# Estudo de caso Asana — NCAA

> Descubra como a NCAA transformou as operações com a Asana: centralizando o trabalho, quadruplicando a produção da campanha e impulsionando a colaboração interdisciplinar.

Source: https://asana.com/case-study/ncaa

## A NCAA quadruplica o consumo de conteúdo com a Asana

A National Collegiate Athletic Association (NCAA) apoia quase meio milhão de atletas universitários em mais de 1.100 instituições de ensino. A organização promove a excelência atlética e acadêmica, une as comunidades e inspira os fãs por meio do poder dos esportes universitários.

Américas

Enterprise

Organizações sem fins lucrativos

- [Gestão de campanhas](/workflows/campaign-management)

- [Produção criativa](/workflows/creative-production)

- [Solicitações de trabalho](/templates/for/operations/work-requests)

- [Modelos](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [Formulários](/features/workflow-automation/forms)

- [Campos personalizados](/features/project-management/custom-fields)

### **Destaques**

#### Desafios
- **As ineficiências na gestão de projetos complexos e de grande escala**sobrecarregaram as equipes e afetaram a produtividade, os prazos e a qualidade do trabalho.
- **A dependência de sistemas ultrapassados e ferramentas desconectadas** deixou as informações espalhadas e retardou o progresso. 
- **A visibilidade insuficiente**prejudicou a capacidade da liderança de monitorar o progresso e alocar recursos de maneira eficaz, o que retardou a tomada de decisões.
- **Uma estrutura operacional em silos** dificultava a colaboração entre as equipes, criando obstáculos ao crescimento à medida que os projetos se tornavam mais complexos.
- **As lacunas na documentação dos processos**dificultavam a retenção do conhecimento institucional, criando desafios para a continuidade do negócio e a integração.

#### Soluções
- A **gestão do trabalho centralizada**oferece uma plataforma única e unificada para a colaboração interdisciplinar em toda a NCAA.
- **A integração de** **ferramentas**como Google Drive, Slack, Teams e SharePoint cria um fluxo de trabalho ininterrupto, facilitando o compartilhamento de dados entre plataformas.
- **Os recursos de definição de metas e monitoramento** melhoram a visibilidade e a tomada de decisões baseada em dados.
- **A padronização de processos e a automatização do fluxo de trabalho** agilizam o trabalho em todos os departamentos, garantindo consistência e escalabilidade.
- **Um núcleo de referência para toda a documentação** simplifica o compartilhamento de conhecimento e a integração, facilitando as transferências e ajudando os novos funcionários a ficar a par de tudo mais rapidamente.

#### Resultados
- Aumento da eficiência no planejamento e na execução de projetos complexos e de grande escala.
- Realização acelerada de mais de 80 campeonatos universitários por ano.
- Ampliação da campanha dos Jogos Olímpicos de Paris de 2024 em 4 vezes em relação aos Jogos Olímpicos de Tóquio de 2020, superando as metas de desempenho.
- Aumento de 2.770% na produção de conteúdos, gerando um aumento de 1.440% nas impressões do público.
- Forneceu aos diretores insights em tempo real para alinhar o trabalho às metas organizacionais abrangentes.
- Resolução mais rápida de problemas e melhoria da tomada de decisões entre as equipes.
- Melhorou a colaboração interdisciplinar, garantindo uma execução de projetos mais tranquila.
- Reduziu o número de prazos perdidos e melhorou a transparência em todos os departamentos.
- Centralizou o conhecimento institucional para assegurar a continuidade e acelerar a integração.

### **Uma transformação revolucionária para a NCAA**

Quando a nova liderança decidiu modernizar a forma como a NCAA colaborava, a organização sabia que precisava de uma solução para conectar as suas equipes e simplificar processos complexos. Na época, os departamentos da NCAA operavam mais como entidades separadas do que como uma unidade coesa, e os projetos maiores e interdisciplinares enfrentavam gargalos causados por ferramentas desconectadas e processos inconsistentes. 

