# Estudo de caso Asana — Palo Alto Networks

> A Palo Alto Networks unificou o trabalho em uma única plataforma para acelerar a colaboração e oferecer a melhor experiência do setor ao cliente. Veja como eles fizeram isso com a Asana.

Source: https://asana.com/case-study/palo-alto-networks

## Palo Alto Networks reduz seus custos operacionais em 40% com a Asana

A [Palo Alto Networks](https://www.paloaltonetworks.com/) é uma parceira líder em cibersegurança para empresas em todo o mundo, incluindo 95% da lista Fortune 100. Com mais de 13.000 funcionários, a empresa protege os clientes contra as mais recentes ameaças à segurança e defende o nosso estilo de vida digital.

Global

Enterprise

Tecnologia

- [Lançamentos de produtos](/templates/for/product/product-launches)

- [Gestão de campanhas](/workflows/campaign-management)

- [Solicitações de trabalho](/templates/for/operations/work-requests)

- [Painéis de geração de relatórios](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [Gestão de recursos](/features/resource-management/workload)

- [Regras](/features/workflow-automation/rules)

### Destaques

#### Desafios
- A Palo Alto Networks tinha mais de 5 sistemas de gestão do trabalho para diferentes grupos, o que levava a um gasto excessivo de mais de 40%.
- Processos e sistemas diferentes dificultavam o compartilhamento e o acesso aos dados pelas equipes, retardando a colaboração e impedindo que o trabalho fosse escalado no ritmo do crescimento.
- Em todas as equipes globais, os líderes não conseguiam ver como todo o trabalho, os recursos e as prioridades de negócios se encaixavam, o que dificultava a identificação de riscos e a priorização das iniciativas mais importantes.

#### Solução
- A liderança implementou uma consolidação de cima para baixo na Asana, reduzindo a complexidade, a redundância e o risco de segurança decorrentes do uso de múltiplas ferramentas. 
- Todo o trabalho é gerido em um só lugar para que as equipes possam padronizar e automatizar o trabalho interdisciplinar complexo em qualquer escala. 
- Um sistema unificado dá aos líderes acesso em tempo real às informações, o que acelera significativamente a tomada de decisões e a mitigação de riscos.

#### Resultados
- **Redução de 40 %** nos custos operacionais redundantes
- O **tempo de relatório de status diminuiu** de horas para minutos
- **As equipes de P&D agora cumprem 100% dos prazos** estabelecidos
- Tomada de**decisões e mitigação de riscos mais inteligentes e rápidas** 
- **Melhor projeção de recursos** para o planejamento estratégico
- **Aumento na produtividade** e na velocidade de entrega

Ao unificar o trabalho na Asana, toda a nossa empresa pode agir rapidamente para se adaptar ao cenário de cibersegurança em constante mudança. Os dados do trabalho e a colaboração estão em um só lugar, para que as equipes possam acessar as informações por conta própria sem perder tempo com vaivéns.

### Conectando equipes para impulsionar a inovação

A Palo Alto Networks escolheu a Asana por sua flexibilidade, facilidade de adoção e roteiro de produto, vendo a Asana como uma parceira preparada para o futuro que a ajudaria a expandir com dados de trabalho poderosos e capacidades de IA inovadoras. 

Ao centralizar o trabalho na Asana, a empresa desfragmentou a informação e deu às equipes acesso instantâneo às informações. O marketing pode fazer a ligação com as vendas e compartilhar facilmente as próximas atividades e materiais, ajudando a equipe a aproveitar ao máximo cada lead. As equipes de produto e de P&D têm um lugar central para coordenar lançamentos altamente interdisciplinares e agilizar a entrada de trabalhos, para que possam atender às necessidades do cliente e priorizar o trabalho certo para o negócio. Enquanto isso, a TI usa a Asana como um núcleo de referência para planejar a alocação de recursos, coordenar as equipes globais e garantir que a Palo Alto Networks tenha a infraestrutura necessária para ter sucesso.

### Implementando a Asana nas equipes

A Palo Alto Networks fez parceria com a equipe de serviços profissionais da Asana para desenvolver uma estratégia de implementação de tecnologia que consolidaria rapidamente a sua organização na Asana com o mínimo de atrito ou interrupção nos negócios. 

A Palo Alto Networks iniciou a implementação com o marketing, migrando centenas de profissionais de marketing para a ferramenta em pouco mais de dois meses. Em seguida, expandiram para outras equipes, incluindo TI, operações, produto e P&D, implementando a Asana para mais de 5.800 usuários em menos de 6 meses. A equipe de serviços profissionais da Asana trabalhou em estreita colaboração com a liderança da Palo Alto Networks para adaptar as recomendações de modo a atender aos requisitos específicos de cada equipe, permitindo maximizar rapidamente o impacto da Asana e alcançar um alto retorno sobre o investimento.

Todos nós colaboramos como uma comunidade, com uma forte parceria entre a Asana e a Palo Alto Networks, para realizar a migração no prazo muito apertado que tínhamos.

