# Estudo de caso Asana — Morningstar

> A Morningstar unificou equipes de diversas funções empresariais, adotou fluxos de trabalho selecionados desenvolvidos por IA e alcançou maior eficiência, economizando mais de USD 6.000 por ano.

Source: https://asana.com/pt/case-study/morningstar

## A Morningstar economiza US$ 600.000 por ano com fluxos de trabalho baseados em IA no Asana AI Studio

A [Morningstar](https://www.morningstar.com/mm/investor/learn/) é uma organização financeira global focada em capacitar o sucesso dos investidores. Com mais de 11.000 funcionários em 29 países, a Morningstar fornece os produtos, as pesquisas e os dados de que os investidores precisam para atingir as suas metas financeiras.

Global

Enterprise

Serviços financeiros

- [Solicitações de trabalho](/templates/for/operations/work-requests)

- [Gestão de programas](/resources/what-is-program-management)

- [Geração de relatórios;](/product/reporting)

- [Solicitações de TI](/templates/for/it/it-requests)

- [IA Asana](/product/ai)

- [Formulários](/features/workflow-automation/forms)

- [Regras](/features/workflow-automation/rules)

### **Destaques**

#### Desafios
- As ineficiências operacionais e uma pilha de tecnologia complexa dificultavam o dimensionamento do trabalho no ritmo das metas de crescimento agressivas.
- Os funcionários usavam diferentes ferramentas para gerir o trabalho, o que mantinha as informações em silos e tornava as prioridades pouco claras.
- A liderança não tinha visibilidade sobre os roteiros de ponta a ponta das equipes, o que dificultava a gestão de riscos e a tomada de decisões bem fundamentadas.
- A ausência de uma forma padronizada de administrar os recursos, monitorar os projetos e receber novos trabalhos levou a uma sobrecarga de recursos e ao não cumprimento de prazos.
- As equipes de pesquisa tinham um sistema desatualizado para gerir o conteúdo interno, o que retardava a distribuição e dificultava a amplificação.

#### Soluções
- As principais funções corporativas da Morningstar adotaram a Asana para gerir o trabalho, conectar dados e padronizar os processos corporativos.
- Equipes selecionadas usaram o AI Studio da Asana para ajudar a automatizar o recebimento, agilizar a avaliação de solicitações e acelerar a produção de conteúdo, liberando tempo para se concentrar no trabalho de maior valor.
- Ao consolidar múltiplas ferramentas e fluxos de trabalho na Asana, as equipes reduziram o esforço manual e eliminaram sistemas redundantes.
- Com visibilidade clara sobre as solicitações de trabalho e os projetos ativos, os líderes podem tomar decisões baseadas em dados que orientam o planejamento e a estratégia.
- Os processos de recebimento padronizados, incluindo alguns deles baseados em IA, melhoraram o planejamento, a priorização e os prazos de entrega em todas as funções.

#### Resultados
- **O pipeline de conteúdo baseado em IA da equipe de Pesquisa economiza aproximadamente 14.976 horas por ano**, o que se traduz em uma economia adicional de US$ 600.000.
- **A equipe de aposentadoria eliminou duas semanas dos prazos de revisão de solicitações**por meio do recebimento e da triagem automatizados com o AI Studio da Asana.
- **A equipe central de Tecnologia da Morningstar economiza 1.972 dias úteis por ano** ao simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência com a Asana — uma economia de custos estimada em US$ 758.600.
- Em toda a organização, as equipes tomam decisões mais rápidas e baseadas em dados, com melhor priorização, prazos de entrega mais claros e melhor projeção de recursos, em parte graças aos fluxos de trabalho baseados em IA.
- Ao reduzir o esforço manual e o trabalho de baixa prioridade, as equipes conseguem se concentrar em iniciativas de alto impacto e colaborar de forma mais eficaz em escala.

### **Vencedora do prêmio Work Innovation, 2025**

A Morningstar recebeu o prêmio Work Innovation Visionary da Asana pelo uso estratégico da IA para promover a execução em larga escala. Diante do aumento da complexidade e da demanda, a organização utilizou estrategicamente o AI Studio da Asana para otimizar o trabalho multidisciplinar, desde os funis de conteúdo de pesquisa até o recebimento e a priorização de produtos. Com a automatização, o direcionamento e a geração de relatórios baseados em IA, as equipes reduziram o esforço manual, aceleraram os cronogramas e obtiveram uma economia de custos significativa. Agora, as equipes trabalham dentro de um sistema unificado que reduz o trabalho de baixo valor e as capacita a se concentrarem no que mais importa. A transformação da Morningstar não consiste apenas em usar a IA, mas em usá-la com sabedoria para gerar valor real para os negócios.