Para apoiar a transição, os líderes enfatizaram como a Asana poderia conectar as tarefas diárias a metas organizacionais maiores, integrar-se perfeitamente às ferramentas existentes e padronizar os processos. A equipe de campeonatos foi uma das primeiras a adotar a Asana, demonstrando o seu potencial ao criar modelos para gerir 84 campeonatos em diversas tarefas e equipes. O sucesso inicial inspirou uma adoção mais ampla em toda a NCAA. A equipe compartilhou os seus fluxos de trabalho — e o seu sucesso — com toda a organização, ajudando a estabelecer a Asana como uma ferramenta fundamental para a colaboração.

Agora, a Asana serve como polo central para as equipes de toda a organização, rompendo as compartimentalizações e possibilitando a gestão fluida de projetos entre departamentos. Essa transformação definiu um novo padrão para a colaboração interdisciplinar e proporcionou uma base sólida para a equipe de comunicações à medida que ampliava os seus esforços para a campanha olímpica de 2024.

Quando entrei na NCAA, a colaboração interdisciplinar estava prejudicada, especialmente quando diferentes departamentos precisavam compartilhar conhecimentos. As equipes não estavam acostumadas a trabalhar juntas, o que levava a lacunas significativas na coordenação. A implementação da Asana nos ajudou a resolver essas lacunas.

### **Asana para a gestão de campanhas**

#### Dimensionar a criação de conteúdo para os Jogos Olímpicos de Paris de 2024

A campanha 2024_Olympians & Paralympians Made Her_ e, organizada para os Jogos Olímpicos de Paris, marcou um novo nível de escala para as equipes de comunicação da NCAA. A liderança definiu uma Meta ambiciosa: triplicar a produção de conteúdo e o engajamento do público em comparação com os Jogos Olímpicos de Tóquio 2020. A campanha de Paris exigiu colaboração entre departamentos, locais e parceiros externos — um desafio complicado por ferramentas desconectadas e processos inconsistentes.

A Asana forneceu a base para reunir essas equipes. Atuando como o ponto central da campanha, a Asana padronizou os fluxos de trabalho e conectou as equipes em diferentes fusos horários. A plataforma serviu como o tecido conjuntivo da campanha, mantendo todos em sintonia e ajudando as equipes a trabalharem juntas para aumentar drasticamente o alcance e o impacto da campanha. 

Os resultados foram notáveis: a NCAA expandiu a campanha de Paris 4 vezes mais do que a de Tóquio, produziu 2.770% mais conteúdo e gerou um aumento de 1.440% nas impressões do público. Esse sucesso definiu um novo patamar para a colaboração e a inovação, e rendeu à NCAA o _prêmio Best in Class Work Innovation_ da Asana.

Para a campanha dos Jogos Olímpicos de Paris de 2024, tivemos de aumentar o nosso esforço exponencialmente. A Asana foi o elo que integrou perfeitamente as equipes, os fluxos de trabalho e os fusos horários.

#### Fluxos de trabalho padronizados aumentam a produção de conteúdo em 2.770%
- Os gestores de campanha monitoram milhares de tarefas relacionadas à criação de conteúdo em um [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects) compartilhado, proporcionando aos líderes uma visão abrangente de todo o trabalho em andamento.
- Usando [formulários de recebimento](https://asana.com/uses/project-intake), as equipes reúnem os envios de conteúdo das partes interessadas internas e externas em um só lugar. Todas as informações necessárias são reunidas com antecedência para agilizar o início do trabalho. 
- [Os modelos de tarefa](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) padronizam o fluxo de trabalho de ponta a ponta para todos os ativos da campanha, desde publicações em redes sociais até infográficos. Este processo reiterável reduz os erros, acelera a produção e garante uma entrega consistente.
- [As subtarefas](https://help.asana.com/s/article/subtasks?language=en_US) dividem as etapas complexas de produção entre vários [colaboradores](https://help.asana.com/s/article/collaborating-in-asana?language=en_US), de modo que as funções, os prazos e os entregáveis estejam sempre claros.
- As [regras](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) predefinidas automatizam as etapas manuais para ajudar a descomplicar o trabalho entre as equipes globais. 

