Proces śledzenia celów z Celami w Asanie
- Przejdź do
- Kierowanie procesami związanymi z celami w Twojej organizacji
- Przygotowanie wersji roboczej
- Finalizacja
- Realizacja
- Ocena
- Więcej zasobów dotyczących Celów w Asanie
Do Twoich obowiązków należy kierowanie procesem zarządzania celami w Twojej organizacji za pomocą Celów w Asanie. Jak jednak wygląda to w rzeczywistości? Czytaj dalej, aby poznać praktyczne przykłady działań związanych z celami.
Kierowanie procesami związanymi z celami w Twojej organizacji
Proces zarządzania celami składa się z czterech różnych faz: przygotowanie wersji roboczej, finalizacja, realizacja i ocena. Podczas ostatniego kwartału roku ma miejsce planowanie celów rocznych. Wtedy też przygotowywane i zatwierdzane są wszystkie cele na kolejny rok.
Oprócz opisanego tutaj procesu na cały rok, można również tworzyć dodatkowe cele krótkoterminowe, planowane co kwartał lub co pół roku, przyczyniające się do realizacji celów rocznych.
W Asanie planujemy cele raz na rok oraz co pół roku. Dzięki temu, udaje nam się osiągnąć równowagę pomiędzy strategią a realizacją.
Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu etapowi oraz towarzyszącej mu osi czasu.
Przygotowanie wersji roboczej
Celem tej fazy jest przygotowanie celów firmowych oraz zespołowych do przeglądu i finalizacji.
Ta faza rozpoczyna się w ostatnim kwartale roku i obejmuje dwa kamienie milowe. Najpierw zespół kierowniczy przygotowuje wersję roboczą ogólnych celów firmowych w oparciu o misję organizacji. Następnie, na podstawie celów firmowych, poszczególne zespoły opracowują wersje robocze własnych celów.
Kamień milowy: przygotowanie wersji roboczej ogolnych celów firmowych
Kiedy
Wersję roboczą ogólnych celów firmy należy przygotować na tyle wcześnie, aby poszczególne zespoły mogły wykorzystać je podczas pracy nad własnymi celami oraz uzyskać ich zatwierdzenie przed zakończeniem roku. Praca nad wersją roboczą celów firmy może zająć do dwóch miesięcy.
Jeśli planujesz cele dla jednego zespołu, możesz pominąć tę fazę i utworzyć cele na podstawie priorytetów lub misji firmy.
Jak wygląda to w praktyce
Kiedy gotowa jest wersja robocza ogólnych celów firmy, należy udostępnić ją wszystkim członkom organizacji, aby zespoły mogły przygotować własne cele, przyczyniające się do realizacji celów ogólnych.
Kamień milowy: przygotowanie wersji roboczej celów zespołowych
Kiedy
Cele zespołowe należy ukończyć z wystarczającym wyprzedzeniem, aby udało się je zatwierdzić przed końcem roku. W zależności od rozmiaru firmy, ta faza może zająć od dwóch tygodni (w przypadku małych przedsiębiorstw) do miesiąca (jeśli organizacja jest większa).
Jeśli przygotowujesz cele dla jednego zespołu proces ten może zająć tydzień.
Jak wygląda to w praktyce
- Zespół kierowniczy używa celów, aby podzielić się z resztą organizacji strategią na dany rok. Do każdego z nich należy dodać opis tego, czym jest dany cel i dlaczego jest on ważny. Dzięki temu zespoły będą mogły znaleźć sposób, aby przyczynić się do jego realizacji.
- Cele zespołowe, przygotowane przez lidera każdego zespołu, przyczyniają się do realizacji ogólnych celów firmy. Powinny one zostać napisane z uwzględnieniem najlepszych praktyk w tworzeniu celów.
- Pracownicy indywidualni oraz całe zespoły również mogą dzielić się swoimi pomysłami i tworzyć cele zgodne ze strategią firmy. Podejście oddolne w połączeniu z systemem kaskadowym zachęca zespoły do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań i zwiększa ich zaangażowanie.
Podejście odgórne, zgodnie z którym wszystkie cele zespołowe muszą przyczyniać się do realizacji jednego z celów firmy, umożliwia skoordynowanie działań. Z drugiej strony, podejście oddolne zachęca zespoły do wyznaczania innowacyjnych celów, nawet jeśli nie przyczyniają się one do realizacji wyznaczonych wcześniej założeń firmy.
Organizacje powinny starać się łączyć ze sobą oba te podejścia w zależności od bieżących priorytetów.
Finalizacja
Celem tej fazy jest uzyskanie zatwierdzenia celów firmowych oraz zespołowych przez interesariuszy.