A Asana nos ajuda a impulsionar eficiências que se adaptam e promovem o crescimento necessário. Eliminamos as barreiras à colaboração em toda a organização.

### **Asana para acompanhamento de solicitações**

#### Transformar solicitações dispersas em roteiros estratégicos com recebimento baseado em IA

As equipes de produto de aposentadoria da Morningstar originalmente monitoravam as solicitações de produto por meio de um processo manual e específico. Sem um processo de recebimento padronizado, as solicitações chegavam de todas as direções — e-mails, mensagens e conversas de elevador — e muitas vezes careciam do contexto necessário para avaliar o valor. Dizer sim a tudo levou a um comprometimento excessivo, a um roteiro disperso e à impossibilidade de avaliar o verdadeiro valor comercial. 

Para enfrentar esse desafio, a equipe de Aposentadoria implementou uma estrutura organizada com o AI Studio para gerir todo o ciclo de vida do produto, desde o recebimento até a medição do impacto. Agora, as solicitações são avaliadas com critérios uniformes, a capacidade é prevista com precisão e os roteiros estão centralizados e atualizados. Como resultado, a equipe eliminou duas semanas do seu cronograma de revisão e passou da execução reativa para o planejamento estratégico e orientado pelo valor.

O nosso processo de elaboração de roteiros era reativo e manual. A nossa Meta final com a IA Asana é tornar o processo mais estratégico, para que possamos priorizar rapidamente o trabalho que impulsionará a receita e acelerará a colocação no mercado.

#### O recebimento e os fluxos de trabalho aprimorados por IA melhoram a priorização e o planejamento
- Todas as solicitações são enviadas por meio de um sistema centralizado de recebimento na Asana, com [o AI Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) nomeando automaticamente as solicitações, identificando lacunas de informação e gerando resumos padronizados para facilitar a avaliação.
- As solicitações complexas seguem um fluxo de trabalho especializado e são sistematicamente pontuadas quanto ao valor comercial, à complexidade e ao custo, o que permite à equipe de produto aprovar, adiar ou rejeitar solicitações com base em dados. 
- Depois que as solicitações são aprovadas, as [regras](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) validam a integridade dos dados e encaminham automaticamente os itens para os roteiros apropriados.

#### A documentação automatizada e o acompanhamento de resultados aumentam a eficiência e a responsabilidade
- Assim que os itens do roteiro são concluídos, o [AI Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) gera notas de lançamento com base nas informações das tarefas. Se forem necessários mais detalhes, os gerentes de produto são automaticamente notificados para adicioná-los.
- [As regras automatizadas](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) criam automaticamente tarefas de acompanhamento e subtarefas para medir o sucesso de cada item do roteiro em relação aos resultados esperados.

Antes, levávamos duas semanas para a revisão de uma solicitação e para reunir as informações necessárias para prosseguir. Agora podemos eliminar o tempo gasto em idas e vindas manuais, porque a IA Asana identifica e captura imediatamente as informações de que precisamos.

### **Asana para planejamento de conteúdo**

#### Simplificação dos fluxos de trabalho de conteúdo de pesquisa com a automatização proporcionada por IA

A gestão do conteúdo de pesquisa interno da Morningstar entre os departamentos costumava ser lenta, isolada e onerosa. A equipe de pesquisa dependia de um sistema desatualizado para monitorar o conteúdo interno, o que exigia coordenação manual entre fluxos de trabalho e ferramentas desconectados. Atualizações frequentes eram compartilhadas por e-mail ou chat, causando atrasos e oportunidades perdidas de amplificação nos canais pagos, conquistados e proprietários.

Para modernizar a sua abordagem, a organização substituiu o sistema legado por um funil centralizado de conteúdo de pesquisa na Asana, impulsionado pelo AI Studio. Agora, quase 300 partes interessadas das áreas de pesquisa, editorial, revisão, mídia e marketing colaboram em uma única plataforma com visibilidade compartilhada e automatização impulsionando cada etapa. O resultado: um sistema simplificado e escalável que economiza quase 15.000 horas e US$ 600 mil por ano, deixando as equipes livres para se concentrarem no trabalho estratégico.

