Formularze

Formularze są dostępne dla klientów planów Premium, Business oraz Enterprise. Niektóre funkcje formularzy, takie jak rozgałęzianie, dostosowywanie nagłówków, tworzenie wielu formularzy w projekcie, a także wiadomości z potwierdzeniem są dostępne wyłącznie dla klientów planów Business i Enterprise.

Formularze w Asanie standaryzują sposób realizowania zadań przez Twój zespół, gromadzą potrzebne informacje i zapewniają, że nic nie umknie waszej uwadze. Korzystaj z formularzy dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych, aby gromadzić informacje, minimalizować ryzyko wystąpienia konfliktów i nieporozumień oraz ograniczyć liczbę wiadomości e-mail.

wysyłaj prośby i zlecenia i zarządzaj nimi w jednym miejscu. Wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo

Jak utworzyć formularz

Formularze stanowią część projektów w Asanie. Kiedy ktoś prześle Twój formularz pojawi się on jako nowe zadanie w projekcie, w którym formularz ten się znajduje.

Jak tworzyć formularze

Aby utworzyć formularz:

  1. Otwórz projekt i przejdź do zakładki Dostosuj.
  2. Kliknij Utwórz formularz.

Tutaj możesz tworzyć, edytować lub udostępniać formularze. Formularz domyślnie otrzyma taką samą nazwę, jak projekt, z którym jest połączony. Możesz jednak zmienić jego nazwę i dodać opis, aby udzielić osobom przesyłającym formularz wskazówek lub przekazać im dodatkowe informacje.

Formularze domyślnie zawierają dwa pytania: imię i nazwisko oraz adres e-mail, aby zapewnić, że otrzymasz informacje kontaktowe osób zlecających zadania Twojemu zespołowi. Podczas tworzenia formularza możesz usunąć te pytania.

usunięcie pytania o adres e-mail spowoduje, że osoby przesyłające formularz nie otrzymają wiadomości z potwierdzeniem.

Jak tworzyć formularze

W oknie tworzenia formularza możesz:

  1. Dodać imię
  2. Dodać adres e-mail
  3. Utworzyć inne pytanie

Korzystaj z formularzy, aby ustandaryzować sposób, w jaki rozpoczyna się praca. Dołącz do naszego webinaru na temat Usprawnienia pracy i dowiedz się, jak to zrobić. Zarejestruj się teraz

Dodaj osobę przesyłającą formularz jako współpracownika

Na bieżąco informuj osoby przesyłające formularze o postępach, dodając je jako współpracowników zadania utworzonego na podstawie tego formularza.

informowanie-osób-przesyłających-formularz

Włącz lub wyłącz tę opcję w menu ustawień formularzy.

Rozgałęzianie formularzy

Funkcja rozgałęziania formularzy dostępna jest dla klientów planu Business.

Rozgałęzianie formularzy umożliwia zadawanie pytań uzupełniających połączonych z konkretnymi odpowiedziami z menu rozwijanego lub menu wielokrotnego wyboru.

Tworząc formularz, na początek wybierz z listy pytanie w formie listy rozwijanej lub wielokrotnego wyboru. Pamiętaj, że wybierając jedno z nich, musisz podać własne pytania.

Logika rozgałęziania 1

W tym miejscu najedź kursorem i kliknij ikonę Dodaj odgałęzienie znajdującą się po prawej stronie wybranej opcji listy rozwijanej.

logika rozgałęziania 2

możesz utworzyć do pięciu poziomów odgałęzienia od rozgałęzień.

Dostosowywanie formularza

Po utworzeniu formularza możesz dodać do niego dodatkowe pytania z paska bocznego po prawej stronie.

Ustawienia formularza

ustawienia formularza

Z zakładki „Ustawienia formularza“ możesz:

  1. Wybrać odpowiedź na pytanie, która stanie się nazwą zadania
  2. Ustawić domyślną osobę odpowiedzialną dla każdego przesłanego formularza
  3. Włączyć lub wyłączyć opcję skopiowania wszystkich odpowiedzi do opisu zadania
  4. Dodać niestandardową wiadomość z potwierdzeniem
  5. Dodać przycisk, aby osoby przesyłające mogły łatwo przesłać kolejny formularz

możliwość ustawienia domyślnej osoby odpowiedzialnej i niestandardowej wiadomości z potwierdzeniem to funkcje dostępne w ramach planu Business.

Mapowanie pól niestandardowych

Dzięki mapowaniu pól niestandardowych możesz połączyć odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu bezpośrednio z polami niestandardowymi w projekcie.

