Pola niestandardowe

Pola niestandardowe pozwalają dodawać dodatkowe informacje do zadań w Asanie. Możesz utworzyć pola dla etapu, priorytetu, kosztu lub czegokolwiek innego, co jest ważne dla Twojego przepływu pracy, zespołu i firmy. Umożliwi to zwiększenie przejrzystości w ramach organizacji.

W Asanie, możesz tworzyć dwa typy pól. Pierwsze z nich to pola, które są specyficzne dla określonego projektu lub portfolio, natomiast drugie mogą być używane w obrębie całej organizacji.

Tworzenie pola niestandardowego, które może być używane w całej organizacji

pole globalne

Aby utworzyć pole niestandardowe, które będzie mogło być używane w całej organizacji:

Kliknij przycisk Dodaj pola, jeśli nie zostały one jeszcze dodane do projektu.

globalne

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Wprowadzić nazwę pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodać opis
  4. Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji

Tworzenie pól niestandardowych dla określonego projektu lub portfolio

lokalne

Aby utworzyć pole niestandardowe dla określonego projektu lub portfolio:

Kliknij ikonę z symbolem plusa w prawym górnym rogu, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.

pole lokalne

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Dodać nazwę pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodać opis
  4. Pamiętaj, aby nie dodawać pola do biblioteki pól organizacji, by było ono dostępne wyłącznie dla Twojego projektu
  5. Usunąć pole
  6. Zapisać zmiany

Dodawanie pól niestandardowych z paska narzędzi

Możesz dodać pola niestandardowe bezpośrednio z paska narzędzi.

poleniestandardowe

Typy pól i ograniczenia

Istnieje wiele różnych typów pól, które możesz dodawać, a niektóre z nich posiadają opcje dodatkowe:

PoleOpcja dodatkowa
Wybór pojedynczyElementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór pojedynczy dla każdego pola
Wybór wielokrotnyElementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór wielokrotny dla każdego pola
Tekst
LiczbaMiejsca dziesiętne
Wartość procentowaMiejsca dziesiętne
WalutaMiejsca dziesiętne
Wybierz opcję z bibliotekiWyświetl ostatnio używane pola w Twojej organizacji
  • Obecnie możliwe jest dodanie maksymalnie 30 pól do jednego projektu.
  • Do jednego zadania możesz dodać maksymalnie 60 pól (możesz to zrobić poprzez dodanie zadania do wielu projektów).
  • Pole niestandardowe z listą rozwijaną może zawierać maksymalnie 200 opcji wartości dla pola.

pole niestandardowe wielokrotnego wyboru

Pole niestandardowe wielokrotnego wyboru pozwala na jednoczesne wybranie kilku wartości w pojedynczym polu niestandardowym. Decydując się na typ pola niestandardowego wielokrotnego wyboru, dodaj wszystkie odpowiednie opcje w okienku edycji pola. Aby użyć pola niestandardowego wielokrotnego wyboru w projekcie, przewiń do pola, które chcesz edytować i wybierz wszystkie właściwe opcje.

Wybór istniejącego pola z biblioteki

Możesz tworzyć globalne pola niestandardowe dla całej organizacji, aby można było korzystać z nich w wielu projektach. Możesz także tworzyć pola lokalne dla pojedynczych projektów lub portfolio.

Globalne pola niestandardowe można wybrać z biblioteki pól organizacji.

Z paska narzędzi, wybierz Dostosuj, a następnie kliknij Dodaj pole.

Z tego miejsca:

  1. Kliknij opcję Wybierz z biblioteki.
  2. Wybierz pole, które chcesz dodać do projektu z listy sugestii.

Pola niestandardowe utworzone przez Asanę

Możesz uzyskać dostęp do listy pól niestandardowych utworzonych przez Asanę tutaj.

pola te zostaną dodane do Twojej organizacji tylko wtedy, gdy utworzysz projekt z szablonu Asany zawierającego dane pole.

Wyświetlanie pól w projekcie

Możesz wyświetlić pola niestandardowe jako kolumny w projekcie:

Z widoku listy projektu:

Pola niestandardowe będą wyświetlane jako kolumny na liście zadań w okienku głównym.

Możesz również wyświetlić pola niestandardowe wewnątrz zadania:

Pola niestandardowe będą wyświetlane w prawym okienku ze szczegółami zadania.

jeśli zadanie należy do wielu projektów, które obejmują różne pola niestandardowe, wszystkie te pola niestandardowe będą widoczne w okienku ze szczegółami zadania.

