# Szablon do zarządzania programami IT: osiągaj więcej mniejszym nakładem sił > Wraz z postępującymi zmianami w świecie cyfrowym, istnieje wysokie zapotrzebowanie na zespoły IT. Dowiedz się, w jaki sposób zespół IT Asany korzysta z ustandaryzowanych procesów, aby zmaksymalizować swoją wydajność. Source: https://asana.com/pl/templates/it-program-management.md - [Utwórz własny szablon](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=it_project_plan) - [Reguły](/features/workflow-automation/rules) - [Formularze](/features/workflow-automation/forms) - [Portfolio](/features/goals-reporting/portfolios) - [pakiety](/features/workflow-automation/workflow-bundles) - [ServiceNow](/apps/servicenow) - [Zendesk](/apps/zendesk) - [JIRA Cloud](/apps/jiracloud) - [Slack](/apps/slack) szablony Zarządzanie zasobami Szablon zarządzania programami IT Wraz z postępującymi zmianami w świecie cyfrowym, istnieje wysokie zapotrzebowanie na zespoły IT. Dowiedz się, w jaki sposób zespół IT Asany korzysta z ustandaryzowanych procesów, aby zmaksymalizować swoją wydajność. Zarządzanie zasobami Planowanie strategiczne Zarządzanie dostawcami Planowanie międzyzespołowe Planowanie projektu Śledzenie zgłoszeń ## Zarządzanie programem IT Istnieje duże zapotrzebowanie na zespoły IT, zwłaszcza gdy firmy o ograniczonych zasobach próbują nadążyć za zmianami w świecie cyfrowym. Zobacz, w jaki sposób zespół IT Asany korzysta z ustandaryzowanych procesów, aby zmaksymalizować wydajność i wykonywać zadania przy mniejszym zużyciu zasobów. ### Tworzenie szablonów w Asanie - [Załóż konto](/create-account) Zarządzanie programami IT to nie lada wyzwanie. Trudno jest wprowadzać transformację cyfrową przy ograniczonych zasobach, w szczególności w przypadku firm, których ostatecznym celem jest wynik finansowy. W rzeczywistości jednak kluczem do poprawy wydajności biznesowej jest usprawnienie procesów i korzystanie z lepszych narzędzi. Dzięki usprawnionym przepływom pracy i bardziej wydajnemu zarządzaniu programami zespoły IT mogą zrobić więcej za mniej. W prosty sposób możesz zwiększyć poziom bezpieczeństwa, szybko zarządzać incydentami i zapewnić pracownikom narzędzia, których potrzebują.  Aby usprawnić procesy, zacznij od szablonu zarządzania programami IT.  ## Czym jest szablon zarządzania programami IT? Szablon do zarządzania programami IT to przewodnik wielokrotnego użytku, który pomaga zespołom planować, ustalać priorytety i realizować projekty IT. Szablony standaryzują sposób, w jaki zespoły podchodzą do kluczowych przepływów pracy, takich jak [zarządzanie incydentami](https://asana.com/templates/incident-management), wdrażanie oprogramowania lub obsługa [zgłoszeń IT](https://asana.com/templates/it-requests). Promują one stosowanie jednolitych praktyk w całej organizacji, dlatego jasne jest, w jaki sposób interesariusze z innych działów powinni współpracować z działem IT i na odwrót.  Zamiast rozpoczynać nowe projekty IT od zera, zespoły mogą skopiować szablon i postępować według wcześniej opracowanego procesu, po kolei odznaczając wykonane zadania  ### Dlaczego warto korzystać z cyfrowego szablonu zarządzania programami IT? Zarządzanie programami IT to żywy, dynamiczny proces. Trzeba dokonywać selekcji zgłoszeń, przypisywać je, komunikować się z interesariuszami, usuwać blokady i reagować na incydenty w czasie rzeczywistym. Projekty podlegają ciągłym zmianom, a zgłoszenia nie przestają napływać. Dlatego statyczne arkusze kalkulacyjne Excel lub Arkusze Google szybko tracą aktualność. Korzystając z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, masz ogląd całej pracy i możesz nią zarządzać w miejscu, w którym jest wykonywana. Oto co możesz zrobić za pomocą cyfrowego szablonu zarządzania programami IT:  - Utworzyć jeden system dokumentacji całej pracy IT.  - Szybko wyświetlić status każdego projektu, a w razie potrzeby usuwać elementy blokujące.  - Automatyzować przepływy pracy w dziale IT, aby Twój zespół mógł spędzać mniej czasu na zarządzaniu zadaniami, a więcej na wykonywaniu pracy o znaczeniu krytycznym.  - Zintegrować inne narzędzia, takie jak [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow) i [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud), z przepływami pracy w Asanie, aby umożliwić śledzenie informacji w jednym miejscu. - Udostępniać raporty o statusie interesariuszom bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy.  - Przełączać się między widokami projektu, aby wyświetlać przepływy pracy i mapy drogowe w postaci listy zadań, wykresu Gantta, kalendarza lub tablicy Kanban.  - Łatwo aktualizować harmonogramy projektu, statusy zadań oraz ich właścicieli w miarę zmiany okoliczności. - Dołączać odpowiednie zrzuty ekranu, dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.  ## Rodzaje szablonów zarządzania programami IT Zarządzanie programami IT obejmuje wszystkie bieżące projekty IT, więc trudno jest stworzyć jeden szablon pasujący do wszystkiego. Zapoznaj się z konkretnymi przypadkami użycia, z których korzystamy w Asanie, oraz sposobem ich konfiguracji. ### Szablon planu rocznego dla działu IT Bez wdrożenia kontrolowanego systemu przyjmowania zgłoszeń potrzeby mogły być niejasne, a kluczowe informacje mogłyby zostać pominięte. Aby zapewnić lepszą obsługę klienta i poprawić jakość zbieranych danych, korzystamy z formularzy w Asanie. W opracowanie planu rocznego dla działu IT zaangażowanych jest wielu interesariuszy. Kierownictwo firmy ustala budżety i cele dla całej firmy, a poszczególne zespoły składają wnioski o wdrożenie nowych narzędzi i zgłaszają potrzeby dotyczące wsparcia informatycznego. Wszystkie te informacje należy zebrać w procesie planowania. [Szablon planu rocznego](https://asana.com/templates/annual-planning) obejmuje wstępnie zdefiniowany przepływ pracy, który ma za zadanie ułatwić poruszanie się w ramach tego procesu. Określa, z kim należy pozostawać w kontakcie na poszczególnych etapach, jakie decyzje należy podjąć i w jaki sposób Twój zespół powinien poruszać się naprzód.  W Asanie używamy ustandaryzowanego [formularza](https://asana.com/product/forms) do opracowania planu rocznego, aby zarządzać nowymi wnioskami projektowymi dla naszego zespołu IT. Po przesłaniu formularza przez interesariuszy ich wnioski są automatycznie dodawane do projektu planu rocznego, a odpowiedni członkowie zespołu są powiadamiani i przypisywani do zadań. Formularz powinien zawierać kilka kluczowych pól:   - Imię i nazwisko osoby wnioskującej - Dział wnioskujący - Nazwa projektu - Opis projektu - Produkty końcowe projektu - Oś czasu projektu - Problemy, które rozwiąże ten projekt - Sposób w jaki obecnie radzisz sobie z tymi problemami Po utworzeniu formularza skonfiguruj [automatyzacje](https://asana.com/product/automation), aby natychmiast dodawać nowe wnioski do projektu planu rocznego i przypisywać związane z nimi zadania odpowiednim interesariuszom. Możesz na przykład kierować zadania do oceny wstępnej, [analizy kosztów i korzyści](https://asana.com/resources/cost-benefit-analysis) lub zatwierdzenia.  ### Szablon zarządzania incydentami IT Korzystając z reguł i budując niestandardowe przepływy pracy, spowodowaliśmy, że zarządzanie incydentami przestało być stresującym i niepewnym elementem pracy, a stało się procesem kontrolowanym, dosyć prostym w zarządzaniu i szybkim do wykonania. Gdy mają miejsce incydenty IT, rośnie ciśnienie. Ustandaryzowane przepływy pracy wyznaczają zespołowi jasną drogę naprzód. Dzięki temu może szybko i zdecydowanie przejść do działania.  