A Make School confere diplomas de graduação aos engenheiros qualificados com a Asana

Bem-vindos à Make School, o primeiro colégio a lançar um programa de graduação certificado em que os alunos só pagam a sua formação se obtiverem trabalho. A Make School é uma "faculdade pensada para o século 21" que proporciona aos estudantes uma educação em ciências da computação por meio dos projetos práticos e do desenvolvimento de produtos. Agora também podem obter o seu diploma de graduação, um marco no âmbito do ensino superior lançado pela equipe da Make School e sua parceira, a Universidade Dominicana da Califórnia.

Alena Dagneau é Chefe de Engenharia na Make School, e sua equipe foi responsável por criar a tecnologia de apoio à nova experiência e currículo dos estudantes. Eles precisaram criar a maior parte dos recursos do zero e em estreita colaboração com múltiplos departamentos da Make School e da Universidade Dominicana.

Para gerir todo o projeto de transição da certificação eles passaram do JIRA para a Asana, o que lhes permitiu monitorar os Sprints de engenharia e envolver os participantes interessados de toda a organização.

Requer uma pequena multidão

Lançar um programa de graduação certificado por meio de um parceiro de incubação possui uma longa lista de requisitos e diretrizes, e a equipe de engenharia da Alena precisou monitorar incontáveis detalhes. Houve discussões importantes sobre casos de apresentação e números formidáveis de tickets atribuídos aos desenvolvedores, designers e gerentes de projeto.

Também houve desafios inerentes à distância, uma vez que a equipe da Alena está espalhada pelos EUA, pelo Brasil e pelo Canadá, e era fundamental que nada ficasse esquecido.

Para dificultar mais ainda o grau de complexidade também precisaram contar com a participação de intervenientes de múltiplos departamentos e especialidades para o crescimento, marketing e equipes jurídicas da Make School, além de enormes contribuições por parte das equipes docentes, de marketing e de admissão da universidade parceira em preparação para o lançamento conjunto.

"Poderia ter sido além das nossas forças", diz Alena, "porque havia tantas partes dinâmicas e pessoas que precisavam apresentar respostas. Um dos maiores desafios da minha equipe foi conseguir monitorar todos os detalhes."

Em busca de uma nova ferramenta para o monitoramento do projeto de engenharia

A equipe de engenharia da Make School usou no princípio a JIRA, que Alena já tinha usado nas suas funções anteriores. Mas foi forçada a fazer uma mudança. "JIRA é desajeitada, e os meus engenheiros imploravam que eu encontrasse outra solução", lembra Alena.

As equipes de Expansão e de Operações da Make School já usavam a Asana com êxito, portanto o gerente da Alena recomendou o seu uso. Alena tinha dúvidas porque não imaginava Asana como uma ferramenta para engenheiros. No entanto, após uma certa pesquisa, decidiu experimentar a Asana durante um Sprint.

"Há uma integração entre a JIRA e a Asana, portanto foi relativamente fácil. Algumas semanas se converteram em alguns meses e então num grande alívio, era como se tivessem tirado um grande peso dos nossos ombros."

A equipe de engenharia adotou a Asana oficialmente para executar os Sprints e gerenciar todo o projeto de certificação. Ela reuniu todas as tarefas, requisitos e discussões, e deu à equipe uma nova possibilidade de integrar o seu trabalho de engenharia com equipes por toda a empresa.

Como a Make School executa os Sprints de engenharia na Asana

Alena usou um projeto no layout de quadro da Asana para os tickets do processo de certificação, e adicionou os membros de equipe que precisavam participar ou ficar por dentro do assunto. Depois, ela criou um novo projeto para cada novo Sprint quinzenal e lhe deu um nome (como "Sprint 29", por exemplo) e um intervalo de datas.

Em seguida adicionou os tickets acumulados ao Sprint. Cada ticket representava um recurso que precisava ser criado e era exibido no projeto da Asana como uma tarefa. Cada tarefa possuía subtarefas que representaram os diversos passos necessários, como de design ou de implementação.

A equipe começou a trabalhar. Toda a tarefa foi atribuída a um gerente de produto que assumiu a primeira subtarefa: criar a esquemática e as especificações. Quando terminou, a subtarefa foi marcada como concluída e atribuída à próxima pessoa, que era o designer. Depois que o design estava pronto para revisão, passou a tarefa a um gerente de projeto ou outra parte interessada. A tarefa então chegou até à Alena para revisão de engenharia, que a atribuiu a um desenvolvedor para a fase seguinte, e assim sucessivamente.

A equipe de Alena monitorou os Story Points e Actual Story Points por meio de campos personalizados. Também adicionaram seguidores ao projeto de Sprint, como gerentes de projeto e demais interessados que solicitaram os novos recursos, para que fossem notificados quando o trabalho de engenharia começava ou terminava.

"Agora que estamos usando a Asana podemos envolver outras equipes com facilidade", diz Alena. "Apreciamos a facilidade de uso e nos divertimos com os unicórnios e dragões que voam pela página quando marcamos as tarefas como concluídas."

Pessoas mais fortes, equipes mais fortes

A Asana torna muito simples para a equipe da Alena gerenciar as tarefas individuais, dividir e conquistar backlogs, e fazer e responder perguntas.

• Minhas tarefas e melhor gestão de backlogs: os engenheiros podem usar Minhas tarefas para ver apenas o que foi atribuído a eles. "Meus engenheiros adoram isso", diz Alena. "Antes o foco estava nas tarefas de equipe e no quadro do Sprint. Agora possuem uma visão onde podem ver somente aquilo que precisam fazer." A Asana suporta também backlogs distintos para equipes distintas, em vez de ter apenas um único quadro de Sprint para todo o projeto. Isso elimina a necessidade das equipes terem que percorrer as tarefas que não lhes dizem respeito e simplifica o processo de reordenar pedidos, priorizá-los e se certificar de que não há falhas.

• Caixa de entrada: a Caixa de entrada de cada pessoa mostra notificações sobre os novos eventos, as discussões e atribuições de tarefas. Alena diz "desativei as notificações por e-mail porque confio que a Caixa de entrada da Asana tem tudo o que eu preciso saber. Com isso nunca fico sobrecarregada com tudo o que acontece a cada momento."

• Conversas: os recursos de comunicação assíncrona ajudam a equipe de engenharia remota a discutir os requisitos e ideias antes mesmo de serem transformados num ticket.

"A Asana é atraente e fácil de trabalhar", diz Alena. "É possível alternar entre as tarefas e rearranjá-las arrastando e soltando em outro lugar. A interface é harmoniosa e tudo carrega rapidamente, e isso transmite uma sensação de leveza ao usá-la."

Um programa de graduação completamente certificado

42 sprints e milhares de tickets mais tarde a equipe de engenharia da Make School lançou com sucesso a tecnologia para o novo programa certificado. Ter uma ferramenta que capture todos os detalhes, tarefas e conversas de um projeto colossal ajudou a equipe a lidar com ele de maneira constante e a cumprir com cada um dos requisitos.

E quanto à hesitação inicial da Alena? "Eu sou agora a maior defensora da Asana na empresa", diz ela. "Adotei a ferramenta para tudo - PPIs, retrospectivas, reuniões individuais e backlogs -, e vejo tudo num só lugar. Eu adorei."

“Os engenheiros imploravam que eu trouxesse uma nova solução. Pensei: por que não experimentar a Asana para um sprint? Algumas semanas se converteram em alguns meses e então num grande alívio, era como se tivessem tirado um grande peso dos nossos ombros.”- Alena Dagneau, Chefe de Engenharia da Make School