Reguły

Reguły są dostępne dla klientów korzystających z planów Asana Premium, Business oraz Enterprise. Niektóre funkcje w ramach reguł, w tym konstruktor reguł niestandardowych, reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz zmiany statusu zatwierdzenia i akcja dodawania komentarza, są dostępne wyłącznie dla klientów planów Business i Enterprise.

Reguły pozwalają usprawnić wykonywanie rutynowych zadań i ułatwiają tworzenie przepływów pracy. Aby reguła mogła zadziałać, potrzebny jest wyzwalacz aktywujący regułę oraz akcja, która zostanie automatycznie wykonana po jej wyzwoleniu. Na przykład, reguła może zostać utworzona w celu automatycznego przypisania zadania (akcja) po ustawieniu jego daty wykonania (wyzwalacz).

Zwiększ skuteczność procesów za pomocą reguł w Asanie. Dołącz do naszego webinaru na temat usprawnienia pracy i dowiedz się, jak to zrobić. Zarejestruj się teraz

reguła nie może wyzwalać innej reguły, ale możesz dodać akcje wielokrotne do jednego wyzwalacza w celu uzyskania podobnej funkcjonalności.

Tworzenie reguły

Istnieją dwa sposoby tworzenia reguł: poprzez wybór reguły z galerii reguł w projekcie lub utworzenie własnej reguły niestandardowej. Konstruktor reguł niestandardowych jest dostępny dla wszystkich klientów planów Business i Enterprise.

reguły będą uruchamiane tylko dla pierwszego poziomu podzadań, co oznacza, że zadania nie będą uruchamiane dla podzadań drugiego i trzeciego poziomu ani kolejnych.

Edytowanie reguły

Możesz w dowolnym momencie edytować swoje reguły. Aby to zrobić, przejdź do projektu i wybierz regułę, którą chcesz zaktualizować.

Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka obok wybranej reguły na pasku bocznym.

Wstrzymywanie reguły

Możesz wstrzymać regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym.

Usuwanie reguły

Możesz usunąć regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym, a następnie klikając przycisk Usuń.

Reguły oparte na sekcjach

W przypadku użytkowników planów Premium, Business i Enterprise, ikona reguł będzie widoczna w sekcjach (w widoku listy i tablicy) zawierających reguły. Po wyzwoleniu reguły, ikona zostanie animowana. Kliknięcie ikony spowoduje otwarcie menu „Reguły” dla tej sekcji, umożliwiając użytkownikom dodanie nowych reguł lub edycję istniejących.

Możesz edytować regułę, klikając ikonę ołówka, która pojawi się po najechaniu na nią kursorem.

Kombinacje wyzwalaczy i akcje wielokrotne

Reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz Zmiana statusu zatwierdzenia i akcja Dodaj komentarz są dostępne tylko dla klientów planów Business i Enterprise.

Możesz także użyć kombinacji wyzwalaczy i/lub logiki warunkowej oraz akcji wielokrotnych do zautomatyzowania rutynowych zadań, aby Twój zespół nie musiał zaprzątać sobie nimi głowy.

Dodatkowe wyzwalacze i akcje

Wyzwalacz „Zbliża się termin wykonania”

Klienci planów Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową w oknie „Reguły” i wybrać opcję Zbliża się termin wykonania z listy wyzwalaczy. Możesz wybrać jedną z kilku gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.

Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni przed datą wykonania powinna zostać wywołana reguła.

Wyzwalacz „Zadanie jest zaległe”

Klienci planów Enterprise i Business mogą użyć wyzwalacza Zadanie jest zaległe przy tworzeniu reguły niestandardowej. Możesz wybrać jedną z gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.

Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni po upływie terminu wykonania zadania powinna zostać wywołana reguła.

jeśli podczas konfigurowania wyzwalacza wybierzesz dni lub tygodnie, będzie on ignorował czas wykonania i uruchamiał się tylko na podstawie terminów. Jeśli jednak wybierzesz minuty lub godziny, czas wykonania będzie brany pod uwagę.

Kilka uwag na temat wyzwalaczy „Zbliża się termin wykonania” i „Zadanie jest zaległe”

• Wyzwalacze te są uruchamiane w momencie, gdy nadejdzie termin wykonania zadania lub stanie się ono zaległe; nie są uruchamiane dlatego, że termin jego wykonania już nadszedł lub jest ono zaległe.
• Żaden z tych wyzwalaczy nie jest uruchamiany z mocą wsteczną. Będą one uruchamiane wyłącznie dla tych zdarzeń, które będą miały miejsce po utworzeniu reguły.
• Wyzwalacze te będą uruchamiać się wyłącznie w przypadku nieukończonych zadań.
• Reguły skonfigurowane z dokładnością co do dnia lub tygodnia mogą nie zostać wyzwolone dokładnie o północy. Będą one wyzwalane między godziną 0.00 a 1.00 w nocy.

