Reguły

Reguły są dostępne dla klientów korzystających z planu Asana Premium. Niektóre funkcje w ramach reguł, w tym konstruktor reguł niestandardowych, reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz zmiany statusu zatwierdzenia i akcja dodawania komentarza, są dostępne tylko dla klientów planów Business i Enterprise.

Reguły pozwalają usprawnić wykonywanie rutynowych zadań i ułatwiają tworzenie przepływów pracy. Aby reguła mogła zadziałać, potrzebny jest wyzwalacz aktywujący regułę oraz akcja, która zostanie automatycznie wykonana po jej wyzwoleniu. Na przykład, regułą może być automatyczne przypisanie zadania (akcja) po ustawieniu daty wykonania zadania (wyzwalacz).

reguła nie może wyzwalać innej reguły, ale możesz dodać akcje wielokrotne do jednego wyzwalacza w celu uzyskania podobnej funkcjonalności.

Tworzenie reguły

Istnieją dwa sposoby tworzenia reguł: poprzez wybór reguły z Galerii reguł w projekcie lub utworzenie własnej reguły niestandardowej.

Reguły

Kliknij ikonę Dostosuj na pasku narzędzi, a następnie przewiń w dół do opcji Reguły.

Z galerii gotowych reguł możesz wybrać taką, która ma już ustawiony wyzwalacz i akcję. Następnie, możesz określić potrzebne parametry (np. kolumnę lub osobę odpowiedzialną).

Galeria reguł

Utwórz regułę niestandardową

Konstruktor reguł niestandardowych jest dostępny dla wszystkich klientów planów Business i Enterprise.

Korzystając z konstruktora reguł niestandardowych masz dostęp do wszystkich kombinacji wyzwalaczy i akcji.

Dodaj regułę

Kliknij ikonę Dostosuj na pasku narzędzi, a następnie przewiń w dół do opcji Reguły na pasku bocznym:

  1. Wybierz Dodaj regułę.

reguła niestandardowa

Z tego miejsca kliknij Utwórz regułę niestandardową.

zakładka reguł niestandardowych

Z poziomu zakładki „Dodaj regułę” możesz:

  1. Wprowadzić nazwę dla swojej reguły
  2. Wybrać wyzwalacz(e)
  3. Wybrać akcję lub akcje
  4. Po wybraniu odpowiednich opcji kliknij Utwórz regułę

Edytowanie reguły

Możesz w dowolnym momencie edytować swoje reguły. Aby to zrobić, przejdź do projektu i wybierz regułę, którą chcesz zaktualizować.

Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka obok wybranej reguły na pasku bocznym.

edytowanie

Wstrzymywanie reguły

Możesz wstrzymać regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym.

wstrzymanie reguły

Wstrzymaj regułę

Kliknij ikonę przełączania, aby wstrzymać regułę.

Usuwanie reguły

Możesz usunąć regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym, a następnie klikając przycisk Usuń.

usuwanie reguły

Reguły oparte na sekcjach

W przypadku użytkowników planów Premium, Business i Enterprise ikona reguł będzie widoczna w sekcjach (w widoku listy i tablicy) zawierających reguły. Po wyzwoleniu reguły, ikona zostanie animowana. Kliknięcie ikony otworzy menu „Reguły” dla tej sekcji, umożliwiając użytkownikom dodanie nowych reguł lub edycję istniejących.

Możesz edytować regułę, klikając ikonę ołówka, która pojawi się po najechaniu na nią kursorem.

reguła oparta na sekcjach

Kombinacje wyzwalaczy i akcje wielokrotne

Reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz zmiany statusu zatwierdzenia i akcja dodawania komentarza są dostępne tylko dla klientów planów Business i Enterprise.

Możesz także użyć kombinacji wyzwalaczy i/lub logiki warunkowej oraz akcji wielokrotnych do zautomatyzowania rutynowych zadań, aby Twój zespół nie musiał zaprzątać sobie nimi głowy.

wyzwalacze i akcje wielokrotne

Tworząc regułę niestandardową, możesz dodać maksymalnie 20 różnych wyzwalaczy i wybrać maksymalnie 5 różnych akcji. Choć możesz wybrać ten sam wyzwalacz więcej niż raz, w przypadku akcji możliwy jest wyłącznie jednokrotny wybór danej akcji.

reguła w akcji

Po dodaniu zadania do projektu z widoku listy lub tablicy, przez formularz, wiadomość e-mail lub inny obszar produktu, reguła niestandardowa powinna zostać niezwłocznie wyzwolona.

