Podstawowe informacje o zadaniach

Czym są zadania?

Zadania reprezentują wykonalne kroki lub działania do wykonania i służą temu, aby jasno określić, kto, co i na kiedy musi wykonać. Mogą one jednak reprezentować również pomysły lub materiały referencyjne. Jeśli weszło Ci w nawyk wysyłanie maili za każdym razem, gdy potrzebujesz pomocy współpracownika, spróbuj przypisać mu zadanie.

Załóżmy, że Twoim zadaniem jest stworzenie animacji do nadchodzącej kampanii, a inny członek zespołu jest odpowiedzialny za produkcję. Oba zadania można śledzić za pomocą projektu zarządzania kampanią.

Zadania przechowują wszystkie pliki, komentarze oraz powiązane z nimi instrukcje, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne (i znajdują się w jednym miejscu). Zadania przeważnie stanowią część projektu, więc łatwo je znaleźć i są one widoczne dla członków Twojego zespołu.

Jak tworzyć zadania

GIF prezentujący tworzenie zadania w Asanie

Istnieją trzy główne sposoby tworzenia zadań w Asanie:

  1. Za pomocą pomarańczowego przycisku Szybkie dodawanie, znajdującego się na górnym pasku.
  2. Za pomocą przycisku Dodaj zadanie w projekcie.
  3. Poprzez kliknięcie dowolnej listy zadań, wciśnięcie przycisku Enter i wpisanie tekstu.

możesz również tworzyć zadania z wiadomości e-mail lub wiadomości w aplikacji Slack. Asana integruje się z wiodącymi narzędziami, aby oszczędzać Twój czas i ułatwiać Ci zarządzanie zadaniami.

Osoba odpowiedzialna za zadanie

Każde zadanie może mieć tylko jedną osobę odpowiedzialną, a jednocześnie może mieć wielu współpracowników.

Zarówno osoba odpowiedzialna, jak i współpracownicy mogą wyświetlać zadanie oraz edytować je w zależności od ustawień uprawień zadania.

Pole osoby odpowiedzialnej określa osobę, która ma wykonać zadanie.

każde zadanie przypisane danej osobie będzie widoczne na jej liście Moje zadania.

Współpracownicy zadania otrzymają powiadomienia, gdy zostanie ono zaktualizowane.

twórca zadania i osoba odpowiedzialna są automatycznie dodawani jako współpracownicy zadania.

Aby przypisać zadanie:

  1. Kliknij pole Osoba odpowiedzialna w okienku szczegółów zadania.
  2. Zacznij wpisywać imię i nazwisko osoby lub adres e-mail.
  3. Wybierz osobę z wyników autouzupełniania.

naciśnij klawisze Tab + M, aby przypisać zadanie do siebie.

Aby anulować przypisanie zadania:

Przejdź do pola Osoba odpowiedzialna i kliknij ikonę X, która pojawi się na ekranie.

Przypisz zduplikowane zadania

Jeśli chcesz utworzyć to samo zadanie dla wielu osób, możesz łatwo przypisać je do tych osób lub do całego zespołu w swojej organizacji.

Aby przypisać wiele kopii zadania:

  1. Kliknij pole Osoba odpowiedzialna w okienku szczegółów zadania.
  2. Wybierz Przypisz zduplikowane zadania z menu rozwijanego.
  3. Wybierz z listy osoby, do których chcesz przypisać duplikat zadania.
  4. Kliknij Przypisz duplikat.

Zobaczysz powiadomienie na ekranie o treści Pomyślnie zduplikowano x.

przypisanie kopii zadania nie spowoduje przypisania oryginalnego zadania do wielu osób; tworzy ono wiele kopii tego zadania i przypisuje je do każdej osoby.

Współpracownicy zadania

Zostań współpracownikiem zadania, aby otrzymywać informacje o następujących zmianach w nim:

  • Dodano załącznik do zadania
  • Opublikowano nowy komentarz w zadaniu
  • ktoś polubił zadanie,
  • Oznaczono zadanie jako ukończone

Aby dodać współpracownika do zadania:

Kliknij przycisk + obok pozycji Współpracownicy, aby dodać lub usunąć współpracowników.