Mapowanie pól niestandardowych

możesz również utworzyć nowe pole niestandardowe z okna Połączone z.

Mapowanie pola daty

mapowanie pola daty

W przypadku pytań o datę możesz wybrać, aby odpowiedzi w formularzu miały format:

  1. pojedynczego dnia,
  2. zakresu dat.

Pojedynczy dzień

konkretna data

Gdy zostanie wybrany Pojedynczy dzień, polem do wprowadzenia daty będzie Data wykonania.

Zakres dat

zakres dat

Gdy zostanie wybrany Zakres dat, polami do wprowadzenia daty będą Data rozpoczęcia i Data zakończenia.

Wymagane pola

wymagane pole

Kliknij Wymagane, aby oznaczyć w formularzu pole daty jako wymagane.

Dostosowywanie nagłówków

Dostosowywanie nagłówków jest funkcją dostępną w ramach planu Business.

Aby dodać obraz tytułowy, kliknij ikonę Dodaj obraz tytułowy znajdującą się u góry formularza.

Nagłówek formularza

wymiary obrazu nagłówka wynoszą 800 x 120 pikseli.

Niestandardowy branding w formularzach

Klienci planu Enterprise, którzy przesłali do Asany logo swojej firmy przez Konsolę administratora będą mogli dołączyć je do swoich formularzy.

Aby dodać do swojego formularza niestandardowy branding należy najpierw przesłać logo firmy. Można zrobić to z poziomu zakładki Ustawienia w Konsoli administratora.

Po przesłaniu logo, przejdź do formularza i kliknij w jego nazwę / opis. Następnie kliknij Dodaj logo swojej organizacji do tego formularza.

logo formularza niestandardowego

Dodawanie załączników do formularza

Osoby przesyłające formularz mogą również dodać do niego załączniki, takie jak brief kreatywny, obrazy, dokumenty, pliki PDF i więcej. Każdy załącznik zostanie również dołączony do zadania utworzonego po przesłaniu danego formularza.

Aby dodać załącznik, kliknij w ikonę Załączniki, znajdującą się poniżej listy pytań.

Załączniki

Załącznik 2

Po dodaniu pytania możesz:

  1. Zmienić lub edytować nazwę pytania lub dodać jego opis
  2. Zezwolić na dodawanie wielu załączników
  3. Włączyć lub wyłączyć funkcję pól Wymaganych

Podgląd formularza

Podczas tworzenia formularza możesz w każdej chwili zobaczyć jego podgląd, aby sprawdzić jak będzie on wyświetlany osobom przesyłającym.

Widok 1

Z widoku formularza w projekcie:

  1. Kliknij Wyświetl formularz.

Widok 2

Udostępnianie formularza

formularze są domyślnie prywatne dla Twojej organizacji. Można to zmienić w ustawieniach formularza.

udostępnianie-formularzy

Kontroluj, kto ma dostęp do formularza wybierając jedną z trzech opcji: Każdy może uzyskać dostęp, Tylko osoby w organizacji lub Dezaktywowano.

Kiedy Twój formularz będzie gotowy do udostępnienia, kliknij przycisk Kopiuj link, a link do niego zostanie skopiowany do schowka. W ten sposób możesz udostępniać go członkom swojego zespołu, a także użytkownikom, którzy nie mają konta w Asanie. Każdy będzie mógł wypełnić formularz.

Jak tworzyć formularze

Po wypełnieniu formularza, osoba przesyłająca go zobaczy komunikat z potwierdzeniem informujący o tym, że formularz został przesłany, a sam formularz zostanie dodany do Twojego projektu jako nowe zadanie.

Po przesłaniu formularza wysyłana jest również wiadomość z potwierdzeniem, zawierająca kopię pytań i odpowiedzi.

aby było możliwe przesłanie formularza, musi on zawierać pytanie o adres e-mail, które musi zostać wypełnione przez osobę przesyłającą formularz.

Widok 2

Jeśli osoba przesyłająca należy do Twojego obszaru w Asanie, możesz dodać ją do zadania jako współpracownika. Jeśli osoba przesyłająca nie należy do Twojego obszaru w Asanie, możesz wysłać jej zaproszenie do dołączenia.

Widok 2

Następnie możesz dodawać współpracowników, wyznaczać priorytety, zmieniać szczegóły zadania oraz popychać pracę do przodu, aby upewnić się, że zadanie zostanie wykonane.