Utwórz akcję zadania

W ramach subskrypcji Enterprise lub Business możesz używać reguł do automatycznego tworzenia zadań, kamieni milowych oraz zatwierdzeń w projekcie. Wybierz wyzwalacz lub połączenie wyzwalaczy, a Asana utworzy zadanie po uruchomieniu reguły. Możesz wybrać wstępnie nazwę zadania, osobę odpowiedzialną, względną datę wykonania i inne elementy.

Aby utworzyć zadanie na podstawie reguły:

1. Przejdź do Dostosuj w prawym górnym rogu projektu.
2. Kliknij +Dodaj regułę, a następnie Utwórz regułę niestandardową.
3. Wybierz wyzwalacz lub połączenie wyzwalaczy.
4. Po wybraniu wyzwalacza kliknij zakładkę Akcje.
5. W obszarze Utwórz nowe wybierz Zadanie.

Utwórz akcję podzadania

Klienci planów Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową za pomocą okna dialogowego „Reguły” i wybrać z listy akcji Podzadania.

Opcja „Podzadania” umożliwia automatyczne dodanie określonych podzadań do zadania.

możesz utworzyć maksymalnie 20 podzadań.

Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka, znajdującą się obok reguły na pasku bocznym. Zmiany zostaną zapisane automatycznie.

Rodzaje reguł i ich ograniczenia

niezależnie od planu (Premium lub Business), możesz dodać maksymalnie 50 reguł na jeden projekt.

Reguły niestandardowe

Wyzwalacze

• Do każdej reguły niestandardowej możesz dodać maksymalnie 20 wyzwalaczy
• Możesz użyć danego wyzwalacza więcej niż jeden raz.

Akcje wielokrotne

• W ramach jednego lub kilku wyzwalaczy możliwy jest wybór do 5 akcji wynikowych.
• Nie możesz dodać tej samej akcji więcej niż jeden raz.

Wyzwalacze oparte na kolumnach lub sekcjach

Wyzwalacze oparte na kolumnach lub sekcjach dotyczą projektów z widokiem tablicy lub projektów, które zostały zaktualizowane i korzystają z nowych, zwijanych sekcji.

Reguły pól niestandardowych

Reguły pól niestandardowych są dostępne we wszystkich projektach obejmujących pola niestandardowe. Obsługiwane są również pola Osoby.

aby skorzystać z tych reguł, musisz najpierw dodać pole niestandardowe do swojego projektu.

Wyzwalanie reguł

Możesz uruchomić regułę z dowolnego miejsca (aplikacja internetowa, aplikacja mobilna, integracje zewnętrzne). Po zaktualizowaniu przez Ciebie dowolnej informacji w zadaniu, sprawdzimy, czy to zadanie znajduje się w projekcie posiadającym reguły, a także czy wykonana przez Ciebie akcja jest wyzwalaczem dla którejkolwiek z tych reguł.

Projekty, do których nie masz dostępu

Możesz wyzwalać reguły w projektach, do których nie masz dostępu. W tym wypadku jednak nie zobaczysz żółtej ikony błyskawicy informującej, że reguła jest aktywna.

każda osoba może uruchomić regułę, w tym goście.

Uprawnienia: kilka kwestii

Podobnie jak pola niestandardowe, reguły mogą być domyślnie edytowane przez innych członków projektu. Reguły dodające zadania do wielu projektów są teraz również widoczne w menu „Reguły” i można je zatrzymać bezpośrednio z poziomu projektu, do którego należą.

