Google Sheets i Asana

Śledzenie postępów wielu projektów jednocześnie często bywa nie lada wyzwaniem. Raportowanie w Arkuszach Google wykorzystuje dane z projektów, umożliwiając tworzenie niestandardowych raportów i wizualizacji pozwalających śledzić postępy i identyfikować obszary wymagające uwagi.

raportowanie w Arkuszach Google jest dostępne na poziomie portfolio.

Jak przygotować się do tworzenia raportów w Arkuszach Google

Przed otwarciem Arkuszy Google z poziomu portfolio, upewnij się, że zawiera ono odpowiednie projektyprojektyProjekty to listy zadań..

Jeśli używasz Arkuszy Google po raz pierwszy, zalecamy odwiedzenie Centrum pomocy Google oraz forum pomocy Arkuszy Google. Ten artykuł wyjaśnia, jak tworzyć podstawowe raporty na podstawie danych z portfolio w Asanie, ale nie ma on na celu wyjaśnienia wszystkich funkcji Arkuszy Google.

Raportowanie za pomocą Arkuszy Google zapewnia niezliczone sposoby sortowania i wizualizowania pracy, którą śledzisz w Asanie. Ten artykuł pomoże Ci zacząć i dostarczy inspiracji do tworzenia własnych raportów.

Rozpoczęcie pracy z tworzeniem raportów dla portfolio

Gdy zbierzesz potrzebne projekty w swoim portfolio, wybierz Eksportuj do Arkuszy Google z menu rozwijanego obok nagłówka projektu. Spowoduje to otwarcie Arkusza Google w nowej zakładce. Jeśli korzystasz z tej funkcji po raz pierwszy, musisz zezwolić Asanie na połączenie się z Twoim kontem Google.

po utworzeniu arkusza dane w nim zawarte będą automatycznie aktualizowane co godzinę.

Co zawiera raport

Standardowy arkusz Arkuszy Google obejmuje trzy karty:

  1. Przegląd – wyjaśnia, jak używać arkusza i zawiera dwa przykładowe wykresy utworzone na podstawie Twoich danych.
  2. Dane z projektów w Asanie – pokazuje najważniejsze dane z każdego projektu. Przeglądaj je, sortując lub filtrując według kolumn.
  3. Dane źródłowe na żywo – pobiera dane na żywo bezpośrednio z Asany. Ta karta jest zablokowana, aby zabezpieczyć połączenie z Asaną.

możesz najechać kursorem na nagłówki kolumn, aby dowiedzieć się więcej o danych w każdej kolumnie.

Tworzenie raportów niestandardowych

Standardowo arkusz zawiera dwa przykładowe raporty i dwie karty z danymi, ale możesz również tworzyć niestandardowe raporty dla projektów swojego zespołu, korzystając z danych w arkuszu. Poniżej znajdziesz przykłady możliwych raportów.

tworzone przez Ciebie raporty są automatycznie zapisywane w arkuszu i zobaczysz je, gdy ponownie otworzysz arkusz z Asany.

Oto kilka przykładów raportów, które możesz utworzyć w Arkuszu Google. Poniżej omawiamy dwa z nich, aby pokazać Ci, jak to zrobić.

  • Które projekty są zagrożone i mają zbliżającą się datę wykonania? – wykres punktowy z datami wykonania i kolorami statusów (przykład poniżej)
  • Którzy właściciele projektów szybko popychają pracę do przodu? – wykres słupkowy przedstawiający ostatnio ukończone zadania przez właściciela projektu (przykład poniżej)
  • Jaki procent projektów jest realizowany na czas? – wykres kołowy kolorów statusów
  • Czy praca jest skoncentrowana na jednym projekcie czy rozłożona pomiędzy kilka z nich? – histogram zadań ukończonych w ramach każdego projektu w ciągu ostatniego tygodnia
  • Które zespoły zbliżają się do ukończenia swoich projektów? – skumulowany wykres słupkowy przedstawiający procent ukończenia projektów według zespołu

Przykład 1: wykres punktowy z datami wykonania i kolorami statusów

W tym przykładzie pokazujemy metody tworzenia raportu umożliwiające zidentyfikowanie projektów, które wymagają największej uwagi. W tym celu utworzymy raport, który pozwoli zidentyfikować projekty ze zbliżającą się datą wykonania i statusem oznaczonym kolorem czerwonym.

Utwórz nową kartę

Kliknij + w lewym dolnym rogu arkusza, aby utworzyć nową kartę, i wprowadź nazwę dla swojego raportu.

Dodaj kolumny do raportu, odwołując się do karty „Dane źródłowe na żywo”

  1. Zaznacz lewą górną komórkę nowej pustej karty
  2. Wpisz =
  3. Przejdź do karty Dane źródłowe na żywo. Kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz skopiować do drugiej karty. W naszym przykładzie użyjemy kolumny Nazwa. Naciśnij Enter.

