# Asana Case Study - Montblanc

> Thanks to Asana, Montblanc has improved work management and collaboration across all departments—from IT and product development to the Montblanc Academy—saving hundreds of work hours.

Source: https://asana.com/pt/case-study/montblanc

## Alcançando novos patamares de colaboração na Montblanc

Graças à Asana, a Montblanc melhorou a gestão do trabalho e a colaboração em todos os departamentos — da TI e do desenvolvimento de produtos à Montblanc Academy — economizando centenas de horas de trabalho.

Desafios

A implementação da Asana na Montblanc começou durante a pandemia de COVID-19, um período de grandes mudanças na dinâmica do trabalho e de crescente necessidade de ferramentas de colaboração digital.

Antes da Asana, não havia uma plataforma centralizada para gerir os projetos complexos da Montblanc de forma eficiente.

Era difícil encontrar as informações principais, e era quase impossível acompanhar os status dos projetos num piscar de olhos.

Soluções

A Montblanc escolheu a Asana devido à sua ampla gama de recursos de gestão do trabalho, como portfólios de projetos claros, inclusão de tarefas em múltiplos projetos, conversão direta de e-mails em tarefas pendentes e a capacidade de criar campos personalizados que correspondessem à maneira individual de trabalhar das equipes.

A Asana já ajudou a promover a colaboração interna e externa e a acelerar os processos em dezenas de áreas da Montblanc, desde o desenvolvimento de novos produtos digitais e experiências do cliente até o processamento mais rápido de compras e faturas.

A integração com o Microsoft Office 365, o Figma e a SAP permite que a abordagem de gestão do trabalho da Asana seja vinculada aos fluxos de trabalho nas ferramentas existentes. Isso facilita o trabalho diário e gera uma economia de tempo significativa.

Resultados

Com a Asana, a gestão de projetos ficou mais transparente. As reuniões são mais focadas e o tráfego de e-mail foi reduzido.

Por meio dos recursos de integração da Asana, quase 1.700 tarefas de 14 outros aplicativos estão perfeitamente vinculadas, o que economiza aproximadamente 645 horas de trabalho para a Montblanc.

Os recursos de automatização na Asana ajudam a aumentar significativamente a eficiência: em apenas um ano, os funcionários da Montblanc criaram mais de 4.200 automatizações. As automatizações e as atualizações de status fazem com que a empresa economize cerca de 25 horas por mês.

No total, a Montblanc gerencia mais de 1.700 projetos com quase 70.000 tarefas na Asana. Mais da metade das colaborações abrange várias unidades de negócios, como tarefas de marketing e design, e projetos conjuntos entre as equipes de produto e engenharia.

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A Asana melhorou fundamentalmente a colaboração em toda a sede da Montblanc. Com fluxos de trabalho transparentes e uma distribuição clara de tarefas, reduzimos as reuniões, aumentamos a eficiência e simplesmente aproximamos mais as nossas equipes. A plataforma é um pilar da nossa transformação digital — uma ferramenta indispensável para empresas modernas e ágeis. Este sucesso foi construído com base em uma forte parceria e em relações pessoais com os nossos colegas da Asana Europe.

### Máxima transparência em todos os projetos de TI

A cada ano, a equipe de TI da Montblanc, composta por 40 pessoas, trabalha em cerca de 120 grandes projetos, como a introdução de um novo software de RH, projetos de transformação de dados e o desenvolvimento do portal Montblanc Limited Edition.

Anteriormente, os planos e as informações do projeto nem sempre eram mantidos de forma centralizada, mas eram armazenados em arquivos do SharePoint e distribuídos por e-mails. Informações importantes por vezes só eram trocadas nas reuniões, o que dificultava o planejamento.

A Asana agora fornece o panorama geral. Os funcionários da Montblanc obtêm um novo nível de visibilidade, pois todo o portfólio de projetos e o status de qualquer projeto podem agora ser vistos por todos, a qualquer momento, e as etapas do trabalho podem ser facilmente monitoradas.
- Juntamente com a equipe de gestão, foram definidos formulários de projeto, fluxos de trabalho e processos, criados tipos de visualização de projeto e quadros, e a Asana foi perfeitamente integrada ao Microsoft Teams, Outlook e SharePoint. 
- Graças à API da Asana, a Montblanc desenvolveu uma interface para o seu sistema SAP, permitindo que os funcionários acessem o planejamento orçamentário e as ordens internas no SAP diretamente da Asana.

A integração com a SAP é um verdadeiro divisor de águas. O fato de a equipe poder acessar todas as informações necessárias na interface da Asana sem precisar primeiro alternar entre plataformas facilita muito o trabalho diário. Foi assim que realmente começamos a usar a Asana.