Edycja pól

Możesz edytować pole niestandardowe z paska narzędzi lub nagłówka kolumny.

Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola, aby je edytować.

Możesz również edytować pole niestandardowe z poziomu nagłówka kolumny. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pola niestandardowego i wybierz opcję Edytuj pole.

zmiany wprowadzone w globalnych polach niestandardowych zostaną zastosowane globalnie we wszystkich projektach, w których dane pole jest używane.

Aby trwale usunąć dane pole:

Aby trwale usunąć pole:

  1. Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola.
  2. Kliknij Usuń pole.
  3. Wprowadź nazwę pola.
  4. Kliknij Usuń.

Edycja pól listy rozwijanej

Edytując pole rozwijane możesz:

  1. Edytować kolor pola rozwijanego
  2. Usunąć opcję z pola
  3. Dodać nową opcję do pola
  4. Całkowicie usunąć pole

Zmiana kolejności opcji listy rozwijanej

Przeciągnij i upuść opcje listy rozwijanej, aby zmienić ich kolejność w polu niestandardowym.

jeśli usuniesz wartość menu rozwijanego z opcji wartości dla pola, zadania korzystające z tej wartości zachowają usuniętą wartość. Wartość pola będzie można zmienić, ale nie będzie można przywrócić usuniętej pozycji z pola.

Edycja pól liczbowych

Edytując pole liczbowe możesz:

  • Zmodyfikować pole według waluty, liczby, wartości procentowej, etykiet niestandardowych lub braku formatu
  • Zmodyfikować liczbę wyświetlanych miejsc dziesiętnych
  • Całkowicie usunąć pole

zmniejszenie liczby miejsc dziesiętnych spowoduje zachowanie bieżących wartości, ale zostaną one zaokrąglone w górę/w dół. Aby ponownie wyświetlić oryginalną wartość, zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych w polu.

Usuwanie pól niestandardowych z projektu

Jeśli nie potrzebujesz lub nie używasz już danego pola, możesz usunąć je z projektu.

Możesz również wybrać opcję Usuń pole z projektu, klikając strzałkę listy rozwijanej obok nazwy pola niestandardowego w nagłówku kolumny.

usunięcie pola spowoduje jego usunięcie wyłącznie z bieżącego projektu – nie spowoduje jego całkowitego usunięcia. Pozostałe projekty w Twojej organizacji zachowają to pole, a także będzie możliwe dodanie go do innych projektów w organizacji.

Zachowanie wartości

Usunięcie pola z projektu nie spowoduje usunięcia wartości pól z zadań w projekcie.

W przypadku, gdy pole zostało wypełnione, zarówno pole niestandardowe, jak i jego wartość będą nadal widoczne w prawym okienku ze szczegółami zadania.

Jeśli pole jest poste, pole niestandardowe zniknie również ze szczegółów zadania w prawym okienku.

Ukrywanie pola niestandardowego

Możesz ukryć pole niestandardowe poprzez kliknięcie zakładki „Dostosuj” na pasku narzędzi, a następnie kliknięcie ikony przełączania.

ukryj

Sortowanie według pól niestandardowych

Z poziomu paska narzędzi projektu

Posortuj projekt według pola niestandardowego w widoku listy.

sortuj

Aby posortować projekt według pola niestandardowego:

  1. Kliknij ikonę sortowania na pasku narzędzi projektu.
  2. Wybierz pole niestandardowe.

jeśli chcesz zapisać widok jako domyślny, kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nagłówka projektu i wybierz opcję „Zapisz układ jako domyślny”.

Sortowanie przy użyciu strzałki w nagłówku kolumny

Możesz również sortować według pola niestandardowego przy użyciu strzałki w nagłówku projektu.

sortuj

zmiana wartości pola niestandardowe spowoduje automatyczne ponowne sortowanie projektu.

Pola niestandardowe i widoki wyszukiwania

Aby wyszukać zadania korzystające z tych samych pól niestandardowych z wielu projektów, użyj widoków wyszukiwania.

widoki wyszukiwania

Zacznij od kliknięcia paska wyszukiwania, aby uzyskać dostęp do opcji zaawansowanego wyszukiwania. Stamtąd, kliknij Dodaj filtr, a następnie wybierz Pole niestandardowe.

to pole niestandardowe musi zostać dodane do biblioteki pól Twojej organizacji, aby mogło pojawić się w opcjach wyszukiwania zaawansowanego.