  4. Po naciśnięciu klawisza Enter nastąpi powrót do karty raportu.
  5. Zaznacz następną komórkę po prawej stronie i powtórz kroki od 2 do 4 dla kolumn Data wykonania i Kolor statusu.
  6. Po użyciu odwołania do komórki nagłówka każdej kolumny musisz skopiować dane. Zaznacz wszystkie trzy nagłówki i przeciągnij uchwyt wypełniania w prawym dolnym rogu zaznaczenia.

odwołaliśmy się do danych na karcie Dane źródłowe na żywo zamiast po prostu je skopiować. Oznacza to, że gdy dane na karcie Dane źródłowe na żywo są aktualizowane automatycznie co godzinę, raport również jest zaktualizowany.

Użyj formuły, aby obliczyć dni pozostałe do daty wykonania poszczególnych projektów

  1. Wpisz DNI DO KOŃCA w nagłówku w czwartej kolumnie
  2. Poniżej wpisz formułę =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), która obliczy liczbę dni od teraz do wartości w kolumnie Data wykonania.

  3. Przeciągnij uchwyt wypełniania w dół, aby wypełnić resztę nowej kolumny.

Utwórz wykres punktowy

  1. Najpierw posortuj raport według Koloru statusu. W tym celu kliknij menu Dane i wybierz opcję Utwórz filtr. Następnie kliknij menu w nagłówku kolumny Kolor statusu i wybierz Sortuj A → Z.

  2. Zaznacz kolumny Kolor statusu, Dni do daty wykonania i Nazwa w tej kolejności, przytrzymując klawisz (na Macu) lub CTRL (na komputerze PC) i klikając literę nad każdą kolumną (C, D i A), aby utworzyć wykres punktowy. Kolumna Nazwa będzie etykietą dla każdego punktu danych i musi być wybrana jako ostatnia.

  3. Utwórz wykres, klikając menu Wstaw i wybierając opcję Wykres.
  4. Wybierz Wykres punktowy i odznacz opcję Agreguj kolumnę C.

Wykres ten umożliwia zidentyfikowanie projektów ze zbliżającą się datą wykonania, które wymagają uwagi. Na poniższym zrzucie ekranu zaznaczyliśmy „strefę zagrożenia”, czyli projekty, które mają czerwony status i muszą zostać ukończone w ciągu nie więcej niż 60 dni. Ponieważ dane z Asany są aktualizowane co godzinę, możesz sprawdzić ten wykres w dowolnym momencie, aby dowiedzieć się, na czym powinien się skupić Twój zespół.

Przykład 2: wskaźnik ukończenia zadań według właściciela projektu

W tym przykładzie przedstawiono niektóre metody używane do tworzenia raportu, w którym projekty są pogrupowane według określonej właściwości – w tym przypadku według właściciela projektu. Utworzymy raport, aby dowiedzieć się, ile zadań zostało ukończonych w tym tygodniu w projektach należących do poszczególnych właścicieli projektów. Możemy zidentyfikować zespoły o wysokiej wydajności lub właściciela projektuwłaściciela projektu, który motywuje swój zespół do rejestrowania wszystkich zadań w Asanie.

Utwórz tabelę przestawną, aby pogrupować projekty według właściciela

  1. Przejdź do karty Dane źródłowe na żywo.
  2. Zaznacz wiersze od drugiego do ostatniego. Pomiń wiersz pierwszy, ponieważ tabela przestawna działa najlepiej, gdy zawiera on nagłówki.

  3. Kliknij menu Wstaw i wybierz Tabela przestawna. Otworzy się nowa karta zatytułowana „Tabela przestawna”.
  4. Na karcie „Tabela przestawna” na pasku bocznym Edytor raportów w sekcji Wiersze wybierz Dodaj pole. Wybierz kolumnę, według której chcesz pogrupować swoje projekty, w tym przypadku Właściciel. Odznacz Pokaż sumy, ponieważ nie potrzebujemy tych danych w tym przykładzie.

  5. W sekcji Wartości wybierz Dodaj pole. Wybierz kolumnę, którą chcesz przeanalizować dla każdej grupy projektów – w tym przypadku Zadania ukończone.

  6. Sprawdź, czy wartości dla grupy zostały podsumowane w odpowiedni sposób. W tym przykładzie chcemy zobaczyć całkowity wskaźnik ukończenia zadań dla każdej grupy projektów, więc wybieramy Suma.

Wizualizuj dane

W wielu przypadkach łatwiejszą alternatywą dla ręcznego tworzenia wykresów jest skorzystanie z paska bocznego „Przeglądaj” w Arkuszu Google, który generuje odpowiednie wykresy za pomocą sztucznej inteligencji.

  1. Kliknij Przeglądaj w prawym dolnym rogu Arkusza. W tym przykładzie wykres słupkowy jest przydatny do wizualizacji wskaźnika ukończenia zadań.
  2. Aby powiększyć wykres, przeciągnij go do głównego obszaru Arkusza. Kliknij wykres prawym przyciskiem myszy, aby go dostosować.

Twórz własne raporty niestandardowe w Arkuszach Google

Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie często bywa nie lada wyzwaniem, ale raportowanie za pomocą Arkuszy Google umożliwia łatwą wizualizację informacji i tworzenie potrzebnych raportów. Wykorzystaj dane dotyczące projektów ze swojego portfolio do tworzenia raportów i wizualizacji, aby sprawdzić, które z nich są na dobrej drodze, a które wymagają Twojej uwagi.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com