### Execução de campanhas globais em larga escala

A equipe de marketing da Palo Alto Networks é responsável por impulsionar a percepção, a demanda e o engajamento do cliente, ajudando a empresa a aumentar a receita. A equipe é grande e multifuncional, com mais de 600 funcionários em diferentes escritórios e locais ao redor do mundo. 

Nessa escala, era difícil para a equipe de marketing coordenar as partes interessadas e executar campanhas globais sem problemas. Agora, a Asana ajuda a equipe a trabalhar de forma eficiente e a manter-se em sintonia com as prioridades de negócios.  

**Processos padronizados levam a uma execução mais rápida das campanhas**
- Os gerentes de campanha monitoram todas as iniciativas pelas quais são responsáveis em um único [portfólio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios), que se consolida em uma visão abrangente de todas as campanhas globais para que os líderes possam ver o progresso nas metas e detectar obstáculos rapidamente. 
- Toda campanha requer coordenação entre várias equipes. Em vez de perder tempo com idas e vindas, os gerentes de campanha usam [formulários](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) para solicitar facilmente ativos e localização.
- As equipes podem ver todas as suas solicitações em um único lugar e, em seguida, iniciar o trabalho da campanha mais rapidamente com mais de 80 [modelos](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) padronizados para diferentes fluxos de trabalho de campanha. Nesses modelos, as [regras](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) predefinidas atribuem instantaneamente as datas de conclusão e as funções para que os profissionais de marketing permaneçam comprometidos e em dia.

O marketing é complexo e conta com muitos aspectos dinâmicos. A Asana nos permite ver tudo em um só lugar, para que as equipes globais possam trabalhar juntas com menos atrito e executar programas de marketing em escala.**A visibilidade melhora o planejamento e o orçamento de marketing**
- O planejamento estratégico é consolidado entre as equipes em uma visualização abrangente do portfólio. A liderança tem visibilidade de todas as prioridades, orçamentos e recursos de marketing em um só lugar para facilitar a tomada de decisões. 
- O planejamento trimestral é padronizado em um modelo de projeto usado por todas as equipes. Esses projetos se conectam ao portfólio da liderança para fornecer um panorama geral de todas as prioridades. 
- [Os campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) globais padronizam a coleta de dados e a consistência nos relatórios para a liderança. As regras automatizam o acompanhamento do orçamento e do funil projetado, simplificando a projeção de desempenho. 
- Com todos os planos de marketing em um só lugar, a equipe pode facilmente incluir a equipe de vendas e compartilhar as próximas atividades usando uma integração com o [Google Agenda](https://asana.com/apps/google-calendar). 

**O recebimento de trabalhos simplificado ajuda os líderes a planejar as cargas de trabalho**
- No futuro, a equipe de marketing regional planeja incorporar a recepção de trabalhos ao seu processo de planejamento. Em vez de fazer solicitações separadas, as equipes podem marcar uma caixa para obter suporte e iniciar automaticamente o trabalho. 
- Todas as ações de acompanhamento e conversas seriam registradas nessa solicitação, para que nenhum contexto se perca e não haja necessidade de trocas de e-mails. 
- Ao registrar as solicitações durante o planejamento, os líderes podem planejar as cargas de trabalho com antecedência e tomar decisões mais precisas sobre os recursos.

Estou sempre perguntando: “Podemos fazer isso na Asana?” A Asana é flexível o suficiente para que possamos criar praticamente qualquer fluxo de trabalho, e ainda há muito mais que poderíamos fazer.

### Entrega de soluções de cibersegurança sempre dentro do prazo

As equipes de produto e de P&D da Palo Alto Networks precisam se mover rapidamente para manter a inovação em ritmo acelerado em toda a sua ampla gama de produtos. Os desafios de cibersegurança estão em constante evolução, portanto a equipe precisa ser ágil e trabalhar rapidamente para superar a inovação dos cibercriminosos e agregar novo valor para os seus clientes.

Este trabalho é muito interdisciplinar e complexo. A Asana ajuda a equipe a agilizar os processos e a obter a visibilidade necessária para avançar rapidamente nas prioridades da empresa.

**Informações centralizadas simplificam lançamentos complexos**
- As equipes interfuncionais agora têm um ponto central de referência para lançamentos complexos de produtos, o que reduz a confusão e acelera a colaboração.
- Com todo o trabalho na Asana, fica mais fácil para as equipes de produto entregar e monitorar os entregáveis entre funções como TI e Integrações de novos produtos, garantindo que os novos produtos sejam empacotados e entregues corretamente.
- As equipes têm visibilidade sobre as principais prioridades de segurança com um “painel geral do comitê de conceito”, o que as ajuda a equilibrar as prioridades da equipe de produto com as de toda a empresa.

