Meliá Hotels International conecta o mundo #comAsana

Meliá Hotels International conecta o mundo #comAsana
  • Meliá Hotels International conecta o mundo #comAsana
  • Total de hotéis em todo o mundo
    • 374
  • Sede
    • Maiorca, Espanha
  • Tamanho da equipe de TI na EMEA
    • 10

Orquestrando o WiFi pelo mundo

As planícies do Seregeti estão a oito horas de carro da cidade mais próxima, e portanto da conexão à Internet por fibra ótica mais próxima. Mas ao hospedar-se no Serengeti com Meliá Hotels você sempre tem WiFi para publicar as fotos do nascer do sol sem precisar sair do quarto.

Meliá Hotels International, com sede em Maiorca, Espanha, opera 374 hotéis em quatro continentes. Tomeu Fiol é diretor de TI de Meliá Hotels na EMEA. Ele e sua equipe de 10 pessoas são os arquitetos por trás do WiFi e de todas as outras tecnologias nos 85 hotéis pela Europa, Oriente Médio e África. A mais recente conquista deles é o Serengeti Lodge.

A tecnologia desempenha um papel importante na experiência de um hotel Meliá, assim como na expansão da rede. Os terminais de venda e computadores da equipe que faz o check-in são essenciais, e os clientes também esperam um grau elevado de conectividade durante suas estadias.

”Um hotel sem um bom WiFi gratuito perderá negócios,“ explica Tomeu. ”E se também não tiver uma página na Internet e um aplicativo adequados para processar as reservas, não poderá reduzir os gastos com comissões de reservas. Uma tecnologia da informação bem projetada economiza dinheiro e ajuda o negócio a crescer, fornecendo uma melhor experiência para os hóspedes desde a reserva até o final da estadia.“

Por exemplo, as TVs nos quartos Meliá disponibilizam shows, filmes e serviços. Letreiros digitais ao redor dos hotéis anunciam os próximos eventos. O site promove o programa MeliáRewards. Estão trabalhando até em aplicativos e recursos especiais, como um tablet para o quarto que controla as cortinas, a iluminação e o ar condicionado.

A equipe de Tomeu é responsável por manter os sistemas nos 85 hotéis da rede na EMEA, atendendo a solicitações das equipes e abrindo de cinco a sete novos hotéis todos os anos por toda a EMEA, equipados com toda a tecnologia necessária. O mais surpreendente? Fazem tudo isso à distância, já que 95% dos hotéis Meliá não conta com um gerente de TI no local.

Realizando o impossível

A equipe de Tomeu trabalha à distância a partir de Londres, Dusseldorf, Munique, Madri, Dubai, Paris, Tenerife e Maiorca, e viaja para os hotéis espalhados ao redor do mundo. Seu principal desafio, devido à distância e todos os deslocamentos, é permanecer coordenada e a par do trabalho das equipes individuais, assim como do status das tarefas por fazer.

“Seja ao preparar a infraestrutura de TI para novos hotéis ou fazer a manutenção nos mais de 85 hotéis espalhados pela Europa, ao usar a Asana nossa equipe sabe em tempo real o que está acontecendo e o que precisa ser feito.”

A maior parte dos seus projetos é muito complexa. Abrir um novo hotel, por exemplo, leva um ano e meio para projetar a a tecnologia da informação à distância, que culmina com uma instalação intensiva no local com duração de quatro ou cinco semanas, durante a qual 80% das tarefas são efetivamente concluídas. Quando o Serengeti Lodge abriu, eles precisaram transportar pelo ar e pelos meios terrestres todo o equipamento de TI até o local remoto, configurar uma conexão à Internet via satélite (por não terem acesso à conexão por fibra ótica normalmente utilizada), avaliar o consumo de energia e disponibilidade de energia solar, e preparar um programa de treinamento para a equipe local do hotel.

”É um tipo de projeto muito complexo devido à localização, ao país e ao número de fornecedores e membros de equipe que precisamos contemplar,“ diz Tomeu.

