# Estudo de caso Asana — Outreach

> A Outreach ajuda equipes de vendas corporativas a otimizar os ciclos de venda e criar equipes produtivas. Leia o estudo de caso e saiba como a Asana ajudou a aumentar a segurança por meio de controles de acesso e simples gestão de usuários.

Source: https://asana.com/pt/case-study/outreach

## Outreach otimiza os fluxos de trabalho e reforça a segurança graças à Asana

Américas

Mercado de médio porte

Tecnologia

- [Integração de novos funcionários](/templates/for/operations/new-employee-onboarding)

- [Reuniões a dois](/templates/for/other/meeting-agenda)

- [Solicitações de trabalho](/templates/for/operations/work-requests)

- [Portfólios](/features/goals-reporting/portfolios)

- [Modelos](/features/workflow-automation/project-task-templates)

De tempos em tempos, é importante recebermos um pouco daquilo que proporcionamos aos outros. E foi esse o caso da plataforma de engajamento de vendas [Outreach](https://www.outreach.io/), que ajuda os seus clientes a otimizar os ciclos de venda e a criar equipes incrivelmente produtivas: um dia, a empresa percebeu que poderia ela própria se beneficiar de uma boa dose de otimização, especialmente no caso dos seus fluxos de trabalho internos.

Sediada em Washington, e contando com filiais internacionais estabelecidas em Londres e em Praga, a Outreach vem crescendo de tal forma, que os seus fluxos de trabalho internos começaram a fugir do controle. Os funcionários estavam usando ferramentas diferentes entre si, desde plataformas de gestão do trabalho até planilhas e aplicativos de anotação, e as equipes tinham dificuldade de estabelecer o escopo dos projetos, cumprir os prazos e se manter alinhadas em relação aos objetivos comuns. Além de tudo isso, o departamento de TI tentava gerir a proliferação de ferramentas e administrar os respectivos riscos de segurança, buscando simplificar, ao mesmo tempo, a forma como as permissões eram controladas.

Gerente de programas e projetos de TI, Carley McGee lidera as principais implementações de TI da Outreach e executa o programa de compras de software da empresa — e sabia que algo precisava ser feito. A sua equipe de sete membros atende aos mais de 600 funcionários da Outreach, que estão sempre lhes apresentando a mesma pergunta: “Qual é a melhor ferramenta para gerir o meu trabalho?”.

Além dos potenciais problemas de segurança, os fluxos de trabalho fragmentados criavam um ambiente que:
- Dificultava aos executivos a obtenção de visualizações gerais de alto nível. As equipes tinham dificuldade de apresentar dados sobre os seus trabalhos, e não havia registros organizados dos trabalhos e das decisões.
- Favorecia a perda de e-mails, já que o trabalho não era administrado em um único lugar. Às vezes, os detalhes de um projeto acabavam se perdendo no meio das pilhas de informações.
- Não proporcionava clareza para a gestão de recursos, já que ninguém conseguia saber ao certo que trabalhos precisavam ser realizados, nem planejar a disponibilidade e a capacidade das equipes para isso.

De acordo com o [Índice Anatomia do Trabalho](https://asana.com/resources/anatomy-of-work), 64% das organizações que usam software de gestão do trabalho afirmam que as suas empresas estão equipadas para alcançar eficiência, em contraposição a 27% das empresas que dizem não utilizar um sistema para gerir os trabalhos. Com o objetivo de se assegurar de que a Outreach ficasse no melhor lado dessa equação, Carley decidiu encontrar uma solução que fosse fácil de usar, segura, intuitiva para os que preferem aprender de forma independente e que fosse, sobretudo, uma ferramenta realmente utilizada na prática.

## A busca por simplicidade, segurança e flexibilidade

Carley precisava de uma plataforma que oferecesse medidas de segurança avançadas, especialmente em relação aos regulamentos atuais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia e a Lei da Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA). Quando algum funcionário era desligado da Outreach, a empresa precisava conseguir transferir cuidadosamente os dados para um colega, e quando as equipes internas trabalhavam com terceiros, elas precisavam controlar facilmente os níveis de acesso dos colaboradores.

O primeiro passo que Carley e a sua equipe deram foi avaliar todas as ferramentas que as outras equipes na Outreach já utilizavam. Como a equipe de engenharia utilizava uma plataforma de gestão de projetos que funcionava bem para os seus membros, a equipe de Carley inicialmente considerou a hipótese de ampliar o uso dessa ferramenta para várias equipes. Contudo, a interface era complicada, de modo que integrar as demais equipes da empresa sobrecarregaria os recursos. Então, a Outreach acabou mantendo a equipe de engenharia com a plataforma já utilizada e decidiu implementar a Asana para todas as outras partes da empresa, por ser uma plataforma simples e adaptável a uma ampla variedade de casos de uso. A Outreach simplesmente [integrou a Asana e o Jira](https://asana.com/apps/jiracloud), a ferramenta do pessoal de engenharia, para que as equipes pudessem acompanhar os seus respectivos progressos e compartilhar informações de uma plataforma para a outra, evitando, assim, a segmentação dos dados.

Com a Asana, a equipe de TI da Outreach agora tem a flexibilidade de aumentar a quantidade de licenças, à medida que a empresa cresce, além de poder conectar a plataforma à Okta, sua ferramenta de gestão segura de identidades. A equipe de marketing pode limitar o acesso aos profissionais terceirizados que estejam trabalhando em suas campanhas, e as múltiplas certificações de segurança da Asana ajudam a equipe a ter tranquilidade quando se trata de manter a proteção das informações confidenciais.