Dodatkowe wyzwalacze i akcje

dodatkowe wyzwalacze

Używanie innych wyzwalaczy i akcji:

  1. Możesz określić akcję, która zostanie wywołana, gdy zmieni się status zatwierdzenia.
  2. Utwórz komentarz, który zostanie opublikowany przez Asanę za każdym razem, gdy zostanie uruchomiony wybrany wyzwalacz.

Wyzwalacz „Zbliża się termin wykonania”

Klienci planów Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową w oknie „Reguły” i wybrać opcję Zbliża się termin wykonania z listy wyzwalaczy. Możesz wybrać jedną z kilku gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.

Zbliża się termin wykonania 1

Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni przed datą wykonania powinna zostać wywołana reguła.

Zbliża się termin wykonania 2

Wyzwalacz „Zadanie jest zaległe”

Klienci planów Enterprise i Business mogą użyć wyzwalacza Zadanie jest zaległe przy tworzeniu reguły niestandardowej. Możesz wybrać jedną z gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.

Zadanie jest zaległe 1

Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni po upływie terminu wykonania zadania powinna zostać wywołana reguła.

Zadanie jest zaległe 2

jeśli podczas konfigurowania wyzwalacza wybierzesz dni lub tygodnie, będzie on ignorował czas wykonania i uruchamiał się tylko na podstawie terminów. Jeśli jednak wybierzesz minuty lub godziny, czas wykonania będzie brany pod uwagę.

Kilka uwag na temat wyzwalaczy „Zbliża się termin wykonania” i „Zadanie jest zaległe”

  • Wyzwalacze te są uruchamiane w momencie, gdy nadejdzie termin wykonania zadania lub stanie się ono zaległe; nie są uruchamiane dlatego, że termin jego wykonania już nadszedł lub jest ono zaległe.
  • Żaden z tych wyzwalaczy nie jest uruchamiany z mocą wsteczną. Będą one uruchamiane wyłącznie dla tych zdarzeń, które będą miały miejsce po utworzeniu reguły.
  • Wyzwalacze te będą uruchamiać się wyłącznie w przypadku nieukończonych zadań.
  • Reguły skonfigurowane z dokładnością co do dnia lub tygodnia mogą nie zostać wyzwolone dokładnie o północy. Będą one wyzwalane między północą a 1.00 w nocy.

Akcje podzadań w Regułach

Klienci planów Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową za pomocą okna dialogowego „Reguły” i wybrać z listy akcji Podzadania.

Opcja „Podzadania” umożliwia automatyczne dodanie określonych podzadań do zadania.

Dodawanie reguły

Aby dodać podzadanie:

  1. Kliknij opcję Podzadania.
  2. Wpisz nazwę podzadania.

Dodawanie podzadania

Regułę można utworzyć natychmiast po dodaniu podzadania.

Edytowanie podzadania

możesz utworzyć maksymalnie 20 podzadań.

Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka, znajdującą się obok „Reguł” na pasku bocznym. Zmiany zostaną zapisane automatycznie.

Edytowanie reguły

Edytowanie podzadania 2

Rodzaje reguł i ich ograniczenia

niezależnie od planu (Premium lub Business), możesz dodać maksymalnie 50 reguł na jeden projekt.

Reguły niestandardowe

Wyzwalacze

  • Do każdej reguły niestandardowej możesz dodać maksymalnie 20 wyzwalaczy.
  • Możesz użyć dany wyzwalacz więcej niż jeden raz.

Akcje wielokrotne

  • W ramach jednego lub kilku wyzwalaczy możliwy jest wybór do 5 akcji wynikowych.
  • Nie możesz dodać tej samej akcji więcej niż jeden raz.

Wyzwalacze oparte na kolumnach lub sekcjach

Wyzwalacze oparte na kolumnach lub sekcjach dotyczą projektów z widokiem tablicy lub projektów, które zostały zaktualizowane i korzystają z nowych, zwijanych sekcji.

Reguły pól niestandardowych

Reguły pól niestandardowych są dostępne we wszystkich projektach obejmujących pola niestandardowe.

Reguły niestandardowe

aby skorzystać z tych reguł, musisz najpierw dodać pole niestandardowe do swojego projektu.

Wyzwalanie reguł

Możesz uruchomić regułę z dowolnego miejsca (aplikacja internetowa, aplikacja mobilna, integracje zewnętrzne). Po zaktualizowaniu przez Ciebie dowolnej informacji w zadaniu, sprawdzimy, czy to zadanie znajduje się w projekcie posiadającym reguły, a także czy wykonana przez Ciebie akcja jest wyzwalaczem dla którejkolwiek z tych reguł.

Projekty, do których nie masz dostępu

Możesz wyzwalać reguły w projektach, do których nie masz dostępu. W tym wypadku jednak nie zobaczysz żółtej ikony błyskawicy informującej, że reguła jest aktywna.

każda osoba może uruchomić regułę, w tym goście.

