# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## A OneO2Plants triplica a produtividade com a Asana ao longo de uma década

A OneO2Plants, a principal empresa de aluguel de plantas de Singapura, decidiu substituir os fluxos de trabalho manuais e fragmentados que limitavam a visibilidade e a colaboração. Com a Asana como plataforma central, a empresa triplicou o processamento de faturas de fornecedores sem aumentar o número de funcionários, permitindo o crescimento em toda a empresa e mantendo o controle operacional.

Desafios

Os fluxos de trabalho manuais nas áreas de operações, vendas, finanças e compras criavam barreiras à colaboração e limitavam a visibilidade entre as equipes.

O processamento de faturas de fornecedores por e-mail, WhatsApp e sistemas em papel causava atrasos e exigia que vários membros da equipe gerissem 200 a 300 faturas mensais.

A perda de conhecimento durante as transições de pessoal levou a experiências inconsistentes para os clientes, com preferências críticas e histórico perdidos ao longo do tempo.

Soluções

Implementou a Asana em toda a organização, começando pela equipe de contas e expandindo para as equipes de vendas, operações e compras, substituindo fluxos de trabalho fragmentados por um sistema centralizado.

Estabeleceu a cultura “Se não está na Asana, onde está?”, garantindo que todo o trabalho seja registrado e visível para todos, a fim de promover o comprometimento.

Fluxos de trabalho automatizados para faturas de fornecedores usando formulários e regras da Asana, consolidando a documentação em um só lugar para agilizar a validação e a revisão.

Resultados

**Aumento de 3X no processamento de fornecedores,**com uma pessoa agora processando mais de 600 faturas mensais de fornecedores, em comparação com as 200 a 300 faturas anteriormente gerenciadas por 2 a 3 membros da equipe.

**Histórico de negócios centralizado**em**mais de 1 milhão de tarefas,** com a Asana servindo como um registro abrangente das comunicações internas.

**Expandiu de uma pequena empresa para mais de 200 funcionários**, mantendo o controle operacional e a visibilidade

**Processo de integração comprovado**, com os novos funcionários compreendendo e adotando o sistema no primeiro mês. **Eliminou atrasos nos pagamentos e gargalos de coordenação manual** em todos os departamentos.

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Ásia-Pacífico

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Varejo

Mercado de médio porte

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Para nós, é o que nos mantém conectados. Ela nos proporciona uma visualização clara do que está acontecendo e nos permite crescer e ter controle. Uma pessoa agora faz 600 faturas, em comparação com 200 a 300 faturas feitas anteriormente por 2 a 3 pessoas. Precisamos de apenas um funcionário e, além de fazermos melhor, agora estamos fazendo muito mais.

### Asana para equipes de operações

#### **Coordenação de serviços complexos em larga escala**

A equipe de operações da OneO2Plants coordena projetos complexos com múltiplas partes interessadas, abrangendo contratos de aluguel de plantas, cronogramas de manutenção, instalações de paisagismo, vegetação para eventos e gestão de fornecedores para clientes corporativos, de hospitalidade e de varejo em Cingapura. A equipe gerencia contratos de serviços recorrentes, instalações baseadas em projetos e compras de mais de 600 fornecedores mensais, incluindo PMEs e fornecedores estrangeiros. O trabalho da equipe afeta diretamente a satisfação do cliente, a qualidade do serviço e as margens de lucro da empresa, particularmente em compromissos de alto nível, como a parceria com o Grande Prêmio de Singapura da F1.

Para agilizar a execução e melhorar a coordenação, a OneO2Plants centralizou as operações na Asana. A equipe agora gerencia projetos simultâneos, fluxos de trabalho de fornecedores e a prestação de serviços recorrentes em um só lugar, com responsabilidade clara e visibilidade em tempo real de todo o trabalho.

#### A gestão de projetos centralizada melhora a visibilidade e a coordenação
- Os projetos de paisagismo multifuncionais são geridos na Asana desde a consulta inicial até a instalação e a manutenção contínua, criando uma visão clara e de ponta a ponta de cada compromisso.
- Os cronogramas, as dependências e os entregáveis são visíveis para todos os participantes, melhorando a coordenação entre as equipes
- Com todo o trabalho registrado em um só lugar, a Asana serve como um núcleo de referência para as operações, permitindo que a liderança mantenha o controle e a visibilidade à medida que a empresa cresce. 

#### **O recebimento estruturado substitui a coordenação ad hoc**
- Os formulários da Asana padronizam a forma como as solicitações são enviadas entre as equipes, capturando o contexto certo desde o início para que o trabalho possa avançar com mais rapidez e consistência.
- Os formulários enviados encaminham automaticamente as tarefas para os proprietários certos por meio de fluxos de trabalho baseados em regras, eliminando as transferências manuais.
- Toda a documentação reside em um só lugar, facilitando a validação, a revisão e a aprovação das solicitações, mesmo com o aumento do volume.

#### **Dimensionar a capacidade sem aumentar o número de funcionários**
- A alocação da força de trabalho entre projetos simultâneos, contratos de manutenção e instalações é gerida centralmente na Asana, proporcionando visibilidade em tempo real para planejar e adaptar.
- A visibilidade ao nível do portfólio facilita o planejamento proativo em torno dos picos sazonais e garante que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo.
- Com todo o trabalho registrado e atribuído na Asana, os gerentes podem redistribuir as cargas de trabalho, identificar gargalos antecipadamente e manter a qualidade do serviço sem a necessidade de contratações reativas.

[A OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd é a fornecedora líder de Singapura em soluções de aluguel de plantas, paisagismo e vegetação. Uma subsidiária da Far East Flora com mais de 40 anos de tradição, que atende clientes corporativos, de hospitalidade e comerciais em toda Singapura.