Uma empresa que tenha diversas certificações de segurança e demonstre encarar a questão da segurança com seriedade terá muito valor para nós.

## Usuários avançados lideram a adoção em toda a empresa

A Outreach começou com pouco mais de 100 licenças da Asana, mas dentro de um ou dois meses, o uso já havia chegado às alturas.

Conforme os novos funcionários são integrados à empresa, Carley os adiciona à Asana por meio da [integração](https://asana.com/apps/okta) com a Okta. Aqueles que precisam de ajuda para começar a usar a Asana podem usar o projeto de integração chamado “Princípios fundamentais da Asana”, que Carley criou com base em um [modelo](https://asana.com/guide/team/advanced/create-use-asana-templates), para que possam aprender ativamente a usar a plataforma. Os usuários avançados e os incentivadores do uso da Asana, que, geralmente, são gerentes de projeto de várias equipes em toda a Outreach, utilizam um canal no Slack para compartilhar as melhores práticas e orientar os recém-chegados, que podem colocar ali as suas perguntas.

Geralmente, é difícil convencer os executivos a adotar mudanças no fluxo de trabalho, mas no momento da implementação, o líder das operações de vendas era um dos usuários avançados da Asana e, em reuniões executivas semanais, ele mostrava o trabalho da sua equipe com uso dos [Portfólios](https://asana.com/product/portfolios). Como todos os seus projetos já estavam registrados e atualizados na Asana, ele não precisava ter qualquer trabalho extra para encontrar as tarefas que haviam sido realizadas ou para atualizar o status mais recente. O seu uso da Asana comprovou a facilidade que os executivos teriam de alcançar mais visibilidade e contribuiu para que outras pessoas da organização também desejassem começar a usá-la.

Um aspecto da Asana muito apreciado por Carley é a sua capacidade de gerar relatórios integrados sobre o uso da plataforma e sobre as sessões iniciadas, pois isso facilita a visualização de quais funcionários estão realmente usando a plataforma e possibilita o monitoramento da relação custo-benefício, à medida que aumenta o número de vagas da Asana utilizadas pela Outreach.

A sensação foi de que a adoção generalizada aconteceu praticamente da noite para o dia: em questão de um ou dois meses, a adesão foi estrondosa, e as pessoas começaram a pedir acesso à Asana. O crescimento foi bem rápido.

## Do planejamento do trabalho de alto nível ao monitoramento de objetivos individuais

Flexível por natureza, a Asana ajuda as equipes em toda a Outreach a gerir os seus fluxos de trabalho:
- A equipe de marketing executa as campanhas, colabora com os profissionais terceirizados e administra os eventos externos.
- A equipe de operações de venda recebe os pedidos, administra as atualizações no sistema e mapeia o trabalho a ser realizado.
- A equipe de gestão de vendas usa a Asana para o planejamento anual e para as reuniões individuais de responsabilização sobre desenvolvimento de carreira usando relatórios.
- Diversas equipes também administram objetivos e principais resultados dentro da ferramenta.

Em vez de monitorar manualmente todo o trabalho em planilhas, a equipe de recursos humanos agora faz a integração dos novos funcionários por meio das [automatizações](https://asana.com/product/automation) criadas na Asana. Após a seleção do candidato, a equipe de recrutamento informa o RH sobre essa contratação por meio de um projeto composto por várias tarefas, como se estivesse enviando um pacote de dados sobre o novo contratado, para que a integração seja administrada internamente. Por meio dessa automatização, o RH eliminou duas etapas de preenchimento duplo de informações.

Além dos recursos padrão de gestão do trabalho, como os projetos, as tarefas e as datas de conclusão, as equipes da Outreach têm alguns recursos favoritos. A equipe de analítica, por exemplo, adora usar os [Formulários](https://asana.com/product/forms) para os pedidos recebidos, registrando neles as informações necessárias logo de início antes de gerir as filas de pedidos. As equipes também são grandes entusiastas do uso de [Regras](https://asana.com/product/automation) para automatizar as etapas e economizar tempo, além dos [Portfólios](https://asana.com/product/portfolios), onde os projetos são criteriosamente monitorados.

O uso da Asana por toda a empresa trouxe um novo nível de responsabilização para os gerentes e os seus subordinados, o que diminuiu as idas e vindas de informações e aumentou a visibilidade do trabalho. Esse foi um fator muito favorável em 2020, ano em que todas as equipes da Outreach trabalharam remotamente. Na parte da TI, Carley e a sua equipe agora gastam menos tempo com o gestão de aplicativos e têm mais facilidade para administrar os riscos de segurança.

## Gestão de TI sem atritos com a Asana

Hoje em dia, o trabalho na Outreach não se perde mais pelo caminho, e as equipes estão mais proativas, graças aos lembretes de inicialização e de conclusão dos projetos na Asana. Com a implementação de um fluxo de trabalho perfeito, a Outreach agora consegue atender melhor aos seus clientes e continuar a otimizar os ciclos de vendas em todo o mundo, com eficiência renovada.

Antes de termos uma boa ferramenta de gestão de projetos para as equipes de segurança e de TI, a gente gastava muito tempo em contatos individuais pedindo informações para conseguir atualizações dos projetos e entender o que estava acontecendo. A Asana nos ajudou imensamente com isso.

### Conecte-se e leve o seu trabalho a novos patamares

- [Falar com Vendas](/sales)

- [Veja uma demonstração](/demo/main)

Melhorou a segurança por meio de controles de acesso e simples gestão de usuários

Eliminou as etapas manuais do processo de integração de funcionários e de outros processos de rotina, por meio de automatização

Aumentou o senso de responsabilização, inclusive em um contexto de trabalho à distância