Para os Jogos de Tóquio, criamos 12 artigos de recursos. Para os Jogos de Paris, criamos 117. Expandimos muito, porque, com a Asana, estávamos prontos.

#### A centralização da gestão de campanhas melhora a coordenação e a entrega
- A Asana atua como núcleo de referência para todas as tarefas de gestão de campanhas, reduzindo a confusão e facilitando a identificação de dependências e a prevenção de gargalos.
- Os gerentes usam [visualizações de projeto personalizadas](https://asana.com/features/project-management/project-views) para ver o trabalho em andamento e destacar as informações mais relevantes com base nas suas necessidades específicas.
- As integrações com[o Slack](https://asana.com/apps/slack) e [o Outlook](https://asana.com/apps/outlook) garantem comunicação e notificações oportunas em todas as tecnologias existentes, para que ninguém perca nenhum detalhe. 
- As conversas em tempo real e as ações de acompanhamento são registradas nas [tarefas](https://asana.com/features/project-management/tasks), o que reduz a troca de aplicativos e documenta o contexto de que as equipes precisam.

Com pessoas em diferentes fusos horários e países, a Asana foi um divisor de águas: a nossa equipe podia fazer login, ver exatamente em que ponto estavam os projetos e saber instantaneamente o que precisava ser feito em seguida.

#### Os relatórios em tempo real permitem uma tomada de decisão mais inteligente e rápida
- Os gerentes de campanha usam [os portfólios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) para ter uma visão geral de todo o trabalho da campanha, o que os ajuda a monitorar rapidamente o progresso, identificar dependências e priorizar o trabalho.
- Com visualizações mais precisas e em tempo real dos dados de trabalho, a liderança toma decisões informadas e otimiza a alocação de recursos ao longo da campanha.
- Os [campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) globais padronizam a coleta das principais métricas para garantir a uniformidade e permitir a fácil filtragem e geração de relatórios em todos os projetos.

A Asana deu à nossa equipe de liderança visibilidade em tempo real sobre todas as facetas da campanha. Pela primeira vez, pudemos ver como as tarefas diárias se conectavam às nossas metas maiores e identificar imediatamente onde os recursos eram mais necessários. Essa clareza nos permitiu tomar decisões mais rápidas e baseadas em dados.

### **Asana para planejamento de eventos**

#### Proporcionar estrutura e visibilidade à execução do campeonato

A equipe de campeonatos da NCAA gerencia 84 dos 90 campeonatos da NCAA, coordenando todos os detalhes, desde a seleção do local e os contratos com os espaços até a venda de ingressos, o marketing e a logística de transmissão. 

Antes da Asana, a equipe dependia de fichários físicos e ferramentas digitais desconectadas para gerir o planejamento e a execução do campeonato — um processo que carecia de consistência. Agora, a Asana atua como um núcleo de referência, conectando tarefas, cronogramas e comunicação em um único lugar, facilitando a coordenação do trabalho e a manutenção da continuidade dos negócios. 

Com a Asana, simplificamos a forma como gerimos os campeonatos, centralizando todo o nosso trabalho em uma única plataforma. Isso nos permite nos concentrar na execução de eventos excepcionais, mantendo a continuidade ao longo dos anos e entre os membros de equipe.

