estes motivos:
- Interface limpa, familiar e intuitiva.
- Visualização do projeto em diversos níveis — possibilidade de ver todo o projeto, detalhes da tarefa e lista de subtarefas ao mesmo tempo.
- Hierarquia e estrutura transparentes para os fluxos de trabalho.
- Recursos de comunicação, como comentários, conversas da equipe e atualizações de status.

Ao ser comparada a outras ferramentas, a Asana se sobressaiu graças aos níveis de visibilidade que proporciona. Não era necessário vasculhar informações ou perder de vista o panorama completo para poder acessar detalhes do trabalho.

## Integração da equipe

Para conseguir integrar toda a equipe, Roxane elaborou um documento interno para alinhar todos os membros com relação à estrutura do trabalho. Em seguida, criou workshops e materiais adicionais para treinar a equipe, combinando conteúdos e vídeos do [Guia Asana](https://asana.com/guide) com suas próprias convenções de colaboração. Ao definir diretrizes para toda a equipe, foi possível garantir clareza sobre a forma como a equipe trabalharia e obter a hierarquização certa para organizar o trabalho. Roxane também usufruiu dos [serviços profissionais](https://asana.com/customer-success) da Asana para realizar treinamentos no local com um consultor de sucesso.

Os serviços profissionais da Asana nos prepararam para alcançar o sucesso, alinhando toda a equipe com relação ao uso da Asana e, em seguida, trabalhando com um consultor de sucesso para criarmos nossos fluxos de trabalho. Nossas sessões locais de treinamento nos deram a ajuda que faltava para integrarmos a todos na Asana.A Asana provou o seu valor ao diretor de Roxane quando ela lhe pediu para compartilhar um determinado ativo de design e não estava no escritório para o ajudar. Em vez de vasculhar as pastas para encontrar o arquivo, o diretor usou a função de busca na Asana e o encontrou rapidamente. Já para Roxane, o seu momento “Aha!” aconteceu quando ela criou um planejamento usando a Asana para gerir um conjunto complexo de entregáveis de criação para uma campanha promocional e um evento importante. Em vez de recorrer a uma longa planilha e a inúmeras conversas por e-mail, ela elaborou um cronograma de trabalho na Asana que lhe permitiu visualizar todo o processo do início ao fim, e com isso pôde saber quem estava responsável por cada ativo criativo para o evento.

### Melhoria dos processos para uma melhor dinâmica

Ao melhorar o processo de solicitação e a colaboração em projetos multidisciplinares mediante o uso da Asana, a equipe de marketing e criação obteve:
- **Tempos de resposta mais rápidos:** graças à Asana, a equipe recebe todas as informações necessárias com antecedência, reduzindo o vai e volta na comunicação e os erros que ocorrem por falta de detalhes. O resultado é um processo criativo mais eficiente, uma comunicação simplificada e tempos de resposta mais rápidos, ao estar tudo claro e centralizado.
- **Uma colaboração interdisciplinar mais eficiente:** ao monitorar na Asana os diferentes programas com foco no cliente, como serviços de assistência social, acesso a seringas, aconselhamento sobre o consumo de substâncias e captação de recursos, a equipe consegue atender melhor a toda a organização, pois é possível encontrar as informações com antecedência e ter a certeza de que nenhuma etapa será perdida, simplificando assim a colaboração interdisciplinar e aumentando a eficiência.

Agora, a equipe de marketing tem mais visibilidade sobre o que está sendo trabalhado em toda a organização, o status do trabalho, e acesso às informações necessárias para oferecer um suporte melhor aos programas da SFAF. Com projetos claramente delineados, todos sabem quais são suas prioridades, o que lhes permite focar completamente no trabalho de maior impacto para contribuir para a comunidade. Como resultado, reduziram o tempo de produção e o número de revisões, além de terem simplificado as reuniões e os controles de equipes. Como líder, Roxane está agora mais preparada para priorizar o trabalho ao ter visibilidade sobre tudo o que a equipe está fazendo.

A Asana nos permite manter o alinhamento e comunicar nossas prioridades a outras pessoas porque todos podem visualizar os projetos em andamento a qualquer momento. Isto nos ajuda a colaborar de forma mais eficiente com parceiros de diversas áreas, pois é possível ver como está o andamento do trabalho no processo de produção.A San Francisco AIDS Foundation não está apenas dando um exemplo de como trabalhar como organização. No próximo ano, receberão a AIDS 2020, uma conferência internacional que acontecerá na área da baía de São Francisco, local onde a epidemia teve início. Ao ajudar com o trabalho do grupo de planejamento local, a SFAF ficará responsável pela maior parte dos materiais de apoio da conferência, e conta com a Asana para fazer tudo isso.

### Conecte-se e leve o seu trabalho a novos patamares

- [Falar com Vendas](/sales)

- [Veja uma demonstração](/demo/main)

Dá início a projetos criativos mais rapidamente graças a um processo de solicitação agilizado

Ciclos de revisão das criações mais curtos ao coletar todo o feedback num só lugar

Tempo de produção de ativos criativos reduzido ao ter um processo de solicitação agilizado