Powiadomienia e-mail

Aby być na bieżąco z aktywnością w Asanie, możesz otrzymywać powiadomienia na swój adres e-mail lub w przeglądać je w swojej Skrzynce odbiorczej.

Istnieją cztery ustawienia powiadomień e-mail:

• Aktualizacje dotyczące aktywności
• Tylko wzmianki
• Codzienne podsumowania
• Tygodniowe raporty

Ustawienia powiadomień e-mail

Wyłączanie powiadomień

Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień e-mail, możesz wyłączyć je korzystając z instrukcji podanych w powyższej sekcji i używać wyłącznie skrzynki odbiorczej w celu śledzenia powiadomień w Asanie.

Aby ograniczyć liczbę powiadomień i zminimalizować chaos w skrzynce odbiorczej:

• Wyłącz powiadomienia e-mail
• Usuń siebie jako współpracownika z zadania, wiadomości lub projektu
• Dostosuj powiadomienia dla każdego projektu w sekcji Moje ustawienia

powiadomienia dotyczące usuniętych zespołów i projektów nie mogą zostać wyłączone, gdyż zawierają linki niezbędne do ich przywrócenia.

Jak filtrować powiadomienia:

Przejdź do Skrzynki odbiorczej, aby filtrować powiadomienia według następujących parametrów:

• Przypisane do mnie
• @Wzmianka
• Przypisane przeze mnie
• Tylko nieprzeczytane

Podsumowanie dzienne

Wyślemy do Ciebie przejrzystą, dzienną aktualizację (od poniedziałku do piątku, bez weekendów) dotyczącą tego, nad czym musisz się skupić danego dnia. E-mail ten będzie zawierać dowolną lub wszystkie trzy z poniższych sekcji:

Zadania ze zbliżającą się datą wykonania: obejmują one przypisane do Ciebie zadania, których termin wykonania przypada w ciągu następnych 5 dni.

Ostatnio przypisane zadania: ta sekcja obejmuje zadania, które zostały ostatnio przypisane do Ciebie, bez względu na to, czy zadanie ma określoną datę wykonania.

Zadania przypisane innym osobom: ta sekcja obejmuje zadania, które ostatnio zostały przypisane przez Ciebie innym osobom, bez względu na to, czy zadanie ma określoną datę wykonania.

zaległe zadania nie pojawią się w e-mailach z dziennym podsumowaniem.

jeśli nie posiadasz zadań w żadnej z powyższych kategorii, sekcja ta nie zostanie uwzględniona w e-mailu.

Aktualizacje dotyczące aktywności

Otrzymasz powiadomienie e-mail w następujących sytuacjach:

• Ktoś przypisze Ci zadanie
• Ktoś anuluje przypisanie zadania do Ciebie
• Zmieni się data wykonania przypisanego do Ciebie zadania
• Ktoś doda Cię jako współpracownika zadania
• W zadaniu, nad którym współpracujesz, zostaną dodane nowe pliki
• Do zadania, nad którym współpracujesz, zostaną dodane nowe komentarze
• Zadanie, nad którym współpracujesz, zostanie oznaczone jako ukończone
• Ktoś polubi zadanie, nad którym współpracujesz
• Ktoś polubi Twój komentarz
• Ktoś polubi Twój załącznik
• Ktoś polubi Twoje ukończenie zadania
• W zespole lub projekcie, którego jesteś członkiem zostanie rozpoczęta wiadomość
• Ktoś opublikuje komentarz w wiadomości, którą obserwujesz
• Do projektu, którego jesteś członkiem zostaną dodane nowe zadania
• W projekcie, którego jesteś członkiem, zostanie opublikowana nowa aktualizacja statusu
• Zmieni się status zadania, na które czekasz
• Zadanie zostanie przeniesione do innej kolumny w projekcie z widokiem tablicy
• Ktoś przypisze Ci zadanie wymagające zatwierdzenia

powiadomienia dotyczące aktywności są wysyłane tylko dla działań i zmian dokonanych przez inne osoby; nie otrzymasz powiadomienia odnośnie działań wykonanych przez siebie.

