Konstruktor przepływów pracy
- Przejdź do
- Przegląd
- Tworzenie przepływu pracy z konstruktorem przepływów pracy
- Sekcje
- Raportowanie
- Aplikacje jako źródło dodawania zadań w konstruktorze przepływów pracy
- Wskaźnik czasu trwania etapu w przepływie pracy
Przegląd
Konstruktor przepływów pracy umożliwia płynną koordynację działań między zespołami poprzez automatyzację procesów i zapewnienie ciągłości pracy. Jest to wizualne narzędzie, dzięki któremu wdrożysz skuteczniejsze przepływy pracy, a także w jednym miejscu połączysz ze sobą zespoły, uporządkujesz działania i usprawnisz wykonywanie projektów. Przepływy pracy terminowo łączą odpowiednie osoby z właściwymi danymi, umożliwiając zespołom skupienie się na tym, co najważniejsze.
Tworzenie przepływu pracy z konstruktorem przepływów pracy
Konstruktor przepływów pracy umożliwia wybór, w jaki sposób zadania będą dodawane do Twojego projektu. Możesz nie wybrać żadnego ze źródeł lub określić ich wiele.
Uwaga: każdy, kto ma dostęp do projektu, może również ręcznie dodawać zadania.
- Przesłane formularze: utwórz formularz, który po przesłaniu zostanie przekształcony w zadanie.
- Szablon zadania: utwórz szablon, aby łatwo ustandaryzować zadania.
- Z innych aplikacji: autoryzuj inną aplikację do dodawania zadań do tego projektu.
Wybierz źródło, klikając menu rozwijane na karcie dotyczącej nowych źródeł.
aby dowiedzieć się więcej na temat ustawiania formularzy jako źródła dodawania zadań, zapoznaj się z artykułem dotyczącym tworzenia formularzy. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu szablonów zadań, zapoznaj się z artykułem na ten temat.
Sekcje
Używaj sekcji, aby łatwiej monitorować dany przepływ pracy i sprawdzić, na jakim etapie się znajduje, np. Gotowe, W toku czy Ukończono. Karty w konstruktorze przepływów pracy zostaną zmapowane z sekcjami w widokach zadań (na przykład w widoku listy lub tablicy). Zalecamy utworzenie sekcji dla każdego kolejnego etapu projektu, na przykład Sortowanie, W toku, Wymagane zatwierdzenie, Ukończone dzięki czemu każdy członek danego projektu będzie mógł szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się interesujące go zadanie.
Tworzenie nowej sekcji
Kliknij przycisk +, aby dodać nową sekcję. Następnie możesz określić w niej reguły i przypisać do nich wyzwalacze. W jednej sekcji konieczne będzie utworzenie reguł dla dwóch automatycznych instancji:
Wyzwalacze: kiedy zadanie zostaje automatycznie przeniesione do tej sekcji lub jaka akcja wyzwala przeniesienie. Możesz wybrać jedną z opcji podanych na liście znajdującej się w prawym okienku. Na przykład: „Kiedy zbliża się data wykonania → przenieś do sekcji Nadchodzące” lub „Kiedy zadanie zostanie ukończone → przenieś do sekcji Ukończone”.
Akcje: należy również zdecydować, jakie działanie jest wykonywane automatycznie po przeniesieniu zadania do danej sekcji. Na przykład, czy chcesz dodać do niego współpracowników, przypisać je do konkretnej osoby, dodać komentarz itd. Możesz wybrać jedną z zalecanych przez nas opcji lub utworzyć regułę niestandardową, klikając przycisk Więcej akcji.
aby dowiedzieć się więcej na temat reguł w Asanie, zapoznaj się z naszym artykułem
Zarządzaj istniejącymi sekcjami
Aby edytować nazwę sekcji, dodać do niej reguły lub ją usunąć, kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie tytułu sekcji.
Raportowanie na temat przepływów pracy
W widoku Pulpit nawigacyjny możesz wyświetlić także metadane dotyczące sekcji projektu, na przykład, liczbę nieukończonych zadań w danej sekcji oraz monitorować zmiany.
