Reguły w integracjach

Przegląd

Podobnie jak integracje, reguły stanowią ważny element wielu przepływów pracy. Teraz możesz używać reguł, aby zintegrować ulubione narzędzia Twojego zespołu i usprawnić waszą pracę. Ustaw konkretne wyzwalacze w swoich projektach w Asanie, a reguły zautomatyzują Twój przepływ pracy kiedy spełnione zostaną wybrane kryteria.

Przykładowo, reguły integracji Slack + Asana umożliwiają wysyłanie automatycznych wiadomości do członka zespołu lub kanału w aplikacji Slack na podstawie wybranego wyzwalacza, takiego jak ukończenie zadania.

Jak utworzyć regułę

Poniżej znajduje się przykład, jak utworzyć regułę w projekcie w Asanie, wybierając wyzwalacz, akcję i nazwę reguły.

aby dowiedzieć się więcej o regułach i ich wykorzystaniu do automatyzacji codziennej pracy, przejdź do artykułu o regułach w naszym Przewodniku.

Gmail

Wykorzystaj reguły, aby wysyłać wiadomość e-mail ze swojego konta Gmail do wybranego odbiorcy po spełnieniu określonych z góry parametrów. Wybierz spośród wielu wyzwalaczy, na przykład gdy zadanie nie jest już zablokowane lub zbliża się data wykonania, i pozwól regułom automatycznie wysyłać spersonalizowaną wiadomość e-mail.

Konfiguracja

1. W wybranym projekcie kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu i z listy wybierz Dodaj regułę.
2. W sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład Ukończono zatwierdzanie.
3. W zakładce Akcje wybierz Wyślij wiadomość e-mail.
4. Wpisz adres e-mail odbiorcy w polu Do.
5. Wpisz adres e-mail w polu Odpowiedz użytkownikowi.
6. Wpisz temat wiadomości w polu Temat.
7. Wpisz treść wiadomości w polu Napisz wiadomość.

W tym przykładzie po zatwierdzeniu zadania reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: z Twojego adresu e-mail zostanie wysłana wiadomość, a kopia zostanie automatycznie wysłana do Ciebie. Link do zadania zostanie dołączony do wiadomości.

Twilio

Zastosuj reguły wysyłania SMS-ów za pośrednictwem Twilio ze wstępnie skonfigurowanymi wyzwalaczami lub kombinacjami wyzwalaczy, aby usprawnić komunikację z klientami i współpracownikami.

Konfiguracja

1. W wybranym projekcie kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu i z listy wybierz Dodaj regułę.
2. W sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład zmianę wartości pola niestandardowego Priorytet na Wysoki.
3. W zakładce Akcje wybierz Wyślij SMS.
4. Wybierz „Połącz z Twilio”. Pojawi się monit o podanie identyfikatora SID konta w Twilio oraz tokenu uwierzytelniania. Aby znaleźć te informacje, zaloguj się do swojego konta w Twilio, wybierz Konto, a następnie Tokeny uwierzytelniania.
5. Po połączeniu konta wprowadź swój numer telefonu w Twilio.
6. Wpisz numer telefonu odbiorcy w polu Wyślij do.
7. Wpisz treść wiadomości w polu Napisz wiadomość.

W tym przykładzie, gdy wartość pola niestandardowego Priorytet zostanie ustawiona na Wysoki, reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: do wybranego odbiorcy zostanie wysłana wiadomość SMS.

PagerDuty

Skonfiguruj reguły, aby powiadomić zespół reagowania na incydenty za pośrednictwem PagerDuty, gdy pojawi się zadanie wymagające ich uwagi. W oparciu o wybrane wyzwalacze, integracja Asany z PagerDuty automatycznie tworzy incydent z kontekstem na podstawie zadania, niezależnie od pory dnia i nocy.

Konfiguracja

1. W wybranym projekcie kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu i z listy wybierz Dodaj regułę.
2. W sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład zmianę wartości pola niestandardowego Priorytet na Wysoki.
3. W zakładce Akcje wybierz Utwórz incydent.
4. Wpisz tytuł incydentu w polu Tytuł.
5. Wybierz usługę w polu Usługa.
6. Wybierz priorytet w polu Priorytet.
7. Wpisz Opis incydentu.

W tym przykładzie, gdy wartość pola niestandardowego Priorytet zostanie ustawiona na Wysoki, reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: utworzony zostanie incydent PagerDuty. Adres e-mail twórcy zadania i link do zadania zostaną automatycznie udostępnione w opisie incydentu.

Kalendarz Google

Dzięki regułom w Asanie zespoły mogą odejść od ręcznego umawiania spotkań na rzecz automatycznego tworzenia spotkań ze współpracownikami w projekcie, gdy zadanie osiągnie określony etap. Na przykład zespoły mogą korzystać z tej reguły, aby wyzwolić utworzenie wydarzenia w kalendarzu zespołu w przypadku, gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowane”. Zespoły mogą ją również wykorzystywać w przypadku zadań cyklicznych – np. tworząc cykliczne zadanie „Wyślij agendę spotkania”, co spowoduje rozesłanie zaproszenia na wydarzenie, gdy zadanie zostanie ukończone.