Etykiety pól waluty i wartości procentowej

Etykiety pól waluty i wartości procentowej

Możesz utworzyć niestandardowe pole liczbowe w oparciu o walutę lub wartość procentową.

pole niestandardowe waluty

Z poziomu widoku siatki listy projektu:

  1. Kliknij ikonę Dostosuj na pasku narzędzi.
  2. Kliknij opcję Dodaj pole.

dodawanie niestandardowego pola liczbowego

Z poziomu zakładki dodawania pola niestandardowego:

  1. Dodaj nazwę pola
  2. Dodaj typ pola
  3. Dodaj jednostki, liczby dziesiętne lub wyświetl podgląd
  4. Ustaw dostęp do edytowania pola
  5. Utwórz pole

Obliczanie wartości sumarycznych

dodawanie pola niestandardowego średniej

Klikając opcję Suma na końcu kolumny możesz obliczyć:

  1. Sumę
  2. Średnią
  3. Wartości minimalne
  4. Wartości maksymalne
  5. Liczbę

Uprawnienia

Kto może modyfikować pola niestandardowe projektu

W zespole, dziale lub organizacji korzystającej z planu Premium+, każda osoba, która posiada dostęp do projektu może dodawać, edytować lub usuwać z niego pola niestandardowe pod warunkiem, że ma dostęp do edytowania, a nie tylko do komentowania.

W projektach prywatnych: właściciel projektu i jego członkowie mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Projekty publiczne wymagające wysłania prośby o dołączenie lub prywatne zespoły: właściciel projektu, jego członkowie oraz członkowie zespołu projektu mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Publiczne projekty w publicznym zespole: właściciel projektu, jego członkowie, członkowie zespołu projektu i wszyscy członkowie organizacji mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

goście organizacji (osoby, które nie posiadają firmowego adresu e-mail) nie mogą tworzyć, edytować ani usuwać pól niestandardowych czy też wyszukiwać ich za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. Mogą jedynie wprowadzić lub edytować wartości istniejących pól niestandardowych.

Blokowanie pól niestandardowych

Klienci planów Business i Enterprise mogą zablokować pola niestandardowe podczas ich tworzenia lub edycji istniejącego pola.

Pole zablokowane 1

Z poziomu ustawień pola niestandardowego możesz wybrać, czy pole niestandardowe może być edytowane przez wszystkich członków, czy tylko przez Ciebie.

blokada pola niestandardowego może zostać nadpisana przez członka, który zablokował dane pole lub administratora Asany.

Korzystanie z pól niestandardowych

Pola niestandardowe pomagają śledzić pracę w sposób odpowiadający potrzebom Twojego zespołu. Nazwa i wartość każdego pola niestandardowego zależą wyłącznie od Ciebie, a możliwości ich wykorzystywania są niemal nieograniczone. Oto kilka przykładów pokazujących typy pól w różnych przepływach pracy:

Priorytet

Możesz użyć pól niestandardowych, aby określić poziom priorytetu zadań. Na przykład, zespół inżynieryjny korzystający z Asany do śledzenia błędów może stworzyć pole rozwijane pozwalające określić priorytet błędu (niski, średni, wysoki).

Po dodaniu pól niestandardowych, możesz filtrować zadania w widoku listy, aby skupić się tylko na tych, które mają ustawione określone pole niestandardowe. Kliknij Filtruj u góry listy zadań, a następnie wybierz Filtr niestandardowy. W ten sposób możesz wyświetlić np. wyłącznie zadania o „wysokim” priorytecie.

możesz użyć kolorów, aby odróżnić od siebie poszczególne opcje listy rozwijanej. Na przykład, kolor czerwony może oznaczać „wysoki priorytet”.

Zatwierdzenia

Zatwierdzenia to opcja dostępna dla klientów planów Business i Enterprise. Jest to proces, który pozwala przyspieszyć cykl przepływu pracy. Osoba zatwierdzająca może wykonać jedno z trzech działań: zatwierdzić, zażądać zmian lub odrzucić prośbę o zatwierdzenie.

utwórz zatwierdzenie

Jak utworzyć zatwierdzenie:

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami w okienku zadania.
  2. Kliknij Oznacz jako zatwierdzenie.

Zapoznaj się również z instrukcjami, jak odpowiadać na prośby o zatwierdzanie i rozpoznawać prośby o zatwierdzenie.

Wyszukiwanie

Jeśli chcesz wyświetlić zadania z określonym polem z wielu różnych projektów, możesz to zrobić korzystając z wyszukiwania zaawansowanego. Na przykład, menedżer ds. marketingu treści może wyszukać zadania z ustawionym polem „Wersja robocza”, aby sprawdzić, nad iloma tekstami pracuje obecnie zespół.

