Konstruktor przepływów pracy

Przegląd

Konstruktor przepływów pracy umożliwia płynną koordynację działań między zespołami poprzez automatyzację procesów i zapewnienie ciągłości pracy. Jest to wizualne narzędzie, dzięki któremu wdrożysz skuteczniejsze przepływy pracy, a także w jednym miejscu połączysz ze sobą zespoły, uporządkujesz działania i usprawnisz wykonywanie projektów. Przepływy pracy terminowo łączą odpowiednie osoby z właściwymi danymi, umożliwiając zespołom skupienie się na tym, co najważniejsze.

przepływ pracy

Tworzenie przepływu pracy

utwórz

Konstruktor przepływów pracy umożliwia wybór, w jaki sposób zadania będą dodawane do Twojego projektu. Możesz nie wybrać żadnego ze źródeł lub określić ich wiele.

  1. Przesłane formularze: utwórz formularz, który po przesłaniu zostanie przekształcony w zadanie.
  2. Szablon zadania: utwórz szablon, aby łatwo ustandaryzować zadania. Wybierz źródło, klikając menu rozwijane na karcie dotyczącej nowych źródeł. Każdy, kto ma dostęp do tego projektu, może również ręcznie dodawać zadania.

aby dowiedzieć się więcej na temat ustawiania formularzy jako źródła pozyskiwania zadań, zapoznaj się z artykułem dotyczącym tworzenia formuarzy. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu szablonów zadań, zapoznaj się z artykułem na ten temat.

Sekcje

Używaj sekcji, aby łatwiej monitorować dany przepływ pracy i sprawdzić, na jakim etapie się znajduje, np. „Gotowe”, „W toku” czy „Ukończono”. Karty w konstruktorze przepływów pracy zostaną zmapowane z sekcjami w widokach zadań (na przykład w widoku listy lub tablicy). Zalecamy utworzenie sekcji dla każdego kolejnego etapu projektu, na przykład „Sortowanie”, „W toku”, „Wymagane zatwierdzenie”, „Ukończone”, dzięki czemu każdy członek danego projektu będzie mógł szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się interesujące go zadanie.

sekcje

Tworzenie nowej sekcji

Kliknij przycisk +, aby dodać nową sekcję. Następnie możesz określić w niej reguły i przypisać do nich wyzwalacze. W jednej sekcji konieczne będzie utworzenie reguł dla dwóch automatycznych instancji:

Wyzwalacze: kiedy zadanie zostaje automatycznie przeniesione do tej sekcji lub jaka akcja wyzwala przeniesienie. Możesz wybrać jedną z opcji podanych na liście znajdującej się w prawym okienku. Na przykład: „kiedy zbliża się data wykonania → przenieś do Nadchodzące” lub „kiedy zadanie zostanie ukończone → przenieś do Ukończone”.

Akcje: należy również zdecydować, jakie działanie jest wykonywane automatycznie po przeniesieniu zadania do danej sekcji. Na przykład, czy chcesz dodać do niego współpracowników, przypisać je do konkretnej osoby, dodać komentarz itd. Możesz wybrać jedną z zalecanych przez nas opcji lub utworzyć regułę niestandardową, klikając przycisk „Więcej akcji”.

aby dowiedzieć się więcej na temat reguł w Asanie, zapoznaj się z naszym artykułem

Zarządzaj istniejącymi sekcjami

bieżące

Aby edytować nazwę sekcji, dodać do niej reguły lub ją usunąć, kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie tytułu sekcji.

Raportowanie na temat przepływów pracy

pulpit nawigacyjny

W widoku pulpitu nawigacyjnego możesz wyświetlić także metadane dotyczące sekcji projektu, na przykład, liczbę nieukończonych zadań w danej sekcji oraz monitorować zmiany.

Przeciąganie i upuszczanie

przeciąganie i upuszczanie

Przeciągaj i upuszczaj sekcje, aby ponownie uporządkować pracę lub przenosić zadania do kolejnych etapów. Członkowie projektu mogą w razie potrzeby zmieniać kolejność sekcji.