Uprawnienia: kilka kwestii

Podobnie jak pola niestandardowe, reguły mogą być domyślnie edytowane przez innych członków projektu. Reguły dodające zadania do wielu projektów są teraz również widoczne w menu „Reguły” i można je zatrzymać bezpośrednio z poziomu projektu, do którego należą.

reguły dodające zadania do wielu projektów

  • Teraz możesz zezwolić innym użytkownikom, którzy mają uprawnienia do edycji, na edytowanie reguł, a nowo utworzone reguły będą domyślnie edytowalne.
  • Tylko właściciel danej reguły może ją usunąć.
  • Podczas aktualizowania reguł w projektach i szablonach osoba edytująca musi mieć odpowiednie uprawnienia, aby można było zapisać zmiany. Jeśli na przykład reguła dodaje zadania do innego projektu, osoba edytująca musi mieć uprawnienia edycji także w tym projekcie.
  • Jeśli reguła zostanie zduplikowana poprzez duplikację projektu, użytkownik, który wykonał to działanie stanie się właścicielem o niewystarczających uprawnieniach. W tym przypadku reguła zostanie wyłączona, ale właściciel wciąż będzie miał możliwość edytowania jej.
  • Reguły nie zostają anulowane, kiedy zmieniają się uprawienia ich właściciela. Na przykład jeśli reguła dodaje zadania do konkretnego projektu, a jej właściciel straci do niego dostęp, reguła wciąż będzie działać.
  • Po skopiowaniu lub zduplikowaniu reguły za pośrednictwem nowych i starszych szablonów projektów, użytkownik szablonu stanie się właścicielem danej reguły. W tym wypadku reguła zostanie wyłączona tylko, jeśli osoba, która ją zduplikowała ma niewystarczające uprawnienia. Na przykład, nie może edytować projektu, do którego reguła ma dodawać zadania.
  • Jeśli użytkownik opuści projekt, reguła nie przestanie działać. Jednak jeżeli nad danym projektem nie pracują żadni inni użytkownicy, reguła zostanie wyłączona.
  • Wszyscy członkowie projektu mają dostęp do reguł i mogą je wyłączyć.
  • Jeśli właściciel projektu jest członkiem z ograniczonym dostępem, nie może edytować reguły – może ją jedynie wstrzymać lub aktywować.

Kto może aktywować lub dezaktywować regułę?

Każdy użytkownik z uprawnieniami do edycji projektu, w którym uruchomiona jest reguła, może aktywować lub dezaktywować regułę utworzoną przez inną osobę.

aktywowanie reguł

Użytkownicy z uprawnieniami do edycji są również jedynymi osobami, które mogą wyświetlać historię zmian.

Użytkownik z uprawnieniami do edycji może wstrzymać lub aktywować regułę, ale tylko właściciel może edytować wyzwalacze i akcje reguły.

właściciel jest jedyną osobą, która może edytować lub usunąć regułę.

Anulowanie aprowizacji

Po anulowaniu aprowizacji osoby, która utworzyła reguły, zostaną one wstrzymane i przejdą w posiadanie właściciela projektu.

Jeśli projekt nie ma właściciela, reguły przejdą w posiadanie administratora, który odebrał uprawnienia użytkownikowi. Tylko nowy właściciel reguły może ponownie ją aktywować.

W przypadku, kiedy właściciel reguły zostanie zdezaktywowany, a nowy właściciel ma wystarczające uprawnienia, reguła nie przestanie działać, a nowy właściciel będzie mógł ją edytować.

Aktualizowanie błędnie skonfigurowanych reguł

Jeśli reguła zostanie uszkodzona (na przykład: ustawiono regułę „Oznaczenie zadania jako ukończone > Przenieś do kolumny „Zrobione”, ale ktoś usunie kolumnę „Zrobione”), wyślemy wiadomość e-mail do właściciela reguły, aby poinformować go o konieczności jej naprawienia.

  • Wyślemy do Ciebie wiadomość e-mail, gdy reguła zostanie wyzwolona, ale nie będzie mogła zostać uruchomiona z powodu błędnej konfiguracji. Nie wyślemy do Ciebie ponownej wiadomości, chyba że po naprawieniu reguły i jej pomyślnym uruchomieniu co najmniej jeden raz jej konfiguracja zostanie ponownie uszkodzona.

  • Wszyscy użytkownicy, którzy mają dostęp do odczytu dla danej reguły, zobaczą jej aktualny status.

  • Po zaktualizowaniu reguły do poprawnych ustawień, ostrzeżenia te znikną.