Kiedy
Wszystkie cele powinny zostać sfinalizowane i zatwierdzone do końca roku. W mniejszych organizacjach finalizacja może zająć od jednego do dwóch tygodni, natomiast w większych – od trzech do czterech.
Jak wygląda to w praktyce
Właściciele celów firmowych powinni przejrzeć i sfinalizować cele z zespołem kierowniczym. Właściciele celów zespołowych natomiast, przeglądają i zatwierdzają cele ze swoimi menedżerami i innymi interesariuszami. Zatwierdzenia w Asanie to idealne narzędzie do wykorzystania podczas tej fazy.
Podczas tej fazy zespół kierowniczy przegląda cele zespołowe, aby rozważyć pomysły zasugerowane przez zespoły i ewentualnie utworzyć na ich podstawie cele firmowe.
Realizacja
W tej fazie, zespoły realizują działania w celu osiągnięcia celów. Właściciele celów udostępniają ich status interesariuszom. Aktualizacje statusu są niezbędne, aby wcześnie wykryć ryzyko. W przypadku jego wystąpienia można dostosować cel lub uzyskać więcej zasobów, które pozwolą go osiągnąć.
Kiedy
Do najlepszych praktyk należy określenie oficjalnych kamieni milowych, dzięki którym cel zostanie doprecyzowany, a jego status stanie się jasny. Kamieni milowych można używać jako argumentów w trakcie dyskusji z interesariuszami w razie, gdyby cel należało zmienić w odpowiedzi na wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności lub jeśli wymagane są dodatkowe zasoby, aby zapewnić jego terminową realizację.
W zależności od rodzaju celu może to mieć miejsce co miesiąc, co kwartał lub co pół roku. Podczas przeglądu cele można zaktualizować lub dopracować, uwzględniając przy tym nowe informacje, które pojawią się podczas realizacji.
Aktualizacje statusu dobrze jest publikować z następującą częstotliwością:
- Cele roczne: aktualizacje statusu co najmniej co kwartał.
- Cele półroczne: aktualizacje co kwartał lub co miesiąc.
- Cele kwartalne: aktualizacje co najmniej raz w miesiącu.
Aktualizacje statusu powinny zawierać następujące informacje:
- Status celu („na czas”, „zagrożony”, „opóźniony”) wraz z wyjaśnieniem.
- Kluczowe osiągnięcia przyczyniające się do realizacji celu.
- Kolejne kroki.
Postępy celu w Asanie można udostępniać interesariuszom za pomocą aktualizacji statusu. Właściciele celu mogą ustawić cykliczne powiadomienia o aktualizacji celu z żądaną częstotliwością (tygodniową, miesięczną itp.). Dowiedz się więcej o aktualizacjach statusu.
Ocena
Celem tej fazy jest dokonanie oceny kryteriów sukcesu celu, określonych na etapie zatwierdzenia. Cel zostaje zamknięty i oceniony jako „osiągnięty”, „częściowo osiągnięty”, „nieosiągnięty” lub „porzucony”. Dowiedz się więcej o tworzeniu kryteriów oceny celów.
Kiedy
Oceny można dokonać w dowolnym momencie po ukończeniu celu. Przykładowo, jeśli Twoim celem jest uruchomienie kampanii do końca lutego, cel ten należy ocenić w momencie ukończenia. W ramach procesu zarządzania celami, do najlepszych praktyk należy wyznaczenie kamieni milowych na przestrzeni danego roku, dzięki którym można oficjalnie ocenić cele. Zazwyczaj ma to miejsce co najmniej dwa razy: po pół roku oraz pod koniec roku. Organizacje, które wyznaczają cele kwartalne, powinny tworzyć również kwartalne kamienie milowe do ich oceny.
Jak wygląda to w praktyce
W Asanie oceny dokonuje się za pomocą aktualizacji statusu. W tym celu należy zmienić status celu na „osiągnięty”, „częściowo osiągnięty”, „nieosiągnięty” lub „porzucony” w zależności od kryteriów oceny wyznaczonych w fazie zatwierdzenia. W aktualizacji uwzględnij również informacje dotyczące wpływu celu, odchylenia od pierwotnego planu lub powody, dla których cel nie został zrealizowany.
Na tym etapie należy również poświęcić chwilę na wyciągnięcie wniosków z wyznaczonych sobie celów oraz sposobu ich realizacji, aby udoskonalić proces w kolejnym roku.
Czy masz jakieś pytania? Skontaktuj się z nami za pośrednictwem swojego menedżera ds. sukcesu klienta lub przejrzyj forum społecznościowe Asany!
