Portfolio
- Przejdź do
- Tworzenie portfolio
- Widok portfolio
- Przegląd projektu
- Aktualizacje statusu
- Opcje widoku i kamienie milowe
- Eksport do Arkuszy Google
- Eksport do pliku CSV
- Członkostwo w portfolio i ich udostępnianie
- Oś czasu portfolio
- Wyszukiwanie w portfolio
- Zagnieżdżone portfolio
- Dodawanie pracy do portfolio
- Usuwanie portfolio z bieżącego portfolio
- Widok osi czasu i obciążenia pracą
- Ustawienia prywatności portfolio
- Portfolio – często zadawane pytania
Portfolio są dostępne dla wszystkich klientów planów Business oraz Enterprise.
Portfolio umożliwiają wyświetlanie wszystkich ważnych projektów w jednym miejscu. Dzięki [zarządzaniu portfolio projektów)(/resources/what-is-project-portfolio-management) możesz uporządkować swoje najważniejsze projekty, na bieżąco monitorować ich status i poznać wszystkie szczegóły, a także informować swój zespół o postępach. Dostęp do portfolio jest również możliwy na urządzeniach z systemem Android i iOS.
możesz również uzyskać dostęp do widoku Obciążenia pracą za pośrednictwem Portfolio. W tym celu kliknij Portfolio na pasku bocznym, wybierz portfolio, a następnie przejdź do zakładki „Obciążenie pracą”.
Tworzenie portfolio
Aby utworzyć portfolio:
- Kliknij Portfolio na pasku bocznym.
- Kliknij kafelek Nowe portfolio.
- Wprowadź nazwę dla portfolio.
- Kliknij Utwórz portfolio.
Widok portfolio
Klikając w jedno ze swoich portfolio uzyskasz ogólny przegląd wszystkich projektów, które ono zawiera.
Z poziomu widoku portfolio możesz:
- Dodać do portfolio kolejny projekt
- Wyświetlić najnowszy status każdego projektu
- Wyświetlić % postępu każdego projektu
- Wyświetlić lub edytować datę wykonania lub zakres dat projektu
- Wyświetlić lub edytować priorytet projektu
- Wyświetlić wartości pól niestandardowych dla każdego projektu
- Wyświetlić właściciela projektu
Dodawanie projektów do portfolio
Istnieje kilka sposobów dodawania projektów do portfolio:
- Kliknij Dodaj pracę, aby wyszukać istniejący projekt.
- Utwórz nowy projekt, klikając strzałkę rozwijaną obok pola +Dodaj pracę, a następnie Utwórz nowy projekt.
- Dodaj projekt z szablonu, wybierając go za pomocą strzałki rozwijanej znajdującej się obok opcji + Dodaj pracę.
W dowolnym momencie możesz usunąć projekt ze swojego portfolio.
Aby usunąć projekt z portfolio:
- Kliknij ikonę z trzema kropkami, która znajduje się obok nazwy projektu.
- Kliknij Usuń z portfolio.
Dodawanie szablonu projektu do portfolio
- Kliknij Dostosuj.
- Przewiń w dół do opcji Szablony projektu.
- Kliknij + Dodaj szablon projektu.
szablon projektu, który został dodany do portfolio będzie widoczny w menu rozwijanym obok opcji Dodaj pracę i można korzystać z niego, aby tworzyć nowe projekty w portfolio.
Dodawanie nowych szablonów do portfolio:
- Z poziomu + Dodaj szablon projektu, wybierz szablon z lewego paska i kliknij przycisk + Dodaj do portfolio.
Usuwanie szablonu z portfolio:
- Aby usunąć szablon z portfolio, kliknij przycisk Usuń z portfolio. Ta opcja będzie widoczna tylko w szablonach, które zostały dodane do portfolio.
Przegląd projektu
Kliknij dowolny projekt w portfolio, aby zobaczyć jego przegląd.
Z poziomu przeglądu projektu możesz:
- Wybrać właściciela projektu
- Dodać lub edytować datę wykonania lub zakres dat
- Przejść bezpośrednio do projektu, aby wyświetlić zadania i zasoby, które on zawiera, a także oś czasu
- Dodać lub edytować priorytet projektu
- Wyświetlić najnowszy status projektu lub zaktualizować go
Aktualizacje statusu
Sekcja postępu portfolio zapewnia pełny obraz statusu każdego portfolio, nad którym pracujesz. Raporty o statusie ułatwiają tworzenie szczegółowych, powtarzalnych i praktycznych aktualizacji statusu oraz udostępnianie swojej pracy kluczowym interesariuszom.