A Morningstar está totalmente comprometida com a IA — é uma meta da empresa continuarmos a aproveitar os avanços na IA para impulsionar a inovação tanto para os nossos clientes externamente quanto para os nossos funcionários internamente. Os fluxos de trabalho da Asana que as nossas equipes estão criando estão alcançando essa Meta, ao mesmo tempo em que nos ajudam a aumentar a eficiência e a derrubar as barreiras à colaboração em toda a organização.

#### Um funil centralizado com IA integrada garante velocidade e uniformidade
- Os autores enviam conteúdo por meio de um [formulário](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) padronizado que cria automaticamente uma [tarefa](https://asana.com/features/project-management/tasks) no [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects) do processo de conteúdo.
- [O AI Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) analisa as informações inseridas no formulário para atribuir os participantes, definir as datas de conclusão para a revisão e sinalizar as informações ausentes.
- Se forem necessárias mais informações, [o AI Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) gera comentários de acompanhamento e subtarefas para o autor, minimizando atrasos e acompanhamentos manuais.
- Quando o conteúdo é marcado como pronto, o AI Studio aciona os próximos passos para os editores e gerencia as edições de ida e volta, notificando as partes interessadas quando as edições estão prontas, foram devolvidas ou foram concluídas.
- As partes interessadas são notificadas sobre os marcos importantes, incluindo as datas de publicação, sem a necessidade de acompanhamento manual. 
- Todos os envios de conteúdo são incorporados a um [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects) centralizado na Asana, criando um núcleo de referência para as equipes de pesquisa, editorial, marketing e operações.

#### A automatização amplifica a produção e o impacto
- À medida que o conteúdo se aproxima da conclusão, o [AI Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) encaminha as tarefas para os quadros de projetos de marketing e mídia apropriados para amplificação.
- Os participantes são automaticamente notificados do status do conteúdo e, assim, ganham visibilidade sobre os próximos lançamentos.

A Asana mantém o conteúdo global de liderança de ideias da minha equipe coordenado por uma equipe multidisciplinar de editores, profissionais de marketing e líderes de produto. É o nosso núcleo de referência e ajuda a eliminar os custos que ocorrem quando a mão esquerda não sabe o que a mão direita está fazendo.

### **Asana para o recebimento de trabalhos**

#### Ganhos de eficiência com processos simplificados

Antes da Asana, a equipe de Tecnologia Central da Morningstar não tinha uma maneira padronizada de receber ou iniciar o trabalho. Ela dependia de um documento do Word para monitorar as centenas de pedidos que recebia todos os anos de toda a organização. Esse processo manual não fornecia a estrutura necessária para definir adequadamente o escopo, os recursos, o orçamento e a aprovação das solicitações de projeto, levando a um backlog congestionado e a projetos com escopos e objetivos pouco claros.

Ao criar um processo padronizado na Asana, a equipe automatiza o recebimento de trabalhos e simplifica a priorização. Essa abordagem permite que eles gerenciem com eficiência a crescente carga de trabalho à medida que a empresa cresce.

#### As equipes executam as atividades mais rapidamente com o recebimento padronizado de solicitações
- Os [processos de recebimento de trabalhos](https://asana.com/uses/project-intake) são padronizados e automatizados na Asana, o que facilita a avaliação, a priorização e a aprovação rápidas das solicitações com maior consistência.
- As novas solicitações de trabalho são enviadas por meio de um [formulário](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) da Asana e preenchidas automaticamente em um [projeto](https://asana.com/features/project-management/projects) compartilhado, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas para visibilidade e ação imediatas.
- [Os campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) monitoram os critérios de avaliação padronizados, ajudando os participantes a tomar decisões mais rápidas e consistentes sobre aprovações e priorização.

O nosso processo de recebimento na Asana nos ajuda a aproveitar a nossa cultura orientada para a ação de uma forma mais produtiva e organizada, para que possamos usar o nosso tempo da maneira certa e nas coisas certas.

#### Clareza que impulsiona a priorização e o planejamento
- Os líderes obtêm total visibilidade de cada etapa do fluxo de trabalho, pois todo o trabalho é organizado em [projetos](https://asana.com/features/project-management/projects) e [portfólios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) conectados.
- Com flexibilidade para segmentar e analisar os dados do trabalho, as equipes podem avaliar melhor o risco e o valor do trabalho, o que permite tomar decisões mais bem fundamentadas sobre a priorização.
- Com os projetos aprovados no portfólio, as equipes podem relatar facilmente o progresso e demonstrar como ele se conecta às [metas](https://asana.com/features/goals-reporting/goals) de alto nível, permitindo que os líderes avaliem a capacidade, planejem e coordenem entre as funções com mais eficiência.

