Precyzyjnie formułuj cele dzięki funkcji Cele w Asanie
Dobrze sformułowane, zrozumiałe cele sprawiają, że zespołowi łatwo jest je śledzić.
Jeśli dopiero zaczynasz śledzić cele lub szukasz wskazówek, które pomogą Twojemu zespołowi w efektywnym wyznaczaniu celów, czytaj dalej.
Oto trzy wyznaczniki dobrze sformułowanych celów:
1. Czytelna intencja
Cele zwykle dzielą się na dwie kategorie w zależności od intencji: inspirujące lub mierzalne.
Inspirujące cele opisują śmiały, ambitny wynik końcowy i powinny reprezentować postęp w realizacji misji firmy.
Na przykład jeśli misją firmy jest „bycie najpopularniejszą marką lodów wegańskich na świecie”, inspirującym celem może być „bycie marką lodów numer jeden w mediach społecznościowych w tym roku”.
Inspirujące cele nie są jednoznaczne z misjami ani ze strategiami – powinny opisywać wynik, który jest możliwy do osiągnięcia w określonych ramach czasowych. Dzięki nim Twoje zespoły podążają w tym samym kierunku i wyznaczają konkretne cele, aby osiągnąć określony wynik. A te konkretne cele to właśnie ta druga kategoria.
Jeśli znasz pojęcie „OKR-y” (cele i kluczowe rezultaty), to właśnie ten pierwszy element pełni funkcję inspirującą.
Mierzalne cele to natomiast konkretne cele do osiągnięcia, na przykład „stanie się popularnym tematem na Twitterze każdego miesiąca w tym roku”.
Krótko mówiąc, inspirujące cele wyznaczają wynik końcowy, a mierzalne cele wskazują, jak go osiągnąć.
Sformułuj mierzalne cele powiązane z inspirującym celem. Gdy osiągniesz wszystkie swoje mierzalne cele, automatycznie osiągniesz również swój inspirujący cel.
Jeśli znasz pojęcie „OKR-y” (cele i kluczowe rezultaty), to ten drugi element pełni funkcję mierzalną.
Mierzalne cele powinny zawsze wspierać cele inspirujące. Jeśli nie połączysz mierzalnego celu z celem „bycie marką lodów numer jeden w mediach społecznościowych w tym roku”, trudno będzie stwierdzić, czy został on osiągnięty.
Zachęcaj swoje zespoły do refleksji, czy ich cel jest inspirujący, czy mierzalny.
2. Precyzyjne zdefiniowane dążenie
Precyzyjnie zdefiniowane dążenie jest podstawą dobrze sformułowanego celu. Składa się ono z dwóch elementów: opisu celu i kryteriów oceny jego realizacji.
Opis celu
Opis powinien odpowiadać na następujące pytania:
- Dlaczego wyznaczamy ten cel?
- Co chcemy osiągnąć?
W przypadkach, gdy nie ma jasnych kryteriów oceny realizacji celu, opis celu może odpowiadać na pytanie: „Co oznacza pomyślna realizacja?”.
Kryteria oceny
W Asanie cele można klasyfikować jako osiągnięte, częściowo osiągnięte lub nieosiągnięte, dlatego ważne jest, aby zdefiniować kryteria ich oceny.
W przypadku inspirujących celów kryteria oceny są powiązane z mierzalnymi celami podrzędnymi, które je wspierają. Istnieją różne kryteria oceny inspirujących celów:
- Osiągnięty: „osiągnięto 5 z 5 celów podrzędnych”.
- Osiągnięty częściowo: „osiągnięto co najmniej 3 cele podrzędne” lub „osiągnięto cele podrzędne X, Y i Z”.
- Nieosiągnięty: „osiągnięto mniej niż 3 cele podrzędne”.
Asana może automatycznie obliczyć odsetek realizacji celu nadrzędnego na podstawie odsetka realizacji celów podrzędnych. Dowiedz się więcej o automatycznym zestawieniu postępu.
Każdy cel powinien mieć od 3 do 5 celów podrzędnych, a maksymalnie 10, gdyż w przeciwnym razie związek między każdym celem podrzędnym a jego celem nadrzędnym może być mylący.