#### Fluxos de trabalho padronizados simplificam a execução do campeonato
- Cada campeonato começa com um [modelo](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) de projeto estruturado, garantindo a uniformidade em todos os 84 eventos. Esses modelos são adaptados aos quatro principais tipos de campeonato: esportes coletivos, esportes individuais, esportes de ambiente fechado e esportes ao ar livre.
- As [tarefas](https://asana.com/features/project-management/tasks) essenciais, como realizar visitas ao local, coordenar com a mídia e finalizar os planos de sinalização, são pré-criadas em cada modelo, fornecendo uma estrutura confiável e, ao mesmo tempo, permitindo flexibilidade para as necessidades específicas de cada evento.
- Cada projeto está conectado às [metas organizacionais](https://asana.com/features/goals-reporting/goals) mais amplas da NCAA, o que facilita para as equipes verem como o seu trabalho contribui para os objetivos mais amplos e as prioridades de longo prazo.
- Dentro de cada [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects), as tarefas são atribuídas a membros específicos da equipe, deixando claro quem é responsável pelo quê e mantendo o trabalho em dia. 
- As conversas relacionadas a cada tarefa acontecem na seção de comentários da tarefa, e todos os arquivos relevantes são anexados diretamente à tarefa, eliminando a comunicação dispersa e a perda de informações.  
- [Os campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) capturam detalhes fundamentais, como datas de conclusão, tipo de campeonato e status das tarefas, fornecendo dados estruturados que alimentam os painéis específicos do projeto.
- Esses [painéis](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) fornecem à liderança informações em tempo real sobre o progresso do projeto, possíveis gargalos e capacidade de alocação de recursos, ajudando-a a fazer os ajustes necessários. 
- No início de uma nova temporada, as equipes duplicam os projetos do ano anterior, transferindo tarefas, fluxos de trabalho e atribuições para manter a continuidade e, ao mesmo tempo, permitir as atualizações necessárias. 

#### A visibilidade em tempo real impulsiona a tomada de decisões bem-informadas
- [Os painéis](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) fornecem uma visualização instantânea do progresso do projeto, ajudando os líderes de equipe a enfrentar os desafios, tomar decisões fundamentadas sobre a alocação de recursos e manter os projetos em dia. 
- Além disso, os gerentes de equipe podem visualizar facilmente o escopo completo do projeto, como o número de colaboradores envolvidos e as tarefas em andamento. Essa clareza os ajuda a apresentar um argumento convincente para obter pessoal ou apoio adicional quando necessário.

#### A continuidade do negócio garante o êxito operacional de longo prazo
- A Asana centraliza o conhecimento institucional, facilitando a integração de novos funcionários e permitindo que eles continuem de onde os membros anteriores da equipe pararam.
- Com todo o trabalho armazenado em um único lugar, as transferências são perfeitas, garantindo que, independentemente de quem entre ou saia de um projeto, as equipes possam manter o trabalho avançando sem interrupções.
- As pautas das reuniões da liderança e das análises de negócios são geridas na Asana, mantendo todos os assuntos abordados, decisões e acompanhamentos em um único local de fácil acesso.

### **Asana para RH e Recursos Humanos**

#### Criando clareza e colaboração no RH

A equipe de RH da NCAA desempenha um papel fundamental no apoio aos funcionários de toda a organização, desde a contratação e integração de funcionários até a gestão do seu desempenho e benefícios. Historicamente, o departamento operava em silos, com cada membro de equipe tendo uma função específica. Sem conhecimento compartilhado ou colaboração, o trabalho ficava paralisado quando alguém estava ausente do trabalho, e outros departamentos não tinham visibilidade dos processos de RH ou do seu papel neles.

Para resolver esses desafios, a equipe de RH adotou a Asana para melhorar a coordenação e a consistência dos processos. Ao criar fluxos de trabalho claros e compartilhados, a Asana facilita o trabalho em conjunto da equipe de RH, ajuda outras equipes a entender o seu papel nos processos de RH e mantém o trabalho em andamento sem atrasos.

A clareza sobre as expectativas foi um desafio no passado. É frustrante quando os resultados não atendem às expectativas, muitas vezes porque não foram comunicados com clareza. A Asana ajuda a gerir o elemento humano do trabalho, eliminando as emoções e tornando as expectativas visíveis e específicas. Com isso, fica mais fácil para as equipes se concentrarem no que está dando certo e comemorarem.