Konfiguracja

1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
2. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu, wybierz opcję Reguły, a następnie Dodaj regułę.
3. W lewej kolumnie wybierz Kalendarz Google.
4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z Kalendarzem Google.
7. Zaloguj się za pomocą swojego konta Google i kliknij Zezwól.
8. Wypełnij pola niezbędne do utworzenia wydarzenia w Kalendarzu Google.
9. Opcjonalnie możesz zaprosić współpracowników zadania jako gości wydarzenia.

Dropbox (już wkrótce)

Uprość udostępnianie i przechowywanie plików oraz współpracę, automatycznie przesyłając załączniki do zadań do określonych folderów w Dropbox. Zespoły mogą bezpiecznie i automatycznie przesyłać załączniki do zadań do Dropbox, by mieć je zawsze pod ręką, wybierając wyzwalacze, bez konieczności ręcznego przesyłania plików.

Zespoły mogą używać Asany na przykład, aby uzyskać zatwierdzenie, a później przesłać załącznik do danego zadania do określonego folderu w Dropbox, aby mieć pewność, że ostateczna wersja materiałów znajdzie się we właściwym miejscu.

Co należy wziąć pod uwagę, korzystając z tej integracji:

• Reguły, które wyzwalane są przez zadania zawierające więcej niż 10 załączników, spowodują przesłanie wyłącznie 10 najnowszych załączników.
• Nazwy przesyłanych plików tożsame z nazwami plików znajdujących się już w powiązanym folderze usługi Dropbox, zostaną automatycznie zmienione przed przesłaniem plików.

Konfiguracja

1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
2. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu, wybierz opcję Reguły, a następnie Dodaj regułę.
3. W lewej kolumnie wybierz Dropbox.
4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z Dropbox, i postępuj zgodnie z instrukcjami.
7. Dodaj adres URL folderu usługi Dropbox, który podany jest w aplikacji sieci Web.

Box

Używaj reguł w Asanie, aby zautomatyzować proces przesyłania materiałów do Box po wykonaniu konkretnych działań w Asanie. Zespoły mogą zaoszczędzić czas, ustawiając wyzwalacze, które automatycznie przeniosą załączniki z zadań w Asanie do Box.

Przykładowo, zespoły projektowe mogą utworzyć regułę, dzięki której, załącznik zostanie automatycznie przesłany do Box, po przeniesieniu zadania do sekcji „Materiały zatwierdzone”.

Co należy wziąć pod uwagę, korzystając z tej integracji:

• Reguły, które wyzwalane są przez zadania zawierające więcej niż 10 załączników, spowodują przesłanie wyłącznie 10 najnowszych załączników.
• Próba przesłania plików o nazwie tożsamej z nazwą plików znajdujących się już w folderze usługi Box spowoduje błąd w wykonaniu reguły. Aby temu zapobiec, zmień nazwę istniejącego pliku, edytuj i ponownie zapisz regułę, a następnie ponownie uruchom przesyłanie.

Konfiguracja

1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
2. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu, wybierz opcję Reguły, a następnie Dodaj regułę.
3. W lewej kolumnie wybierz Box.
4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z Box, i postępuj zgodnie z instrukcjami.
7. Dodaj adres URL folderu usługi Box, który podany jest w aplikacji sieci Web.

Microsoft OneDrive

Dzięki regułom zespoły mogą automatycznie przesyłać załączniki do zadań do określonego folderu w OneDrive, co usprawnia udostępnianie, przechowywanie i współpracę, redukując równocześnie liczbę czynności ręcznych.

Zespoły mogą używać Asany na przykład, aby uzyskać zatwierdzenie, a później przesłać załącznik do danego zadania do określonego folderu w OneDrive, aby mieć pewność, że ostateczna wersja materiałów znajdzie się we właściwym miejscu.

pamiętaj, że ta integracja działa z aplikacją OneDrive, a nie z aplikacją Sharepoint.

Co należy wziąć pod uwagę, korzystając z tej integracji:

• Reguły, które wyzwalane są przez zadania zawierające więcej niż 10 załączników, spowodują przesłanie wyłącznie 10 najnowszych załączników.
• Pliki przesłane do folderu usługi OneDrive, w którym istnieje już plik o tej samej nazwie, zastąpią istniejący plik. Jeżeli nie jest to Twoim zamiarem, upewnij się, się nazwy plików są odmienne.

Konfiguracja

1. Przejdź do projektu w Asanie, do którego chcesz dodać integrację reguł.
2. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu, wybierz opcję Reguły, a następnie Dodaj regułę.
3. W lewej kolumnie wybierz OneDrive.
4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową.
5. Jeśli tworzysz regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania.
6. Dokonaj uwierzytelnienia, klikając opcję Połącz z OneDrive, i postępuj zgodnie z instrukcjami.
7. Dodaj adres URL folderu usługi OneDrive, który podany jest w aplikacji sieci Web. Należy dodać również ścieżkę, którą można znaleźć w sekcji Więcej szczegółów w panelu „Informacje” w folderze OneDrive. Sekcja Moje pliki powinna zostać wykluczona ze ścieżki.