W przypadku mierzalnych celów poziom ich realizacji musi być możliwy do zdefiniowania oraz powinno się dać łatwo stwierdzić, czy dany cel został osiągnięty, czy też nie.
Oto kilka przykładów:
- Skala binarna (tak/nie): „Przeprowadziliśmy ankietę w całej firmie”.
- Odsetek: „Zwiększyliśmy bazę klientów o 120%”.
- Liczba: „Stworzyliśmy i uruchomiliśmy 12 nowych kursów”.
- Kwota: „Osiągnęliśmy roczne przychody na poziomie 100 mln dolarów”.
Można również połączyć wskaźniki z kryteriami oceny, na przykład:
- Osiągnięty: „Osiągnęliśmy roczne przychody na poziomie 100 mln dolarów”.
- Osiągnięty częściowo: „Osiągnęliśmy roczne przychody na poziomie 80 mln dolarów”.
- Nieosiągnięty: „Osiągnęliśmy roczne przychody poniżej 80 mln dolarów”.
W przypadkach, gdy pomyślna realizacja celu jest powiązana z osiągnięciem kamieni milowych czy celów lub ukończeniem projektów, Asana może automatycznie aktualizować postępy w realizacji celu na ich podstawie. W przeciwnym razie można zdefiniować metryki, które będą aktualizowane ręcznie.
3. Szczegółowość
Dokładnie opisz swoje cele, aby wyeliminować niejasności i skoordynować działania zespołu. Oto co należy uwzględnić:
Co
- Nadaj celowi jasną i zwięzłą nazwę, która oddaje jego istotę.
- Cele powinny być ambitne i stanowić wyzwanie, ale również być osiągalne. Należy też opracować jasny plan ich osiągnięcia.
- Jeśli jest to możliwe, uwzględnij szczegóły planu, np. kamienie milowe celu nadrzędnego.
Kto
Osoby odpowiedzialne:
- Przypisz cele do odpowiednich osób. Asana umożliwia przypisanie celu jednej osobie, co zwiększa poczucie odpowiedzialności. Właściciele mogą zobaczyć przypisane im cele w zakładce „Moje cele”.
- Jeśli jest to możliwe, przypisz zespołowi odpowiedzialnemu cele inne niż ogólnofirmowe. Zespoły w Asanie mogą być określonymi zespołami lub większymi grupami, takimi jak dział, funkcja, region lub zespół międzyfunkcyjny. Członkowie zespołu mogą przeglądać cele przypisane do zespołu w zakładce „Cele zespołowe”.
Interesarusze:
- W przypadkach, gdy w realizację celu zaangażowanych jest więcej osób, można je dodać jako jego członków.
- Jeśli kilku interesariuszy ma jasno określone role w obrębie danego celu, warto uwzględnić je w opisie celu (np. w formie macierzy RACI opisującej poszczególne obowiązki).
Kiedy
- Pamiętaj też, aby nadać celowi ramy czasowe, w których ma on zostać osiągnięty, np. „I kw.”.
- Ramy czasowe są niezbędne do określenia, kiedy cel powinien zostać oceniony.
- Jeśli Twój cel jest powiązany z konkretną datą, dodaj do niego niestandardową datę wykonania. Asana wyśle właścicielowi celu przypomnienie o zamknięciu celu na tydzień przed niestandardową datą wykonania.
Jak
- Połącz cele, które bezpośrednio przyczyniają się do osiągnięcia celu nadrzędnego, dodając je jako cele podrzędne.
- Dodaj pracę, która przyczynia się do realizacji celu:
- Projekty, które przyczyniają się bezpośrednio do postępów w realizacji celu można dodać za pomocą automatycznych zestawień postępu.
- Powiązane projekty i portfolio można dodać jako materiały referencyjne w sekcji Materiały referencyjne danego celu.
Precyzyjne formułowanie celów nie musi być trudne. Wyznaczenie czytelnych intencji dla Twojego celu pomoże Ci określić planowane wyniki i kryteria oceny jego realizacji. Ważne jest, aby ustalić sposób oceny postępów w realizacji celu.
Pamiętaj, aby wyznaczyć dokładny sposób i termin osiągnięcia celu, a także osoby odpowiedzialne oraz zapewnić interesariuszom jasność odnoście tego, w jaki sposób ich praca przyczynia się do postępów w realizacji celu.
