Formularze

Formularze są dostępne dla klientów planów Premium, Business oraz Enterprise. Niektóre funkcje formularzy, takie jak rozgałęzianie, dostosowywanie nagłówków, tworzenie wielu formularzy w projekcie, a także wiadomości z potwierdzeniem są dostępne wyłącznie dla klientów planu Business i Enterprise.

Dzięki formularzom w Asanie możesz ustandaryzować sposób realizowania zadań przez Twój zespół, gromadzić potrzebne informacje oraz upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Korzystaj z formularzy dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych, aby gromadzić informacje, minimalizować ryzyko wystąpienia konfliktów i nieporozumień oraz ograniczyć liczbę wiadomości e-mail.

Jak utworzyć formularz

Formularze stanowią część projektów w Asanie. Kiedy ktoś prześle Twój formularz pojawi się on jako nowe zadanie w projekcie, w którym formularz ten się znajduje.

Tutaj możesz tworzyć, edytować lub udostępniać formularze. Formularz domyślnie otrzyma taką samą nazwę, jak projekt, z którym jest połączony. Możesz jednak zmienić jego nazwę i dodać opis, aby udzielić osobom przesyłającym formularz wskazówek lub przekazać im dodatkowe informacje.

Formularze w Asanie domyślnie zawierają dwa pytania: imię i nazwisko oraz adres e-mail, aby zapewnić, że otrzymasz informacje kontaktowe osób zlecających zadania Twojemu zespołowi. Podczas tworzenia formularza możesz usunąć te pytania.

usunięcie pytania o adres e-mail spowoduje, że osoby przesyłające formularz nie otrzymają wiadomości z potwierdzeniem.

Rozgałęzianie formularzy

Funkcja rozgałęziania formularzy dostępna jest dla klientów planu Business.

Rozgałęzianie formularzy umożliwia zadawanie pytań uzupełniających połączonych z konkretnymi odpowiedziami z menu rozwijanego lub menu wielokrotnego wyboru.

Tworząc formularz, na początek wybierz z listy pytanie w formie listy rozwijanej lub wielokrotnego wyboru. Pamiętaj, że wybierając jedno z nich, musisz podać własne pytania.

W tym miejscu najedź kursorem i kliknij ikonę Dodaj odgałęzienie znajdującą się po prawej stronie wybranej listy rozwijanej.

możesz utworzyć do pięciu poziomów odgałęzienia od rozgałęzień.

Dostosowywanie formularza

Po utworzeniu formularza możesz dodać do niego dodatkowe pytania, korzystając z opcji z paska bocznego po prawej stronie.

Ustawienia formularza

możliwość ustawienia domyślnej osoby odpowiedzialnej i niestandardowej wiadomości z potwierdzeniem to funkcje dostępne w ramach planu Business.

Mapowanie pól niestandardowych

Dzięki mapowaniu pól niestandardowych możesz połączyć odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu bezpośrednio z polami niestandardowymi w projekcie.

możesz również utworzyć nowe pole niestandardowe z okna Połączone z.

Mapowanie pola daty

Dla pytań dotyczących daty, możesz połączyć odpowiedzi na pytania w formularzu z datą wykonania.

Dostosowywanie nagłówków

Dostosowywanie nagłówków jest funkcją dostępną w ramach planu Business.

Aby dodać obraz tytułowy, kliknij ikonę Dodaj obraz tytułowy znajdującą się u góry formularza.

wymiary obrazu nagłówka wynoszą 800 x 120 pikseli.

Niestandardowy branding w formularzach

Klienci planu Enterprise, którzy przesłali do Asany logo swojej firmy przez Konsolę administratora będą mogli dołączyć je do swoich formularzy.

Aby dodać do swojego formularza niestandardowy branding należy najpierw przesłać logo firmy. Można zrobić to z poziomu zakładki Ustawienia w Konsoli administratora.

Po przesłaniu logo, przejdź do formularza i kliknij w jego nazwę / opis. Następnie kliknij Dodaj logo swojej organizacji do tego formularza.

Dodaj załączniki do formularza

Osoby przesyłające formularz mogą również dodać do niego załączniki, takie jak brief kreatywny, obrazy, dokumenty, pliki PDF i więcej. Każdy załącznik zostanie również dołączony do zadania utworzonego po przesłaniu danego formularza.