Uma das minhas equipes me disse que, depois de migrar para a Asana, conseguiu entregar 100% dos seus projetos de produto. Eles cumpriram todos os compromissos e entregaram dentro de todos os prazos, o que é bastante impressionante.**O planejamento otimizado ajuda a equipe de P&D a trabalhar mais rápido**
- Os líderes têm uma visão panorâmica de todas as iniciativas de P&D com [portfólios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) e [campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields), o que os ajuda a priorizar rapidamente o trabalho e a remover os bloqueios.
- Para gerir as solicitações de toda a empresa, a equipe usa [formulários](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) para padronizar o recebimento em um projeto para fins de priorização. As automatizações atribuem rapidamente as solicitações à pessoa certa, enquanto [os modelos](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) para diferentes tipos de ativos ajudam a equipe a agir mais rapidamente.
- Os materiais de P&D exigem atualizações frequentes para acompanhar as mudanças na cibersegurança. Todos os ativos ativos são monitorados em um [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects), e as automatizações integradas programam lembretes de atualização, para que nada fique para trás.
- Graças ao acompanhamento simplificado das metas e às [atualizações automatizadas](https://asana.com/features/project-management/status-updates), a equipe pode compartilhar relatórios de status em minutos, quando antes levava 6 horas.

**A transparência da gestão de recursos ajuda os líderes a cumprir as metas**
- A equipe de P&D trabalha em muitos projetos ao mesmo tempo. A funcionalidade de [gestão de recursos](https://asana.com/features/resource-management/workload) da Asana oferece aos líderes visibilidade da capacidade produtiva de toda a equipe, para que possam ajustar as cargas de trabalho em todas as iniciativas, resultando em menos atrasos.
- Com dados de trabalho e [relatórios](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) mais precisos, os líderes podem garantir que o trabalho da equipe de P&D seja equilibrado em todo o portfólio e alinhado às prioridades do negócio.
- Essa visibilidade aprimorada também ajuda a equipe a identificar riscos, colocar o trabalho de volta nos trilhos e notificar os participantes com antecedência quando os projetos estão atrasados.

Não tivemos nenhum projeto atrasado desde que usamos a Asana. Conseguimos ajustar proativamente os cronogramas com 3 a 4 semanas de antecedência ou simplesmente fazer as coisas com prazos e entregáveis bem definidos.

### Aumentar a eficiência operacional em toda a empresa global

As equipes de TI e operações da Palo Alto Networks são responsáveis por criar uma infraestrutura de tecnologia que possa acompanhar o crescimento da empresa, bem como definir a estratégia e a execução das principais prioridades da empresa. Esse trabalho é essencial para garantir que a Palo Alto Networks tenha os processos, as plataformas e as pessoas de que precisa para alcançar as metas corporativas. 

Além disso, é altamente interdisciplinar. A Asana ajuda as equipes de TI e operações a estabelecer relações entre as equipes, de modo que toda a empresa esteja preparada para uma colaboração mais centralizada e eficiente. 

**A visibilidade ajuda os líderes a tomar melhores decisões quanto à alocação de recursos com mais rapidez**
- A equipe de TI recebe solicitações de toda a empresa. Ela está criando um fluxo de trabalho para agilizar esse processo por meio de um [formulário](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) da Asana, o que a ajuda a processar as solicitações mais rapidamente. 
- Graças a uma integração personalizada com o [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud), a equipe pode extrair automaticamente os dados das solicitações para a Asana e perder menos tempo alternando entre aplicativos. 
- Ao sintetizar esses dados com [portfólios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) e [painéis](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards), os gestores de projetos e os líderes têm as informações necessárias para gerir os recursos e tomar medidas corretivas rapidamente. 

Com a IA, é muito importante ter uma gestão colaborativa do trabalho em uma única plataforma. Alguém pode fazer uma pergunta na Asana e a IA tem as informações necessárias para responder.**Os dados do trabalho centralizados agilizam a implementação de tecnologias**
- A equipe de TI usa projetos da Asana para coordenar a implementação da Asana em toda a empresa, garantindo que cada equipe tenha um espaço dedicado para colaborar com a TI na implementação. 
- As equipes de TI, operações e de diferentes áreas da empresa têm acesso aos mesmos dados de trabalho, independentemente de onde estejam. Isso ajuda as equipes a obterem informações por conta própria e a colaborarem de forma mais eficiente, com menos trocas de mensagens.

Ter a capacidade de ser flexível com a Asana foi fundamental. Há sempre uma linha muito tênue entre a padronização e a personalização, e toda empresa precisa de ambas.

### Conclusão

O compartilhamento de dados e a transparência são essenciais para uma empresa global como a Palo Alto Networks. No futuro, a empresa planeja aproveitar as funcionalidades de IA para aumentar a eficiência na forma como as equipes usam os dados de trabalho. Eles continuam a implementação em mais equipes e estão introduzindo fluxos de trabalho interdisciplinares adicionais para aumentar a eficiência e fornecer as melhores soluções de segurança aos seus clientes.

### Conecte-se e leve o seu trabalho a novos patamares

- [Falar com Vendas](/sales)

A Palo Alto Networks fornece soluções de cibersegurança de ponta para mais de 85.000 clientes ao redor do mundo. Ela precisava de uma infraestrutura de tecnologia escalável para apoiar o crescimento e a inovação. Com a Asana, a empresa unificou o trabalho em uma única plataforma para acelerar a colaboração e oferecer uma experiência de alto nível aos seus clientes, mais rapidamente.