Zaproś członków zespołu

Po utworzeniu pierwszych zadań i projektów, nadszedł czas na rozpoczęcie współpracy z zespołem i pełne wykorzystanie możliwości Asany. Jeśli jesteś pierwszą osobą korzystającą z Asany w swojej organizacji, zaproś do niej kilku zaufanych członków zespołu, aby wypróbowali ją razem z Tobą.

Zacznij od małych kroków

Wprowadzenie nowego narzędzia w zespole nierzadko wymaga zaangażowania wszystkich jego członków i wymiany informacji zwrotnych. Jednak zanim wdrożysz je w całym zespole, zalecamy rozpoczęcie pracy w nim z kilkoma osobami. W ten sposób będzie Ci łatwiej przedstawić korzyści płynące z Asany i przekonać do niej pozostałe osoby z zespołu. A gdy uznasz, że cały zespół jest już gotowy do rozpoczęcia pracy z Asaną, przygotowaliśmy wskazówki, które mu w tym pomogą.

Dobra grupa testowa powinna składać się z kilku najbardziej zaufanych współpracowników lub członków zespołu, z którymi regularnie pracujesz. Porozmawiaj z zespołem i zbierz 5-osobową grupę, która wspólnie z Tobą wypróbuje Asanę. Możesz skorzystać z naszego szablonu maila, aby zaprosić członków zespołu i przedstawić im swoje oczekiwania.

Jeśli udało Ci się już stworzyć projekt testowy, możesz ustawić go jako „tylko do komentowania”, aby nikt nie musiał martwić się o przypadkowe zmiany. Kiedy członkowie zespołu nabiorą większej wprawy w korzystaniu z Asany, możesz przyznać im uprawnienia do edycji.

Przedstawienie korzyści płynących z Asany

Nawet jeśli członkowie Twojego zespołu cieszą się na wypróbowanie Asany wraz z Tobą, z pewnością chcieliby dowiedzieć się nieco więcej na jej temat. Oto kilka zalet, które możesz przedstawić zespołowi, aby zachęcić go do rozpoczęcia pracy z Asaną:

• Jasność odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać – Asana pozwala śledzić, kto, co i na kiedy powinien wykonać. To oznacza mniej czasu spędzonego na ciągłym sprawdzaniu informacji czy na spotkaniach, a za to więcej na wykonywaniu pracy, która ma faktyczne znaczenie.

• Oszczędność czasu i możliwość przekształcania konwersacji w konkretne działania – możesz dyskutować na temat pracy bezpośrednio w zadaniach lub projektach, eliminując długie i chaotyczne wątki z wiadomościami e-mail. Wszystkie konwersacje są skupione wokół konkretnych, wykonalnych zadań w Asanie, co pozwoli Ci popychać pracę do przodu, a nie tylko o niej rozmawiać.

• Przeglądanie pracy w kontekście – z Asaną możesz połączyć całą pracę w jednym miejscu, aby wiedzieć, jak poszczególne zadania przekładają się nie tylko na indywidualne projekty, lecz także na szersze cele Twojego zespołu. Otrzymuj aktualizacje o obserwowanych projektach i zadaniach, a także śledź postępy zespołu za pomocą Portfolio i aktualizacji statusu.

Zapraszanie członków zespołu do Asany

Po zebraniu grupy testowej, która wspólnie z Tobą wypróbuje możliwości Asany, istnieje kilka sposobów, aby zaprosić do niej członków zespołu:

możesz również utworzyć zadanie i wpisać adres e-mail członka zespołu w polu osoby odpowiedzialnej, co spowoduje wysłanie zaproszenia lub zaprosić go do zespołu. Dowiedz się więcej o zapraszaniu osób do organizacji.

Po wybraniu dowolnej opcji i wprowadzeniu adresów e-mail członków zespołu, zaproszenie do Asany zostanie wysłane w Twoim imieniu drogą mailową. Upewnij się, że używasz firmowych adresów e-mail, aby wszyscy zostali przypisani do Twojej organizacji. Poinformuj członków zespołu, że powinni otrzymać wiadomość Możesz w tym celu skorzystać z naszego szablonu maila.

Po dołączeniu członków zespołu do Asany

Gdy członkowie Twojego zespołu założą już konta w Asanie, możecie przystąpić do wspólnego śledzenia waszej pracy. Oto kilka wskazówek, które pomogą wam rozpocząć:

• Poproś członków zespołu o zapoznanie się z przewodnikiem „Szybki start” lub obejrzenie lekcji Asany, co pomoże im poznać podstawy i szybko przystąpić do pracy. Przewodnik Asany (to, co właśnie czytasz) jest głównym zasobem, który pomoże im dalej pogłębiać wiedzę.
• Ustal kilka zasad korzystania z Asany, aby wszyscy wiedzieli, w jaki sposób powinni jej używać.
• Zaproś członków zespołu do istniejących projektów i przedyskutujcie inne potencjalne projekty, które możecie utworzyć w Asanie. Wspólne tworzenie projektów przełoży się na większe zaangażowanie ze strony zespołu.
• Dodaj członków zespołu jako współpracowników do odpowiednich zadań, a także zachęć ich do przypisywania zadań do Ciebie oraz komentowania i polubienia zadań, dodawania do nich załączników, a nawet oznaczania ich jako ukończonych, zamiast wysyłania maili lub wiadomości na czacie.
• Po kilku tygodniach od rozpoczęcia korzystania z Asany zaplanuj spotkanie (lub stwórz projekt), aby wyjaśnić różne kwestie, podsumować dotychczasową pracę i zanotować uzyskane korzyści, które następnie możesz przedstawić zespołowi.

Czas poświęcony z zespołem testowym na poznawaniu Asany szybko się zwróci, co łatwo dostrzeżecie zarządzając waszymi zadaniami, skuteczniej się ze sobą komunikując i wspólne osiągając świetne wyniki.