A Make School confere diplomas de graduação aos engenheiros qualificados com a Asana

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  • Make School logo
  • Estudantes de cor sub-representados
    • 45%
  • Estudantes formados
    • Mais de 2000
  • Ano de fundação
    • 2011

Bem-vindos à Make School, o primeiro colégio a lançar um programa de graduação certificado em que os alunos só pagam a sua formação se obtiverem trabalho. A Make School é uma "faculdade pensada para o século 21" que proporciona aos estudantes uma educação em ciências da computação por meio dos projetos práticos e do desenvolvimento de produtos. Agora também podem obter o seu diploma de graduação, um marco no âmbito do ensino superior lançado pela equipe da Make School e sua parceira, a Universidade Dominicana da Califórnia.

Alena Dagneau é Chefe de Engenharia na Make School, e sua equipe foi responsável por criar a tecnologia de apoio à nova experiência e currículo dos estudantes. Eles precisaram criar a maior parte dos recursos do zero e em estreita colaboração com múltiplos departamentos da Make School e da Universidade Dominicana.

Para gerir todo o projeto de transição da certificação eles passaram do JIRA para a Asana, o que lhes permitiu monitorar os Sprints de engenharia e envolver os participantes interessados de toda a organização.

Requer uma pequena multidão

Lançar um programa de graduação certificado por meio de um parceiro de incubação possui uma longa lista de requisitos e diretrizes, e a equipe de engenharia da Alena precisou monitorar incontáveis detalhes. Houve discussões importantes sobre casos de apresentação e números formidáveis de tickets atribuídos aos desenvolvedores, designers e gerentes de projeto.

Também houve desafios inerentes à distância, uma vez que a equipe da Alena está espalhada pelos EUA, pelo Brasil e pelo Canadá, e era fundamental que nada ficasse esquecido.

Para dificultar mais ainda o grau de complexidade também precisaram contar com a participação de intervenientes de múltiplos departamentos e especialidades para o crescimento, marketing e equipes jurídicas da Make School, além de enormes contribuições por parte das equipes docentes, de marketing e de admissão da universidade parceira em preparação para o lançamento conjunto.

A equipe Make School

"Poderia ter sido além das nossas forças", diz Alena, "porque havia tantas partes dinâmicas e pessoas que precisavam apresentar respostas. Um dos maiores desafios da minha equipe foi conseguir monitorar todos os detalhes."

Em busca de uma nova ferramenta para o monitoramento do projeto de engenharia

A equipe de engenharia da Make School usou no princípio a JIRA, que Alena já tinha usado nas suas funções anteriores. Mas foi forçada a fazer uma mudança. "JIRA é desajeitada, e os meus engenheiros imploravam que eu encontrasse outra solução", lembra Alena.

As equipes de Expansão e de Operações da Make School já usavam a Asana com êxito, portanto o gerente da Alena recomendou o seu uso. Alena tinha dúvidas porque não imaginava Asana como uma ferramenta para engenheiros. No entanto, após uma certa pesquisa, decidiu experimentar a Asana durante um Sprint.

"Há uma integração entre a JIRA e a Asana, portanto foi relativamente fácil. Algumas semanas se converteram em alguns meses e então num grande alívio, era como se tivessem tirado um grande peso dos nossos ombros."

A equipe de engenharia adotou a Asana oficialmente para executar os Sprints e gerenciar todo o projeto de certificação. Ela reuniu todas as tarefas, requisitos e discussões, e deu à equipe uma nova possibilidade de integrar o seu trabalho de engenharia com equipes por toda a empresa.

Como a Make School executa os Sprints de engenharia na Asana

Alena usou um projeto no layout de quadro da Asana para os tickets do processo de certificação, e adicionou os membros de equipe que precisavam participar ou ficar por dentro do assunto. Depois, ela criou um novo projeto para cada novo Sprint quinzenal e lhe deu um nome (como "Sprint 29", por exemplo) e um intervalo de datas.

Em seguida adicionou os tickets acumulados ao Sprint. Cada ticket representava um recurso que precisava ser criado e era exibido no projeto da Asana como uma tarefa. Cada tarefa possuía subtarefas que representaram os diversos passos necessários, como de design ou de implementação.