Postęp portfolio
Po kliknięciu zakładki Postępy w swoim portfolio zobaczysz migawkę z aktualnego statusu postępu portfolio.
Z poziomu widoku postępów, możesz:
- Sprawdzić czy status portfolio oznaczony jest jako realizowany na czas, zagrożony, opóźniony czy wstrzymany
- Wyświetlić liczbę projektów, które są zagrożone, opóźnione i realizowane na czas, a także całkowitą liczbę projektów
- Zaktualizować status swojego portfolio
- Wyświetlić lub zmienić właściciela portfolio, zakres dat lub opis
- Wyświetlić lub zmienić cele powiązane z portfolio
- Zobaczyć najnowsze aktualizacje statusu
Jak utworzyć aktualizację statusu
Status portfolio możesz zaktualizować w dowolnym momencie. Szablonowa struktura bloków pozwala na uwzględnienie w aktualizacji faktycznej pracy wykonywanej w Asanie wraz z dodatkowym kontekstem objaśniającym status pracy.
Tworzenie aktualizacji statusu
Aby utworzyć nową aktualizację statusu:
- Kliknij ikonę Aktualizuj status w widoku postępu portfolio.
W oknie „Aktualizacja statusu” możesz:
- Dodać tytuł
- Wypełnić dane dotyczące aktualizacji statusu, w tym postęp, nazwę projektu, właściciela portfolio i daty
- Wybrać, które pola niestandardowe mają zostać uwzględnione w aktualizacji
- Dodać nową sekcję
- Dołączyć streszczenie
- Określić następne kroki
- Określić najważniejsze osiągnięcia od ostatniej aktualizacji
- Przeciągnąć kluczowe dane do aktualizacji, aby zaprezentować swoje wyniki
- Po stworzeniu aktualizacji, kliknąć niebieski przycisk Opublikuj
pamiętaj, że aby opublikować aktualizację statusu portfolio, musisz najpierw wybrać status: na czas, zagrożony, opóźniony lub wstrzymany oraz przynajmniej jeden blok tekstu.
Dodawanie kluczowych danych do aktualizacji statusu
Możesz przeciągać i upuszczać kluczowe dane, takie jak projekty realizowane na czas i zagrożone, do aktualizacji statusu, aby efektywnie zaprezentować w niej swoje wyniki. Dodanie tych danych zapewnia wizualny wgląd w ostatnie osiągnięcia lub potencjalne przeszkody w pracy Twojego zespołu.
Po dodaniu kluczowych danych i opublikowaniu aktualizacji statusu Asana zapamięta strukturę i kolejność bloków dla przyszłych aktualizacji.
możesz również zmienić kolejność sekcji Co zostało osiągnięte, Co jest zablokowane oraz Następne kroki, przeciągając i upuszczając je w odpowiednim miejscu.
Dodawanie wykresów do aktualizacji statusu
Dodawanie wykresów do aktualizacji statusu zapewnia wizualny wgląd w prace wykonywane przez cały zespół. Możesz przeciągać i upuszczać bloki wykresu do swojej aktualizacji statusu.
Kontrola dostępu
W aktualizacji statusu użytkownicy mogą dodawać współpracowników, którzy nie mają dostępu do projektu. W takim przypadku użytkownik może wyświetlić zawartość aktualizacji, ale nie może zobaczyć kluczowych danych ani innych elementów, do których nie ma dostępu.
W przypadku portfolio oznacza to, że publiczne aktualizacje statusu portfolio będą w pełni widoczne w zakładce postępów nawet, jeśli użytkownicy nie mają pełnego dostępu do portfolio.
Opcje widoku portfolio i kamienie milowe
Jeśli Ty i Twój zespół chcecie wyświetlać portfolio w konkretny sposób, możecie zapisać dany widok jako „Domyślny”.
Aby zmienić widok portfolio:
- Kliknij ikonę suwaka znajdującą się po prawej stronie ekranu.
- Jako wyświetlany typ postępu wybierz Zadania lub Kamienie milowe.
- Wybierz sposób wyświetlania projektów w portfolio: według statusu, właściciela projektu, daty wykonania lub alfabetycznie.
Kamienie milowe w widoku portfolio
Kamienie milowe są widoczne na osi czasu portfolio.
kamienie milowe oznaczone są za pomocą niebieskiej ikony w kształcie rombu. Pokazują one kluczowe wydarzenia i mapują postępy w realizacji planu projektu. Kamienie milowe pomagają sprawdzić, czy projekt idzie zgodnie z planem.