Współpracownicy otrzymają powiadomienia w swojej Skrzynce odbiorczej, a także mogą je odebrać na maila, w zależności od ich ustawień.

Jeśli otrzymujesz powiadomienia dotyczące zadania, które Cię nie interesuje, możesz usunąć się z grona współpracowników.

Aby opuścić zadanie:

Kliknij przycisk Opuść zadanie.

Jak usunąć współpracownika:

Z tego miejsca możesz:

  1. Usunąć współpracownika najeżdżając kursorem myszy na jego imię i nazwisko oraz klikając ikonę X.
  2. Dodać współpracownika wpisując jego imię i nazwisko lub adres e-mail oraz wybierając go z wyników autouzupełniania.

kiedy @wspomnisz inne osoby w opisie zadania lub w komentarzach, zostaną one automatycznie dodane do zadania jako jego współpracownicy.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące zadań

Poniższe wskazówki podpowiedzą Ci, jak utworzyć dobre zadanie i odpowiadać na zadanie przypisane Ci przez innych użytkowników.

Jak utworzyć dobre zadanie

  1. Staraj się nadawać zadaniom czytelne i oparte na konkretnych działaniach nazwy. Na przykład, zamiast nazywać zadanie „Wpis na bloga”, możesz użyć nazwy „Stworzyć pierwszą wersję roboczą wpisu na bloga”.
  2. Przypisz zadanie sobie lub członkowi swojego zespołu. Każde zadanie może być przypisane do jednej osoby, co pozwala uniknąć nieporozumień co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie.
  • Możesz podzielić zadanie na podzadania, jeśli jego realizacja wymaga udziału kilku osób.
  1. Ustaw datę rozpoczęcia oraz wykonania, aby Twoi współpracownicy mieli jasność, kiedy powinni rozpocząć i zakończyć pracę. Członkowie zespołu mogą dzięki temu łatwiej oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania i wiedzieć, na kiedy należy je wykonać.
  2. W polu opisu zadania podaj więcej szczegółów, instrukcje lub kontekst, aby przypisana do niego osoba miała wszystkie informacje, jakich potrzebuje do rozpoczęcia i wykonania zadania. Możesz wspomnieć członka zespołu lub projekt, sformatować opis zadania za pomocą tekstu sformatowanego oraz dodać media z serwisów, takich jak YouTube lub Figma, które pojawią się jako interaktywny podgląd w opisie zadania.
  3. Dołącz wszystkie potrzebne pliki. Asana integruje się z Dyskiem Google, Dropbox, OneDrive i Box, dzięki czemu możesz w łatwy sposób dołączyć pliki z narzędzi z, których już korzystasz.
  4. Niektóre zadania mogą być uzależnione od wykonania innych. Ustaw zależności pomiędzy zadaniami, aby mieć pewność, że zadania są realizowane w odpowiedniej kolejności i we właściwym czasie.
  5. Wreszcie, dodaj współpracowników do zadania (działa to na podobnej zasadzie, jak umieszczanie ich w polu „DW” w wiadomości e-mail). Wówczas będą oni otrzymywać powiadomienia o aktywności w tym zadaniu. W każdej chwili możesz dodać lub usunąć współpracowników.
  6. Po ukończeniu zadania, kliknij symbol znacznika wyboru obok nazwy zadania. Opublikuj komentarz, aby członkowie zespołu mogli dowiedzieć się, co udało Ci się osiągnąć.

możesz również tworzyć kamienie milowe, które będą reprezentować główne cele projektu, np. osiągnięcie docelowego poziomu przychodów czy duże zadania, które blokują przejście do kolejnego etapu (takie jak potwierdzenie miejsca wydarzenia).

Projekt, zadanie czy podzadanie?

To pytanie zadaje sobie wielu naszych klientów. Odpowiedź zależy zazwyczaj od celu, który chcesz osiągnąć i w jaki sposób chcesz wyświetlać informacje. Przejrzyj poniższe informacje oraz zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, które pomogą Ci wybrać sposób odpowiedni dla Ciebie.

