# HRS > Jornada de digitalização bem-sucedida com a Asana Source: https://asana.com/case-study/hrs ## Jornada de digitalização bem-sucedida com a Asana Desde a fundação da empresa, há mais de 50 anos, a HRS é conhecida como pioneira em inovação. Desde o lançamento do primeiro portal de reservas de hotéis online em 1995 até o lançamento do primeiro aplicativo móvel para reservas de hotéis online em 2009, a empresa de tecnologia centrada no cliente estabeleceu desde o início o objetivo de facilitar as viagens de negócios. Hoje, o portal de reservas da HRS inclui acomodações e espaços de trabalho em 190 países; o HRS Group tem 35 filiais em todo o mundo. Ela é especializada principalmente em clientes corporativos e, como uma das líderes de mercado, oferece inúmeros serviços de gestão de viagens por meio da sua plataforma de ponta a ponta. A missão: We make business life better. Resultados #### Em 3 meses, 500 projetos e 48.000 tarefas #### Economia de tempo: 13 semanas de trabalho #### Inovação constante - [Voltar para Histórias de clientes](/customers) Europa - [Implementação do cliente](/templates/for/customer-success/customer-implementation) - [Gestão de projetos](/uses/project-management) - [Comunicação entre departamentos](/resources/cross-functional-collaboration) Tecnologia Mercado de médio porte Como empresa global de tecnologia, a HRS prioriza a inovação constante e a melhoria contínua da eficiência. A empresa colabora com grupos multinacionais, viajantes de negócios e parceiros hoteleiros para redefinir a forma como as empresas trabalham, hospedam-se e pagam por isso. Suas áreas de negócios são chamadas, respectivamente, de Stay, Work e Pay. A plataforma HRS oferece suporte, entre outras coisas, para compras, reservas e análise de custos; ela pode ser conectada diretamente ao sistema ERP do grande cliente, aos seus sistemas de pagamento, ao relatório de despesas de viagem e muito mais por meio de uma interface de programação. Para criar uma experiência de usuário tão fluida para novos clientes corporativos com integrações personalizadas, a fase inicial de integração pode levar várias semanas. Os requisitos do cliente são implementados por funcionários dedicados da Customer Delivery. Nesse processo, é preciso gerenciar vários projetos de implementação em paralelo, e especialistas das áreas de pagamento e faturamento, vendas, conteúdo e tecnologia trabalham em conjunto — um empreendimento complexo. **Asana como ferramenta de trabalho diária** Desde meados de 2022, o HRS Group usa o Asana Enterprise como ferramenta de trabalho diária para conduzir de forma direcionada os muitos projetos de clientes. Para fazer jus ao valor corporativo da centralidade no cliente, a Asana deveria ajudar a equipe da HRS a realizar as tarefas de forma mais fluida e eficiente. O principal desafio era o número e a complexidade dos projetos, com suas inúmeras interfaces. “Precisávamos urgentemente de uma solução profissional de gestão do trabalho que permitisse uma melhor colaboração, oferecesse uma visão geral constante do portfólio de projetos e, além disso, fosse fácil de usar”, explica Francis Berrie, Diretor de Global Customer Delivery da HRS. “Não podíamos mais depender de planilhas do Excel e processos manuais. E a ferramenta de gestão de projetos existente, à qual tínhamos acesso, simplesmente não era fácil de usar.” Juntamente com o CIO Jochen Jaser, a equipe de Customer Delivery formulou seus requisitos para a nova solução: entre eles, a possibilidade de apresentar e gerenciar de forma clara todo o trabalho envolvido em grandes projetos internos e externos, definir modelos uniformes para processos recorrentes e compartilhar o progresso e os marcos do projeto com outras pessoas. A escolha recaiu rapidamente sobre a Asana Enterprise. A plataforma não só impressionou pela sua funcionalidade, que atendia a todos os requisitos, mas também pelo seu armazenamento de dados em conformidade com a proteção de dados e pela interface de usuário intuitiva. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, descreve assim: “A Asana reúne as perspectivas empresarial e técnica. Como supervisora, posso ver o status de todos os projetos no portfólio em tempo real e demonstrar à diretoria o que foi alcançado. Ao mesmo tempo, a Asana promove uma forma de trabalhar descomplicada e descontraída dentro da equipe, o que combina com a HRS. Afinal, também queremos nos divertir no trabalho.” A Asana reúne as perspectivas empresarial e técnica. Ela possibilita um estilo de trabalho simples e altamente eficiente. **Implementação a todo vapor** A implementação da Asana começou em fevereiro de 2022 e ocorreu em um curto período de dois meses. Em colaboração com a Bridgeflow, parceira de implementação da