### Simplificando os processos na Montblanc Academy

A Montblanc Academy, responsável pelo treinamento dos funcionários, interage continuamente com vários departamentos internos, incluindo vendas, marketing e recursos humanos, e com parceiros externos, como instrutores.

Antes de implementar a Asana, a equipe da Academy tinha dificuldade para acompanhar projetos, tarefas e o progresso individual dos participantes.
- A Asana mudou fundamentalmente a forma como a Academy administra os projetos, ajudando a coordenar as sessões de treinamento, coletar feedback e otimizar o acompanhamento dos projetos, garantindo operações sem complicações.
- Com a Asana, a equipe da Academy pode coordenar melhor os treinamentos, coletar feedback dos participantes e agilizar o monitoramento dos projetos para manter as coisas fluindo sem problemas.
- A Asana facilita a colaboração abrangente e provou ser uma ferramenta de gestão de projetos eficiente. Mesmo com uma carga de trabalho elevada, ela permite uma abordagem mais tranquila e ajuda a distribuir as tarefas de forma mais uniforme entre os membros da equipe. Também é mais fácil organizar as substituições por férias e licença médica.

A Asana fornece uma visão precisa do progresso do projeto, para que possamos identificar rapidamente quais etapas podem levar a gargalos e tomar medidas proativas para evitar atrasos.

### Gestão eficiente e transparente de campanhas de marketing

A equipe de marketing da Montblanc precisava de um calendário de conteúdo dinâmico para gerir campanhas e colaborar de maneira eficiente com o e-commerce e as agências externas. A Asana proporcionou um roteiro de projeto claro, simplificou os processos de aprovação e melhorou o alinhamento no planejamento de conteúdo, desde publicações no Instagram até boletins informativos de CRM.

Na Montblanc, o departamento de marketing precisava de um calendário de comunicações detalhado, interdisciplinar e atualizado para planejar e gerir campanhas e conteúdo. 

A implementação da Asana está permitindo que a Montblanc gerencie melhor os projetos futuros e facilita o alinhamento com o departamento de e-commerce e a colaboração com agências externas. 

Os projetos que a equipe de marketing da Montblanc gerencia na plataforma da Asana vão desde o planejamento mensal de conteúdo até a edição, adaptação ou criação de conteúdo com base em especificações criativas. O roteiro oferece uma visão geral clara de todos os projetos e dos seus requisitos individuais.
- Com a Asana, os profissionais de marketing podem organizar todas as etapas e tarefas necessárias do projeto, tornando a execução das suas campanhas mais eficiente.
- Um cronograma claro permite a coordenação precisa do material de marketing no Instagram e nos boletins informativos de CRM, impulsionando o crescimento do público.
- Além do planejamento, a Asana também oferece uma visão geral de todas as principais atividades de marketing, como publicidade ou lojas pop-up, e ajuda a medir o sucesso delas. 

Com a Asana, posso facilmente monitorar o progresso do projeto e colaborar com todos em um só lugar. O risco de perda de informações é eliminado. Ela funciona como um centro para a comunicação, o compartilhamento de feedback, a recuperação de informações e o planejamento do projeto.

Cerca de 300 funcionários da Montblanc já usam a Asana, e a empresa pretende expandir o acesso a todos os que podem se beneficiar. À medida que novos casos de uso continuam a surgir, a Asana está ajudando a agilizar as tarefas diárias e os fluxos de trabalho. As equipes compartilham regularmente as suas experiências, promovendo uma cultura de aprendizado e melhoria contínua, o que impulsiona a evolução do uso da plataforma.

A Montblanc já está fazendo planos concretos para integrar ainda mais a Asana às suas operações. Por exemplo, conectar a Asana ao SAP Project System (PS) melhorará o trabalho da equipe de desenvolvimento de produtos em novos instrumentos de escrita.

Além disso, no departamento de treinamento, a Asana foi definida para ajudar a gerir os planos de treinamento dos 20 aprendizes da Montblanc e facilitar a comunicação com vários departamentos. Um aplicativo interativo da Asana permitirá que os aprendizes monitorem as suas atribuições em diferentes áreas de produção, garantindo uma experiência de aprendizado mais integrada e estruturada.

À medida que a Montblanc continua a combinar o artesanato tradicional com a tecnologia moderna, a Asana continua sendo um facilitador fundamental da sua estratégia de colaboração digital, ajudando as equipes de toda a organização a trabalhar em conjunto de forma mais eficaz.

A Montblanc é conhecida por instrumentos de escrita de luxo, relógios, acessórios e artigos de couro. Desde 1906, a empresa cria produtos sofisticados que incorporam paixão, tradição e artesanato.