Dividir para conquistar

Tomeu e sua equipe usavam Microsoft Excel e Microsoft Project para monitorar as tarefas, e imprimiam os relatórios em papel. No entanto, nem sempre viam o status de projeto mais atual. Por isso fizeram a transição de todos os projetos para a Asana, onde atribuem agora as responsabilidades, acompanham o progresso e obtêm atualizações instantâneas sobre as tarefas que foram concluídas.

”Adoro aplicar uma abordagem no estilo 'dividir para conquistar' ao fazer as coisas. Asana nos ajuda a atribuir cada tarefa de cada projeto a um membro da equipe, para podermos todos juntos alcançar os nossos objetivos,“ explica Tomeu. ”É uma ferramenta verdadeiramente colaborativa, excepcional para as equipes que não trabalham dentro de um só escritório. Antes nós usávamos o Microsoft Project e as principais diferenças é que, com a Asana, tudo acontece em tempo real, além de oferecer acesso com dispositivos móveis e ser fácil de usar.“

Abertura de novos hotéis

A equipe de Tomeu conta agora com um modelo de processo na Asana específico para a abertura de novos hotéis. Cada hotel é diferente, portanto os ajustes necessários são feitos à medida que o implementam.

O modelo possui três seções, correspondentes às três fases de abertura de um novo hotel:

  1. Projeto e orçamento: isso inclui estudar os planos do hotel e falar com o gerente geral e o proprietário sobre suas necessidades. Em seguida, projetam o sistema de WiFi, pontos de venda, tablets, e demais sistemas. Termina com a escolha dos orçamentos e a contratação do hardware necessário.
  2. Instalação: durante esta fase os membros da equipe deslocam-se para o hotel. Eles instalam o hardware e as redes, incluindo impressoras, computadores, WiFi, notebooks, pontos de venda, entre outros. Depois disso configuram os servidores, treinam os funcionários e fazem a inauguração, tudo isso no intervalo de poucas semanas.
  3. Fase pós-inauguração: fornecem suporte ao hotel por duas a três semanas para se certificarem de que tudo funciona adequadamente. Finalmente, um ou dois meses após a abertura, fazem uma inspeção de rotina.

Os membros de equipe realizam as tarefas e atualizam os status à distância. ”Com Asana todos os nossos membros de equipe sabem exatamente o que precisam fazer em cada etapa do projeto,“ diz Tomeu. ”Temos clareza sobre todos os processos que precisamos executar para projetar, preparar e abrir um hotel.“

Suporte para os funcionários do hotel

Outro aspecto complexo é o número crescente de solicitações que a equipe de Tomeu recebe dos funcionários dos 85 hotéis abertos, como pedidos para reiniciar servidores ou os equipamentos de WiFi. A Asana também ajuda com isso. ”Recebemos pedidos através de diversos canais, como e-mail, chamadas telefônicas e feedback local, e alimentamos tudo na Asana para termos certeza de que será realizado,“ informa Tomeu.

As solicitações são inseridas em um projeto da Asana chamado ”Demandas“, e organizadas em diferentes seções com base no seu status: Abertas, Em análise, Em execução, ou Encerradas.

”É simples criar tags e campos personalizados“, comenta Tomeu, e estes contêm mais informações sobre cada solicitação:

  • ID do hotel
  • Solicitante do hotel
  • Custo
  • Sistema incluído
  • Status do orçamento
  • Fornecedor envolvido

Usar a Asana como centro de controle para todas as solicitações recebidas ajuda a equipe a permanecer eficiente, e lhe proporciona uma visão geral sobre o status de um problema e quem está encarregado de solucioná-lo.

Expansão da Meliá Hotels

A equipe de TI do Tomeu prestou suporte para a abertura de 6 novos hotéis magníficos em 2017, e administrou a implementação de novos sistemas em 85 hotéis na EMEA. A cadeia está expandindo. ”Estamos fazendo grande progresso e expandindo como empresa hoteleira,“ explica Tomeu. Meliá teve um aumento de receita por toda a empresa e obteve um maior número de membros do programa MeliáRewards graças aos seus sistemas. ”Estamos orgulhosos de fazer parte dela e contribuir para o seu crescimento.“

E não esqueça, o Serengeti Lodge já está aberto para reservas.

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

Campanha de Marketing

Lançamento de produto

Lançamento de produto

Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

Missão para a Lua

Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo interconectado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!