Następnie możesz kliknąć w symbol kamienia milowego, aby uzyskać szerszy kontekst na temat danego zadania.
możesz wyświetlić maksymalnie 12 kamieni milowych w widoku portfolio zanim lista zostanie skrócona.
Możesz też wyświetlać kamienie milowe każdego projektu w przeglądzie projektu, klikając na dowolny projekt w portfolio.
Z poziomu przeglądu projektu w portfolio możesz:
- Kliknąć ikonę +, aby dodać nowy kamień milowy
- Wyświetlić ukończone i nieukończone kamienie milowe projektu
możesz również dodać pola niestandardowe bezpośrednio z listy rozwijanej, a następnie posortować portfolio według wybranego przez siebie pola.
Jak zarządzać polami niestandardowymi
Po kliknięciu ikony pól w widoku Projekty pojawi się menu rozwijane, z którego możesz kliknąć opcję +Dodaj pole
Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko, umożliwiające dodanie pola niestandardowego
jeśli przycisk przełączania ma niebieski kolor, pole jest aktywne.
Aby dodać pole niestandardowe:
- Kliknij Utwórz.
- Wpisz nazwę swojego nowego pola na pasku Nazwa pola.
- Kliknij Utwórz pole, aby dodać swoje nowe pole.
Sortowanie według pól
Za pomocą suwaka Sortuj, dostępnego w widoku projektu, możesz sortować obciążenie pracą według wielu opcji pól.
Teraz możesz dodawać kategorie, określać priorytety lub określić fazy projektu i sortować je w oparciu o to, co jest dla Ciebie najważniejsze.
Eksport portfolio do Arkuszy Google
Po utworzeniu portfolio możesz w każdej chwili wyeksportować je do Arkuszy Google.
Aby wyeksportować portfolio do Arkuszy Google:
- Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok tytułu portfolio.
- Najedź kursorem na Eksportuj i wybierz Arkusze Google.
Eksport portfolio do pliku CSV
Możesz również wyeksportować swoje portfolio do pliku CSV. Będzie on zawierać również pola niestandardowe.
Aby wyeksportować portfolio do pliku CSV:
- Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok tytułu portfolio.
- Najedź kursorem na Eksportuj i wybierz Plik CSV.
Członkostwo w portfolio i udostępnianie
W każdej chwili możesz udostępnić portfolio członkom swojego zespołu w Asanie lub dodać ich jako członków portfolio.
Klikając przycisk „Udostępnij” oraz przechodząc do ekranu członkostwa w portfolio możesz:
- Skopiować link do portfolio i udostępnić go współpracownikom
- Dodać członków do portfolio
- Mianować jednego z członków na właściciela portfolio lub usunąć go z portfolio
Kiedy ktoś doda Cię jako członka portfolio, w Twojej Skrzynce odbiorczej pojawi się powiadomienie na ten temat. Zobaczysz również ikonę Nowe obok tego portfolio na Twojej stronie Portfolio.
po dodaniu do portfolio jako jego członek, będziesz otrzymywać cotygodniowe raporty na jego temat pod warunkiem, że masz włączone powiadomienia e-mail.
Udostępniając portfolio, które zawiera projekty prywatne, osoba, której je udostępniasz, zobaczy powyższe powiadomienie na dole ekranu.
Oś czasu portfolio
Oś czasu portfolio pozwala wizualizować, udostępniać i modyfikować kolejność inicjatyw, umożliwiając Ci jak najefektywniejsze wykorzystanie zasobów i dotrzymywanie terminów.
Dostęp do osi czasu portfolio
Aby przejść do osi czasu portfolio, kliknij zakładkę „Portfolio” i wybierz żądane portfolio.
Następnie kliknij w zakładkę „Oś czasu”, aby wyświetlić oś czasu portfolio.
Pasek narzędzi osi czasu portfolio
Z poziomu paska narzędzi portfolio możesz:
- Filtrować projekty według dnia
- Filtrować widok według dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, półrocza lub roku
- Ustawić kolor lub wybrać pola niestandardowe z określonym kolorem
Wyszukiwanie portfolio
Możesz skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego, aby wyszukać informacje wewnątrz portfolio.
Ze Strony głównej:
- Kliknij Wyszukaj.
- Następnie kliknij Wyszukiwanie zaawansowane.
Wprowadź parametry wyszukiwania i kliknij Dodaj filtr, a następnie W portfolio, aby przeprowadzić wyszukiwanie wewnątrz swoich portfolio.
możesz również wyszukać portfolio @wspominając je w dowolnym opisie lub polu komentarzy w Asanie. Uwaga: jeśli portfolio jest prywatne musisz mieć do niego dostęp, inaczej nie pojawi się w wynikach wyszukiwania.