Integracje

Za pomocą reguł aplikacji, użytkownicy mogą łączyć wyzwalacze z akcjami w innych narzędziach (na przykład: gdy zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, wyślij wiadomość do aplikacji Slack).

Reguły Asany mogą wyzwalać następujące akcje w ramach integracji:

  • Wyślij wiadomość do aplikacji Slack
  • Wyślij wiadomość do aplikacji Microsoft Teams
  • Utwórz nowe zgłoszenie w aplikacji Jira (działa zarówno w przypadku wersji Cloud i Server Jira)

Jak używać wyzwalaczy do wysyłania niestandardowych powiadomień lub tworzenia zgłoszeń Jira

dla uzyskania najlepszych doświadczeń, najpierw dodaj aplikację do projektu za pośrednictwem opcji „Dostosuj” na pasku narzędzi projektu, a następnie kliknij „Dodaj aplikację”.

Przejdź do okna Dodaj regułę:

dodaj regułę

Z okna Dodaj regułę:

  1. Wprowadź nazwę dla reguły.
  2. Wybierz kanał.
  3. Utwórz wiadomość lub nowe zgłoszenie Jira.
  4. Wybierz akcję w integracji. 1. Kliknij Utwórz regułę, aby aktywować regułę.

Zadania tworzone za pośrednictwem integracji (np. Slack, Gmail, Outlook) mogą wyzwalać dowolne z następujących wyzwalaczy:

  1. Dodano zadanie do projektu
  2. Przypisanie zadania
  3. Zmieniono datę wykonania
  4. Oznaczono zadanie jako ukończone
  5. Zmieniono pole niestandardowe
  6. Dodano załącznik

dla każdego z tych wyzwalaczy, akcja automatyzacji zostanie zastosowana do wszystkich zadań, a nie tylko zadań utworzonych za pośrednictwem danej integracji.

Formularze

Zadania tworzone za pośrednictwem Formularzy mogą wyzwalać następujące wyzwalacze:

Dodano zadanie do projektu

Ten wyzwalacz będzie miał zastosowanie do wszystkich zadań dodawanych do projektu, nie tylko tych dodanych za pośrednictwem Formularzy.

Ustawiono pole niestandardowe

Dla każdego rozwijanego pola niestandardowego w projekcie zobaczysz wyzwalacz i akcję. Jeśli Twój projekt zawiera pola niestandardowe „Priorytet” i „Etap”, wyzwalaczami będą „Ustawiono priorytet” i „Ustawiono etap”. Ty określasz wartość pola niestandardowego, dla którego chcesz wyzwolić regułę.

Przykład: jeśli w Twoim formularzu znajduje się rozwijane pole niestandardowe dla typu zlecenia z opcjami „Blog” i „Strona internetowa”, możesz zdefiniować w projekcie regułę typu „Jeśli «Typ zlecenia» jest ustawiony na «Blog», dodaj zadanie do projektu „Zlecenia dotyczące bloga”.

funkcja ta działa tylko w przypadku rozwijanych pól niestandardowych w projekcie. W niektórych formularzach listy rozwijane nie są polami niestandardowymi.

Uprawnienia gości

Gość nie może tworzyć ani posiadać reguł, ale może je wyzwalać.

Cennik

Klienci planów Business i Enterprise:

Konstruktor reguł niestandardowych jest dostępny dla wszystkich klientów planów Business i Enterprise.

Dla klientów Premium, dostępny jest następujący zbiór reguł:

  • Przeniesienie zadania do kolumny/sekcji > Oznacz jako ukończone
  • Oznaczenie zadania jako ukończone > Przenieś do kolumny/sekcji
  • Zmiana pola niestandardowego > Przenieś do kolumny/sekcji
  • Przeniesienie zadania do kolumny/sekcji > Ustaw pole niestandardowe
  • Zmiana pola niestandardowego > Oznacz jako ukończone
  • Oznaczenie zadania jako ukończone > Ustaw pole niestandardowe

Akcje odwrotne dla reguł

Klienci planów Business i Enterprise:

Akcje odwrotne stanowią uzupełnienie dla istniejących reguł i oferują możliwość resetowania lub usuwania danych. Wprowadzając akcje odwrotne dla reguł, stworzyliśmy potężniejszy silnik, który skuteczniej mapuje strukturę, jakość i wydajność przepływów pracy naszych klientów.

Dostępne akcje odwrotne:

  • Anuluj przypisanie zadania
  • Przenieś zadanie do innego projektu
  • Wyczyść datę wykonania
  • Oznacz zadanie jako nieukończone
  • Usuń współpracowników

akcje odwrotne

Akcje odwrotne umożliwiają ponowne przypisywanie, resetowanie i przenoszenie zadań z jednego projektu do drugiego.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com