Zarządzanie organizacją

Konta w Asanie są darmowe i powiązane z indywidualnymi osobami. Konta w Asanie dają dostęp do współdzielonych obszarów roboczych oraz organizacji w celu współpracy z innymi użytkownikami Asany.

W ramach pojedynczego konta w Asanie możesz utworzyć lub dołączyć do wielu obszarów roboczych i organizacji, aby współpracować z różnymi grupami użytkowników Asany. Obszary robocze i organizacje stanowią niezależne jednostki skupiające unikalne grupy osób, projektów oraz zadań.

Ponieważ obszary robocze i organizacje stanowią odrębne jednostki w Asanie, Twoi współpracownicy nie mogą zobaczyć innych obszarów roboczych ani organizacji, do których Ty należysz, a Ty nie możesz zobaczyć innych obszarów roboczych ani organizacji, do których należą Twoi współpracownicy. Dowiedz się więcej o prywatności w ramach każdego z tych obszarów tutaj.

Dowiedz się więcej o ustawieniach uprawnień do projektów i zadań w ramach poszczególnych obszarów roboczych i organizacji tutaj.  

Czym jest organizacja?

Organizacje łączą wszystkie osoby z Twojej firmy korzystające z Asany w jednej przestrzeni, w oparciu o wspólną domenę firmowej poczty e-mail.

W ramach organizacji Ty i Twoi współpracownicy możecie się dzielić na zespoły, aby współpracować nad waszymi projektami i zadaniami.

w przypadku braku wspólnej domeny poczty e-mail, możecie współpracować ze sobą w ramach obszaru roboczego.

Osoby w Twojej organizacji

W ramach organizacji, istnieją różne typy użytkowników: członkowie organizacji, goście organizacji oraz członkowie z ograniczonym dostępem. Pracownicy wewnętrzni będą członkami Twojej organizacji, natomiast współpracownicy zewnętrzni – jej gośćmi.

Na przykład, michael@yourco.com jest członkiem organizacji yourco.com, a każda osoba posiadająca adres w innej domenie (np. @gmail.com lub @anotherco.com) jest gościem organizacji yourco.com.

nie możesz przekształcić członka organizacji w gościa. Członkostwo w organizacji jest przyznawane automatycznie w oparciu o adres e-mail użytkownika.

Członkowie organizacji

Członkostwo w organizacji przyznawane jest w oparciu o domenę powiązaną z Twoim adresem e-mail. Aby zostać członkiem organizacji, musisz mieć adres e-mail w jednej z domen zatwierdzonych przez Twoją organizację.

Osoby, które założą konto w Asanie przy użyciu adresu e-mail należącego do jednej z domen zatwierdzonych przez Twoją organizację, automatycznie staną się jej członkami.

Członek organizacji może:

• Tworzyć nowe zespoły
• Wyświetlić pełną listę zespołów w ramach organizacji, do których może wysłać prośbę o dołączenie
• Wyświetlić nazwy użytkownika oraz adresy e-mail innych członków oraz gości organizacji w ustawieniach zespołu. Administratorzy organizacji Premium mogą również zobaczyć pełną listę członków oraz gości organizacji w ustawieniach organizacji.
• Uzyskać dostęp do projektów i zadań, które zostały udostępnione organizacji jako publiczne

członkowie, którzy dołączyli do Twojej organizacji automatycznie, będą musieli wysłać prośbę o dołączenie lub otrzymać zaproszenie do jednego z Twoich zespołów, aby móc współpracować z Tobą nad projektami i zadaniami, które nie są publiczne. Dowiedz się więcej tutaj.

Goście organizacji

Możesz współpracować z klientami, wykonawcami, podwykonawcami lub dowolną inną osobą nie posiadającą adresu e-mail w zatwierdzonej przez organizację domenie (np. @gmail.com lub @yahoo.com). Osoby te będą gośćmi organizacji. Goście mają ograniczony dostęp w ramach organizacji i mogą zobaczyć tylko te elementy, które zostały im konkretnie udostępnione.

Gość organizacji może dołączyć do zespołów wyłącznie po otrzymaniu zaproszenia. Nie może tworzyć, wyświetlać, ani wysyłać próśb o dołączenie do żadnych innych zespołów.

goście organizacji mogą zapraszać innych gości do Twojej organizacji poprzez udostępnianie im projektów i zadań, do których mają dostęp.

