Formularze

Formularze są dostępne dla klientów planu Premium, Business oraz Enterprise. Niektóre funkcje formularzy, takie jak rozgałęzianie, dostosowywanie nagłówków i wiadomości z potwierdzeniem są dostępne wyłącznie dla klientów planu Business i Enterprise.

Dzięki formularzom w Asanie możesz ustandaryzować sposób realizowania zadań przez Twój zespół, gromadzić potrzebne informacje oraz upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Korzystaj z formularzy dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych, aby gromadzić informacje, minimalizować ryzyko wystąpienia konfliktów i nieporozumień oraz ograniczyć liczbę wiadomości e-mail.

Jak utworzyć formularz

Formularze stanowią część każdego projektu w Asanie. Kiedy ktoś wypełni formularz, pojawi się on jako nowe zadanie w projekcie, z którym jest połączony.

Formularz domyślnie otrzyma taką samą nazwę, jak projekt, z którym jest połączony. Możesz jednak zmienić jego nazwę i dodać opis, aby udzielić osobom przesyłającym formularz wskazówek lub przekazać im dodatkowe informacje.

Formularze w Asanie domyślnie zawierają dwa pytania: imię i nazwisko oraz adres e-mail, aby zapewnić, że otrzymasz informacje kontaktowe osób zlecających zadania Twojemu zespołowi. Podczas tworzenia formularza możesz usunąć te pytania.

Usunięcie pytania o adres e-mail oznacza, że osoby przesyłające formularz nie otrzymają wiadomości z potwierdzeniem.

Rozgałęzianie formularzy

Funkcja rozgałęziania formularzy dostępna jest dla klientów planu Business.

Rozgałęzianie formularzy umożliwia zadawanie pytań uzupełniających połączonych z konkretnymi odpowiedziami z menu rozwijanego lub wielokrotnego wyboru.

Tworząc formularz, na początek wybierz z listy pytanie w formie listy rozwijanej lub wielokrotnego wyboru.

Tutaj możesz łatwo utworzyć swoje odgałęzienie.

Możliwe jest również utworzenie odgałęzienia od rozgałęzień, aż do pięciu poziomów.

Dostosowywanie formularza

Po utworzeniu formularza możesz dodać do niego dodatkowe pytania, korzystając z opcji z paska bocznego po prawej stronie.

Ustawienia formularza

Możliwość ustawienia domyślnej osoby odpowiedzialnej i niestandardowej wiadomości z potwierdzeniem to funkcje dostępne w ramach planu Business.

Mapowanie pól niestandardowych

Dzięki mapowaniu pól niestandardowych możesz określić, z jakimi elementami w Asanie będą powiązane odpowiedzi na pytania z formularza.

Możesz również utworzyć nowe pole niestandardowe z okna Połączone z.

Mapowanie pola daty

Dla pytań dotyczących daty, możesz połączyć odpowiedzi na pytania w formularzu z datą wykonania.

Dostosowywanie nagłówków

Dostosowywanie nagłówków jest funkcją dostępną w ramach planu Business.

Aby dodać obraz tytułowy, kliknij ikonę Dodaj obraz tytułowy znajdującą się u góry formularza.

Wymiary obrazu nagłówka wynoszą 800 x 120 pikseli.

Niestandardowy branding w formularzach

Klienci planu Enterprise, którzy przesłali do Asany logo swojej firmy za pomocą Konsoli administratora będą mogli dołączyć to logo do formularzy.

Aby dodać do swojego formularza niestandardowy branding należy najpierw przesłać logo firmy. Można zrobić to z poziomu zakładki Ustawienia w Konsoli administratora.

Po przesłaniu logo, przejdź do formularza i kliknij w jego nazwę / opis. Następnie kliknij Dodaj logo swojej organizacji do tego formularza.

Dodaj załączniki do formularza

Osoby przesyłające formularz mogą również dodać do niego załączniki, takie jak brief kreatywny, obrazy, dokumenty, pliki PDF i więcej. Każdy załącznik zostanie również dołączony do zadania utworzonego po przesłaniu danego formularza.

Aby dodać załącznik, kliknij w ikonę Załączniki, znajdującą się poniżej listy pytań.

Podgląd formularza

Podczas tworzenia formularza możesz w każdej chwili zobaczyć jego podgląd, aby sprawdzić jak będzie on wyświetlany osobom przesyłającym.

Udostępnianie formularza

Kiedy Twój formularz będzie gotowy do udostępniania, kliknij przycisk Kopiuj link, a link do niego zostanie skopiowany do schowka. Możesz udostępniać go członkom swojego zespołu, a także użytkownikom, którzy nie mają konta w Asanie. Każdy będzie mógł wypełnić formularz.

Po wypełnieniu formularza, osoba przesyłająca go zobaczy komunikat z potwierdzeniem informujący o tym, że formularz został otrzymany, a sam formularz zostanie dodany do Twojego projektu jako nowe zadanie.

Po przesłaniu formularza wysyłana jest również wiadomość z potwierdzeniem, zawierająca kopię pytań i odpowiedzi.

Aby było możliwe przesłanie formularza, musi on zawierać pytanie o adres e-mail, które musi zostać wypełnione przez osobę przesyłającą formularz.

Jeśli osoba przesyłająca jest użytkownikiem Asany, możesz dodać ją jako osobę obserwującą do zadania. Jeśli osoba przesyłająca nie ma jeszcze konta w Asanie, możesz wysłać jej zaproszenie..

Następnie możesz dodać obserwujących, nadawać priorytety, zmieniać szczegóły zadania oraz popychać pracę do przodu, aby upewnić się, że zadanie zostanie wykonane.

Formularze jako szablon

Szablony projektów utworzone przez Asanę obejmują formularze.

Z zakładki „Szablony projektów“ nastąpi przekierowanie do „Formularza zleceń kreatywnych”, który możesz wykorzystać do gromadzenia i organizowania wszystkich zleceń kreatywnych Twojego zespołu.

Wybierz opcję Użyj szablonu, aby zmienić nazwę danego szablonu i rozpocząć z jego pomocą nowy projekt.

Duplikowanie formularza

Duplikując projekt masz również możliwość zduplikowania formularza. W tym celu, zaznacz pole Formularz podczas duplikowania żądanego projektu.

Formularze są automatycznie duplikowane w szablonach utworzonych przez Asanę, szablony niestandardowe i API.