Aby dodać załącznik, kliknij w ikonę Załączniki, znajdującą się poniżej listy pytań.

Podgląd formularza

Podczas tworzenia formularza możesz w każdej chwili zobaczyć jego podgląd, aby sprawdzić jak będzie on wyświetlany osobom przesyłającym.

Udostępnianie formularza

Kiedy Twój formularz będzie gotowy do udostępniania, kliknij przycisk Kopiuj link, a link do niego zostanie skopiowany do schowka. W ten sposób możesz udostępniać go członkom swojego zespołu, a także użytkownikom, którzy nie mają konta w Asanie. Każdy będzie mógł wypełnić formularz.

Po wypełnieniu formularza, osoba przesyłająca go zobaczy komunikat z potwierdzeniem informujący o tym, że formularz został otrzymany, a sam formularz zostanie dodany do Twojego projektu jako nowe zadanie.

Po przesłaniu formularza wysyłana jest również wiadomość z potwierdzeniem, zawierająca kopię pytań i odpowiedzi.

aby było możliwe przesłanie formularza, musi on zawierać pytanie o adres e-mail, które musi zostać wypełnione przez osobę przesyłającą formularz.

Jeśli osoba przesyłająca należy do Twojego obszaru w Asanie, możesz dodać ją do zadania jako współpracownika. Jeśli osoba przesyłająca nie należy do Twojego obszaru w Asanie, możesz wysłać jej zaproszenie do dołączenia.

Następnie możesz dodawać współpracowników, wyznaczać priorytety, zmieniać szczegóły zadania oraz popychać pracę do przodu, aby upewnić się, że zadanie zostanie wykonane.

Osadzanie formularzy na wewnętrznych lub zewnętrznych stronach internetowych

Formularze mogą obecnie być osadzane wszędzie. Pozwala to włączyć przesłane formularze bezpośrednio do przepływu pracy, ograniczając czynności okołozadaniowe.

Osadzanie na publicznej stronie internetowej

Osadzając formularz na publicznej stronie internetowej, upewnij się, że uprawnienia dostępu są ustawione na Każdy może uzyskać dostęp.

Wyłączanie możliwości osadzania formularzy

Superadministratorzy organizacji korzystających z planu Enterprise mogą wyłączyć możliwość osadzania formularzy dla swojej domeny w zakładce bezpieczeństwo w Konsoli administratora.

Formularze jako szablony

Szablony projektów utworzone przez Asanę obejmują formularze.

Z zakładki „Szablony projektów“ nastąpi przekierowanie do „Formularza zleceń kreatywnych”, który możesz wykorzystać do gromadzenia i organizowania wszystkich zleceń kreatywnych Twojego zespołu.

Wybierz opcję Użyj szablonu, aby zmienić nazwę danego szablonu i rozpocząć z jego pomocą nowy projekt.

Wiele formularzy w projekcie

Funkcja tworzenia wielu formularzy w projekcie dostępna jest dla klientów planu Business

Kiedy każdy projekt ma inny cel i funkcję, ważne jest skonsolidowanie różnych rodzajów danych przychodzących, aby można było w pełni wykorzystać ich potencjał. Teraz możesz utworzyć wiele formularzy w jednym projekcie, dzięki czemu może obsługiwać on wiele typów próśb i zleceń. Opcja wielu formularzy pomaga indywidualnym użytkownikom i zespołom gromadzić wiele rodzajów ważnych informacji w jednym miejscu, a to z kolei usprawnia przepływy pracy i minimalizuje liczbę czynności okołozadaniowych, które często przyczyniają się do przeciążenia pracowników.

Duplikowanie formularza

Duplikując projekt masz również możliwość zduplikowania formularza. W tym celu, zaznacz pole Formularz podczas duplikowania żądanego projektu.

Formularze są automatycznie duplikowane w szablonach utworzonych przez Asanę, szablonach niestandardowych i API.

Zgłaszanie nadużyć w formularzu

Aby zgłosić nadużycie w formularzu, kliknij na Zgłoś nadużycie. W ten sposób, zespół ds. bezpieczeństwa Asany zostanie powiadomiony i będzie mógł zająć się danym incydentem.