Przeciąganie i upuszczanie
Przeciągaj i upuszczaj sekcje, aby ponownie uporządkować pracę lub przenosić zadania do kolejnych etapów. Członkowie projektu mogą w razie potrzeby zmieniać kolejność sekcji.
Panel dostosowywania
Dodawaj do całego przepływu pracy elementy za pomocą panelu Dostosuj znajdującego się po prawej stronie ekranu. Możesz dodać:
- Pola niestandardowe
- Globalne reguły, które odnoszą się do całego przepływu pracy, nie tylko jednej z sekcji
- Aplikacje (np. Slack czy Microsoft Teams)
- Formularze
- Szablony zadań
Aplikacje jako źródło dodawania zadań w konstruktorze przepływów pracy
Dodaj zewnętrzne aplikacje, aby tworzyć zadania w Asanie.
Aby dodać do swojego przepływu pracy aplikację jako źródło dodawania zadań:
- Kliknij Z innych aplikacji
Wybierz z tej listy aplikację, którą chcesz skonfigurować.
na liście nie pojawią się aplikacje, które są już ustawione jako źródło dodawania zadań w projektach, ani aplikacje zablokowane przez administratora.
Nastąpi przekierowanie na stronę aplikacji w celu dokończenia instalacji.
Aby zakończyć instalację, postępuj zgodnie z poniższymi krokami w aplikacji zewnętrznej:
- Skonfiguruj integrację z Asaną w [Nazwa aplikacji].
- Używaj aplikacji, aby dodawać zadania do [projektu].
Po wykonaniu tych kroków aplikacja pojawi się w konstruktorze przepływów pracy.
Jeśli nie wykonasz poprzednich kroków pojawi się wiadomość o treści Dokończ konfigurację.
Możesz również dodawać aplikacje klikając przycisk Aplikacje w menu Dostosuj.
w tym miejscu pojawią się wszystkie aplikacje, które dodają nowe zadania do Asany, nawet jeżeli nie zostały ustawione jako Źródła dodawania zadań.
Wskaźnik czasu trwania etapu w przepływie pracy
Dzięki wskaźnikowi Czas trwania etapu możesz teraz łatwo raportować czas potrzebny do przejścia zadań przez etapy przepływu pracy. Pomaga on również identyfikować wąskie gardła i zapewnić przejrzystość odnośnie czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Jeśli zobaczysz, że zadania utknęły na określonym etapie, możesz odpowiednio dostosować swoje procesy.
Funkcja Raportowanie i sekcja Pulpity nawigacyjne umożliwiają wyświetlanie danych dotyczące wskaźników przepływu pracy w dwóch kategoriach: Czas w sekcji i Czas w polu niestandardowym.
Czas w sekcji
Jeśli Twój przepływ pracy wymaga, aby zadania przechodziły przez różne sekcje w ramach projektu w Asanie, raportowanie Czasu w sekcji pomoże Ci określić, jak szybko zadania przechodzą przez sekcje przed ich ukończeniem.
Ten wykres pokazuje ile czasu zadania spędzają w każdej sekcji projektu. W tym przykładzie zadania spędziły 6 dni i 3 godziny w sekcji Planowanie. Możesz także filtrować dane według osoby odpowiedzialnej, daty wykonania itp.
Czas w polu niestandardowym
Niektóre przepływy pracy wykorzystują pola niestandardowe, aby wskazać, że zadanie jest gotowe do przejścia do nowego etapu realizacji. Raportowanie Czasu w polu niestandardowym określa czas spędzony przez zadanie na danym etapie na podstawie wartości wybranego pola niestandardowego.
Dla przykładu, powyższy wykres przedstawia projekt, który zawiera pole niestandardowe o nazwie Etap realizacji.
W polu niestandardowym Etap realizacji skonfigurowano cztery możliwe wartości: Nierozpoczęte, W toku, Zablokowane i Ukończone. Wykres pokazuje łączny czas spędzony na zadaniach oznaczonych wartością pola niestandardowego Zablokowane.