#### Um núcleo de referência para o processo de RH proporciona transparência e responsabilização
- [Os projetos](https://asana.com/features/project-management/projects) relacionados ao RH são divididos em etapas e [tarefas](https://asana.com/features/project-management/tasks) claras, o que facilita ver quem é responsável pelo quê e qual é o próximo trabalho.
- A estrutura ajuda as equipes em toda a empresa a entender o seu papel nos processos de RH, fornecendo um ponto de referência compartilhado para as expectativas.
- Com tudo em uma única plataforma, é mais fácil ver o que está indo bem e onde é necessária atenção, o que traz maior clareza e responsabilização.

#### Os fluxos de trabalho de recrutamento e seleção melhoram a visibilidade da contratação
- Um [portfólio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) de recrutamento monitora as vagas abertas, mostrando quantas vagas estão disponíveis e em que ponto estão no processo de contratação.
- Um [modelo](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) de aquisição de talentos delineia cada etapa do processo de contratação, garantindo o alinhamento entre o RH, os gerentes de contratação e outras partes interessadas.
- Com um processo mais transparente, a organização como um todo tem uma compreensão mais clara do que está envolvido na contratação e de como as diferentes equipes contribuem.

#### A integração estruturada garante uma experiência tranquila para os funcionários
- Um [modelo](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) de integração fornece um processo estruturado desde o momento em que um novo funcionário é contratado até os primeiros 90 dias.
- [As tarefas](https://asana.com/features/project-management/tasks) são divididas por cronograma — duas semanas antes da data de início, primeiro dia e marcos de 30, 60 e 90 dias — ajudando os gerentes e os novos funcionários a permanecer no rumo certo.
- As principais tarefas de integração, como fornecer um notebook, preparar materiais, fazer um tour pelo escritório e apresentar o novo funcionário, são incorporadas ao fluxo de trabalho e atribuídas a membros da equipe de RH, gerentes de contratação e à equipe do novo funcionário, deixando claras as responsabilidades.

### **Conclusão**

#### Estabelecendo a base para o sucesso de longo prazo

À medida que a NCAA se prepara para futuras campanhas e iniciativas, incluindo os Jogos Olímpicos de 2028, ela está comprometida em expandir o uso da Asana em todos os departamentos. Para o futuro, a organização planeja ampliar o uso de automatizações para aprimorar os fluxos de trabalho, aproveitar os recursos de relatórios da Asana para embasar a estratégia e explorar maneiras de integrar a IA aos seus projetos de grande escala que envolvem diversas áreas.

A Asana continuará desempenhando um papel fundamental para garantir a continuidade dos negócios da NCAA. Ao documentar processos e criar modelos com base nos fluxos de trabalho da organização, a NCAA está promovendo a colaboração e reduzindo a dependência de conhecimentos isolados, garantindo que as equipes possam fazer o trabalho avançar sem problemas.

Ao posicionar a Asana como o hub central do trabalho — uma “cidade Asana” onde todos os departamentos e projetos estão conectados — a NCAA está construindo uma organização preparada para o futuro, pronta para capacitar os estudantes-atletas e apoiar as suas jornadas dentro e fora do campo.

A Asana se tornou a nossa base primária durante a campanha — estava tudo lá. Agora, estamos transformando-a no que chamamos de “Asana City”, com bairros e casas para cada parte do nosso fluxo de trabalho. É onde tudo se conecta.

### Conecte-se e leve o seu trabalho a novos patamares

- [Falar com Vendas](/sales)

- [Começar](/create-account)

Para superar os sistemas ultrapassados e o trabalho fragmentado, a NCAA contratou a Asana para transformar as operações. Ao centralizar o trabalho, padronizar os processos e unificar a comunicação, eles construíram uma base escalável que garantiu a continuidade dos negócios. Isso preparou o terreno para a sua campanha recorde para os Jogos Olímpicos de 2024.

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