Osadzanie formularzy na wewnętrznych lub zewnętrznych stronach internetowych

Formularze mogą obecnie być osadzane wszędzie. Pozwala to włączyć przesłane formularze bezpośrednio do przepływu pracy, ograniczając czynności okołozadaniowe.

udostępnij formularz

Aby osadzić formularz, kliknij Udostępnij formularz.

skopiuj kod

Kliknij Skopiuj kod, aby skopiować wycinek kodu osadzenia, i wklej go na stronie internetowej, na której chcesz udostępnić formularz.

Osadzanie na publicznej stronie internetowej

Osadzając formularz na publicznej stronie internetowej, upewnij się, że uprawnienia dostępu do formularza są ustawione na Każdy może uzyskać dostęp.

dostęp

Aby dowiedzieć się więcej o uprawnieniach formularzy, przejdź do artykułu Uprawnienia dostępu do formularzy.

Wyłączanie możliwości osadzania formularzy

Superadministratorzy organizacji korzystających z planu Enterprise mogą wyłączyć możliwość osadzania formularzy w swojej domenie w zakładce Bezpieczeństwo w konsoli administratora.

zakładka bezpieczeństwo w konsoli administratora

Aby wyłączyć możliwość osadzania formularzy:

  1. Przejdź do konsoli administratora i kliknij zakładkę Bezpieczeństwo.
  2. Kliknij Uprawnienia dostępu do formularzy.

uprawnienia dotyczące osadzania

W tym miejscu możesz włączyć lub wyłączyć opcję Zezwalaj członkom na osadzanie formularzy.

Formularze jako szablony

Szablony projektów utworzone przez Asanę obejmują formularze.

zlecenia kreatywne

Jak utworzyć szablon formularza:

  1. Z poziomu opcji Wybierz szablon projektu kliknij Zlecenia kreatywne.
  2. Po przejściu do szablonu formularza, kliknij przycisk Użyj szablonu.

Z zakładki „Szablony projektów“ nastąpi przekierowanie do formularza zleceń kreatywnych, który możesz wykorzystać do gromadzenia i organizowania wszystkich zleceń kreatywnych Twojego zespołu.

Widok 2

Wybierając opcję Użyj szablonu możesz zmienić nazwę danego szablonu i utworzyć na jego podstawie nowy projekt.

Wiele formularzy w projekcie

Funkcja tworzenia wielu formularzy w projekcie dostępna jest dla klientów planu Business

Kiedy każdy projekt ma inny cel i funkcję, dlatego ważne jest skonsolidowanie różnych rodzajów danych przychodzących, aby można było w pełni wykorzystać ich potencjał. Teraz możesz utworzyć wiele formularzy w jednym projekcie, dzięki czemu może obsługiwać on wiele typów próśb i zleceń. Opcja wielu formularzy pomaga indywidualnym użytkownikom i zespołom gromadzić wiele rodzajów ważnych informacji w jednym miejscu, a to z kolei usprawnia przepływy pracy i minimalizuje liczbę czynności okołozadaniowych, które często przyczyniają się do przeciążenia pracowników.

wysyłaj prośby i zlecenia i zarządzaj nimi w jednym miejscu. Wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo

Duplikowanie formularza

Duplikowanie formularzy może pomóc Ci zaoszczędzić czas podczas iteracji procesu przyjmowania próśb i zleceń.

duplikuj formularz

Aby zduplikować formularz, kliknij ikonę z trzema kropkami w prawym górnym rogu i wybierz Duplikuj formularz.

duplikuj formularz 2

Z tego poziomu możesz zmienić nazwę formularza i kliknąć Duplikuj formularz.

Po przejściu do duplikatu formularza możesz kliknąć „Zmień”, aby aktywować link do formularza. W ustawieniach formularza możesz określić, kto może uzyskać dostęp do formularza.

duplikuj formularz 3

duplikuj formularz 4

Możesz wyświetlić wszystkie swoje formularze w menu Dostosuj.

możesz utworzyć maksymalnie 5 formularzy w projekcie.

Duplikując projekt masz również możliwość zduplikowania formularza. W tym celu, zaznacz pole Formularz podczas duplikowania żądanego projektu.

duplikuj

Formularze są automatycznie duplikowane w szablonach utworzonych przez Asanę, szablonach niestandardowych i API.

Duplikowanie pytania w formularzu

Aby zduplikować pytanie, kliknij ikonę +. Następnie możesz edytować zduplikowane pytanie i jego odgałęzienia.

zduplikowane pytanie

Zgłaszanie nadużyć za pomocą formularza

Aby zgłosić nadużycie przez formularz, kliknij na Zgłoś nadużycie. W ten sposób, zespół ds. bezpieczeństwa Asany zostanie powiadomiony i będzie mógł zająć się danym incydentem.

zgłoś nadużycie 1

zgłaszanie nadużyć 1

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com