Oszacowanie kosztu

Innym sposobem na wykorzystanie pól niestandardowych jest śledzenie próśb i zleceń oraz szacowanego czasu na ich realizację. Na przykład, zespół projektowy może utworzyć zadanie szablonu, na podstawie którego tworzone będą zlecenia projektowe. Może dodać do niego niestandardowe pole liczbowe, aby osoba przesyłająca prośbę lub zlecenie mogła określić przewidywany czas, jaki powinna zająć praca. Dzięki temu, projektanci będą mogli dokonać lepszej priorytetyzacji swojego czasu, a także sprawdzić swoje aktualne obłożenie, zanim podejmą się kolejnych zadań.

dodawanie liczb

Wybierz wiele zadań z polami liczbowymi, aby obliczyć ich sumę:

Po wybraniu wielu zadań z polami liczbowymi, na dole ekranu pojawi się następujące okienko, pokazujące liczbę wybranych zadań oraz wybrane pola numeryczne. Można z niego również:

  1. Przenosić zadania z sekcji do sekcji
  2. Edytować projekt lub sekcję
  3. Skopiować linki do zadań
  4. Usunąć zadania
  5. Kliknąć ikonę z trzema kropkami, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji.

Śledzenie informacji

Jeśli używasz Asany do śledzenia kandydatów lub monitorowania klientów, możesz użyć pola tekstowego, aby wprowadzić określone informacje, takie jak adres e-mail, numer telefonu, firma lub adres.

Używanie tagów a używanie pól niestandardowych

Tagi i pola niestandardowe umożliwiają kategoryzowanie, filtrowanie i dodawanie informacji w Asanie. Zasadniczo, pola niestandardowe najlepiej sprawdzają się do użytku w całej organizacji, podczas gdy tagi są bardziej nieformalne. Zalecamy korzystanie z pól niestandardowych, które są bardziej widoczne od tagów. W zależności od Twojego przepływu pracy, Twój zespół może korzystać z nich na różne sposoby, ale oto kilka przykładowych scenariuszy:

Użyj pól niestandardowych, jeśli:

  • Chcesz dodać określone dane do wszystkich zadań w projekcie
  • Chcesz dodać dodatkowy kontekst, aby pogrupować podobne zadania w celu ich łatwiejszego przeglądania, w sposób mniej formalny i bardziej ogólny niż w przypadku pól niestandardowych
  • Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
  • Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu będą wypełniać określone informacje w każdym zadaniu w projekcie
  • Chcesz sortować lub wyszukiwać informacje według określonych pól danych

Użyj tagów, jeśli:

  • Chcesz tagować elementy ad hoc, masz nieograniczone opcje lub nie wiesz, co musi zostać otagowane w momencie tworzenia
  • Chcesz widzieć tag na liście „Moje zadania”
  • Potrzebujesz otagować tylko kilka zadań w projekcie
  • Chcesz oznaczyć zadania szablonu

Korzystanie z pól niestandardowych w podzadaniach

Pamiętaj, że podzadania automatycznie nie dziedziczą powiązanych projektów, tagów ani osób odpowiedzialnych lub współpracowników powiązanych z zadaniami nadrzędnymi, mimo że nazwa projektu nadrzędnego może być widoczna u góry okienka szczegółów podzadania.

Aby dodać lub edytować pola niestandardowe w podzadaniu, musisz najpierw dodać podzadanie do odpowiedniego projektu poprzez kliknięcie szczegółów podzadania (dymek po prawej stronie podzadania) i użycie kombinacji Tab+P, aby otworzyć pole projektu, lub poprzez przejście do listy rozwijanej w prawym górnym rogu i wybór opcji „Dodaj do projektu”. Podzadanie będzie wtedy pobierało z projektu informacje wymagane do uzupełnienia pól niestandardowych.

Śledzenie linków do adresów URL przy użyciu pól niestandardowych

Możesz także użyć pól niestandardowych do śledzenia linków, jeśli wybierzesz pole tekstowe. Dodając link do pola tekstowego, możesz uzyskać do niego dostęp bezpośrednio z okienka zadania. Po kliknięciu na link w polu niestandardowym, strona otworzy się w nowym oknie lub zakładce.

pola z linkiem

Aby śledzić linki do adresów URL za pomocą pól tekstowych:

  1. Wprowadź adres URL w polu tekstowym.
  2. Kliknij ikonę Odwiedź link bezpośrednio z okienka głównego lub okienka zadania po prawej stronie.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com