O Open Door Rehabilitation Center muda vidas #comAsana

O que você ganha quando tatua um polvo?

Você ganho o Oddo, um simpático mascote de polvo que representa a vida equilibrada que o Open Door Rehabilitation Center promove. Cada um dos tentáculos do Oddo é tatuado para representar uma área essencial da vida, como saúde e preparo físico, comunidade, relacionamentos e imagem pessoal. O Open Door, que ajuda adultos com deficiências de desenvolvimento, esforça-se para trazer essa harmonia para a vida de seus clientes, por meio de atividades, treinamento vocacional, habitação comunitária e muito mais.

"Nosso objetivo é tornar a vida de cada cliente tão equilibrada quanto a do Oddo", diz Rita Potter, diretora do programa do Open Door. "Se um tentáculo for longo demais, ele não vai nadar direito, e a mesma coisa vai acontecer com as pessoas na nossa comunidade".

A organização com sede em Illinois opera com uma equipe administrativa de apenas 6 membros, e todos eles trazem ideias para novos programas durante o ano todo. As atividades para seus 130 clientes variam de oficinas de arte, torneios de golfe, visitas a feiras locais, clubes de caminhada, a atos de generosidade aleatórios, entre outros. Como todos os membros da equipe contribuem com suas idéias e inspiração, é importante envolver e desenvolver todos na equipe. "Nós não queremos que nossa organização seja lenta e velha", afirma Rita. "Nós nos esforçamos para nos manter jovens, vibrantes e dinâmicos".

Concentrando-se no trabalho de alto impacto

A equipe da Rita é pequena e reduzida, porque, sendo uma organização sem fins lucrativos, eles canalizam a maior parte de seus escassos recursos para os assistentes sociais que interagem diretamente com os clientes. Com uma equipe tão ocupada, é difícil manter a sintonia entre todos. "Nós temos tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo e nossos horários são dispersos", explica Rita, "nós só podemos juntar toda a equipe para uma reunião cerca de uma vez por mês".

Isso dificulta o alinhamento da equipe sobre o trabalho que precisa ser feito entre as reuniões mensais, e é uma luta para Rita, como líder, saber de tudo o que acontece. Além disso, com recursos tão limitados, cada membro da equipe precisa priorizar seu trabalho e manter o foco nas tarefas mais importantes. É fácil ficar sobrecarregado com e-mails e perguntas já no início do dia.

Uma solução para unir uma equipe ocupada

A equipe começou a procurar uma ferramenta para ajudá-los a colocar todas as iniciativas em um só lugar, para mantê-los alinhados e para monitorar o progresso de vários projetos mais detalhadamente. A equipe de tecnologia sugeriu um software de colaboração, e depois de avaliar três ou quatro plataformas, eles escolheram Asana.

Hoje, a equipe toda usa Asana para acompanhar todos os programas e iniciativas nos oito tentáculos do Oddo, bem como para gerenciar a comunicação entre as reuniões.

"Nós usamos para tudo", diz Rita. "A ferramenta permite que o grupo se comunique mais de uma vez por mês. Também eliminamos os e-mails. Então a Asana nos permite acompanhar mais projetos sem ter que rastrear as conversas de e-mail. A economia de tempo foi incrível, e eu posso começar minhas tarefas do dia sem ter que entrar antes em um monte de mensagens."

Execução de projeto sem falhas

Há uma equipe dedicada para cada um dos tentáculos do Oddo, e quando eles planejam um novo programa, colocam na Asana como um projeto.

Por exemplo, a equipe da comunidade coordena o comparecimento a um baile de formatura anual para pessoas com deficiência. Eles acompanham todos os detalhes do planejamento com Asana, definindo até quais clientes precisam de vestidos e cortes de cabelo, por exemplo. São cerca de dez colegas de equipe envolvidos. Por isso, ter todos os detalhes no mesmo lugar torna o entrosamento mais fácil.

Se "Baile de formatura de pessoas com deficiência" for um projeto, então há tarefas para "Vestidos" e "Cortes de cabelo". As subtarefas são os nomes dos clientes que precisam de um vestido. O recurso de anexos permite que a equipe compartilhe fotos dos vestidos, e assim, todos podem fazer seus comentários sobre eles.

Acompanhe a colaboração

A equipe do Open Door também usa Asana para se comunicar e para se organizar de maneira mais efetiva

• Acompanhamento de reunião: a equipe desenvolve uma agenda de reuniões mensal na Asana ao longo de diversas semanas. "Se alguém apresenta um item para a agenda, não precisa escrever uma nota adesiva ou enviar um e-mail para si mesmo", explica Rita. Eles também usam a Asana para anotar a minuta da reunião.
• Conversas individuais: Rita mantém as conversas individuais com seus funcionários na Asana. Eles coordenam agendamentos, fazem perguntas, resolvem problemas com seus colegas de maneira privada, e atribuem as tarefas relacionadas a um projeto específico.
• Perguntas para a equipe de gestão: os funcionários podem enviar perguntas à equipe de gestão para que, durante a reunião de gestão semanal, Rita e seus colegas possam solucionar questões complexas ou assuntos que precisam da contribuição de várias pessoas.
• Monitorar clientes que precisam de atenção especial: se um cliente tem um problema médico ou de comportamento, Asana mantém todos a par das informações importantes, como alterações da medicação ou a necessidade de consulta com um especialista em uma data particular.
• Auditorias mensais de projeto: uma vez por mês Rita e um colega de equipe avaliam cada projeto na Asana para ver quais estão em dia e quais estão atrasados. "Acrescento pequenas observações para perguntar o que está acontecendo e manter a equipe motivada", explica Rita.

Aumento do impacto da comunidade

Atualmente, usando Asana, a comunicação em equipe é mais fácil e a execução dos projetos é mais completa. "A Asana mudou nosso fluxo de trabalho e nos tornou muito mais eficientes", observa Rita. "Nós podemos realizar mais".

"Eu acredito que você não pode se dar ao luxo de não investir em tecnologia. Infelizmente, as organizações sem fins lucrativos tendem a pensar: "Se eu gasto em tecnologia, não ajudo as pessoas que eu devo servir." Precisamos tirar isso das cabeças das pessoas! A tecnologia agrega muito valor. Temos recursos limitados, e Asana nos poupa tempo e dinheiro".

Com Asana, indivíduos na equipe administrativa do Open Door podem lançar mais programas, crescer em seus papéis e contribuir com seus talentos únicos. "Nós realmente nos tornamos uma organização mais colaborativa", afirma Rita. "Nós conseguimos nos livrar da antiga hierarquia e da sensação de que tudo deve ser aprovado. Podemos envolver mais pessoas e promover a liderança na equipe".

E para Rita, que está se preparando para dar um passo como diretora executiva da organização, a supervisão executiva é ainda mais importante. "Ser capaz de acompanhar é tremendamente útil à medida que nos preparamos para essa transição. Foi gratificante ver a diferença que fizemos na vida das pessoas enquanto eu estive no centro de reabilitação Open Door. Minha intenção era participar durante alguns anos antes de seguir com minha carreira, mas 27 anos mais tarde, ainda estou aqui. Os membros da equipe gostam, e nós ficamos".

Asana fez a diferença no Open Door. E quando você tatua este polvo em particular, consegue ter maior equilíbrio nas vidas do pessoal da equipe e dos clientes.