Zagnieżdżone portfolio
Funkcja dodawania portfolio do portfolio umożliwia płynne śledzenie działań w ramach wielu projektów. Dzięki temu możesz łatwo monitorować pracę i informować interesariuszy o postępach.
Dodawanie portfolio do portfolio
W celu dodania portfolio do bieżącego portfolio kliknij ikonę Dodaj pracę i wybierz lub wpisz nazwę portfolio.
Widok osi czasu i obciążenia pracą w zagnieżdzonych portfolio
W portfolio zawierających portfolio nie jest możliwe wyświetlanie widoku osi czasu ani obciążenia pracą. Zakładki te można przywrócić usuwając dowolne zagnieżdżone portfolio.
Ustawienia prywatności portfolio
Właściciel portfolio może oznaczyć je jako prywatne lub publiczne.
Oznaczenie portfolio jako „prywatne” sprawi, że tylko członkowie danego portfolio będą mieli do niego dostęp i nie będzie można wyszukać go w ramach organizacji ani obszaru roboczego. Oznaczenie portfolio jako „publiczne” sprawi, że będzie ono widoczne w ramach organizacji lub obszaru roboczego.
Aby przełączyć pomiędzy portfolio „prywatnym” a „publicznym”:
Z poziomu portfolio:
- Kliknij ikonę Udostępnij.
Tutaj możesz wybrać, czy chcesz, aby portfolio było prywatne czy publiczne w ramach Twojej organizacji lub obszaru roboczego.
Portfolio – często zadawane pytania
Często zadawane pytania odnośnie portfolio.
Kto może zobaczyć moje portfolio?
Jeśli Twoje portfolio jest publiczne, każda osoba z Twojej organizacji, której udostępnisz adres URL może uzyskać do niego dostęp. Po wyświetleniu adresu URL, portfolio automatycznie pojawi się w sekcji „Ostatnie” w widoku portfolio tej osoby. Jeśli którykolwiek z Twoich projektów w portfolio jest prywatny, na dole ekranu zobaczy ona powiadomienie informujące, że niektóre projekty są prywatne.
Do prywatnego portolio mają dostęp tylko jego członkowie.
Czy coś dzieje się z projektem po dodaniu go do mojego portfolio?
Tak, automatycznie staniesz się obserwującym statusu projektu dla wszystkich projektów. Oznacza to, że będziesz otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach statusu projektów w Twoim portfolio.
Jak dodać pole niestandardowe do portfolio?
Jeśli Ty i Twój zespół chcecie posortować portfolio w określony sposób, możesz zapisać je jako widok domyślny dla wszystkich osób. Alternatywnie, po kliknięciu ikony Pola w widoku Portfolio, możesz kliknąć opcję +Dodaj pole z listy rozwijanej, a pojawi się wyskakujące okienko, w którym możesz dodać pole niestandardowe.
Z poziomu zakładki Dodaj pole niestandardowe możesz:
- Wprowadzić nazwę pola
- Wybrać typ pola
- Dodać opis
- Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji
Jak utworzyć pole niestandardowe z paska narzędzi?
Aby dodać pola niestandardowe z paska narzędzi, kliknij Dostosuj, a następnie +Dodaj pole.
Z poziomu zakładki Dodaj pole niestandardowe możesz:
- Dodać nazwę pola
- Wybrać typ pola
- Dodać opis
- Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji.
do jednego portfolio możesz dodać maksymalnie 20 pól. Jednocześnie w widoku portfolio możesz wyświetlić maksymalnie 5 pól.
Jakie są limity dla portfolio?
-
Ile portfolio mogę utworzyć? Nie ma żadnych ograniczeń.
-
Ile portfolio może być jednocześnie wyświetlanych w sekcji Ostatnie? Maksymalnie 20 portfolio i nie ma tu limitu czasowego.
-
Ile projektów mogę dodać do portfolio? Maksymalnie 500 (wliczając w to projekty zarchiwizowane).
-
Ile pól niestandardowych mogę dodać do portfolio? Maksymalnie 30.
-
Ile pól niestandardowych może być jednocześnie wyświetlanych w widoku portfolio? Maksymalnie 30.
-
Ile powiadomień e-mail z tygodniowym raportem dotyczącym portfolio mogę otrzymywać tygodniowo? Maksymalnie 20.
-
Ile projektów obejmuje każda wiadomość e-mail z raportem tygodniowym? Maksymalnie 50, ale zawarty w niej link umożliwia wyświetlenie większej ilości projektów.