Antes da Asana, iniciávamos projetos a torto e a direito sem gestão. Agora, somos capazes de canalizar efetivamente o trabalho à medida que ele chega, o que nos permite fazer mais à medida que crescemos.

### **Asana para a gestão de recursos**

#### Maximizar o impacto da equipe com decisões mais inteligentes sobre a alocação de recursos

Antes de migrar para a Asana, as equipes da Morningstar não tinham uma forma clara de priorizar o trabalho e aceitavam todas as solicitações. Isso resultou em uma equipe comprometida em excesso, sobrecarregada e com baixo desempenho.

Com a Asana, as equipes têm uma visão completa dos ciclos de vida dos projetos e do trabalho em andamento, o que facilita a compreensão da capacidade e a alocação estratégica de recursos para os projetos prioritários. Além disso, elas têm os dados para embasar essas decisões.

#### Um sistema estratégico de gestão de recursos agiliza o trabalho
- [Os portfólios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) dão aos líderes uma visão abrangente de todos os [projetos](https://asana.com/features/project-management/projects) em andamento, do status deles e dos recursos alocados.
- Com uma melhor compreensão do que precisa ser feito, por quem e por quê, as equipes podem se concentrar em dizer “sim” a iniciativas de alto impacto.
- Essa visibilidade aprimorada também ajuda a equipe a identificar riscos de capacidade, colocar o trabalho de volta nos trilhos e notificar os participantes com antecedência quando os projetos estão atrasados.

Antes de migrarmos os nossos projetos para a Asana, assumíamos compromissos em excesso o tempo todo. Agora temos mais inteligência e mais dados. Sabemos o que podemos ou não assumir, e podemos ter as conversas certas sobre priorização e sobre como os projetos se alinham ao nosso plano estratégico.

#### Dados em tempo real para um planejamento com propósito
- Os líderes usam o planejamento de capacidade para obter uma visão geral de como as pessoas estão distribuídas entre os fluxos de trabalho e otimizar as decisões de alocação de recursos.
- O acesso a dados e [relatórios](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) de trabalho precisos ajuda a equipe a validar quais projetos estão ou não conectados às metas do negócio.
- Com clareza sobre como o trabalho futuro e em andamento afeta a capacidade, os líderes podem ter discussões claras e baseadas em dados sobre as compensações com as partes interessadas.

Você só tem uma estratégia quando também diz o que não vai fazer. Agora, temos um processo que nos permite dizer não. E temos estatísticas sobre os motivos pelos quais estamos dizendo não, o que nos ajuda a deixar claro o ponto principal: temos coisas que são prioritárias e coisas que não são.

### **Conclusão**

#### Impulsionando um crescimento mais inteligente com estrutura, clareza e IA

À medida que a Morningstar continua a evoluir em um cenário de mudanças rápidas, ela está construindo uma base pronta para a inovação do futuro. Com a Asana, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente e consistente, com fluxos de trabalho selecionados baseados em IA que ajudam a simplificar processos complexos, melhorar a priorização e acelerar a entrega. A Morningstar imagina um futuro em que a organização usa a IA estrategicamente para aumentar a produtividade, a qualidade e o engajamento, com as devidas salvaguardas em vigor. À medida que a organização se expande, a Asana e o AI Studio desempenharão um papel fundamental na transformação de como o trabalho é realizado: promovendo decisões mais inteligentes, execução mais rápida e um impacto mais significativo em toda a empresa.

Aproveitar a Asana e as suas capacidades transformou completamente a maneira como a nossa equipe trabalha e a maneira como trabalhamos com os nossos participantes. Todos sabem quem, o quê, quando, onde, por quê e como, e isso tem sido um componente essencial para impulsionar o nosso sucesso hoje e construir a base do nosso sucesso amanhã e no futuro.

### Conecte-se e leve o seu trabalho a novos patamares

- [Falar com Vendas](/sales)

Com metas de crescimento ambiciosas e crescente complexidade interdisciplinar, a Morningstar precisava de um jeito mais inteligente de crescer. Com a Asana, as equipes de diversas funções empresariais centralizaram o trabalho, adotaram fluxos de trabalho selecionados proporcionados por IA e alcançaram maior eficiência, economizando mais de US$ 600.000 por ano.