• Teraz możesz zezwolić innym użytkownikom, którzy mają dostęp do edycji, na edytowanie reguł, a nowo utworzone reguły będą domyślnie edytowalne.
• Tylko właściciel danej reguły może ją usunąć.
• Podczas aktualizowania reguł w projektach i szablonach osoba edytująca musi mieć odpowiednie uprawnienia, aby można było zapisać zmiany. Jeśli na przykład reguła dodaje zadania do innego projektu, osoba edytująca musi mieć uprawnienia edycji także w tym projekcie.
• Jeśli reguła zostanie zduplikowana poprzez duplikację projektu, użytkownik, który wykonał to działanie stanie się właścicielem o niewystarczających uprawnieniach. W tym przypadku reguła zostanie wyłączona, ale właściciel wciąż będzie miał możliwość edytowania jej.
• Reguły nie zostają anulowane, kiedy zmieniają się uprawienia ich właściciela. Na przykład jeśli reguła dodaje zadania do konkretnego projektu, a jej właściciel straci do niego dostęp, reguła wciąż będzie działać.
• Po skopiowaniu lub zduplikowaniu reguły za pośrednictwem nowych i starszych szablonów projektów, użytkownik szablonu stanie się właścicielem danej reguły. W tym wypadku reguła zostanie wyłączona tylko, jeśli osoba, która ją zduplikowała ma niewystarczające uprawnienia. Na przykład, nie może edytować projektu, do którego reguła ma dodawać zadania.
• Jeśli użytkownik opuści projekt, reguła nie przestanie działać. Jednak jeżeli nad danym projektem nie pracują żadni inni użytkownicy, reguła zostanie wyłączona.
• Wszyscy członkowie projektu mają dostęp do reguł i mogą je wyłączyć.
• Jeśli właściciel projektu jest członkiem z ograniczonym dostępem, nie może edytować reguły – może ją jedynie wstrzymać lub aktywować.

Kto może aktywować lub dezaktywować regułę?

Każdy użytkownik z uprawnieniami do edycji projektu, w którym uruchomiona jest reguła, może aktywować lub dezaktywować regułę utworzoną przez inną osobę.

Użytkownik z uprawnieniami do edycji może wstrzymać lub aktywować regułę, ale tylko właściciel może edytować wyzwalacze i akcje reguły.

właściciel reguły jest jedyną osobą, która może edytować lub usunąć regułę.

Anulowanie aprowizacji

Po anulowaniu aprowizacji osoby, która utworzyła reguły, zostaną one wstrzymane i przejdą w posiadanie właściciela projektu.

Jeśli projekt nie ma właściciela, reguły przejdą w posiadanie administratora, który odebrał uprawnienia użytkownikowi. Tylko nowy właściciel reguły może ponownie ją aktywować.

W przypadku, kiedy właściciel reguły zostanie zdezaktywowany, a nowy właściciel ma wystarczające uprawnienia, reguła nie przestanie działać, a nowy właściciel będzie mógł ją edytować.

Aktualizowanie błędnie skonfigurowanych reguł

Jeśli reguła zostanie uszkodzona (na przykład: ustawiono regułę „Oznaczono zadanie jako ukończone > Przenieś do kolumny 'Zrobione'”, ale ktoś usunie kolumnę „Zrobione”), wyślemy wiadomość e-mail do właściciela reguły, aby poinformować go o konieczności jej naprawienia.

• Wyślemy do Ciebie wiadomość e-mail, gdy reguła zostanie wyzwolona, ale nie będzie mogła zostać uruchomiona z powodu błędnej konfiguracji. Nie wyślemy do Ciebie ponownej wiadomości, chyba że po naprawieniu reguły i jej pomyślnym uruchomieniu co najmniej jeden raz jej konfiguracja zostanie ponownie uszkodzona.

• Wszyscy użytkownicy, którzy mają dostęp do odczytu dla danej reguły, zobaczą jej aktualny status.

• Po zaktualizowaniu reguły do poprawnych ustawień, ostrzeżenia te znikną.

Integracje z regułami

Podobnie jak integracje, reguły stanowią ważny element wielu przepływów pracy. Teraz możesz używać reguł, aby zintegrować ulubione narzędzia Twojego zespołu i usprawnić waszą pracę. Ustaw konkretne wyzwalacze w swoich projektach w Asanie, a reguły zautomatyzują Twój przepływ pracy kiedy spełnione zostaną wybrane kryteria.

Przykładowo, reguły integracji Slack + Asana umożliwiają wysyłanie automatycznych wiadomości do członków zespołu przez Slack, po ukończeniu zadania lub projektu.

Możesz utworzyć regułę, która wyśle powiadomienie do konkretnego kanału w Microsoft Teams w oparciu o kryteria, takie jak zmiana w wartości pola niestandardowego.

Kolejną opcją jest tworzenie nowych zgłoszeń w Jira Cloud oraz Jira Server po dodaniu zadania do konkretnej sekcji w projekcie.

Nasze najnowsze reguły dla integracji obsługują również wykonywanie akcji w Gmailu, PagerDuty oraz Twilio. Dowiedz się więcej na temat konfiguracji każdej z tych reguł tutaj.