Rozpoznawanie członków i gości

Członkowie z ograniczonym dostępem

Każdy zespół posiada swoich własnych członków i projekty. Osoby, które nie mają dostępu do wszystkich projektów w Twoim zespole będą widnieć jako członkowie z ograniczonym dostępem w zakładce „Ustawienia członków zespołu”.

Członkowie z ograniczonym dostępem mogą zobaczyć projekty i zadania, do których zostali dodani, ale nie mogą wyświetlić konwersacji ani innych projektów zespołu.

członkowie z ograniczonym dostępem muszą zostać uwzględnieni w Twoim planie, jeśli zdecydujesz się rozszerzyć zespół w ramach organizacji do Asany Premium.

Dołączanie do istniejącej organizacji

Istnieją dwa sposoby, aby dołączyć do organizacji utworzonej przez inną osobę z Twojej firmy:

1. Załóż konto w Asanie przy użyciu firmowego adresu e-mail. Automatycznie dołączysz wtedy do swojej organizacji.
2. Poproś kogoś w istniejącej organizacji, aby zaprosił Cię do zespołu.
3. Jeśli korzystasz już z Asany przy użyciu innego adresu e-mail, dodaj firmowy adres e-mail do swojego konta, aby automatycznie dołączyć do organizacji.

Tworzenie organizacji

Możesz utworzyć organizację na jeden z poniższych sposobów. W przypadku niektórych użytkowników konieczne jest skontaktowanie się z nami w tym celu.

Utworzenie organizacji wpłynie na wszystkich użytkowników Asany, którzy używają adresu e-mail powiązanego z firmową domeną poczty e-mail.

Bądź pierwszą osobą w Twojej firmie, która zarejestruje się w Asanie

Załóż nowe konto w Asanie za pomocą swojego firmowego adresu e-mail, a my automatycznie utworzymy dla Ciebie organizację na podstawie Twojej domeny poczty e-mail.

Jeśli jednak zdarzy się, że po zarejestrowaniu się w ten sposób dołączysz do obszaru roboczego, a nie do organizacji, pamiętaj, że możesz przekształcić swój obszar roboczy w organizację.

Tworzenie dodatkowych organizacji

Z jednego konta można utworzyć i dołączyć do więcej niż jednej organizacji. Jeśli masz dodatkowy firmowy adres e-mail, dodaj go do swojego konta i wykonaj te kroki, aby utworzyć nową organizację.

każda organizacja musi być powiązana z unikalną domeną pocztową. Tylko ci użytkownicy, którzy mają konto w Asanie powiązane z firmową domeną poczty e-mail, zostaną członkami organizacji.

Dodawanie lub zmiana domeny poczty e-mail organizacji

Jeśli chcesz dodać zatwierdzoną domenę e-mail dla swojej organizacji (na przykład, jeśli Twoja firma zmieniła domenę z acme.com na acmestaff.com), dodaj swój nowy adres e-mail do konta w Asanie przed skontaktowaniem się z naszym zespołem obsługi klienta.

Najpierw dodaj swój nowy firmowy adres e-mail do swojego konta, a następnie użyj tego formularza obsługi klienta, abyśmy mogli pomóc Ci wprowadzić stosowne zmiany w Twojej organizacji.

Większość wniosków przetwarzamy w ciągu 3 dni roboczych. Członek naszego zespołu skontaktuje się z Tobą, gdy Twoja organizacja zostanie zaktualizowana lub jeśli będziemy potrzebować dalszych informacji.

skontaktuj się z nami, gdy tylko zdecydujesz się zmienić swoją domenę poczty e-mail. Proces migracji jest łatwiejszy do przeprowadzenia, gdy stara i nowa domena są aktywne jednocześnie.

Zapraszanie osób do organizacji

Możesz dodać osobę do swojej organizacji poprzez zaproszenie jej do jednego z Twoich zespołów.

Udostępnianie linków z zaproszeniem

Linki z zaproszeniem ułatwiają zapraszanie wielu osób do zespołu lub projektu. Linki te mogą być udostępniane za pośrednictwem różnych kanałów (za pomocą wiadomości e-mail, aplikacji Slack, SMS-a itp.). Można nawet opublikować je w zespołowej witrynie wiki lub udostępnić przez Dokumenty Google.

Link z zaproszeniem powinien być używany w przypadku członków, natomiast w przypadku gości, zalecamy skorzystanie z opcji wysyłania zaproszeń przez e-mail.

Zaproś do projektu za pomocą linku

Zaproś do zespołu za pomocą linku

Możesz także zaprosić osoby do organizacji za pomocą przycisku szybkiego dodawania.