Dodaj lub usuń siebie jako współpracownika z zadania lub wiadomości, aby zacząć/przestać otrzymywać powiadomienia w skrzynce odbiorczej.

Powiadomienia w skrzynce odbiorczej są generowane automatycznie, gdy oznaczasz zadanie jako ukończone lub wykonujesz na nich działania.

Odpowiadanie na powiadomienia

Odpowiedz na powiadomienie e-mail, aby:

• Oznaczyć zadanie jako ukończone – odpowiedz na wiadomość e-mail i wpisz Complete lub Done, jako pierwsze słowo swojej wiadomości
• Skomentować zadanie – odpowiedz na wiadomość e-mail
• Przypisać zadanie do członka zespołu – odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu Do:
• Dodać członka zespołu jako współpracownika zadania – odpowiedz na wiadomość i dodaj adres e-mail członka zespołu w polu DW:

Wskazówki te znajdziesz u dołu powiadomień e-mail.

nie zapisuj adresu „odpowiedz do” na liście kontaktów, gdyż może on ulec zmianie.

Tygodniowy raport

Raz w tygodniu wyślemy do Ciebie wiadomość e-mail zawierającą aktualizacje dotyczące statusu projektów w Twoich Portfolio.

w ciągu jednego tygodnia możesz otrzymać maksymalnie 20 wiadomości e-mail z cotygodniowym raportem.

Zgrupowane aktualizacje

Jeśli otrzymujesz wiele powiadomień w ciągu godziny, Asana zgrupuje je w pojedynczą wiadomość e-mail. Ważne powiadomienia – np. o przypisaniu zadań – będą zawsze wysyłane osobno, ale aktualizacje dotyczące nowo utworzonych lub ukończonych zadań zostaną zgrupowane.

Odczekamy 30 sekund przed wysłaniem powiadomień e-mail (np. niepodlegających grupowaniu powiadomień).

30-sekundowy próg otrzymywania powiadomień e-mail dotyczy tylko ważnych powiadomień. Takim powiadomieniem jest np. informacja o przypisaniu do Ciebie zadania. W przypadku tych mniej ważnych, czas oczekiwania wynosi 60 minut.

Jeśli zarchiwizujesz te powiadomienia w ciągu 30-sekund], wstrzymamy wysłanie maili.

Wzorce grupowania

Wzorce grupowania zależą od typów powiadomień.

powiadomienia zgrupowane to takie, które wysyłane są zbiorczo w jednej wiadomości e-mail, aby uniknąć bałaganu, natomiast powiadomienia niezgrupowane są wysyłane oddzielnie dla każdej aktualizacji.

Co jest grupowane:

• Powiadomienia o przypisaniu zadania do poprzedniej osoby odpowiedzialnej (nie dotyczy aktualnej osoby odpowiedzialnej, która otrzymuje ważne powiadomienia)
• Powiadomienia dotyczące ukończenia zadań (oprócz sytuacji, gdy ukończone zadanie było kamieniem milowym)

Co nie jest grupowane:

• Zmiany w polach niestandardowych (jeśli są one włączone)
• Komentarze
• Powiadomienia typu „Użytkownik X ukończył ostatnie zadanie, na które czekasz”
• Powiadomienia dotyczące plików

Powiadomienia e-mail dotyczące projektów

Użytkownicy Asany otrzymają powiadomienia e-mail, gdy w zadaniu, nad którym pracują, zostaną opublikowane komentarze lub @wzmianki.

Wszyscy członkowie projektu powinni otrzymywać powiadomienia e-mail o komentarzach lub @wzmiankach.

Aby wszyscy członkowie projektu mogli otrzymywać powiadomienia mailowe, upewnij się, że projekt, nad którym pracują, ma zaznaczone wszystkie pola powiadomień członka w Ustawieniach członka.

Jednak w przypadku zmiany właściciela projektu lub prośby o dołączenie do projektu członkowie projektu będą otrzymywać powiadomienia dotyczące pól niestandardowych tylko, jeśli są współpracownikami w zadaniu lub obserwują zadanie, w którym wartość pola została zmieniona.