Wyzwalanie akcji w aplikacjach

Istnieją trzy rodzaje wyzwalaczy, które stosuje się również w odniesieniu do reguł w integracjach.

Wyzwalacz typu „Dodano zadanie”

• Dodano zadanie do sekcji
• Dodano zadanie do tego projektu

Wyzwalacz typu „Zaktualizowano zadanie”

• W oparciu o status zatwierdzenia
• W oparciu o status ukończenia
• W oparciu o osobę odpowiedzialną
• W oparciu o datę wykonania
• W oparciu o dodane załączniki
• W oparciu o dodane komentarze

Wyzwalacz typu „Harmonogram zadań”

• Zadanie nie jest już zablokowane
• Zbliża się termin wykonania
• Zadanie jest zaległe

Formularze

Zadania tworzone za pośrednictwem formularzy mogą wyzwalać następujące wyzwalacze:

Dodano zadanie do projektu

Ten wyzwalacz będzie miał zastosowanie do wszystkich zadań dodawanych do projektu, nie tylko tych dodanych za pośrednictwem formularzy.

Ustawiono pole niestandardowe

Dla każdego rozwijanego pola niestandardowego w projekcie zobaczysz wyzwalacz i akcję. Jeśli Twój projekt zawiera pola niestandardowe „Priorytet” i „Etap”, wyzwalaczami będą „Ustawiono priorytet” i „Ustawiono etap”. Ty określasz wartość pola niestandardowego, dla którego chcesz wyzwolić regułę.

Przykład: jeśli w Twoim formularzu znajduje się rozwijane pole niestandardowe dla typu zlecenia z opcjami „Blog” i „Strona internetowa”, możesz zdefiniować w projekcie regułę typu „Jeśli «Typ zlecenia» jest ustawiony na «Blog», dodaj zadanie do projektu „Zlecenia dotyczące bloga”.

funkcja ta działa tylko w przypadku rozwijanych pól niestandardowych w projekcie. W niektórych formularzach listy rozwijane nie są polami niestandardowymi.

Wyzwalacze dotyczące przesyłanych formularzy

Dzięki wyzwalaczom formularzy, możesz automatycznie przesyłać je do właściwych procesów bez konieczności ręcznego sortowania. Wyzwalacze pomagają ustandaryzować proces przyjmowania próśb i zleceń oraz zautomatyzować formularze w przepływach pracy.

Po ustawieniu wyzwalacza, Twoja reguła będzie widoczna w menu „Dostosuj”.

Otrzymasz powiadomienie za każdym razem, kiedy przesłany zostanie formularz. Historię przesłanych formularzy możesz również śledzić w okienku szczegółów zadania.

Uprawnienia gości

Gość nie może tworzyć ani posiadać reguł, ale może je wyzwalać.

Cennik

Klienci planów Business i Enterprise:

Konstruktor reguł niestandardowych jest dostępny dla wszystkich klientów planów Business i Enterprise.

Dla klientów Premium, dostępny jest następujący zbiór reguł:

• Przeniesiono zadanie do kolumny/sekcji > Oznacz jako ukończone
• Oznaczono zadanie jako ukończone > Przenieś do kolumny/sekcji
• Zmiana pola niestandardowego > Przenieś do kolumny/sekcji
• Przeniesiono zadanie do kolumny/sekcji > Ustaw pole niestandardowe
• Zmiana pola niestandardowego > Oznacz jako ukończone
• Oznaczono zadanie jako ukończone > Ustaw pole niestandardowe

Akcje odwrotne dla reguł

Klienci planów Business i Enterprise:

Akcje odwrotne stanowią uzupełnienie dla istniejących reguł i oferują możliwość resetowania lub usuwania danych. Wprowadzając akcje odwrotne dla reguł, stworzyliśmy potężniejszy silnik, który skuteczniej mapuje strukturę, jakość i wydajność przepływów pracy naszych klientów.

Dostępne akcje odwrotne:

• Anuluj przypisanie zadania
• Przenieś zadanie do innego projektu
• Wyczyść datę wykonania
• Oznacz zadanie jako nieukończone
• Usuń współpracowników

Zmienne w regułach {gl-variables-in-rules}

Teraz tworząc reguły możesz odwoływać się do wartości dynamicznych zwanych zmiennymi. Możesz odwoływać się do zmiennych, takich jak Właściciel zadania, Twórca zadania i Data wykonania, aby tworzyć konkretniejsze i bardziej elastyczne reguły.

Możesz użyć zmiennych w polu tekstowym Dodaj komentarz podczas tworzenia reguły.