W Asanie usprawniliśmy proces zarządzania incydentami dzięki [automatyzacji](https://asana.com/product/automation). Oznacza to, że gdy aktywowany jest określony wyzwalacz, seria działań wykonywana jest automatycznie. Skonfigurowaliśmy na przykład automatyzacje, aby:  - Automatycznie rejestrować incydenty, gdy tylko wystąpią. - Przekierowywać incydenty do odpowiedniego zespołu i właściwej osoby. - Ostrzegać odpowiednich kierowników i szefów zespołów wsparcia w zależności od obszaru, w którym wystąpił incydent. - Monitorować umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (Service Level Agreement, SLA). - Utworzyć zadania wynikające ze [spotkań po wyeliminowaniu incydentu](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips). Dowiedz się, jak [utworzyć szablon zarządzania incydentami](https://asana.com/templates/incident-management) w Asanie, a następnie użyj automatyzacji, aby pomóc swojemu zespołowi odpowiedzieć na incydent tak szybko i skutecznie, jak to możliwe. ### Szablon wycofania narzędzi z firmy Jasno zdefiniowany przepływ pracy w Asanie pozwala nam koordynować interesariuszy, powiadamiać użytkowników, określać moment zakończenia odpowiedzialności finansowej, archiwizować lub przechowywać dane o krytycznym znaczeniu dla firmy oraz upewniać się, że wszelkie dane Asany na platformie zostały bezpiecznie usunięte.Zespoły IT odpowiedzialne są za monitorowanie, które aplikacje nie spełniają już w firmie swojego zadania, a także, w razie potrzeby, za wycofanie tych aplikacji z firmy. Wcześniej ustalony proces wycofywania narzędzi z firmy może pomóc Twojemu zespołowi zadbać o wszystkie szczegóły i sprawić, że ta zmiana odbędzie się w firmie bezproblemowo. W Asanie stosujemy kilka technik do monitorowania wykorzystania narzędzi i stopniowego wycofywania nieprzydatnych aplikacji:  - **Masowe tworzenie zadań:**myśląc o wycofaniu narzędzia, ważne jest, aby wiedzieć, kto z niego korzysta. W Asanie nasz zespół IT [masowo przydziela zadania](https://asana.com/guide/team/advanced/save-time-in-asana) wszystkim użytkownikom aplikacji, aby potwierdzić, czy oraz w jaki sposób korzystają z narzędzia. Daje nam to jasny obraz tego, jak zespoły korzystają z badanego narzędzia. - **Automatyzacje:** w następnym kroku wykorzystujemy [automatyzacje](https://asana.com/product/automation) do wyzwalania działań w każdym zadaniu w zależności od tego, jak zareaguje osoba za nie odpowiedzialna. Jeśli stwierdzimy, że narzędzie nie jest już potrzebne, uruchamiamy proces wycofania narzędzia z firmy.  - **Formularze:** wycofanie narzędzia z firmy angażuje wielu interesariuszy, od działu prawnego po IT. Cały proces rozpoczynamy od [formularza w Asanie](https://asana.com/product/forms). Na podstawie odpowiedzi udzielonych w formularzu możemy automatycznie przypisywać dalsze zadania odpowiednim osobom.  - **Zależności:** w procesie wycofania narzędzia z firmy wykorzystujemy [zależności](https://asana.com/guide/help/tasks/dependencies), aby automatycznie powiadamiać interesariuszy, gdy ich zadania zostaną odblokowane i będą mogą rozpocząć swoją pracę. Pomaga to przyspieszyć proces, redukując niejasności oraz eliminując czasochłonne sprawdzanie, czy już można rozpocząć pracę.  ## Polecane funkcje i integracje Tworząc szablony do zarządzania programami IT, dostosuj przepływy pracy swojego zespołu za pomocą następujących funkcji i możliwości integracji z aplikacjami. ### Zintegrowane funkcje - [Automatyzacja](https://asana.com/product/automation). Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności. - [Formularze](https://asana.com/product/forms). Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również  - [Konstruktor przepływów pracy](https://asana.com/product/workflow-builder). Wizualizuj przepływ pracy swojego zespołu i uprość współpracę między zespołami dzięki konstruktorowi przepływów pracy. Jest to niewymagające kodowania narzędzie typu „wskaż i kliknij”, które pomaga wizualizować i tworzyć zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy. Z łatwością twórz efektywne procesy, łączące zespoły na wszystkich poziomach Twojej organizacji. Ponadto usprawnij realizację zadań i synchronizuj działania zespołu, integrując ulubione aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Salesforce, Zoom i nie tylko z przepływami pracy.  - [Portfolio](https://asana.com/product/portfolios). Portfolio pozwala w łatwy sposób uporządkować i monitorować w jednym widoku wiele projektów realizowanych przez Twój zespół. Uzyskaj całościowy obraz postępów w swoich projektach, a następnie zagłęb się w ich szczegóły, by wyeliminować ewentualne zagrożenia. Oprócz tego możesz udostępniać aktualizacje statusu pomiędzy programami oraz na bieżąco informować interesariuszy bez konieczności organizacji spotkania statusowego. ### Polecane aplikacje - [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow). Ogranicz liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez zespoły IT, które korzystają z ServiceNow, automatyzując proces tworzenia zadań w Asanie i zapewniając widoczność międzyplatformową dotyczącą statusu w czasie rzeczywistym oraz kontekstu. Wewnętrzne zespoły serwisowe, które korzystają z ServiceNow do śledzenia i zarządzania zgłoszeniami często otrzymują prośby wymagające wykonywania działań poza ServiceNow, na przykład dotyczące sprzętu lub pytania o płace. Ta integracja umożliwia połączenie ServiceNow z działaniami i aktualizacjami statusu w Asanie. - [Zendesk](https://asana.com/apps/zendesk). Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają.  - [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud). Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.  - [Slack](https://asana.com/apps/slack). Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.  ## Często zadawane pytania #### Jakich innych szablonów zarządzania projektami mogę użyć do usprawnienia przepływów pracy w IT? Dzięki Asanie możesz tworzyć i dostosowywać szablony, aby odpowiadały różnym przypadkom zastosowania w IT. Oto niektóre z najlepszych szablonów do wykorzystania w IT:  - [Szablon planu projektu IT](https://asana.com/templates/it-project-plan) - [Szablon zgłoszenia IT](https://asana.com/templates/it-requests) - [Szablon formularza wniosku o zmianę](https://asana.com/templates/change-request-form) - [Szablon zarządzania zasobami](https://asana.com/templates/resource-management) - [Szablon planu zarządzania ryzykiem](https://asana.com/templates/risk-management-plan) - [Szablon planu komunikacji](https://asana.com/templates/communication-plan) - [Szablon karty projektu](https://asana.com/templates/project-charter) - [Szablon planu zarządzania zakresem projektu](https://asana.com/templates/scope-management-plan) - [Szablon raportu o projekcie](https://asana.com/templates/project-reporting) - [Szablon spotkania inaugurującego projekt](https://asana.com/templates/kickoff-meeting) #### Ile czasu może zaoszczędzić mój zespół, korzystając z platformy do zarządzania projektami? Platformy do zarządzania projektami, takie jak [Asana](https://asana.com/product), mogą znacznie poprawić wydajność zespołu, pozwalając osiągnąć więcej przy użyciu mniejszych zasobów. Według [niezależnego raportu](https://asana.com/resources/nucleus-research), Asana skraca czas potrzebny do ukończenia projektu nawet o 50%. Oznacza to, że może pomóc zespołowi IT w wykonaniu pracy w czasie krótszym o połowę. #### Jaki jest najlepszy sposób na monitorowanie wszystkich inicjatyw IT w jednym miejscu? Dzięki [Portfolio](https://asana.com/product/portfolios) w Asanie masz możliwość spojrzeć z szerszej perspektywy na wszystkie inicjatywy IT, wyświetlając takie dane jak status projektu, jego postęp lub właściciele. Jeżeli jedna z inicjatyw się opóźnia, w łatwy sposób możesz się jej przyjrzeć, zidentyfikować element blokujący i przywrócić jej realizację na właściwe tory. W Asanie powszechną praktyką jest prezentacja portfolio programów IT podczas spotkań statusowych, aby przedstawić postęp każdej z inicjatyw i omówić rozwiązania dla projektów opóźniających się.