Asana, a HRS criou um Champions Hub composto por oito usuários avançados, que criaram os primeiros fluxos de trabalho específicos da HRS na Asana, compartilharam suas experiências em workshops e, como multiplicadores, transmitiram o que aprenderam aos grupos individuais de usuários. Esses Campeões da Asana continuam disponíveis para perguntas e respostas; os novos funcionários também podem acessar sessões de treinamento online. “O mais importante não é como usar as funções individuais do Asana, porque muitas vezes elas são autoexplicativas”, diz Francis Berrie. “Em vez disso, mostramos aos novos membros da equipe a nossa maneira de trabalhar e como nós da HRS aproveitamos ao máximo o Asana.” Inicialmente, os principais usuários eram principalmente os funcionários de Customer Delivery e Customer Success. Outros usuários entusiasmados logo se juntaram a eles, incluindo pessoas dos departamentos de compras, recursos humanos, TI e marketing. Atualmente, a HRS conta com 310 usuários e 30 convidados em um total de 104 equipes. O objetivo é que, em breve, ainda mais funcionários tenham acesso à Asana. **Melhorando a vida empresarial** Nos últimos três meses, a HRS criou quase 48.000 tarefas e mais de 500 projetos na Asana e concluiu 246.000 ações principais. Usuários como Justyna Kobierska trabalham diariamente com a ferramenta, no computador e pelo aplicativo móvel: “Graças à Asana, posso gerenciar todo o portfólio de projetos com mais facilidade. Posso ver de relance onde há obstáculos, onde é preciso agir e onde os processos podem ser otimizados.” Os detalhes sempre atualizados na Asana também a ajudam a encurtar as reuniões regulares de projeto e a agilizar os relatórios semanais para a diretoria. Os funcionários de Customer Delivery usam a Asana para acompanhar todas as suas tarefas e prazos, planejar o trabalho diário e se comunicar mais facilmente uns com os outros. Para a integração de novos grandes clientes, existem modelos padronizados, mas personalizáveis, para que não seja necessário reinventar a roda repetidamente. Em geral, os projetos podem ser gerenciados melhor e, quando surgem sugestões de melhoria, elas são registradas imediatamente na Asana. “Conseguimos uma forma de trabalhar realmente estruturada”, comenta Francis Berrie, satisfeito. “Com a Asana, é muito fácil reunir pessoas em uma ampla variedade de projetos e alcançar o sucesso em conjunto. Criamos padrões internos uniformes e eliminamos as soluções em silos. Isso também contribui para uma colaboração mais forte entre os departamentos.” A partir da visão geral do portfólio, podemos detalhar cada projeto até o nível da tarefa e não apenas tornar os processos 100% compreensíveis, mas também melhorá-los constantemente. Com a visualização de cronograma do Asana, a HRS também começou a otimizar o planejamento da capacidade de algumas equipes em projetos atuais e planejados. **A HRS registra uma economia de tempo de cerca de um trimestre** Graças à Asana, a HRS pode trabalhar de forma muito mais produtiva. Somente o uso da função de comentários economiza para a HRS cerca de 42 dias úteis por ano; outros 17 dias úteis são economizados com os modelos de projeto e as funções de busca. As reuniões são significativamente mais curtas, porque todos os participantes já estão informados sobre os últimos desenvolvimentos em seus projetos. No total, a economia de tempo pode ser estimada em cerca de 13 semanas. A HRS tem muitos planos para o futuro próximo com a Asana. Por um lado, os funcionários de Customer Delivery das três áreas Stay, Work e Pay trabalharão em colaboração ainda mais estreita para oferecer aos clientes uma experiência de integração totalmente integrada. Essa integração também deve se refletir nos fluxos de trabalho na Asana; a equipe, que cresce rapidamente, quer definir em conjunto novas práticas recomendadas. Por outro lado, a HRS planeja usar ativamente a Asana, com suas abrangentes funcionalidades de gestão de projetos, para desenvolver ainda mais as habilidades de gestão de projetos dos seus colaboradores. Também já estão em andamento testes com gestão ágil de projetos. A ferramenta está viva. Estamos sempre aprendendo, porque cada novo usuário da Asana na nossa empresa também traz novas ideias. O número de usuários também continua crescendo: as equipes de vendas e de atendimento ao cliente já manifestaram interesse em implementar a Asana. Além disso, às atuais interfaces com o Jira, o Zoom, o Teams e o Sharepoint, serão adicionados uma integração de CRM e um sistema de tíquetes. “Queremos aproveitar todas as possibilidades que a Asana oferece”, explica Jochen Jaser. “Afinal, a ferramenta também nos ajuda a acelerar a nossa digitalização. Na HRS, as mudanças constantes fazem parte do nosso DNA.”