Zapraszanie gości

Aby zaprosić gości do projektu/zespołu, skorzystaj z opcji Zaproś za pomocą wiadomości e-mail.

goście organizacji nie mogą dołączyć do zespołów ani projektów za pomocą linku z zaproszeniem – opcja ta jest możliwa tylko w przypadku członków organizacji, którzy mają adres e-mail w domenie organizacji. W przypadku gości, wybierz opcję Zaproś za pomocą wiadomości e-mail.

Dezaktywowanie linku

Kliknięcie opcji dezaktywuj spowoduje trwałą dezaktywację linku. Nikt nie będzie mógł ponownie z niego skorzystać.

Opuszczanie organizacji

Jeśli jesteś członkiem organizacji, spowoduje to usunięcie adresu e-mail skojarzonego z organizacją z Twojego konta w Asanie. Zanim opuścisz organizację, pamiętaj o dodaniu osobistego adresu e-mail do swojego konta, aby zachować do niego dostęp.

usunięcie firmowego adresu e-mail z Twojego konta spowoduje usunięcie Cię z organizacji.

Usuwanie osób z organizacji

Możesz usunąć każdego użytkownika z Twojej organizacji, aby pozbawić go dostępu do jej zadań i projektów.

Kiedy osoba zostaje usunięta z Twojej organizacji, wszystkie zadania, projekty, wiadomości, pliki i komentarze utworzone przez tę osobę pozostają nienaruszone, ale przypisane do niej zadania staną się nieprzypisane.

Aby upewnić się, że żadne zadanie nie pozostanie bez właściciela, zalecamy przejście do listy „Moje zadania” usuwanej osoby i ponowne przypisanie należących do niej zadań przed anulowaniem aprowizacji.

Pamiętaj, że odebranie użytkownikowi uprawnień w ramach Twojej organizacji będzie skutkować usunięciem firmowego adresu e-mail z jego konta. Jeśli adres ten zostanie dodany ponownie do konta, użytkownik ponownie dołączy do Twojej organizacji. Ponadto jeśli użytkownik ten nie posiada alternatywnego adresu e-mail skojarzonego ze swoim kontem w Asanie, odebranie mu uprawnień może skutkować całkowitym zablokowaniem jego dostępu do Asany.

Aby usunąć kogoś z organizacji, musisz spełnić następujące warunki:

• Musisz być członkiem organizacji
• Ty i osoba, którą chcesz usunąć musicie należeć do tego samego zespołu

Jeśli nie należysz do tego samego zespołu lub dana osoba została przez Ciebie już usunięta z zespołu, zaproś tę osobę do zespołu wyłącznie w celu usunięcia jej z organizacji niezwłocznie po dodaniu.

w organizacjach Premium, uprawnienia dostępu mogą zostać odebrane wyłącznie przez administratorów.

Warunki dopuszczalnego użytkowania dla gości

Goście podlegają klauzuli 2.4(b) Umowy subskrypcji lub Głównej umowie subskrypcji Asany. Konta gości mają na celu umożliwienie współpracy z zewnętrznymi partnerami biznesowymi, takimi jak klienci czy wykonawcy. Użytkownicy Asany nie mogą tworzyć kont gości dla swoich pracowników, ani dla pracowników swoich partnerów zamiast nabycia dla nich subskrypcji.

Organizacje dla uczelni i instytucji edukacyjnych

Obecnie nie można utworzyć organizacji przy użyciu studenckiego adresu e-mail. Aby utworzyć organizację, potrzebujesz unikalnego firmowego adresu e-mail lub adresu e-mail należącego do subdomeny. Ponieważ członkostwo w organizacji określa firmowa domena poczty e-mail, utworzenie organizacji w ramach ogólnouniwersyteckiej domeny spowoduje, że wszyscy studenci, wykładowcy, pracownicy administracji itp., którzy zarejestrują się w Asanie, zostaną do niej dodani. Możesz jednak utworzyć organizację w przypadku nabycia subdomeny uniwersyteckiej dla określonego wydziału (np. @staff.domain.edu).

Konsola administratora

Użytkownicy korzystający z płatnej subskrypcji mają dostęp do konsoli administratora, za pomocą której mogą wprowadzać zmiany w swojej subskrypcji, zarządzać rozliczeniami, uzyskiwać szczegółowy wgląd w dane swojej organizacji oraz zarządzać jej członkami.