Panel dostosowywania

pulpit nawigacyjny

Dodawaj do całego przepływu pracy elementy za pomocą panelu dostosowywania znajdującego się po prawej stronie ekranu. Możesz dodać:

  1. Pola niestandardowe
  2. Globalne reguły, które odnoszą się do całego przepływu pracy, nie tylko jednej z sekcji
  3. Aplikacje (np. Slack czy Microsoft Teams)
  4. Formularze
  5. Szablony zadań

Aplikacje jako źródło pozyskiwania zadań w konstruktorze przepływów pracy

Dodaj zewnętrzne aplikacje, aby tworzyć zadania w Asanie.

dodawanie aplikacji

Aby dodać do swojego przepływu pracy aplikację jako źródło dodawania zadań:

  1. Kliknij Z innych aplikacji

lista aplikacji

Wybierz z tej listy aplikację, którą chcesz skonfigurować.

na liście nie pojawią się aplikacje, które są już ustawione jako źródło pozyskiwania zadań w projektach, ani aplikacje zablokowane przez administratora.

asana dla salesforce

Nastąpi przekierowanie na stronę aplikacji w celu dokończenia instalacji.

zakończ konfigurowanie aplikacji

Aby zakończyć instalację, postępuj zgodnie z poniższymi krokami w aplikacji zewnętrznej:

  1. Skonfiguruj integrację z Asaną w [Nazwa aplikacji].
  2. Używaj aplikacji, aby dodawać zadania do [projektu].

Po wykonaniu tych kroków aplikacja pojawi się w konstruktorze przepływów pracy.

dodano aplikację

Jeśli nie wykonasz poprzednich kroków pojawi się wiadomość o treści Dokończ konfigurację.

nieukończone

Możesz również dodawać aplikacje klikając przycisk Aplikacje w menu „Dostosuj”.

w tym miejscu pojawią się wszystkie aplikacje, które dodają nowe zadania do Asany, nawet jeżeli nie zostały ustawione jako źródła pozyskiwania zadań.

menu dostosuj

Wskaźnik czasu trwania etapu w przepływie pracy

Dzięki wskaźnikowi czasu trwania etapu możesz teraz łatwo raportować czas potrzebny do przejścia zadań przez etapy przepływu pracy. Pomaga on również identyfikować wąskie gardła i zapewnić przejrzystość odnośnie czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Jeśli zobaczysz, że zadania utknęły na określonym etapie, możesz odpowiednio dostosować swoje procesy.

Funkcja Raportowanie i sekcja Pulpity nawigacyjne umożliwiają wyświetlanie danych dotyczące wskaźników przepływu pracy w dwóch kategoriach: Czas w sekcji i Czas w polu niestandardowym.

Czas w sekcji

Jeśli Twój przepływ pracy wymaga, aby zadania przechodziły przez różne sekcje w ramach projektu w Asanie, raportowanie czasu w sekcji pomoże Ci określić, jak szybko zadania przechodzą przez sekcje przed ich ukończeniem.

wskaźniki dotyczące sekcji w przepływie pracy

Ten wykres pokazuje ile czasu zadania spędzają w każdej sekcji projektu. W tym przykładzie zadania spędziły 6 dni i 3 godziny w sekcji Planowanie. Możesz także filtrować dane według osoby odpowiedzialnej, daty wykonania itp.

Czas w polu niestandardowym

Niektóre przepływy pracy wykorzystują pola niestandardowe, aby wskazać, że zadanie jest gotowe do przejścia do nowego etapu realizacji. Raportowanie czasu w polu niestandardowym określa czas spędzony przez zadanie na danym etapie na podstawie wartości wybranego pola niestandardowego.

wskaźniki dotyczące pól niestandardowych w przepływie pracy

Dla przykładu, powyższy wykres przedstawia projekt, który zawiera pole niestandardowe o nazwie Etap realizacji.

wskaźniki dotyczące pól niestandardowych w przepływie pracy 2

W polu niestandardowym Etap realizacji skonfigurowano cztery możliwe wartości: Nierozpoczęte, W toku, Zablokowane i Ukończone. Wykres pokazuje łączny czas spędzony na zadaniach oznaczonych wartością pola niestandardowego Zablokowane.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com