A equipe começou a trabalhar. Toda a tarefa foi atribuída a um gerente de produto que assumiu a primeira subtarefa: criar a esquemática e as especificações. Quando terminou, a subtarefa foi marcada como concluída e atribuída à próxima pessoa, que era o designer. Depois que o design estava pronto para revisão, passou a tarefa a um gerente de projeto ou outra parte interessada. A tarefa então chegou até à Alena para revisão de engenharia, que a atribuiu a um desenvolvedor para a fase seguinte, e assim sucessivamente.

A equipe de Alena monitorou os Story Points e Actual Story Points por meio de campos personalizados. Também adicionaram seguidores ao projeto de Sprint, como gerentes de projeto e demais interessados que solicitaram os novos recursos, para que fossem notificados quando o trabalho de engenharia começava ou terminava.

"Agora que estamos usando a Asana podemos envolver outras equipes com facilidade", diz Alena. "Apreciamos a facilidade de uso e nos divertimos com os unicórnios e dragões que voam pela página quando marcamos as tarefas como concluídas."

Pessoas mais fortes, equipes mais fortes

A Asana torna muito simples para a equipe da Alena gerenciar as tarefas individuais, dividir e conquistar backlogs, e fazer e responder perguntas.

  • Minhas tarefas e melhor gestão de backlogs: os engenheiros podem usar Minhas tarefas para ver apenas o que foi atribuído a eles. "Meus engenheiros adoram isso", diz Alena. "Antes o foco estava nas tarefas de equipe e no quadro do Sprint. Agora possuem uma visão onde podem ver somente aquilo que precisam fazer." A Asana suporta também backlogs distintos para equipes distintas, em vez de ter apenas um único quadro de Sprint para todo o projeto. Isso elimina a necessidade das equipes terem que percorrer as tarefas que não lhes dizem respeito e simplifica o processo de reordenar pedidos, priorizá-los e se certificar de que não há falhas.

  • Caixa de entrada: a Caixa de entrada de cada pessoa mostra notificações sobre os novos eventos, as discussões e atribuições de tarefas. Alena diz "desativei as notificações por e-mail porque confio que a Caixa de entrada da Asana tem tudo o que eu preciso saber. Com isso nunca fico sobrecarregada com tudo o que acontece a cada momento."

  • Conversas: os recursos de comunicação assíncrona ajudam a equipe de engenharia remota a discutir os requisitos e ideias antes mesmo de serem transformados num ticket.

"A Asana é atraente e fácil de trabalhar", diz Alena. "É possível alternar entre as tarefas e rearranjá-las arrastando e soltando em outro lugar. A interface é harmoniosa e tudo carrega rapidamente, e isso transmite uma sensação de leveza ao usá-la."

Um programa de graduação completamente certificado

42 sprints e milhares de tickets mais tarde a equipe de engenharia da Make School lançou com sucesso a tecnologia para o novo programa certificado. Ter uma ferramenta que capture todos os detalhes, tarefas e conversas de um projeto colossal ajudou a equipe a lidar com ele de maneira constante e a cumprir com cada um dos requisitos.

E quanto à hesitação inicial da Alena? "Eu sou agora a maior defensora da Asana na empresa", diz ela. "Adotei a ferramenta para tudo - PPIs, retrospectivas, reuniões individuais e backlogs -, e vejo tudo num só lugar. Eu adorei."

“Os engenheiros imploravam que eu trouxesse uma nova solução. Pensei: por que não experimentar a Asana para um sprint? Algumas semanas se converteram em alguns meses e então num grande alívio, era como se tivessem tirado um grande peso dos nossos ombros.”- Alena Dagneau, Chefe de Engenharia da Make School

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Organize o seu trabalho

Defina tarefas e marcos claros para transmitir claramente à equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Permita a cada profissional de marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído ao dar total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para ver como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

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Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

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Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar tais informações.

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Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e trabalhar em função das datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

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Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para o seu público.

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Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

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Faça os lançamentos em dia

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

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Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

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Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

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Monitore datas e marcos

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos para o lançamento.

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Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

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Permaneça conectado em qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana ajuda as equipes de produtos a cumprirem os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

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Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para ter o tempo sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisa ser feito.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que toda a informação resida num único lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… ignição!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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