OBRAZ prezentujący hierarchię w Asanie – od organizacji przez zespół, aż do projektu, zadania i podzadania wraz z przykładami każdego z nich

Utwórz projekt...Utwórz zadanie...Utwórz podzadanie...Przykłady
Poziom wysiłkuDane przedsięwzięcie wymaga współpracy grupy interesariuszy w dłuższym okresie czasu lub potrzebujesz jednego, centralnego miejsca do śledzenia pracy.Chcesz zarządzać pojedynczym działaniem, które może być wykonane przez jedną osobę w ciągu kilku minut lub dni roboczych.Wykonanie zadania wymaga zaangażowania kilku osób.Projekt: Kalendarz publikacji
Zadanie: Opublikować wpis na bloga
Podzadanie: Zebrać opinie klientów do wykorzystania na blogu
WidokiChcesz wyświetlać projekt i zawarte w nim zadania w różnych widokach (lista, tablica, oś czasu, kalendarz) oraz raportować jego postępy za pomocą portfolio i wykresów pulpitu nawigacyjnego.Chcesz wyświetlać pracę w widoku osi czasu, pulpitu nawigacyjnego lub obciążenia pracą (podzadania nie będą w nich widoczne).Nie zależy Ci na wyświetlaniu podzadań w widoku osi czasu, pulpitu nawigacyjnego ani obciążenia pracą. (W przeciwnym przypadku przekształć zadanie nadrzędne w projekt.)Projekt: Wprowadzenie produktu na rynek
Zadanie: Przeprowadzić badanie rynku
Podzadanie: Stworzyć podsumowanie badania dla zespołu marketingowego
ZłożonośćTo, co masz do wykonania obejmuje wiele kroków, etapów, interesariuszy lub poziomów.Chcesz komunikować się z określoną grupą interesariuszy na temat konkretnego działania (zamiast całego projektu).Próbujesz podzielić zadanie na mniejsze części. (Jeśli obejmuje ono więcej niż pięć podzadań przypisanych do różnych osób, upewnij się, czy nie jest ono przypadkiem projektem.)Projekt: Kampania noworoczna
Zadanie: Sfinalizować komunikację w ramach kampanii
Podzadanie: Przejrzeć komunikację w ramach kampanii

Odpowiadanie na zadania i współpraca nad nimi

Każdy może tworzyć i przypisywać zadania każdemu członkowi Twojego obszaru w Asanie. Jeszcze bardziej zwiększ skuteczność współpracy, korzystając z tych wskazówek:

  • Gdy ktoś przypisze Ci zadanie, możesz je polubić, aby potwierdzić, że możesz zająć się jego wykonaniem.
  • Jeśli zadanie powinno zostać przypisane do innej osoby, możesz ponownie je przypisać lub rozpocząć konwersację w komentarzach do zadania.
  • Podczas pracy korzystaj z komentarzy pod zadaniem, aby publikować aktualizacje, które umożliwiają współpracownikom udzielanie odpowiedzi i śledzenie postępów.
  • Jeśli komentarz zawiera kluczowe informacje lub zawiera ostateczne uzgodnienia, możesz przypiąć go na górze, aby łatwo wrócić do niego w przyszłości.
  • Jeśli chcesz zwrócić czyjąś uwagę na zadanie lub komentarz, skorzystaj z @wzmianki. Oznaczona osoba otrzyma powiadomienie i będzie mogła szybko przejść do tego zadania. @Wzmianka w zadaniu automatycznie dodaje daną osobę do jego współpracowników i wysyła jej powiadomienie na Skrzynkę odbiorczą.
  • Możesz również dodać @wspomnieć projekt, zadanie lub konwersację, aby połączyć ze sobą swoją pracę i mieć ją pod ręką.

Wpisz @ w komentarzu lub polu opisu, a następnie wpisz imię członka zespołu, aby go @wspomnieć

Więcej zasobów, które pomogą Ci opanować zadania

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej lub zależy Ci na bardziej zaawansowanych wskazówkach? Sprawdź te zasoby:

ZasobyLink
Lekcje AsanyOpanuj podstawy pracy z zadaniami w 5 minut
Filmik instruktażowy na temat zadańObejrzyj filmiki z serii „Jak używać Asany”
Kurs na żądanie poświęcony zarządzaniu zadaniamiZarejestruj się w Akademii Asany
Połącz się ze SpołecznościąWeź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com